Порядок проведения инвентаризации — основание, организация и правила

В статье описан порядок проведения инвентаризации в соответствии с ФСБУ 28/2023, включая подготовительный, натурный, сличительный и итоговый этапы. Рассмотрены требования к приказу, составу комиссии, использованию фото‑ и видеофиксации, оценке излишков и недостач, а также правила оформления документов.

Законодательные требования и основания проведения инвентаризации в 2026 г.

Общий нормативный контекст

С 1 апреля 2026 г. в действие вступает единый нормативный акт — Федеральный стандарт бухгалтерского учёта 28/2023 «Инвентаризация» (ФСБУ 28/2023). Он заменяет разрозненные отраслевые методики и устанавливает обязательные правила подготовки, проведения и документального оформления инвентаризационных процедур для всех организаций, независимо от их формы собственности и отраслевой принадлежности.

Обязательные случаи проведения инвентаризации

ФСБУ 28/2023 в сочетании с Федеральным законом 129‑ФЗ определяют ряд ситуаций, при которых инвентаризация считается обязательной:

• Подготовка годовой бухгалтерской отчётности – проверка соответствия фактического наличия активов учётным данным.
• Смена материально‑ответственного лица (МОЛ) – подтверждение передачи ответственности за имущество.
• Смена руководителя бригады, в которой более 50 % участников – необходимость переоценки и подтверждения наличия средств в новых условиях управления.
• Реорганизация и ликвидация – инвентаризация как часть процедуры расчётов с кредиторами и распределения оставшегося имущества.
• Чрезвычайные ситуации (пожары, наводнения, стихийные бедствия) – фиксирование потерь и повреждений.
• Выявление хищения или порчи имущества – документальное подтверждение факта утраты для последующего возмещения.
• Передача имущества в аренду или выкуп – проверка наличия и состояния передаваемых объектов.

Каждый из перечисленных случаев требует составления актов инвентаризации, их подписания всеми заинтересованными сторонами и отражения результатов в бухгалтерском учёте.

Внутренние основания и порядок проведения

Помимо обязательных ситуаций, организация может инициировать инвентаризацию на основании внутренних решений:

• Приказ руководителя – оформляется в установленной форме ИНВ‑22 или в собственном бланке, где указываются цель, объект и сроки проверки.
• Расписка от материально‑ответственного лица (МОЛ) – подтверждает готовность передать или принять имущество в рамках проверки.
• Блокировка операций – временное ограничение проведения хозяйственных операций (приём, списание, передача) на период инвентаризации, что исключает искажение данных.

Пример: в крупной производственной компании при подготовке к аудиту было издано распоряжение руководителя о проведении инвентаризации складских запасов. Для этого использовалась форма ИНВ‑22, в которой указали перечень товаров, ответственных за каждый склад и срок проведения. В течение пяти рабочих дней операции по приёму и отгрузке были приостановлены, что позволило получить достоверные данные о фактическом наличии запасов.

Нормативные ссылки и правовые последствия

Инвентаризация регулируется не только ФСБУ 28/2023, но и рядом федеральных законов, которые определяют её юридическую силу:

Несоблюдение указанных требований влечёт за собой:

• Возможность признания бухгалтерской отчётности недостоверной и последующее наложение штрафных санкций.
• Увеличение риска налоговых доначислений при обнаружении несоответствий.
• Возмещение ущерба в рамках трудовых споров, если результаты инвентаризации подтверждают факт хищения или порчи.

Таким образом, соблюдение ФСБУ 28/2023 и сопутствующих законодательных актов является неотъемлемой частью управленческого контроля и финансовой дисциплины любой организации в 2026 году.

Подготовительный этап: формирование комиссии и планирование

Издание приказа и определение сроков

Для начала инвентаризационной кампании руководитель издает приказ в форме ИНВ‑22. В документе указываются:

• конкретные даты начала и завершения проверки;
• перечень имущества, подлежащее проверке (основные и вспомогательные активы);
• состав комиссии, ответственной за проведение инвентаризации.

Четко фиксированные сроки позволяют синхронизировать работу всех подразделений и избежать задержек в учете.

Состав и кворум комиссии

Согласно новому правилу ФСБУ 28/2023, кворум комиссии должен составлять не менее 80 % от общего числа её членов, то есть минимум 4 из 5 человек. Рекомендуемый состав включает:

• представителя администрации организации;
• специалиста бухгалтерии, отвечающего за учетные регистры;
• юриста или экономиста, контролирующего правовые и финансовые аспекты;
• при необходимости – независимого аудитора, который обеспечивает объективность проверки.

Наличие разнообразных экспертов гарантирует всесторонний подход к оценке имущества и снижает риск пропуска существенных отклонений.

Подготовка документов и контроль их передачи

Перед началом физической проверки необходимо собрать все приходные и расходные документы, относящиеся к проверяемому имуществу. Ответственные лица (мол – материально-ответственное лицо) подписывают расписки, подтверждая, что:

• все документы переданы комиссии;
• они отмечены пометкой «до инвентаризации», что исключает их последующее изменение без соответствующего контроля.

После получения расписок бухгалтерия фиксирует последние приходные и расходные операции в своих реестрах, что обеспечивает согласованность данных между документами и учетными записями.

Организация доступа к имуществу

Для предотвращения несанкционированного перемещения активов вводятся следующие меры:

• пломбирование или опечатывание мест хранения (склады, шкафы, сейфы);
• приостановка всех операций по приёму и выдаче имущества до завершения инвентаризации.

Эти ограничения позволяют комиссии работать с неизменным набором активов и гарантируют, что результаты проверки отражают реальное состояние имущества на момент начала инвентаризации.

Фактическая проверка, сличение данных и оформление результатов

1. Подготовка и проведение натурного этапа

Натурный этап инвентаризации (взвешивание, обмеривание, пересчёт) осуществляется в присутствии материально‑ответственного лица (МОЛ). Присутствие МОЛ гарантирует, что все операции фиксируются в реальном времени и исключает возможность скрытого вмешательства. На этом этапе фиксируются количественные показатели активов, их физическое состояние и местоположение, после чего результаты передаются в последующий этап обработки.

2. Технологические средства контроля

Согласно ФСБУ 28/2023, процесс документирования подкрепляется современными методами:

• Фото‑ и видеофиксация — создаются визуальные доказательства состояния и количества объектов;
• Сканирование штрих‑ и QR‑кодов — обеспечивает быстрый ввод данных в электронные формы;
• RFID‑метки — позволяют автоматизировать учёт больших партий товаров;
• Дистанционный контроль — видеосвязь или дроны используют для проверки трудно‑доступных участков склада без необходимости физического присутствия.

Эти технологии повышают точность данных и упрощают последующее их сопоставление с учетными системами.

3. Оформление и сопоставление данных

После завершения полевых работ результаты вносятся в инвентаризационные описания (ИНВ‑1, ИНВ‑3, ИНВ‑15 и др.) либо в собственные электронные формы, утверждённые в учётной политике организации. Далее происходит несколько последовательных действий:

1. Передача описей в бухгалтерию – данные импортируются в учетные программы (1С, ERP).
2. Сравнение с учетными данными – выявляются расхождения между фактическим наличием и записанными остатками.
3. Составление сличительной ведомости (форма ИНВ‑19) – документирует каждое отклонение и служит основанием для дальнейшего анализа.
4. Запрос письменных объяснений от МОЛ – по каждому излишку или недостаче МОЛ обязан предоставить мотивированное объяснение, что фиксируется в протоколе.

Пример: при обнаружении 15 % превышения количества комплектующих по сравнению с данными 1С, МОЛ в письме указывает, что часть изделий была получена в рамках незарегистрированного поставочного заказа и ещё не отражена в системе.

4. Финальное утверждение и бухгалтерское отражение

Завершающим этапом является заседание комиссии по инвентаризации, на котором обсуждаются результаты сличительной ведомости и предоставленные объяснения. По итогам заседания оформляются:

• Протокол комиссии – фиксирует принятые решения;
• Приказ руководства – официально утверждает результаты инвентаризации.

Бухгалтерские проводки формируются в соответствии с характером отклонения:

• Излишки учитываются по справедливой (рыночной) стоимости, что отражает их реальную экономическую ценность;
• Недостачи списываются по балансовой стоимости, но только в пределах (или, при необходимости, сверх) норм естественной убыли, предусмотренных учетной политикой.

Таким образом, процесс фактической проверки, сличения данных и оформления результатов представляет собой последовательную цепочку действий, подкреплённую нормативными требованиями и современными технологическими средствами, что гарантирует достоверность учётных данных и их соответствие реальному положению активов.

Практические рекомендации, формы и цифровые инструменты

Отказ от бумажных форм Госкомстата

Организации, участвующие в инвентаризации, могут полностью отказаться от стандартных бумажных форм Госкомстата. Для этого достаточно разработать собственные бланки, отвечающие требованиям ФСБУ 28/2023, либо перейти на электронный документооборот (ЭДО) с использованием цифровой подписи. Такой подход упрощает хранение и передачу документов, ускоряет согласование и снижает риск потери оригиналов.

Содержание и правила оформления описи

Опись должна включать обязательные реквизиты:

• Шапка – наименование организации, подразделение, основание проведения инвентаризации, даты начала и окончания.
• Расписка ответственного лица (МОЛ) – подтверждающая факт передачи имущества на учёт.
• Таблица – столбцы «Наименование», «Артикул», «Инвентарный номер», «Ед. изм.», «Количество», «Сумма», «Статус».
• Подписи всех членов комиссии – заверяющие достоверность данных.

При заполнении описи следует соблюдать следующие правила:

• Заполнять все ячейки без пустых строк;
• Вносить исправления только зачеркиванием оригинального текста и подписью исправившего;
• Формировать отдельные описи для арендного и ответственного хранения, чтобы избежать смешения статусов имущества.

Технологические решения для проведения инвентаризации

Выбор технологической модели зависит от масштаба и специфики объекта:

Пример: при инвентаризации крупного логистического центра рекомендуется использовать RFID‑метки и ТСД, что позволяет в реальном времени сверять фактическое наличие с учетными данными и сразу фиксировать расхождения.

Контроль и оформление результатов

Для председателя комиссии разработан примерный чек‑лист, который обеспечивает полноту и законность процедуры:

• Проверка кворума комиссии;
• Подтверждение блокировки операций с инвентаризируемым имуществом;
• Контроль наличия фото‑/видеофиксации каждого объекта;
• Сверка описи с требованиями ФСБУ 28/2023;
• Сбор объяснений от МОЛ по выявленным несоответствиям;
• Подготовка итогового приказа о результатах инвентаризации.

При необходимости можно воспользоваться готовыми шаблонами приказа и бланков (форматы Word/Excel), а также рекомендациями по включению видеофиксации в Положение об инвентаризации. Такие шаблоны позволяют быстро оформить документы, соблюдая нормативные требования, и обеспечить их последующую электронную подпись.

Полезные сервисы и обновления

Мобильная автоматизация склада

Узнать больше

Маркировка «Честный ЗНАК»

Узнать больше

Розничная торговля и инвентаризация

Узнать больше

Часто задаваемые вопросы

Какие документы обязательны для начала инвентаризации?

Для начала процедуры нужен приказ руководителя (форма ИНВ‑22 или аналогичный документ), в котором указаны сроки, объекты проверки и состав инвентаризационной комиссии. Кроме того, необходимо получить расписку от материально‑ответственного лица (МОЛ) о передаче всех приходных и расходных документов и зафиксировать их отметкой «до инвентаризации».

Какой кворум требуется для признания результатов действительными?

Согласно ФСБУ 28/2023, на всех этапах должна присутствовать не менее 80 % (4/5) утверждённого состава комиссии. Если присутствует меньше членов, результаты считаются недействительными, независимо от наличия МОЛ.

Можно ли проводить инвентаризацию дистанционно?

Да. ФСБУ 28/2023 разрешает удалённый контроль при условии использования фото‑/видеофиксации, видеосвязи, сканирования штрих‑/QR‑кодов или RFID‑меток. Порядок дистанционного проведения должен быть зафиксирован в учетной политике компании.

Какие формы описи можно использовать в 2026 году?

Коммерческие организации могут отказаться от государственных форм (ИНВ‑3, ИНВ‑19 и др.) и применять собственные бланки, согласованные в учетной политике и поддерживаемые в системе ЭДО. При этом в любой форме обязаны быть: шапка с реквизитами приказа, расписка МОЛ, таблица с наименованием, артикулом, количеством, стоимостью и статусом состояния, а также подписи всех присутствующих членов комиссии.

Как оцениваются найденные излишки и недостачи?

Излишки учитываются по их справедливой (рыночной) стоимости на дату инвентаризации. Недостачи списываются по балансовой стоимости; если их размер превышает нормы естественной убыли, сумма взыскивается с виновного лица или отражается в убытках компании. Перед списанием обязательны письменные объяснения от МОЛ.