Что такое пересортица товара и как оформить пересорт при инвентаризации

Пересортица товара — одновременный недостач одного сорта и излишек другого при одинаковом наименовании, фиксируемый в рамках одной инвентаризационной проверки. С 2026 года действует ФСБУ 28/2023, который ограничивает зачет пересортицы исключительными случаями и требует документального оформления: фиксировать отклонения, собрать объяснительные, провести заседание комиссии, оформить протокол и приказ, а также выполнить бухгалтерские и налоговые проводки. При соблюдении условий (один период, один МОЛ, совпадение наименования) процесс можно автоматизировать в 1С и с помощью ТСД.

Пересортица товара: определение, нормативная база и изменения 2026 г.

Что такое пересортица

Пересортица — это ситуация, при которой одновременно фиксируются недостача одного сорта товара и излишек другого сорта того же наименования. Оба отклонения относятся к одной материально‑ответственной группе (МОЛ) и учитываются за один проверяемый период. Такое явление обычно возникает при ошибках в приемке, перемещении или списании запасов.

Нормативная база (по состоянию на 2026 г.)

Как изменились правила в 2026 г.

Главное нововведение 2026 года — зачёт пересортицы стал исключением, а не нормой. Для применения зачёта необходимо:

1. Обоснование «исключительного случая» в протоколе комиссии, проведённой в ходе инвентаризации.
2. Предоставление подтверждающих документов (например, актов о технической неисправности оборудования, ошибках в системе учёта и т.п.).

Без такого обоснования пересортица не подлежит зачёту и должна быть отражена в учётных регистрах в соответствии с налоговым законодательством.

Практические последствия для бухгалтерии

• Излишки учитываются как внереализационный доход (счёт 91). Это приводит к увеличению налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.
• Недостачи отражаются как расходы (счёт 94) либо списываются на виновное лицо (счёт 73), что уменьшает прибыль и, соответственно, налоговую нагрузку.
• При отсутствии подтверждения исключительного случая обе категории отклонений фиксируются отдельно, что упрощает последующий аудит и снижает риск налоговых споров.

Таким образом, изменения 2026 года требуют более тщательной подготовки протоколов инвентаризации и документального подтверждения причин пересортицы, а также корректного отражения её последствий в бухгалтерском и налоговом учёте.

Условия взаимного зачёта и пошаговый алгоритм оформления пересортицы по ФСБУ 28/2023

1. Пять обязательных условий для взаимного зачёта

Для того чтобы оформить взаимный зачет в рамках ФСБУ 28/2023, необходимо, чтобы одновременно соблюдались все перечисленные ниже требования. Их отсутствие автоматически исключает возможность зачёта и требует отдельного бухгалтерского отражения.

1. Один проверяемый период – обе позиции должны относиться к одной и той же инвентаризации (один проверяемый период).
2. Одинаковое материально‑ответственное лицо (МОЛ) – товар, который был перепутан, и товар‑заменитель обязаны находиться под ответственностью одного и того же МОЛ. Это гарантирует, что ошибка возникла в рамках одного управленческого подразделения.
3. Тождественные количества – количество должно совпадать «штука‑за‑штуку», «килограмм‑за‑килограмм» и т.п. Любая разница в массе, объёме или числе единиц нарушает условие.
4. Сходство товаров до степени смешения – товары могут различаться лишь по сортам, цвету, размеру или фасовке, но должны иметь одно наименование в справочнике. Например, две партии одинакового вида ткани разных оттенков могут быть зачтены, а разные виды ткани – нет.
5. Обоснованный «исключительный случай» – причина перепутывания должна быть признана исключительной и зафиксирована в протоколе комиссии. Это требование исключает обычные операционные ошибки и позволяет оформить зачет только в редких, документально подтверждённых ситуациях.

Нарушение любого из пунктов делает невозможным взаимный зачет и требует корректировки запасов обычным способом.

2. Пошаговый алгоритм оформления пересортицы

После выявления несоответствия в ходе инвентаризации следует выполнить последовательность действий, описанную ниже. Каждый шаг фиксируется документально и отражается в учётных системах.

1. Остановка движения позиций

   • Товар изолируется физически (перемещается в отдельный участок, маркируется).
   • В информационной системе (1С, «МойСклад» и др.) позиция блокируется, чтобы исключить её дальнейшее использование.

2. Фиксация отклонений

   • Отклонения вносятся в сличительную ведомость (форма ИНВ‑19 или собственный бланк).
   • Ведомость должна содержать: артикулы, количества, текущие остатки и комментарий о характере несоответствия.

3. Фото‑ и видеодокументация

   • По требованиям ФСБУ 28/2023 делается фото/видео‑фиксация состояния товара, его маркировки и места хранения.
   • Материалы прикладываются к протоколу комиссии.

4. Получение письменной объяснительной от МОЛ

   • МОЛ оформляет объяснительную записку, в которой указывает причины перепутывания (например, ошибка при комплектовке, неверный штрих‑код).
   • Объяснительная подписывается МОЛ и хранится в архиве.

5. Созыв инвентаризационной комиссии

   • Комиссия формируется без участия МОЛ, который стал объектом расследования.
   • На заседании изучается объяснительная, проверяется документация и фото‑фиксация.
   • По результатам составляется протокол с выводом о «исключительном случае».

6. Подписание приказа о зачёте

   • Руководитель организации подписывает приказ о взаимном зачёте в течение 10 дней после завершения инвентаризации.
   • Приказ указывает номера позиций, их количества и основание (исключительный случай).

7. Отражение результатов в учётных системах

   • В бухгалтерском и складском учёте (1С, «МойСклад», ERP‑системы) вносятся корректировки: списание одной позиции и зачисление эквивалентной позиции.
   • После обновления данных формируется отчет о завершённой пересортице, который хранится в архиве вместе с протоколом комиссии.

3. Пример применения условий и алгоритма

Компания «Текстиль‑Плюс» проводит годовую инвентаризацию. В результате проверки обнаружены две партии хлопковой ткани:

• Партия A – 500 м ткань «Хлопок‑белый», МОЛ — Иванов И.И.
• Партия B – 500 м ткань «Хлопок‑светло‑серый», МОЛ — тот же Иванов И.И.

Обе партии находятся в одном проверяемом периоде, количество совпадает, названия в справочнике одинаковы («Хлопок»), различаются только цвет и фасовка. При расследовании выяснилось, что при разгрузке две рулоны были перепутаны из‑за ошибочного сканирования штрих‑кода – это признано исключительным случаем.

Применение условий: все пять требований выполнены → возможен взаимный зачет.

Алгоритм:

1. Товары изолированы и заблокированы в 1С.
2. Отклонения внесены в форму ИНВ‑19.
3. Сделаны фотографии рулонов и места их хранения.
4. Иванов И.И. предоставил объяснительную о неверном сканировании.
5. Комиссия (без участия Иванова) утвердила протокол «исключительный случай».
6. Руководитель подписал приказ о зачёте в течение 7 дней.
7. В 1С проведены корректировки: списана партия A, зачислена партия B.

Таким образом, соблюдение пяти условий и последовательное выполнение алгоритма позволяют оформить взаимный зачет в соответствии с ФСБУ 28/2023 без нарушения бухгалтерского и складского учёта.

Бухгалтерский и налоговый учёт пересортицы: проводки и примеры расчётов

1. Взаимный зачет в бухгалтерском учёте

При пересортице, когда стоимость излишка и недостачи совпадает, допускается взаимный зачет товарных запасов. Осуществляется проводка:

• Дт 41 — Кт 41 (перемещение стоимости из одного сорта в другой).

Зачёт упрощает учет, но возможен только при полном равенстве сумм.

2. Проводки при разнице стоимости

Если стоимость излишка отличается от стоимости недостачи, необходимо отражать разницу отдельными проводками. Возможны четыре схемы в зависимости от того, какой из элементов дороже и есть ли виновное лицо.

Эти проводки фиксируют как доходную, так и расходную часть разницы, а также позволяют отразить ответственность виновного лица (счёт 73.2 – расчёты с персоналом).

3. Примеры расчётов

Пример 1. Стоимость излишка и недостачи одинаковая.

• Недостача: 10 шт × 100 ₽ = 1 000 ₽.
• Излишек: 10 шт × 100 ₽ = 1 000 ₽.
• Проводка: Дт 41 «Сорт 2» — Кт 41 «Сорт 1» — 1 000 ₽ (взаимный зачет).

Пример 2. Излишек дороже недостачи.

• Недостача: 10 шт × 100 ₽ = 1 000 ₽.
• Излишек: 10 шт × 120 ₽ = 1 200 ₽.
• Зачёт по равной части: 1 000 ₽ (Дт 41 — Кт 41).
• Разница 200 ₽ отражается как доход: Дт 41 — Кт 91.1 — 200 ₽.

Если в аналогичной ситуации недостача дороже, разница будет отражена через счёт 94 (расход) и, при наличии виновного, через счёт 73.2.

4. Налоговый учёт и автоматизация в 1С

В налоговом учёте взаимный зачет запрещён. Требования законодательства (ст. 250 НК РФ) предписывают:

• Излишки включать полностью в внереализационный доход.
• Недостачи учитывать в расходах только при наличии документально подтверждённого виновного лица или при естественной убыли (ст. 265 НК РФ).

Для упрощения работы в системе 1С:Бухгалтерия 8 (2026) введён документ «Пересортица товаров». При его оформлении система автоматически формирует необходимые бухгалтерские проводки и предлагает два варианта обработки:

1. Зачёт (если стоимости совпадают).
2. Раздельное списание/оприходование с последующим отражением разницы в доходах или расходах в соответствии с описанными схемами.

Таким образом, правильное отражение пересортицы в бухгалтерском и налоговом учёте требует чёткого определения стоимости излишка и недостачи, выбора соответствующей схемы проводок и, при необходимости, документального подтверждения виновного лица.

Практика: профилактика, дистанционная инвентаризация и быстрый порядок действий

Профилактика ошибок – устранение человеческого фактора

Для снижения риска пересортицы в складском процессе рекомендуется внедрить несколько проверенных мер:

• Штрихкодирование и WMS‑адресное хранение – каждому сорту, цвету и размеру присваивается уникальный код, который фиксируется в системе управления складом.
• Работа через ТСД – сканирование производится только через терминалы сбора данных; при ошибке сканирования операция автоматически блокируется.
• Раздельное хранение похожих товаров и яркая маркировка ячеек (цветовая индикация) позволяют визуально отличать позиции, которые внешне схожи.
• Зона контроля отгрузки – второй сотрудник проверяет соответствие накладной фактическому содержимому.
• Материальная ответственность и KPI – к показателям эффективности привязываются количество и тип ошибок, что усиливает мотивированность персонала.

Эти действия формируют многоуровневую защиту от человеческого фактора и позволяют быстро локализовать возможные отклонения.

Дистанционная инвентаризация в соответствии с ФСБУ 28/2023

Новые нормативные требования позволяют проводить инвентаризацию без физического присутствия комиссии на площадке:

• Члены комиссии фиксируют обнаруженные несоответствия по видеосвязи, используя фото‑ и видеоматериалы в качестве доказательной базы.
• Стандартные формы ИНВ‑3, ИНВ‑19, ИНВ‑26 не являются обязательными; допускается использование собственного бланка, если он утверждён в учётной политике организации.

Таким образом, процесс инвентаризации становится более гибким, а документальное оформление – адаптированным к цифровой среде.

Алгоритм быстрых действий при обнаружении пересортицы

При выявлении расхождений следует выполнить последовательный чек‑лист, который минимизирует простои и обеспечивает полную документальную фиксацию:

1. Изолировать товар и заблокировать его в системе управления складом.
2. Сделать фото/видео и занести сведения в сличительную ведомость.
3. Получить объяснительную от сотрудника, причастного к ошибке.
4. Созвать заседание комиссии, оформить протокол с пометкой «исключительный случай».
5. Подготовить приказ руководителя; подпись должна быть получена в течение 10 дней.
6. В 1С создать документ «Пересортица товаров», выполнить зачет или раздельные операции в зависимости от характера расхождения.
7. Проверить наличие всех обязательных документов: сличительная ведомость, протокол комиссии, приказ.

Если требуется взыскание с виновного, применяется счёт 73.2 (перенос разницы) и оформляется внутреннее распоряжение. При отсутствии конкретного виновного разница списывается в прочие расходы (счёт 91.2) или относится к естественной убыли.

Регулярный контроль и выборочные инвентаризации

Для категорий, где риск пересортицы особенно высок (одинаковые упаковки, мелкие детали), рекомендуется проводить выборочные инвентаризации:

• Еженедельно – проверка небольших, но критически важных позиций.
• Ежемесячно – более масштабный обзор, включающий дополнительные группы товаров.

Такая периодичность позволяет своевременно выявлять отклонения, корректировать процессы и поддерживать высокий уровень точности складского учёта.

Полезные сервисы и обновления

Мобильная автоматизация склада

Узнать больше

Маркировка «Честный ЗНАК»

Узнать больше

Розничная торговля и инвентаризация

Узнать больше

Часто задаваемые вопросы

Что такое пересортица товара и чем она отличается от обычных излишков и недостач?

Пересортица — одновременный недостач одного сорта и излишек другого сорта того же наименования (различаются только цвет, размер, фасовка). В отличие от простого излишка или недостачи, обе позиции находятся в одной материально‑ответственной группе и зафиксированы в один проверяемый период.

При каких условиях допускается взаимный зачет пересортицы в бухгалтерском учете по ФСБУ 28/2023?

Зачет возможен только при соблюдении пяти обязательных условий:

1. отклонения выявлены в рамках одной инвентаризации (один период);
2. товары числятся за одним материально‑ответственным лицом;
3. количество совпадает «штука‑за‑штукой»;
4. наименования одинаковы, различаются лишь сорт/цвет/размер;
5. комиссия зафиксировала, что случай является «исключительным» (пункт 13 ФСБУ 28/2023).

Если хотя бы одно условие нарушено, зачет в бухгалтерском учете запрещён.

Как отражаются ценовые разницы при зачете пересортицы в бухгалтерском и налоговом учете?

• Бухгалтерский учет:

  • При равной стоимости — Дт 41 (сорт 2) — Кт 41 (сорт 1).
  • Если излишек дороже — разница списывается в прочие доходы: Дт 41 — Кт 91.1.
  • Если недостача дороже — разница списывается в расходы: Дт 94 — Кт 41, далее при виновном лице — Дт 73.2 — Кт 94.

• Налоговый учет: зачет запрещён. Излишки включаются в внереализационный доход (ст. 250 НК РФ), а недостачи – в расходы только при наличии подтверждённых оснований (виновное лицо, нормы естественной убыли, ст. 265 НК РФ).

Какие документы обязательны для оформления пересортицы после её выявления?

1. Сличительная ведомость (форма ИНВ‑19 или утверждённый внутренний бланк).
2. Объяснительная записка от материально‑ответственного лица, описывающая причины ошибки.
3. Протокол инвентаризационной комиссии, где фиксируется «исключительный случай» и решение о зачете.
4. Приказ руководителя о зачете пересортицы (подписывается в течение 10 дней после инвентаризации).

Все три (или четыре) документа должны быть подписаны и храниться в бухгалтерии и архиве.

Как оформить пересортицу при дистанционной (видеосвязью) инвентаризации?

• Члены комиссии фиксируют отклонения в утверждённой форме, используя видеосъёмку или скриншоты в реальном времени – такие материалы теперь признаются официальными доказательствами.
• После фиксации собирается объяснительная, составляется протокол (включая подтверждение «исключительности»), и руководитель издаёт приказ.
• В системе учёта (например, 1С:Бухгалтерия 8) создаётся документ «Пересортица товаров», который автоматически генерирует необходимые проводки и привязывает к удалённым фото‑видео.

Таким образом, даже без физического присутствия на складе соблюдаются все требования ФСБУ 28/2023.