Правила проведения инвентаризации товара в магазине: что это такое и как правильно проводится

Инвентаризация магазина

Любая организация, вне зависимости от вида её деятельности, сталкивается с необходимостью организовать стабильное производственное хозяйство. Однако это требует комплексного подхода, включающего все направления предприятия. Тем не менее важнейшим вопросом остаётся инвентаризация товара в магазине (что это такое, как проводится, для чего необходима расскажем в этой статье).

Продукты

Для склада

Для магазина

Для учреждения

Характеристика

Ревизия магазинной продукции имеет определенную последовательность. Она состоит из нескольких этапов:

  1. Подготовка. Руководитель пишет инвентаризационный приказ и ставит свою подпись, а в проверочном магазине выбирается переучетное время. В большинстве случаев оно приходится на вечер. Если же это круглосуточный супермаркет, то отдаётся предпочтение утренним часам или поздней ночи. На этот период приходится минимальная потребительская нагрузка.

  2. Пересчет и сопоставление информации. Для ускорения этого процесса используются терминалы сбора данных. Они позволяют быстро определить вес, количество и прочие нужные параметры каждого из проверяемого товара.

  3. Занесение результатов. Полученные данные заносятся в счислительную ведомость ИНВ-19. После этого комиссия заполняет акт списания.

  4. Принятие мер в зависимости от полученных результатов. Ревизия может завершиться выписыванием штрафа ответственным людям, назначением повторной проверки или определением продукции, которая нуждается в более частом контроле.

Решения для бизнеса

  • магазины
    одежда, обувь, продукты,
    игрушки, косметика, техника

    Подробнее
  • склады
    материальные, внутрипроизводственные,
    сбытовые и транспортных организаций

    Подробнее
  • маркировка
    табак, обувь, легпром,
    лекарства

    Подробнее
  • производство
    мясное, заготовительное, механообрабатывающее,
    сборочно-монтажное

    Подробнее
  • rfid
    радиочастотная идентификация
    товарно-материальных ценностей

    Подробнее
  • егаис
    автоматизация учётных операций
    с алкогольной продукцией

    Подробнее
  • Цели

    Сопоставление реального состояния имущества предприятия с тем, что указывается в представленных документах, позволяет оценить работу сотрудников и сохранить собственные материалы в целостности. Периодическое проведение таких проверок преследует следующие цели:

    • Выявление фактов воровства покупателями или рабочим персоналом, а также прочие злодеяния, направленные на умышленное разворовывание организации.

    • Установить, каким имуществом владеет компания (это особенно важный нюанс для кредиторов, а также необходимая составляющая любого готового отчета).

    • Контроль товарной порчи, степень утряски и усушки для подготовки эффективных мероприятий на ближайшее время.

    Продукты

    Для «1С:Предприятия»

    Для SAP R/3

    Для Microsoft Dynamics

    Виды процедуры

    Так как провести инвентаризацию в магазине можно в плановом и неплановом порядке, необходимо знать какие существуют виды ревизии и какая продукция может провериться. Она разделяется на три главных типа:

    1. Полная – затрагивает абсолютно все товарные позиции. Она проводится 2 раза в год.

    2. Локальная – подразумевает под собой проверку «товаров группы риска». Может осуществляться каждый месяц.

    3. Выборочная – нацелена исключительно на проблемные позиции (молочные продукты, мясо, сладости). Проверочная комиссия имеет право приходить на объект для оценки каждый день.

    Продукты

    Для микрокиосков

    Для RFID

    Для ТСД (терминалы сбора данных)

    Когда необходима инвентаризационная ревизия

    Инвентаризация товара

    Срок и дата запланированного осмотра определяется руководителем компании. Однако важно знать, что они могут корректироваться в зависимости от специфики фирмы. Если она нацелена на продажу продуктами, то рекомендуется проводить её минимум раз в неделю. Если это непродолжительные товары, то оптимальный срок – один осмотр в месяц. 

    Существует несколько обязательных нюансов, которые необходимо учитывать для любой организации. Среди них:

    • Изменение МОЛ.

    • Поступление имущества в аренду,

    • Выявление порчи или расхищения.

    • Устранение предприятия.

    Оборудование

    Терминалы сбора данных Принтеры этикеток Мобильные принтеры Микрокиоски (прайс-чекеры) Сканеры штрихкода

    Таблица формы и отличия инвентаризации:

    Добровольная

    Обязательная

    плановая (план по графику); 

    имущество находится в аренде;

    внезапная;

    увольнению подлежит ответственный работник (продавец, бригадир);

    сплошная: материалы, запасы, техника, финансовые возможности; 

    сотрудник сдает свою смену;

    выборочная: разновидность товара; склад; отдел;

    обнаружена кража;

    запрашиваемая: сотруднику необходима ревизия.

    составление отчетности.

    Порядок проведения инвентаризации в магазине розничной торговли

    Инвентаризация товара в магазине

    Данная проверка условно делится на 4 продолжительных периода, каждый из которых имеет свои отличительные особенности (необходимый объем документации, перечень нужных постановлений). Весь процесс обладает следующим видом:

    1. Пересчёт и оценка реальных остатков, на основании которых подготавливается проверочная опись.

    2. Подготовка специальных актов в случае выявления даже малейших отклонений от нормы.

    3. Передача подготовленных бумаг в бухгалтерский отдел для составления общих ведомостей.

    4. Подведение окончательных результатов.

    Продукты

    Для склада

    Для магазина

    Для учреждения

    Шаг 1. Подготовительные мероприятия, подписание бумаг руководством, формирование комиссии

    Первостепенной важностью обладает приказ о начале (ИНВ-22), подписываемый начальником предприятия. Комиссия обязана состоять из МОЛ и представителя бухгалтерии или руководителя, указывающего себя в разных ролях. На этой стадии крайне важно проконтролировать, чтобы сотрудники, имеющие дело с конкретными инвентаризационными товарами, не были осведомлены о предстоящей проверке и не смогли повлиять на её итоги. Если инвентаризация планируется только в единственном отделе, то он закрывается на этот период.

    Шаг 2. Непосредственный контроль с фиксацией результатов

    Назначенная комиссия оценивает текущее состояние продукции и отражает остатки товаров. Завершив с подсчетами, на оформленной описи остаются личные подписи каждого из членов проверочной бригады. На этой стадии может быть недостаточно штучного товарного пересчета, поэтому привлекается взвешивание и прочие измерения (определяются в зависимости от специфики товаров). Окончательная ведомость готовится в 2 экземплярах (первый отправляется в бух. отдел, а второй – МОЛ), в каждом из которых не должно быть помарок или ошибок.

    Продукты

    Для «1С:Предприятия»

    Для SAP R/3

    Для Microsoft Dynamics

    Шаг 3. Сверка результатов с данными учета

    Сопоставление сведений осуществляется бухгалтером. На основании полученной информации происходит оформление нужного перечня документации (их количество и форма зависит от выявленных нарушений). При наличии отклонений заполняется счислительная ведомость итогов проверки. Она указывает на имеющиеся несоответствия в реальном и учетном количестве.

    Шаг 4. Определение результатов

    На завершающей стадии определяется соответствие остатков с истинными данными. Сначала начальник подготавливает приказ об утверждении итогов, на основании которого в дальнейшем назначаются виновные и вносятся коррективы в бух. учёт. Работники бухгалтерии подготавливают окончательную ведомость результатов, установленных проверкой, где указаны все недостачи, порчи и прочие отклонения от нормы. Также формируются суммовые выводы, благодаря чему делаются заключения о том, что больше – убытки или наоборот.

    Продукты

    Для микрокиосков

    Для RFID

    Для ТСД (терминалы сбора данных)

    Методические постановления по складской проверке и в торговом зале

    Существуют четкие правила проведения инвентаризации в магазине, которые регламентируются законодательством РФ. 

    • Ревизия должна проводится в порядке расположения материальных ценностей в проверяемом помещении.

    • Если под осмотр попадают продукты, которые под действием внешних факторов имеют тенденцию к высыханию, испарению, то для них отдельно разрабатываются нормы естественной убыли.

    • На основании результатов проверки руководство принимает решение для устранения недостачи и возмещения убытка (согласно 29 пункту Методических указаний).

    • Резерв под уменьшение стоимости продукции создается для каждой товарной единицы, которая принята в бух. учете.

    Решения для бизнеса

  • магазины
    одежда, обувь, продукты,
    игрушки, косметика, техника

    Подробнее
  • склады
    материальные, внутрипроизводственные,
    сбытовые и транспортных организаций

    Подробнее
  • маркировка
    табак, обувь, легпром,
    лекарства

    Подробнее
  • производство
    мясное, заготовительное, механообрабатывающее,
    сборочно-монтажное

    Подробнее
  • rfid
    радиочастотная идентификация
    товарно-материальных ценностей

    Подробнее
  • егаис
    автоматизация учётных операций
    с алкогольной продукцией

    Подробнее
  • Итоги процедуры

    Тот, кто проводит инвентаризацию в магазине, обязан предоставить отчет, содержащий в себе результаты проведенной ревизии. Проверка может показать отсутствие нарушений или наличие даже небольших отклонений от нормальных показателей (недостачи или избыток). Они могут выявляться не только по материальной части активов, но и на основании расчетов контрагентов. Помимо этого, в ходе процедуры устанавливается задолженность, которая подлежит списанию из-за истечения срока исковой давности.

    Документальное оформление результатов проверки

    Инвентаризация в магазине

    Оборудование

    Терминалы сбора данных Принтеры этикеток Мобильные принтеры Микрокиоски (прайс-чекеры) Сканеры штрихкода

    На основании полученных проверочных данных подготавливается счислительная ведомость (ИНВ-19), в которой указывается выявленная недостача или товарный излишек. По какому нарушению комиссией проводится дополнительная проверка, после чего результаты заносятся в окончательную ведомость (ИНВ-26):

    1. Недостаток, вследствие естественной убыли.

    2. Из-за халатности рабочего персонала.

    3. По предварительному сговору (если предусматривалась целенаправленная кража или порча материальных ценностей).

    Установив причину, начальство может найти виновника и взыскать с него недостающие средства. После окончания инвентаризации соответствующий акт подписывается каждым членом комиссии, руководителем, главным бухгалтером и прочими работниками, которые несут ответственность за передвижение проверяемой продукции.

    Продукты

    Для склада

    Для магазина

    Для учреждения


    Списываем

    Куда идет списанная продукция

    Дебет

    Кредит

    1.

    Излишки 

    41

    91,1

    2.

    Недостача 

    94

    41

    3.

    Естественный убыток 

    44

    94

    4.

    Ущерб за счет виновного работника

    73,2

    94

    5.

    Недостача за счет прибыли компании

    91,2

    94

    6.

    НДС в части товаров, списанных в убыток

    91,2

    19,3

    Как поступать с недостачей, излишками, порчей и браком

    Инвентаризация в магазине одежды или продуктов нередко может завершиться выявлением убытка, несоответствия или других нарушений. В подобной ситуации необходимо понять причину этих отклонений и определиться с тем, что списывается на потребительскую кражу и какая убыточная доля появилась по доказанной вине продавца или другого работника. Эти проблемы решаются заблаговременно установленными методами внутри самого предприятия. С этой целью применяется сопоставление реальных показателей с нормами естественной товарной убыли. Ответственный подход к данному вопросу поможет руководству внести правильные коррективы в производственную работу для предотвращения подобных проблем в будущем.

    Решения для бизнеса

  • магазины
    одежда, обувь, продукты,
    игрушки, косметика, техника

    Подробнее
  • склады
    материальные, внутрипроизводственные,
    сбытовые и транспортных организаций

    Подробнее
  • маркировка
    табак, обувь, легпром,
    лекарства

    Подробнее
  • производство
    мясное, заготовительное, механообрабатывающее,
    сборочно-монтажное

    Подробнее
  • rfid
    радиочастотная идентификация
    товарно-материальных ценностей

    Подробнее
  • егаис
    автоматизация учётных операций
    с алкогольной продукцией

    Подробнее
  • Сколько может длиться инвентаризация

    Учитывая требования и формы осуществляемой проверки, ее длительность составляет от 60 минут до нескольких рабочих суток. Существуют правила, основанные на проверочных видах:

    • При подготовке балансного ответа – каждый год (в строго установленные сроки: с 1 октября по 31 декабря).

    • При проверке основных средств – единоразово каждые 3 года.

    • Проведение расчетов с контрагентами – в конце календарного года (31 декабря).

    • Остальные – на основании решения начальником.

    Несмотря на то что розничная торговля не имеет четко установленных проверочных сроков, рекомендуется осуществлять периодическую ревизию (в разумных пределах).

    Продукты

    Для «1С:Предприятия»

    Для SAP R/3

    Для Microsoft Dynamics

    Возмещение ущерба ответственным лицом

    Инвентаризация в продуктовом магазине (примером может служить совершенно любая организация), предусматривает привлечение к процессу некоторых сотрудников. Подписывая трудовое соглашение, работник осознанно берет на себя материальную ответственность за целостность продукции. Поэтому при выявлении недостачи, его можно законно обвинить в образованном убытке, но при наличии следующих условий:

    • Подтверждение фактического административного или уголовного преступления.

    • Наличие доказательств, указывающих на преднамеренные нанесение вреда предприятию.

    • Сотрудник пребывал в состоянии алкогольного или наркотического опьянения.

    Возмещение ущерба допускается исключительно для прямых расходов. Физическое лицо, несущее ответственность за материальные ценности, заполняет письменную объяснительную, которая впоследствии отправляется руководителю. Именно начальство принимает решение о возмещении убытка, издавая соответствующий приказ. Бух. отдел вычитывает из месячной заработной платы виновного не больше 20%. Эта сумма расходуется на погашение задолженности перед фирмой. Однако важно учитывать, что работник должен быть ознакомлен с итогами ревизии и поставить личную подпись. При несоблюдении установленного регламента он имеет законное право оспорить это решение в судебном порядке.

    Продукты

    Для микрокиосков

    Для RFID

    Для ТСД (терминалы сбора данных)

    Секреты успешной организации

    Зная, как проводится инвентаризация в магазине, руководство может обеспечить стабильность функционирования своего предприятия. Однако эффективная работа компании скрывает множество хитростей, позволяющих поддерживать этот результат. Среди них:

    1. Разработка инвентаризационных стандартов, учитывающих технологические показатели и программное обеспечение.

    2. Найм квалифицированных работников, обладающих необходимой базой знаний и практическим опытом.

    3. Проведение экспертизы реализуемой продукции.

    4. Осуществление работ по учету несколькими проверяющими, которые пересчитывают ТМЦ и основные средства.

    5. Анализ и структурирование полученных данных ложиться на плечи исполнителя.

    Оборудование

    Терминалы сбора данных Принтеры этикеток Мобильные принтеры Микрокиоски (прайс-чекеры) Сканеры штрихкода

    Как сервис клиента помогает при проведении осмотра

    Несмотря на то: что основные проверочные расчеты должны осуществляться вручную, привлечение учетной системы позволяет значительно ускорить и упростить этот процесс, предотвращая совершение некоторых ошибок. С её помощью удаётся:

    • Внести коррективы в отклонения у десятка необходимых позиций и сопоставить общий итог.

    • Воспользоваться несколькими способами загрузки описных данных, благодаря чему можно подобрать оптимальный для себя вариант, опираясь на размеры магазина или складского помещения.

    • Всего одним кликом отразить учетные изменения в нужных документах.

    • Распечатать соответствующие бланки непосредственно в системе.

    Привлечение современных и инновационных технологий позволяет значительно облегчить проведение инвентаризации. Поэтому большинство учреждений, заинтересованных в ускорении проверки, обращаются в компанию «Клеверенс». Здесь представлена высококачественная продукция – современное оборудование и специальное программное обеспечение.

    Продукты

    Для склада

    Для магазина

    Для учреждения

    Инвентаризация – это сложная и многоступенчатая процедура, требующая профессионального и ответственного подхода. Ее проведение даёт возможность оценить производительность собственного предприятия, в том числе и рабочего персонала. На основании полученных после ревизии данных можно сделать полезные выводы, которые помогут в будущем приумножить прибыль и предотвратить финансовые потери. Поэтому крайне важно знать её базовые особенности, нюансы поведения и способы реализации, регламентированные законодательством страны.


    Количество показов: 1917

    Статьи по схожей тематике