Правила проведения инвентаризации товара в магазине: что это такое и как правильно проводится
Содержание
- Виды инвентаризации в торговле
- Порядок проведения инвентаризации товаров
- Законодательство об инвентаризации
- Документы для оформления результатов инвентаризации
- Выявленные излишки, порча, недостача
- Автоматизация с помощью штрихкодов и терминалов
- Инвентаризация в 1С Бухгалтерия, УТ и УНФ
Любая организация, вне зависимости от вида её деятельности, сталкивается с необходимостью организовать стабильное производственное хозяйство. Однако это требует комплексного подхода, включающего все направления предприятия. Тем не менее важнейшим вопросом остаётся инвентаризация товара в магазине (что это такое, как проводится, для чего необходима расскажем в этой статье).
Характеристика ревизии в магазинах
Ревизия магазинной продукции имеет определенную последовательность. Она состоит из нескольких этапов:
-
Подготовка. Руководитель пишет инвентаризационный приказ и ставит свою подпись, а в проверочном магазине выбирается переучетное время. В большинстве случаев оно приходится на вечер. Если же это круглосуточный супермаркет, то отдаётся предпочтение утренним часам или поздней ночи. На этот период приходится минимальная потребительская нагрузка.
-
Пересчет и сопоставление информации. Для ускорения этого процесса используются терминалы сбора данных. Они позволяют быстро определить вес, количество и прочие нужные параметры каждого из проверяемого товара.
-
Занесение результатов. Полученные данные заносятся в счислительную ведомость ИНВ-19. После этого комиссия заполняет акт списания.
-
Принятие мер в зависимости от полученных результатов. Ревизия может завершиться выписыванием штрафа ответственным людям, назначением повторной проверки или определением продукции, которая нуждается в более частом контроле.
Цели
Сопоставление реального состояния имущества предприятия с тем, что указывается в представленных документах, позволяет оценить работу сотрудников и сохранить собственные материалы в целостности. Периодическое проведение таких проверок преследует следующие цели:
-
Выявление фактов воровства покупателями или рабочим персоналом, а также прочие злодеяния, направленные на умышленное разворовывание организации.
-
Установить, каким имуществом владеет компания (это особенно важный нюанс для кредиторов, а также необходимая составляющая любого готового отчета).
-
Контроль товарной порчи, степень утряски и усушки для подготовки эффективных мероприятий на ближайшее время.
Виды инвентаризации: полная, локальная, выборочная
Так как провести инвентаризацию в магазине можно в плановом и неплановом порядке, необходимо знать какие существуют виды ревизии и какая продукция может провериться. Она разделяется на три главных типа:
-
Полная — затрагивает абсолютно все товарные позиции. Она проводится 2 раза в год.
-
Локальная — подразумевает под собой проверку «товаров группы риска». Может осуществляться каждый месяц.
-
Выборочная — нацелена исключительно на проблемные позиции (молочные продукты, мясо, сладости). Проверочная комиссия имеет право приходить на объект для оценки каждый день.
Инвентаризационная ревизия по типам задач
Срок и дата запланированного осмотра определяется руководителем компании. Однако важно знать, что они могут корректироваться в зависимости от специфики фирмы. Если она нацелена на продажу продуктами, то рекомендуется проводить её минимум раз в неделю. Если это непродолжительные товары, то оптимальный срок — один осмотр в месяц.
Существует несколько обязательных нюансов, которые необходимо учитывать для любой организации. Среди них:
-
Изменение МОЛ.
-
Поступление имущества в аренду,
-
Выявление порчи или расхищения.
-
Устранение предприятия.
Таблица формы и отличия инвентаризации:
Добровольная |
Обязательная |
плановая (план по графику); |
имущество находится в аренде; |
внезапная; |
увольнению подлежит ответственный работник (продавец, бригадир); |
сплошная: материалы, запасы, техника, финансовые возможности; |
сотрудник сдает свою смену; |
выборочная: разновидность товара; склад; отдел; |
обнаружена кража; |
запрашиваемая: сотруднику необходима ревизия. |
составление отчетности. |
Порядок проведения инвентаризации в магазине розничной торговли
Данная проверка условно делится на 4 продолжительных периода, каждый из которых имеет свои отличительные особенности (необходимый объем документации, перечень нужных постановлений). Весь процесс обладает следующим видом:
-
Пересчёт и оценка реальных остатков, на основании которых подготавливается проверочная опись.
-
Подготовка специальных актов в случае выявления даже малейших отклонений от нормы.
-
Передача подготовленных бумаг в бухгалтерский отдел для составления общих ведомостей.
-
Подведение окончательных результатов.
Шаг 1. Подготовительные мероприятия, подписание бумаг руководством, формирование комиссии
Первостепенной важностью обладает приказ о начале (ИНВ-22), подписываемый начальником предприятия. Комиссия обязана состоять из МОЛ и представителя бухгалтерии или руководителя, указывающего себя в разных ролях. На этой стадии крайне важно проконтролировать, чтобы сотрудники, имеющие дело с конкретными инвентаризационными товарами, не были осведомлены о предстоящей проверке и не смогли повлиять на её итоги. Если инвентаризация планируется только в единственном отделе, то он закрывается на этот период.
Шаг 2. Непосредственный контроль с фиксацией результатов
Назначенная комиссия оценивает текущее состояние продукции и отражает остатки товаров. Завершив с подсчетами, на оформленной описи остаются личные подписи каждого из членов проверочной бригады. На этой стадии может быть недостаточно штучного товарного пересчета, поэтому привлекается взвешивание и прочие измерения (определяются в зависимости от специфики товаров). Окончательная ведомость готовится в 2 экземплярах (первый отправляется в бух. отдел, а второй — МОЛ), в каждом из которых не должно быть помарок или ошибок.
Шаг 3. Сверка результатов с данными учета
Сопоставление сведений осуществляется бухгалтером. На основании полученной информации происходит оформление нужного перечня документации (их количество и форма зависит от выявленных нарушений). При наличии отклонений заполняется счислительная ведомость итогов проверки. Она указывает на имеющиеся несоответствия в реальном и учетном количестве.
Шаг 4. Определение результатов
На завершающей стадии определяется соответствие остатков с истинными данными. Сначала начальник подготавливает приказ об утверждении итогов, на основании которого в дальнейшем назначаются виновные и вносятся коррективы в бух. учёт. Работники бухгалтерии подготавливают окончательную ведомость результатов, установленных проверкой, где указаны все недостачи, порчи и прочие отклонения от нормы. Также формируются суммовые выводы, благодаря чему делаются заключения о том, что больше — убытки или наоборот.
Сколько может длиться инвентаризация
Учитывая требования и формы осуществляемой проверки, ее длительность составляет от 60 минут до нескольких рабочих суток. Существуют правила, основанные на проверочных видах:
-
При подготовке балансного ответа — каждый год (в строго установленные сроки: с 1 октября по 31 декабря).
-
При проверке основных средств — единоразово каждые 3 года.
-
Проведение расчетов с контрагентами — в конце календарного года (31 декабря).
-
Остальные — на основании решения начальником.
Несмотря на то что розничная торговля не имеет четко установленных проверочных сроков, рекомендуется осуществлять периодическую ревизию (в разумных пределах).
Методические постановления по складской проверке и в торговом зале
Существуют четкие правила проведения инвентаризации в магазине, которые регламентируются законодательством РФ.
-
Ревизия должна проводится в порядке расположения материальных ценностей в проверяемом помещении.
-
Если под осмотр попадают продукты, которые под действием внешних факторов имеют тенденцию к высыханию, испарению, то для них отдельно разрабатываются нормы естественной убыли.
-
На основании результатов проверки руководство принимает решение для устранения недостачи и возмещения убытка (согласно 29 пункту Методических указаний).
-
Резерв под уменьшение стоимости продукции создается для каждой товарной единицы, которая принята в бух. учете.
Итоги процедуры
Тот, кто проводит инвентаризацию в магазине, обязан предоставить отчет, содержащий в себе результаты проведенной ревизии. Проверка может показать отсутствие нарушений или наличие даже небольших отклонений от нормальных показателей (недостачи или избыток). Они могут выявляться не только по материальной части активов, но и на основании расчетов контрагентов. Помимо этого, в ходе процедуры устанавливается задолженность, которая подлежит списанию из-за истечения срока исковой давности.
Документальное оформление результатов проверки
На основании полученных проверочных данных подготавливается счислительная ведомость (ИНВ-19), в которой указывается выявленная недостача или товарный излишек. По какому нарушению комиссией проводится дополнительная проверка, после чего результаты заносятся в окончательную ведомость (ИНВ-26):
-
Недостаток, вследствие естественной убыли.
-
Из-за халатности рабочего персонала.
-
По предварительному сговору (если предусматривалась целенаправленная кража или порча материальных ценностей).
Установив причину, начальство может найти виновника и взыскать с него недостающие средства. После окончания инвентаризации соответствующий акт подписывается каждым членом комиссии, руководителем, главным бухгалтером и прочими работниками, которые несут ответственность за передвижение проверяемой продукции.
Списываем |
Куда идет списанная продукция |
||
Дебет |
Кредит |
||
1. |
Излишки |
41 |
91,1 |
2. |
Недостача |
94 |
41 |
3. |
Естественный убыток |
44 |
94 |
4. |
Ущерб за счет виновного работника |
73,2 |
94 |
5. |
Недостача за счет прибыли компании |
91,2 |
94 |
6. |
НДС в части товаров, списанных в убыток |
91,2 |
19,3 |
Как поступать с недостачей, излишками, порчей и браком
Инвентаризация в магазине одежды или продуктов нередко может завершиться выявлением убытка, несоответствия или других нарушений. В подобной ситуации необходимо понять причину этих отклонений и определиться с тем, что списывается на потребительскую кражу и какая убыточная доля появилась по доказанной вине продавца или другого работника. Эти проблемы решаются заблаговременно установленными методами внутри самого предприятия. С этой целью применяется сопоставление реальных показателей с нормами естественной товарной убыли. Ответственный подход к данному вопросу поможет руководству внести правильные коррективы в производственную работу для предотвращения подобных проблем в будущем.
Возмещение ущерба ответственным лицом
Инвентаризация в продуктовом магазине (примером может служить совершенно любая организация), предусматривает привлечение к процессу некоторых сотрудников. Подписывая трудовое соглашение, работник осознанно берет на себя материальную ответственность за целостность продукции. Поэтому при выявлении недостачи, его можно законно обвинить в образованном убытке, но при наличии следующих условий:
-
Подтверждение фактического административного или уголовного преступления.
-
Наличие доказательств, указывающих на преднамеренные нанесение вреда предприятию.
-
Сотрудник пребывал в состоянии алкогольного или наркотического опьянения.
Возмещение ущерба допускается исключительно для прямых расходов. Физическое лицо, несущее ответственность за материальные ценности, заполняет письменную объяснительную, которая впоследствии отправляется руководителю. Именно начальство принимает решение о возмещении убытка, издавая соответствующий приказ. Бух. отдел вычитывает из месячной заработной платы виновного не больше 20%. Эта сумма расходуется на погашение задолженности перед фирмой. Однако важно учитывать, что работник должен быть ознакомлен с итогами ревизии и поставить личную подпись. При несоблюдении установленного регламента он имеет законное право оспорить это решение в судебном порядке.
Секреты успешной организации
Зная, как проводится инвентаризация в магазине, руководство может обеспечить стабильность функционирования своего предприятия. Однако эффективная работа компании скрывает множество хитростей, позволяющих поддерживать этот результат. Среди них:
-
Разработка инвентаризационных стандартов, учитывающих технологические показатели и программное обеспечение.
-
Найм квалифицированных работников, обладающих необходимой базой знаний и практическим опытом.
-
Проведение экспертизы реализуемой продукции.
-
Осуществление работ по учету несколькими проверяющими, которые пересчитывают ТМЦ и основные средства.
-
Анализ и структурирование полученных данных ложиться на плечи исполнителя.
Автоматизация инвентаризации с помощью терминалов ТСД
При использовании терминала сбора данных с Клеверенс Магазин 15 процесс инвентаризации значительно облегчается. Даже полная инвентаризация магазина не займет много времени и не потребует закрытия торговой точки.
Процесс этот выглядит так: сотрудники получают на свои ТСД задание на инвентаризацию, проходят по отделам и сканируют штрих коды. По завершении пересчета дается статус «Завершен» и результаты выгружаются в учетную систему, например в 1С.
По сравнению с бумажными ведомостями, электронные задания на инвентаризацию в мобильных устройствах позволяют значительно ускорить и упростить процесс. Во-первых, в задании можно указывать точное место хранения определенных товаров. Во-вторых, не нужно искать товары в списке, достаточно отсканировать штрихкод, чтобы найти нужную номенклатуру. В-третьих, оформление излишков, недостач, порчи и брака будет происходить в приложении по готовому процессу и автоматически передаваться в 1С, МойСклад, Далион, Штрих-М и другие учетные программы.
Процесс инвентаризации в торговом зале показан на этом видео.
Почему в магазине нужен именно ТСД, а не сканер штрихкодов, подойдет ли смартфон
Терминал сбора данных при инвентаризации значительно удобнее, чем сканер штрих кодов. ТСД представляет из себя мини-компьютер, в котором отображается задание на инвентаризацию и ведется весь процесс. Сканер же — это всего лишь устройство ввода для компьютера. Поэтому со сканером, даже с беспроводным, сотрудники не уйдут далеко от компьютера. При сканировании любого товара им необходимо будет посмотреть результат обработки на экране в учетной системе.
Если нет ТСД, то можно использовать даже смартфон. Условия работы в помещении магазина позволяют использовать мобильный телефон: достаточная освещенность, комнатная температура, спокойная работа без спешки. Скачайте и установите Магазин 15 на ваш телефон, чтобы попробовать автоматизированную инвентаризацию без дополнительных затрат.
Процесс инвентаризации в магазине задействует учетную систему и терминал сбора данных с Клеверенс. Мы предлагаем использовать 1С в облаке от нашего партнера Scloud и комплект с предустановленным ПО Магазин 15. Получите специальное предложение на этой странице.
Процесс списания бракованного и просроченного товара в продуктовом магазине по результатам инвентаризации.
Инвентаризация в 1С Бухгалтерия, УТ и УНФ
Документ Инвентаризация товаров создается в 1С, выбирается склад и 1С автоматически выдает номенклатуру и количество товаров, которые есть в системе. Затем ответственное лицо вносит данные о фактическом наличии товара вручную или с помощью ТСД. Посмотрим 2 видео и сравним.
В случае использования ТСД в видео от Алексея Бирюкова сформированный документ переносится на ТСД. Затем происходит сканирование штрихкодов в торговом зале и результаты отправляются обратно в 1С.
Если работа происходит вручную, то приходится распечатывать документ, пересчитывать товар и сличать его вручную. Затем вручную же в вбивать данные в 1С. Для магазина это оборачивается не только тратой времени, но и ошибками.
В обоих случаях по результатам инвентаризации происходит оприходование излишков и списание недостачи.
Количество показов: 58387