Правила проведения инвентаризации товара в магазине: что это такое и как правильно проводится

• Виды инвентаризации в торговле
• Порядок проведения инвентаризации товаров
• Законодательство об инвентаризации
• Документы для оформления результатов инвентаризации
• Выявленные излишки, порча, недостача
• Автоматизация с помощью штрихкодов и терминалов
• Инвентаризация в 1С Бухгалтерия, УТ и УНФ

Любая организация, вне зависимости от вида её деятельности, сталкивается с необходимостью организовать стабильное производственное хозяйство. Однако это требует комплексного подхода, включающего все направления предприятия. Тем не менее важнейшим вопросом остаётся инвентаризация товара в магазине (что это такое, как проводится, для чего необходима расскажем в этой статье).

Характеристика ревизии в магазинах

Ревизия магазинной продукции имеет определенную последовательность. Она состоит из нескольких этапов:

1. Подготовка. Руководитель пишет инвентаризационный приказ и ставит свою подпись, а в проверочном магазине выбирается переучетное время. В большинстве случаев оно приходится на вечер. Если же это круглосуточный супермаркет, то отдаётся предпочтение утренним часам или поздней ночи. На этот период приходится минимальная потребительская нагрузка.

2. Пересчет и сопоставление информации. Для ускорения этого процесса используются терминалы сбора данных. Они позволяют быстро определить вес, количество и прочие нужные параметры каждого из проверяемого товара.

3. Занесение результатов. Полученные данные заносятся в счислительную ведомость ИНВ-19. После этого комиссия заполняет акт списания.

4. Принятие мер в зависимости от полученных результатов. Ревизия может завершиться выписыванием штрафа ответственным людям, назначением повторной проверки или определением продукции, которая нуждается в более частом контроле.

Цели

Сопоставление реального состояния имущества предприятия с тем, что указывается в представленных документах, позволяет оценить работу сотрудников и сохранить собственные материалы в целостности. Периодическое проведение таких проверок преследует следующие цели:

• Выявление фактов воровства покупателями или рабочим персоналом, а также прочие злодеяния, направленные на умышленное разворовывание организации.

• Установить, каким имуществом владеет компания (это особенно важный нюанс для кредиторов, а также необходимая составляющая любого готового отчета).

• Контроль товарной порчи, степень утряски и усушки для подготовки эффективных мероприятий на ближайшее время.

Готовые решения для всех направлений

Склады

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Магазины

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Маркировка

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Узнать больше

Онлайн-торговля

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Учреждения

Повысьте точность учёта имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учёт снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Производство

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счёт внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

Виды инвентаризации: полная, локальная, выборочная

Так как провести инвентаризацию в магазине можно в плановом и неплановом порядке, необходимо знать какие существуют виды ревизии и какая продукция может провериться. Она разделяется на три главных типа:

1. Полная — затрагивает абсолютно все товарные позиции. Она проводится 2 раза в год.

2. Локальная — подразумевает под собой проверку «товаров группы риска». Может осуществляться каждый месяц.

3. Выборочная — нацелена исключительно на проблемные позиции (молочные продукты, мясо, сладости). Проверочная комиссия имеет право приходить на объект для оценки каждый день.

Инвентаризационная ревизия по типам задач

Срок и дата запланированного осмотра определяется руководителем компании. Однако важно знать, что они могут корректироваться в зависимости от специфики фирмы. Если она нацелена на продажу продуктами, то рекомендуется проводить её минимум раз в неделю. Если это непродолжительные товары, то оптимальный срок — один осмотр в месяц.

Существует несколько обязательных нюансов, которые необходимо учитывать для любой организации. Среди них:

• Изменение МОЛ.

• Поступление имущества в аренду,

• Выявление порчи или расхищения.

• Устранение предприятия.

Таблица формы и отличия инвентаризации:

Порядок проведения инвентаризации в магазине розничной торговли

Данная проверка условно делится на 4 продолжительных периода, каждый из которых имеет свои отличительные особенности (необходимый объем документации, перечень нужных постановлений). Весь процесс обладает следующим видом:

1. Пересчёт и оценка реальных остатков, на основании которых подготавливается проверочная опись.

2. Подготовка специальных актов в случае выявления даже малейших отклонений от нормы.

3. Передача подготовленных бумаг в бухгалтерский отдел для составления общих ведомостей.

4. Подведение окончательных результатов.

Шаг 1. Подготовительные мероприятия, подписание бумаг руководством, формирование комиссии

Первостепенной важностью обладает приказ о начале (ИНВ-22), подписываемый начальником предприятия. Комиссия обязана состоять из МОЛ и представителя бухгалтерии или руководителя, указывающего себя в разных ролях. На этой стадии крайне важно проконтролировать, чтобы сотрудники, имеющие дело с конкретными инвентаризационными товарами, не были осведомлены о предстоящей проверке и не смогли повлиять на её итоги. Если инвентаризация планируется только в единственном отделе, то он закрывается на этот период.

Шаг 2. Непосредственный контроль с фиксацией результатов

Назначенная комиссия оценивает текущее состояние продукции и отражает остатки товаров. Завершив с подсчетами, на оформленной описи остаются личные подписи каждого из членов проверочной бригады. На этой стадии может быть недостаточно штучного товарного пересчета, поэтому привлекается взвешивание и прочие измерения (определяются в зависимости от специфики товаров). Окончательная ведомость готовится в 2 экземплярах (первый отправляется в бух. отдел, а второй — МОЛ), в каждом из которых не должно быть помарок или ошибок.

Шаг 3. Сверка результатов с данными учета

Сопоставление сведений осуществляется бухгалтером. На основании полученной информации происходит оформление нужного перечня документации (их количество и форма зависит от выявленных нарушений). При наличии отклонений заполняется счислительная ведомость итогов проверки. Она указывает на имеющиеся несоответствия в реальном и учетном количестве.

Шаг 4. Определение результатов

На завершающей стадии определяется соответствие остатков с истинными данными. Сначала начальник подготавливает приказ об утверждении итогов, на основании которого в дальнейшем назначаются виновные и вносятся коррективы в бух. учёт. Работники бухгалтерии подготавливают окончательную ведомость результатов, установленных проверкой, где указаны все недостачи, порчи и прочие отклонения от нормы. Также формируются суммовые выводы, благодаря чему делаются заключения о том, что больше — убытки или наоборот.

Сколько может длиться инвентаризация

Учитывая требования и формы осуществляемой проверки, ее длительность составляет от 60 минут до нескольких рабочих суток. Существуют правила, основанные на проверочных видах:

• При подготовке балансного ответа — каждый год (в строго установленные сроки: с 1 октября по 31 декабря).

• При проверке основных средств — единоразово каждые 3 года.

• Проведение расчетов с контрагентами — в конце календарного года (31 декабря).

• Остальные — на основании решения начальником.

Несмотря на то что розничная торговля не имеет четко установленных проверочных сроков, рекомендуется осуществлять периодическую ревизию (в разумных пределах).

Методические постановления по складской проверке и в торговом зале

Существуют четкие правила проведения инвентаризации в магазине, которые регламентируются законодательством РФ.

• Ревизия должна проводится в порядке расположения материальных ценностей в проверяемом помещении.

• Если под осмотр попадают продукты, которые под действием внешних факторов имеют тенденцию к высыханию, испарению, то для них отдельно разрабатываются нормы естественной убыли.

• На основании результатов проверки руководство принимает решение для устранения недостачи и возмещения убытка (согласно 29 пункту Методических указаний).

• Резерв под уменьшение стоимости продукции создается для каждой товарной единицы, которая принята в бух. учете.

Итоги процедуры

Тот, кто проводит инвентаризацию в магазине, обязан предоставить отчет, содержащий в себе результаты проведенной ревизии. Проверка может показать отсутствие нарушений или наличие даже небольших отклонений от нормальных показателей (недостачи или избыток). Они могут выявляться не только по материальной части активов, но и на основании расчетов контрагентов. Помимо этого, в ходе процедуры устанавливается задолженность, которая подлежит списанию из-за истечения срока исковой давности.

Документальное оформление результатов проверки

На основании полученных проверочных данных подготавливается счислительная ведомость (ИНВ-19), в которой указывается выявленная недостача или товарный излишек. По какому нарушению комиссией проводится дополнительная проверка, после чего результаты заносятся в окончательную ведомость (ИНВ-26):

1. Недостаток, вследствие естественной убыли.

2. Из-за халатности рабочего персонала.

3. По предварительному сговору (если предусматривалась целенаправленная кража или порча материальных ценностей).

Установив причину, начальство может найти виновника и взыскать с него недостающие средства. После окончания инвентаризации соответствующий акт подписывается каждым членом комиссии, руководителем, главным бухгалтером и прочими работниками, которые несут ответственность за передвижение проверяемой продукции.

Как поступать с недостачей, излишками, порчей и браком

Инвентаризация в магазине одежды или продуктов нередко может завершиться выявлением убытка, несоответствия или других нарушений. В подобной ситуации необходимо понять причину этих отклонений и определиться с тем, что списывается на потребительскую кражу и какая убыточная доля появилась по доказанной вине продавца или другого работника. Эти проблемы решаются заблаговременно установленными методами внутри самого предприятия. С этой целью применяется сопоставление реальных показателей с нормами естественной товарной убыли. Ответственный подход к данному вопросу поможет руководству внести правильные коррективы в производственную работу для предотвращения подобных проблем в будущем.

Возмещение ущерба ответственным лицом

Инвентаризация в продуктовом магазине (примером может служить совершенно любая организация), предусматривает привлечение к процессу некоторых сотрудников. Подписывая трудовое соглашение, работник осознанно берет на себя материальную ответственность за целостность продукции. Поэтому при выявлении недостачи, его можно законно обвинить в образованном убытке, но при наличии следующих условий:

• Подтверждение фактического административного или уголовного преступления.

• Наличие доказательств, указывающих на преднамеренные нанесение вреда предприятию.

• Сотрудник пребывал в состоянии алкогольного или наркотического опьянения.

Возмещение ущерба допускается исключительно для прямых расходов. Физическое лицо, несущее ответственность за материальные ценности, заполняет письменную объяснительную, которая впоследствии отправляется руководителю. Именно начальство принимает решение о возмещении убытка, издавая соответствующий приказ. Бух. отдел вычитывает из месячной заработной платы виновного не больше 20%. Эта сумма расходуется на погашение задолженности перед фирмой. Однако важно учитывать, что работник должен быть ознакомлен с итогами ревизии и поставить личную подпись. При несоблюдении установленного регламента он имеет законное право оспорить это решение в судебном порядке.

Секреты успешной организации

Зная, как проводится инвентаризация в магазине, руководство может обеспечить стабильность функционирования своего предприятия. Однако эффективная работа компании скрывает множество хитростей, позволяющих поддерживать этот результат. Среди них:

1. Разработка инвентаризационных стандартов, учитывающих технологические показатели и программное обеспечение.

2. Найм квалифицированных работников, обладающих необходимой базой знаний и практическим опытом.

3. Проведение экспертизы реализуемой продукции.

4. Осуществление работ по учету несколькими проверяющими, которые пересчитывают ТМЦ и основные средства.

5. Анализ и структурирование полученных данных ложиться на плечи исполнителя.

Автоматизация инвентаризации с помощью терминалов ТСД

При использовании терминала сбора данных с Клеверенс Магазин 15 процесс инвентаризации значительно облегчается. Даже полная инвентаризация магазина не займет много времени и не потребует закрытия торговой точки.

Процесс этот выглядит так: сотрудники получают на свои ТСД задание на инвентаризацию, проходят по отделам и сканируют штрих коды. По завершении пересчета дается статус «Завершен» и результаты выгружаются в учетную систему, например в 1С.

По сравнению с бумажными ведомостями, электронные задания на инвентаризацию в мобильных устройствах позволяют значительно ускорить и упростить процесс. Во-первых, в задании можно указывать точное место хранения определенных товаров. Во-вторых, не нужно искать товары в списке, достаточно отсканировать штрихкод, чтобы найти нужную номенклатуру. В-третьих, оформление излишков, недостач, порчи и брака будет происходить в приложении по готовому процессу и автоматически передаваться в 1С, МойСклад, Далион, Штрих-М и другие учетные программы.

Процесс инвентаризации в торговом зале показан на этом видео.

Почему в магазине нужен именно ТСД, а не сканер штрихкодов, подойдет ли смартфон

Терминал сбора данных при инвентаризации значительно удобнее, чем сканер штрих кодов. ТСД представляет из себя мини-компьютер, в котором отображается задание на инвентаризацию и ведется весь процесс. Сканер же — это всего лишь устройство ввода для компьютера. Поэтому со сканером, даже с беспроводным, сотрудники не уйдут далеко от компьютера. При сканировании любого товара им необходимо будет посмотреть результат обработки на экране в учетной системе.

Если нет ТСД, то можно использовать даже смартфон. Условия работы в помещении магазина позволяют использовать мобильный телефон: достаточная освещенность, комнатная температура, спокойная работа без спешки. Скачайте и установите Магазин 15 на ваш телефон, чтобы попробовать автоматизированную инвентаризацию без дополнительных затрат.

Процесс инвентаризации в магазине задействует учетную систему и терминал сбора данных с Клеверенс. Мы предлагаем использовать 1С в облаке от нашего партнера Scloud и комплект с предустановленным ПО Магазин 15. Получите специальное предложение на этой странице.

Процесс списания бракованного и просроченного товара в продуктовом магазине по результатам инвентаризации.

Инвентаризация в 1С Бухгалтерия, УТ и УНФ

Документ Инвентаризация товаров создается в 1С, выбирается склад и 1С автоматически выдает номенклатуру и количество товаров, которые есть в системе. Затем ответственное лицо вносит данные о фактическом наличии товара вручную или с помощью ТСД. Посмотрим 2 видео и сравним.

В случае использования ТСД в видео от Алексея Бирюкова сформированный документ переносится на ТСД. Затем происходит сканирование штрихкодов в торговом зале и результаты отправляются обратно в 1С.

Если работа происходит вручную, то приходится распечатывать документ, пересчитывать товар и сличать его вручную. Затем вручную же в вбивать данные в 1С. Для магазина это оборачивается не только тратой времени, но и ошибками.

В обоих случаях по результатам инвентаризации происходит оприходование излишков и списание недостачи.