Правила проведения инвентаризации товара в магазине: что это такое и как правильно проводится

Инвентаризация товара в магазине — это сверка фактического наличия продукции с данными учётной программы (1С, МойСклад и др.) в соответствии с ФСБУ 28/2023. Процедура включает подготовительный этап (приказ, формирование комиссии, блокировка операций), физический пересчёт с двойным контролем и слепым методом, последующую сверку в системе и оформление актов излишков и недостач. При соблюдении регламентов исключаются ошибки, обеспечивается юридическая безопасность и возможность автоматизации с ТСД и RFID.

Что такое инвентаризация и её цели в 2026 году

Определение и сфера применения

Инвентаризация — это процесс сверки фактического количества товаров, находящихся на складе и в торговом зале, с данными, зарегистрированными в учетных системах (1С, МойСклад, Эвотор и др.). При этом сравниваются как количественные показатели, так и сведения о маркировке, сроках годности и состоянии упаковки. Инвентаризация проводится регулярно (периодически, по плану) и внепланово (при подозрении в недостачах).

Основные цели инвентаризации

1. Выявление излишков и недостач – позволяет обнаружить как скрытые запасы, так и утраты, вызванные ошибками учёта, кражами или порчей.
2. Оценка состояния товарных остатков – дает представление о структуре запасов, сроках годности и уровне оборачиваемости, что важно для планирования закупок.
3. Соответствие требованиям ФСБУ 28/2023 – закон требует документировать результаты инвентаризации и использовать их при формировании финансовой отчётности.
4. Синхронизация с системой маркировки «Честный Знак» – проверка соответствия фактических товаров их электронным идентификаторам, что снижает риск штрафов за нарушения маркировки.
5. Повышение бизнес‑эффективности – данные инвентаризации служат базой для автоматического формирования автозаказов, оптимизации складских процессов и снижения потерь.

Юридические требования в 2026 году

2026 год ознаменован окончательным переходом на обязательное применение ФСБУ 28/2023; прежние методические указания Минфина № 49н от 1995 г. более не действуют. Ключевые нововведения:

Эти положения направлены на упрощение процедур для небольших компаний и одновременно усиливают контроль за крупными предприятиями.

Практические рекомендации

• Подготовьте план сверки: разбейте склад на зоны, назначьте ответственных и установите сроки. Это ускорит процесс и уменьшит вероятность пропусков.
• Интегрируйте данные: используйте API‑соединения между системой маркировки «Честный Знак» и учетной программой, чтобы автоматически подтягивать коды ТТН и сравнивать их с фактическим наличием.
• Обучите персонал: проведите инструктаж по правилам подсчёта, обязательному присутствию МОЛ и требованиям к кворуму. Ошибки на этапе подсчёта часто приводят к несоответствию ФСБУ 28/2023.
• Документируйте результаты: оформляйте акт инвентаризации на собственных бланках, фиксируя дату, список участников, количество обнаруженных излишков/недостач и подписи. Такой акт будет признан в бухгалтерском учёте и при проверках контролирующих органов.

Соблюдая перечисленные шаги, компания сможет не только выполнить юридические обязательства 2026 года, но и получить ценные аналитические данные для дальнейшего развития бизнеса.

Этапы проведения и ключевые правила по ФСБУ 28/2023

1. Последовательные этапы процедуры

Процедура инвентаризации по ФСБУ 28/2023 делится на три последовательных этапа.

1. Подготовка. На этом этапе издаётся приказ (можно использовать форму ИНВ‑22), после чего в проверяемой зоне вводится блокировка приёмки и продажи товаров. Параллельно печатаются инвентаризационные описи, в которых фиксируются позиции, подлежащие пересчёту.

2. Основной пересчёт. Сотрудники проводят физический подсчёт товаров, соблюдая двойной контроль: один человек фиксирует количество (счётчик), второй проверяет запись (контролёр). Применяется слепой метод – сотрудники видят только названия позиций, но не видят «книжного» остатка, что исключает предвзятость. Пересчёт может быть как плановым, так и внезапным (ночные, выборочные проверки). Для фиксирования данных используют ТСД, смартфоны или другие мобильные устройства.

3. Сверка и оформление. Фактические цифры вводятся в учётную систему (1С, МойСклад и др.). Система автоматически выявляет расхождения, после чего составляются акты, подписываются ответственными лицами, списываются недостачи и оприходовываются излишки.

2. Жёсткие регламенты проведения

Для обеспечения достоверности результатов ФСБУ 28/2023 вводит несколько обязательных ограничений:

• Блокировка операций. Во время пересчёта запрещено принимать, продавать или перемещать товар в проверяемой зоне. Это исключает возможность изменения остатков в процессе инвентаризации.
• Двойной контроль. Каждый подсчёт должен подтверждаться минимум двумя сотрудниками – счётчиком и контролёром. Это снижает риск ошибок и манипуляций.
• Слепой метод. Сотрудники получают только список названий позиций; информация о «книжных» остатках скрыта. Такой подход устраняет предвзятость и повышает объективность подсчёта.
• Внезапные проверки. Инвентаризацию можно проводить без предварительного уведомления, в том числе в ночное время или в виде выборочных проверок. Это препятствует подготовке к проверке и обеспечивает реальное состояние запасов.
• Материальная ответственность. В комиссии присутствуют лица, отвечающие за сохранность товара, что усиливает контроль и подотчётность.

3. Дистанционный формат проведения

ФСБУ 28/2023 допускает проведение инвентаризации в дистанционном режиме, что особенно актуально для крупных складов или распределённых объектов. При этом применяются следующие технологии:

• Фото‑ и видеофиксация в реальном времени. Все действия фиксируются камерой, что позволяет проверяющим наблюдать процесс из любой точки.
• Технологии присутствия. Для удалённого контроля могут использоваться дроны, VR‑очки или онлайн‑трансляция со смартфонов. Такие инструменты обеспечивают визуальный контроль за соблюдением регламентов и позволяют оперативно реагировать на отклонения.

Сочетание строгих регламентов и современных средств дистанционного наблюдения делает процесс инвентаризации по ФСБУ 28/2023 надёжным и адаптированным к текущим требованиям бизнеса.

Виды и особенности проверок: от полной до маркированных товаров

Классификация видов инвентаризации

Инвентаризация делится на несколько типов, каждый из которых имеет свои цели, частоту проведения и технические особенности.

• Полная (генеральная) инвентаризация – пересчёт 100 % ассортимента. Осуществляется обычно 1–2 раза в год и служит базой для контроля отклонений за длительный период.
• Частичная (выборочная) инвентаризация – проверка только определённых категорий товаров (например, алкоголь, табак). Проводится еженедельно или ежемесячно, что позволяет быстро реагировать на изменения в обороте высокорисковых позиций.
• Локальная инвентаризация – подсчёт товаров в конкретной зоне (витрина, отдельный складской ряд). Применяется при переоформлении зоны, смене ответственного персонала или после проведения ремонтных работ.
• Перманентная (циклическая) инвентаризация – непрерывный пересчёт без закрытия магазина. Обычно выбирают 1–2 категории в день, что распределяет нагрузку и сохраняет актуальность данных.
• RFID‑инвентаризация – сканирование всей полки с помощью радиочастотных меток. Скорость достигает до 100 позиции в секунду, что сокращает время проверки в 10 раз по сравнению с ручным способом. Требует наличия RFID‑чипов и соответствующего считывающего оборудования.
• Дистанционная инвентаризация – проверка проводится удалённо через видеотрансляцию. Позволяет контролировать несколько точек одновременно, но требует надёжного канала связи и согласования доступа к видеокамерам.

Выбор конкретного типа зависит от объёма ассортимента, уровня риска и возможностей автоматизации в конкретном предприятии.

Особенности контроля маркированных товаров («Честный Знак»)

Маркированные позиции подпадают под особый регламент, который включает три взаимосвязанные «правды»:

1. Физический остаток – реальное количество единиц на складе или в торговом зале.
2. Данные учётной программы – сведения, внесённые в ERP‑систему предприятия.
3. Виртуальный баланс в ГИС МТ – информация, отражённая в государственной системе маркировки.

Для подтверждения соответствия всех трёх уровней применяется помарочный пересчёт: на каждой упаковке сканируется уникальный код DataMatrix. Если код не читается, товар считается браком и подлежит перемаркировке.

Пересортица в маркировке возникает, когда коды, считанные на месте, не совпадают с данными в ГИС МТ. В результате продажа такой позиции автоматически блокируется на кассе, и требуется корректировка в системе ЧЗ.

Оформление результатов проходит в два этапа:

• Учётная программа – оприходование или списание позиции в ERP.
• Личный кабинет ЧЗ – ввод или вывод товара из оборота в ГИС МТ.

Техническое оснащение включает ТСД или смартфоны со специализированным программным обеспечением (например, Клеверенс, Мобильный склад). Интеграция с ГИС МТ осуществляется через API, что обеспечивает автоматический обмен данными и минимизирует ручные ошибки.

Нарушения в сроках или порядке списания недостач в ЧЗ влекут риски задержки: штрафы по ст. 15.12 КоАП РФ и, в случае серьёзных отклонений, конфискацию продукции. Поэтому своевременное отражение всех операций в обеих системах является обязательным.

Юридические требования к проверяющей комиссии

При проведении проверок маркированных товаров формируется комиссия, но её состав регулируется законом:

• Менеджер по обслуживанию листинга (МОЛ) не может входить в состав проверяющей комиссии, однако обязан присутствовать при подсчёте, чтобы гарантировать достоверность данных.
• Кворум комиссии должен составлять не менее 80 % от её полного состава. Это требование сохраняется независимо от того, формируется комиссия внутренними сотрудниками предприятия или привлекаются внешние аудиторы.

Соблюдение этих требований обеспечивает юридическую чистоту результатов инвентаризации и защищает компанию от претензий контролирующих органов.

Технологии, автоматизация и бухгалтерский учёт результатов

Технологические тренды 2026 года

В текущем году в сфере розничного учёта доминируют три технологических направления.

• AI‑прогнозирование в 1С, МойСклад и аналогичных системах автоматически рассчитывает риск расхождений между книжными и фактическими остатками, выделяя «горячие» зоны, требующие особого контроля.
• RFID‑метки заменяют традиционные штрихкоды: сканирование одной полки происходит за доли секунды, что ускоряет инвентаризацию в 10 раз по сравнению с ручным считыванием.
• Сквозной мультиканальный учёт обеспечивает одновременную блокировку онлайн‑витрин (маркетплейсы, экспресс‑доставка) и локального пересчёта, исключая возможность двойного списания товаров.

Эти тенденции позволяют сократить время инвентаризации, повысить точность данных и снизить риск финансовых потерь.

Автоматизация инвентаризационного процесса

Современные терминалы сбора данных (ТСД) интегрируются с учётными системами через Wi‑Fi или облако. Процесс выглядит следующим образом:

1. Выгрузка задания из 1С (или иной системы) в ТСД.
2. «Слепой» подсчёт – оператор видит только название позиции, но не её текущий остаток, что исключает предвзятость и снижает риск воровства.
3. Мгновенная загрузка результатов обратно в 1С, где за секунды формируются сличительные ведомости, акты списания и оприходования.

Преимущества автоматизации очевидны:

• Сокращение времени закрытия магазина;
• Исключение ручных ошибок, повышающая точность данных;
• Экономия на сверхурочных часах персонала;
• Защита от краж – оператор не видит книжный остаток, поэтому не может подстроить подсчёт под свои интересы.

Бухгалтерский учёт результатов по ФСБУ 28/2023

После завершения инвентаризации необходимо отразить полученные отклонения в бухгалтерском учёте в соответствии с ФСБУ 28/2023.

• Излишки оформляются как оприходование: проводка Дт 41 Кт 91.1, оценка производится по справедливой (рыночной) стоимости.
• Недостачи списываются: стандартная проводка Дт 94 Кт 41. Если недостача укладывается в нормы естественной убыли, применяется Дт 44 Кт 94; при превышении нормативов – Дт 73.2 Кт 94 (возмещение с сотрудника) или Дт 91.2 Кт 94 (убыток компании).
• Пересортица фиксируется документом «Пересортица» с проводкой Дт 41 Кт 41; разница учитывается в доходах или расходах в зависимости от стоимости пересчитанных товаров.

Таким образом, каждый вид отклонения получает чёткую бухгалтерскую форму, что упрощает последующий анализ и контроль.

Интеграция с 1С‑конфигурациями и практический чек‑лист

Разные конфигурации 1С поддерживают автоматизацию инвентаризации на своём уровне:

Для успешного внедрения рекомендуется следовать практическому чек‑листу:

1. Оценить текущую учётную программу и проверить её совместимость с выбранным типом ТСД.
2. Определить оборудование – терминалы, смартфоны или RFID‑считыватели, учитывая объём ассортимента и планируемую скорость работы.
3. Настроить API‑интеграцию с сервисом «Честный Знак», если в ассортименте присутствуют маркированные товары.
4. Обновить внутренние документы (приказ, регламент) в соответствии с требованиями ФСБУ 28/2023: кворум комиссии – 80 %, исключить МОЛ из состава комиссии.

Соблюдение этих шагов обеспечивает согласованность технологической, операционной и бухгалтерской составляющих инвентаризации, минимизируя риски и повышая эффективность бизнеса.

Полезные сервисы и обновления

Мобильная автоматизация склада

Узнать больше

Маркировка «Честный ЗНАК»

Узнать больше

Розничная торговля и инвентаризация

Узнать больше

Часто задаваемые вопросы

Что такое инвентаризация товара и зачем она нужна в 2026 году?

Инвентаризация — сверка фактического количества продукции на складе и в торговом зале с данными учетной программы (1С, МойСклад, Эвотор и др.). Цели: выявить излишки и недостачи, обеспечить соответствие требованиям ФСБУ 28/2023, синхронизировать остатки с системой «Честный Знак» и предотвратить потери из‑за краж, порчи и ошибок учёта.

Как формируется инвентаризационная комиссия согласно ФСБУ 28/2023?

Комиссию составляет минимум два человека (счётчик + контролёр). Материально ответственное лицо (МОЛ) не может входить в состав комиссии, но обязано присутствовать при подсчёте. Для признания результатов действительными необходимо присутствие более 80 % членов комиссии (кворум). В малых компаниях допускается проведение проверки одним лицом или привлечённым аудитором.

Какие виды инвентаризации существуют и когда их следует применять?

• Полная (генеральная) – пересчёт 100 % ассортимента, обычно 1–2 раза в год.
• Частичная (выборочная/локальная) – проверка отдельной группы товаров (например, алкоголь, дорогие бренды) еженедельно‑месячно.
• Перманентная (циклическая) – непрерывный подсчёт по утверждённому графику без закрытия магазина.
• RFID‑инвентаризация – бесконтактный счёт меток, используется для ускорения полной проверки крупных сетей.

Как правильно оформлять расхождения: излишки, недостачи и пересортицу?

• Излишки — оформляются актом оприходования, в бухгалтерии проводка Дт 41 — Кт 91.1, в «Честном Знаке» вводятся коды в оборот.
• Недостачи — оформляются актом списания, проводка Дт 94 — Кт 41; при превышении норм естественной убыли требуется справка из полиции или акт о хищении. В системе маркировки коды выводятся из оборота с указанием причины.
• Пересортица — зачёт возможен только при одинаковом наименовании, одинаковом периоде и одном МОЛ; проводка Дт 41 — Кт 41, разница учитывается как доход или убыток.

Можно ли проводить инвентаризацию дистанционно? Какие технологии для этого нужны?

Да. ФСБУ 28/2023 разрешает удалённый аудит при условии фото‑/видеофиксации и прямой трансляции. Для дистанционного контроля используют:

1. ТСД или смартфоны с приложением для сканирования штрих‑ и DataMatrix‑кодов;
2. Онлайн‑трансляцию через видеосвязь;
3. При необходимости дроны или VR‑очки для высотных складов. Все данные автоматически синхронизируются с 1С через API.

Какие технологические новшества ускоряют инвентаризацию в 2026 году?

• AI‑прогнозирование — система предсказывает зоны повышенного риска расхождений и формирует приоритетные задания.
• RFID‑метки — один считыватель фиксирует до 200 товаров в секунду, сокращая время проверки в 10 раз.
• Сквозной мультиканальный учёт — при запуске локального пересчёта товар блокируется сразу на всех онлайн‑витринах (маркетплейсы, экспресс‑доставка).
• Интеграция с «Честным Знаком» — автоматическая сверка кодов DataMatrix в реальном времени, что исключает ошибки при вводе/выводе кодов.