Как оформить списание расходных материалов: документы и образцы

• Когда необходимо списание
• Основные документы
• Порядок списания
• Типовые ошибки и рекомендации
• Вопросы и ответы

Когда необходимо списание

Причины и основания списания

Списание расходных материалов — это обычная часть работы с материальными ценностями на предприятии. Это действие необходимо, когда ценности были израсходованы в процессе хозяйственной деятельности: использованы в производстве, на нужды офиса, при обслуживании техники и т.д.

Вот наиболее распространённые причины, по которым осуществляется списание:

• полное использование материала по назначению (например, расход бумаги, картриджей, канцелярии);
• невозможность дальнейшего использования (например, испорченные либо просроченные материалы);
• внутренние перемещения с последующим использованием (передача в отдел или на филиал, где товар потребляется);
• проведённая инвентаризация, по итогам которой выявлены излишки или недостачи, корректирующиеся через списание.

Важно понимать, что просто истечение срока хранения или отказ от использования не всегда являются достаточным основанием. Каждая операция должна быть обоснована документально и подтверждена соответствующими актами.

Нормативные акты и регламенты

Правила списания регулируются как внутренними нормативами учреждения или компании, так и государственными стандартами учёта. В первую очередь, речь идет о следующих документах и положениях:

• Федеральный закон № 402-ФЗ "О бухгалтерском учёте";
• План счетов бухгалтерского учета и инструкции к нему;
• Методические указания по бухгалтерскому учёту МПЗ, утвержденные приказом Минфина.

Например, бумагу, канцелярские принадлежности и картриджи чаще всего учитывают на счёте 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». Если вы хотите точнее понять, на каком счёте и как учитывать канцтовары, рекомендуем ознакомиться со специальной статьёй по учёту канцтоваров.

Сама процедура списания должна быть отражена во внутреннем регламенте: кто составляет акт, кто оформляет бухгалтерские проводки, кто подписывает документ. Поэтому в крупных организациях отдельно утверждают положение о списании материалов, а также образцы необходимых документов.

Ответственные лица

Организация может самостоятельно определить структуру ответственности за списание, но, как правило, задействованы следующие участники:

Если организация небольшая, эти роли могут совмещаться. Главное — чтобы все действия были зафиксированы документально, с подписями ответственных лиц, и соответствовали внутреннему контролю.

Грамотно оформленное списание защищает компанию от претензий контролирующих органов и позволяет поддерживать точный и прозрачный учёт материальных ресурсов даже при активном их потреблении.

Основные документы

Акт списания расходных материалов

Акт списания — это ключевой документ, фиксирующий факт списания расходных материалов. Он оформляется специальной комиссией, в состав которой, как правило, входят представители бухгалтерии, материально-ответственные лица и, при необходимости, специалисты профильного подразделения.

Документ отражает информацию о количестве и наименовании списываемых материалов, причине списания, а также о сотрудниках, участвовавших в оформлении. Один из примеров применения — списание испорченных или израсходованных канцелярских товаров, расходных материалов для техники и т.д.

Комиссия должна обоснованно указать причину списания: истечение срока годности, физический износ, полная выработка и пр. Если речь о канцелярских расходах, полезно ознакомиться с материалом по списанию канцелярских товаров.

Вот основные данные, которые обязательно должны быть в акте:

• Наименование организации
• Состав комиссии
• Дата и место составления
• Наименование, количество, инвентарный номер (при наличии)
• Причина списания
• Подписи всех членов комиссии

Служебная записка

Служебная записка — это инициирующий документ, на основании которого запускается процедура списания. Обычно её составляет сотрудник, ответственный за использование и хранение материалов, например, офис-менеджер или кладовщик.

В записке указывается, что материалы израсходованы, повреждены или более не пригодны к использованию. Она адресуется руководителю подразделения или организации и выступает обоснованием необходимости начала процедуры списания.

Пример ситуации — офисный сотрудник обнаружил, что картридж для принтера выработан полностью. Он оформляет служебную записку на имя руководителя, где указывает модель оборудования, дату установки и объем отпечатков, подтверждающий износ.

Приказ о списании

После рассмотрения акта и служебной записки руководитель организации издаёт приказ о списании. Этот документ подтверждает принятие управленческого решения о выведении материалов из оборота и отражении операции в учёте организации.

Приказ составляется в свободной форме, но должен содержать обязательные реквизиты:

Важно понимать, что без приказа списание не может быть отражено в бухгалтерском учете. Только после этого бухгалтерия вносит изменения в учетные данные и, при необходимости, корректирует налоговую базу. Этот этап завершает процедуру и делает её официальной со всех сторон.

Готовые решения для всех направлений

Склады

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Магазины

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Маркировка

Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Узнать больше

Онлайн-торговля

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Учреждения

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Производство

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

ЕГАИС

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Стать партнером

Получение статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.

Узнать больше

Сертификация для партнеров

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Задачи.Решения

Узнать больше

Инвентаризация

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Продукт для решений

Узнать больше

уровни лицензий продукта для решений

Узнать больше

Показать все решения по автоматизации

Порядок списания

Сбор и проверка данных

Начать процедуру списания расходных материалов важно с тщательного сбора всей необходимой информации. Учет остатков, проверки фактического наличия, актов о браке или повреждении помогут избежать ошибок. Особенно это актуально в условиях автоматизации складского учета, где данные из системы должны быть подтверждены физическим контролем.

Как правило, на этом этапе ответственный сотрудник формирует отчет по списываемой номенклатуре, включая наименование, количество, стоимость, и основание для списания. Основания могут быть разные: износ, истечение срока годности, производство, внутреннее потребление или утилизация.

Важно сверить данные по остаткам с бухгалтерским учетом. Дополнительно стоит проверить, на каком счете учитываются конкретные материалы, особенно если они имеют разную природу и различные статьи учета. Об этом подробно рассказывается в статье "На каком счете учитывать расходные материалы: бухгалтерские аспекты".

Оформление и подписание документов

Один из самых важных этапов — корректное документальное оформление списания. Основной документ — это акт списания (например, по форме № М-29, но допустимы и внутренние формы предприятия). Акт подписывается комиссией, в которую, как правило, входят представители бухгалтерии, отдела снабжения и службы эксплуатации.

Структура акта списания должна содержать следующие данные:

• Дата списания
• Номенклатура материалов
• Единица измерения
• Количество и стоимость
• Причина списания
• Подписи членов комиссии

Если материалы списываются на производственные нужды или для обслуживания офиса, в документах указывается конкретный центр затрат или подразделение. Это обеспечивает точный контроль и прозрачность при отражении расходов в учете.

Хранение и отчетность

После оформления все документы необходимо передать в бухгалтерию для отражения проводок. Акты списания служат основанием для сторнирования остатков, а также для расчета фактических затрат по статьям бюджета.

В зависимости от политики предприятия документы могут храниться как в бумажном, так и в электронном виде. Однако важно обеспечить доступность оригиналов не менее 5 лет — таковы требования налогового и бухгалтерского законодательства.

Для внутренней отчетности и анализа затрат могут использоваться таблицы с разбивкой по видам материалов и отделам. Ниже пример простой формы:

Такой подход облегчает последующую аналитику, выявление отклонений и составление бюджета на следующий период.

Типовые ошибки и рекомендации

Неправильное составление акта

Акт списания — это основной внутренний документ, подтверждающий факт расхода материалов, поэтому ошибки в его оформлении могут повлечь за собой претензии со стороны налоговой или внутреннего аудита. Чаще всего встречаются следующие недочёты:

• отсутствие подписей ответственных лиц или членов комиссии;
• непрописанные причины списания материалов (например, "израсходовано", "использовано в производстве");
• общие формулировки без конкретики по наименованиям и количеству списанных единиц;
• несоответствие дат с учётными регистрами.

Пример правильно заполненного акта: наличие даты, наименований и кодов ТМЦ, оснований для списания, количественных и стоимостных характеристик, а также утверждённой комиссии на списание. Если хоть один элемент отсутствует — документ может быть признан недействительным в случае проверки.

Отсутствие подтверждающих документов

Второй по частоте ошибкой является то, что кроме акта списания, к документам не прикладываются обоснующие материалы. Особенно это касается расходования материалов в административных или ремонтных целях.

Какие документы могут выступать в роли обоснования:

Если документов нет, подтвердить производственную необходимость списания будет сложно. В случае спора с контролирующими органами это может привести к доначислениям по налогам.

Как правильно оформить в 1С

Списание материалов в 1С (конфигурации "Управление торговлей", "Бухгалтерия предприятия") производится с помощью документа «Требование-накладная» или «Акт списания материалов». Выбор зависит от назначения — идет ли списание в производство либо просто на расходы.

Вот базовая последовательность действий при оформлении списания:

1. Открываем журнал документов и создаем новый документ списания.
2. Указываем дату списания, склад, подразделение и основание (например, № заявки на расход материалов).
3. Добавляем позиции: указываем наименование ТМЦ, количество и счёт учёта.
4. После проведения документа проверяем формирование проводок и заполнение аналитики.

Если в компании сформирована система документооборота, в 1С можно приложить отсканированные обоснования (заявки, служебные записки).

Корректное ведение списания в 1С обеспечивает не только прозрачность учёта, но и упрощает дальнейшее формирование налоговых и управленческих отчётов.

Вопросы и ответы