На каком счете учитывать расходные материалы: бухгалтерские аспекты
- Понятие и классификация расходных материалов
- Выбор счетов для учета
- Особенности учета в зависимости от отрасли
- Ошибки и проверки
- Вопросы и ответы
Понятие и классификация расходных материалов
Что относится к ним по бухгалтерии
Расходные материалы — это запасы, которые используются в процессе основной деятельности компании, но не являются долгосрочными активами и не подлежат амортизации. Их основная особенность — одноразовое или быстрое потребление. Бухгалтерия относит такие материалы к оборотным активам, отражая их на счете 10 «Материалы» с использованием соответствующих субсчетов, в зависимости от характера использования.
Например, бумага для принтера, картриджи, упаковочные материалы, моющие и чистящие средства, а также хозяйственные товары — всё это типичные расходные материалы. Основной критерий — невозможность или нецелесообразность их многократного применения.
Отражаются они в учете, как правило, по первоначальной стоимости, и при передаче в эксплуатацию списываются на затраты соответствующего подразделения. Более подробно о схеме учета канцелярских товаров как одного из видов расходников можно прочитать в статье об учете канцелярии.
Разграничение с основными средствами
Границы между расходными материалами и основными средствами важны для корректного бухгалтерского учета. Основные средства — это материальные объекты, срок службы которых превышает 12 месяцев и стоимость которых выше установленного лимита (в 2025 году он составляет 40 000 рублей по нормам налогового учета).
Вот основные отличия в таблице:
| Критерий | Расходные материалы | Основные средства |
|---|---|---|
| Срок службы | Менее 12 месяцев | Более 12 месяцев |
| Стоимость | Без существенных ограничений | Более 40 000 рублей (для целей налогообложения) |
| Цель использования | Быстрое потребление | Многоразовое, длительное использование |
| Учет | Счет 10 «Материалы» | Счет 01 «Основные средства» |
Таким образом, если офис закупил цветной принтер стоимостью 50 000 рублей, это будет основное средство. А вот комплект картриджей к нему — уже расходный материал, поскольку быстро используется и не имеет остаточной ценности.
Примеры расходников
У каждой компании свой список расходных материалов в зависимости от специфики бизнеса. Но некоторые категории встречаются почти у всех:
- Бумага, блокноты, папки, стикеры
- Картриджи для принтеров, тонеры
- Уборочный инвентарь и средства гигиены
- Пластиковая посуда и кухонные принадлежности в офисах
- Пакеты, плёнка, коробки и другие упаковочные средства
Вот иллюстрация для наглядности:
Некоторые материалы могут вызывать сомнения — например, инструменты. Если отвертка стоит 3 000 рублей и приобретается для разового монтажа, её можно учесть как расходный материал. А вот если она используется постоянно на производстве — стоит рассматривать её как инвентарь или даже основное средство, в зависимости от стоимости.
Классификация и учет расходных материалов — это не только формальности для бухгалтерии. Это защита от ошибок в налогообложении и уверенность в том, что финансовая отчетность компании действительно отражает реальную картину. Поэтому грамотный подход к учету расходников — это важная часть внутренней финансовой дисциплины бизнеса.
Выбор счетов для учета
Основной счет 10
При учете расходных материалов, таких как канцтовары, хозяйственные принадлежности или комплектующие, чаще всего используется счет 10 «Материалы». Это типовой счет для учета материально-производственных запасов, предназначенных не для перепродажи, а для использования в деятельности предприятия.
Важно помнить, что на счете 10 можно учитывать только те материалы, которые подлежат дальнейшему списанию на затраты. Они должны быть оприходованы по накладным, а затем списаны по мере использования. Такое решение соответствует требованиям бухучета и позволяет сохранить прозрачность документооборота.
Если предположить ситуацию, когда в компанию поступили канцелярские принадлежности, бухгалтер формирует приход на 10 счет, а позже, на основании акта о списании или требования-накладной, они списываются на счет затрат (например, 26 или 44).
Подробнее о правилах списания канцтоваров можно прочитать в специальной статье на эту тему.
Варианты субсчетов
Чтобы облегчить детализацию учета, бухгалтеры часто используют субсчета к счету 10. Это не только удобно, но и полезно с точки зрения управленческого анализа. Примерный перечень субсчетов может выглядеть так:
- 10.01 — Сырье и материалы
- 10.03 — Топливо
- 10.06 — Прочие материалы (сюда часто включают канцтовары)
- 10.09 — Инвентарь и хозяйственные принадлежности
Использование субсчетов позволяет разделять материалы по видам и упростить контроль их движения. Например, канцелярские товары удобно вести через субсчет 10.06, а упаковку для продукции — через 10.01.
Также в крупных организациях возможно введение аналитического учета по местам хранения или подразделениям. Это помогает отслеживать, куда поступили материалы и как они используются.
Примеры проводок
Получим на примере, как отражаются операции с расходными материалами:
| Операция | Дебет | Кредит | Комментарий |
|---|---|---|---|
| Поступление канцтоваров от поставщика | 10.06 | 60 | Оприходовали материалы на склад |
| Списание канцтоваров в административные нужды | 26 | 10.06 | Списали на расходы управленческого характера |
| Списание в розничную торговлю (оформление витрины) | 44 | 10.06 | Материалы пошли на издержки обращения |
Также стоит учитывать НДС при поступлении, если компания работает с ним. В этом случае дополнительно формируется проводка по счету 19, но она выходит за рамки темы учёта материалов как такового.
Корректный выбор счетов и субсчетов помогает без ошибок закрыть период, точно сформировать налоговую базу и избежать лишних вопросов со стороны проверяющих органов.
Готовые решения для всех направлений
Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Особенности учета в зависимости от отрасли
Медицина
В медицинских учреждениях расходные материалы занимают значительное место в балансе. Это не только бинты, шприцы и перчатки, но и реагенты, тест-системы, специализированные одноразовые инструменты. Всё это можно отнести к материально-производственным запасам, и чаще всего учитываются они на счете 10. Применяется субсчет 10.06 «Прочие материалы».
Важно помнить, что учет должен отражать специфику быстрого потребления этих материалов. Например, одноразовые маски поступают на склад, а далее регулярно списываются в производство или в управленческие нужды.
Самым удобным вариантом учета является ведение книги учета расходных материалов. Подробности о ее оформлении можно найти в этой статье.
Частая ошибка – списывать материалы слишком поздно. Чтобы избежать этого, по отделениям рекомендуется внедрять систему внутреннего контроля с актами приемки-передачи.
Строительство
В строительной отрасли расходные материалы – это гвозди, краски, шпатели, защитная спецодежда, пленка и многое другое, что используется в процессе возведения объектов, но не включается в их стоимость напрямую. Большинство таких материалов также считается МПЗ и учитывается на счете 10 с использованием субсчета 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» или 10.06.
Так как стройка происходит на объекте, часто применяют складскую логистику: центральный склад – строительная площадка – списание. Для этого важно заранее подготовить систему учета по объектам и этапам работ. Это позволит связывать списания с конкретными задачами.
| Тип материала | Счет учета | Когда списывается |
|---|---|---|
| Малый строительный инструмент | 10.09 | При передаче в эксплуатацию |
| Пленка, шпаклевка, клей | 10.06 | При фактическом использовании |
| Спецодежда одноразовая | 10.06 | При выдаче сотруднику |
Не забывайте, что расходные материалы, которые остаются на конец отчетного периода, требуют инвентаризации, особенно когда строительство ведется на удаленных площадках.
Офисная деятельность
Даже в небольшом офисе возникает потребность в бумаге, канцелярии, картриджах, чистящих средствах. Все это — тоже расходные материалы. Обычно учитываются они по счету 10.06. Важно разграничивать категории по назначению: хозяйственные — для уборки, административные — обслуживают делопроизводство.
Особенность учета в офисе — повторяющийся характер закупок. Поэтому бухгалтеры часто используют лимитно-заборные карты или формируют внутренние заявки от отделов. Это помогает оптимизировать объемы закупок и контролировать расходы.
- Бумага, папки, ручки — подпадают под административные материалы;
- Моющие средства, туалетная бумага — хозяйственные нужды;
- Картриджи, тонеры — техническое обеспечение.
Одним из практичных решений становится внедрение автоматизированного учета: интеграция складской и бухгалтерской систем. Таким образом можно отследить, какие подразделения потребляют больше всего ресурсов, и корректировать нормы.
Ошибки и проверки
Типовые бухгалтерские ошибки
Работа с расходными материалами кажется простой лишь на первый взгляд. На практике бухгалтеры часто сталкиваются с одними и теми же ошибками, способными повлиять на налоговые отчисления и финансовую отчетность.
Самые распространенные нарушения:
- Неверный выбор счета учета: материалы списываются на 26 вместо 10. Материальные расходы важно проводить через счета учета запасов, иначе контролирующие органы могут посчитать их неправомерными.
- Отсутствие обоснования для списания: если не оформлены акты, нет маршрутных листов или норм расхода, обоснование затрат вызывает вопросы при проверке.
- Неполные или устаревшие первичные документы: особенно часто это касается накладных и счетов-фактур поставщиков. Без корректных реквизитов нельзя принять расходы к налоговому учету.
Пример: в компании материалы для офиса (бумага, канцелярия) регулярно списывались напрямую на 26 счет. Это снижало налог на прибыль, но в ходе налоговой проверки было выявлено отсутствие учета на складах и актов на списание. В результате — доначисление налога и штраф.
Правила внутреннего контроля
Чтобы избежать ошибок, важно выстроить в компании систему внутреннего контроля, особенно если объем операций с материалами значителен. Контроль может быть формализован в виде регламентов или внедрен через настройку процессов.
Ключевые элементы внутреннего контроля:
| Мероприятие | Описание |
|---|---|
| Разграничение полномочий | Отдельные сотрудники отвечают за закупку, учет, списание. Это снижает риски злоупотреблений. |
| Утверждение норм расхода | Для производственных и непроизводственных целей нормы фиксируются приказом — это основа для списания. |
| Периодическая инвентаризация | Позволяет выявить расхождения между учетными и фактическими остатками. |
| Шаблоны актов списания | Использование утвержденных форм актов облегчает оформление документов и минимизирует ошибки. |
Для небольших фирм достаточно визуального контроля со стороны руководителя, но при росте объемов стоит внедрить систему учета на складе и автоматизацию движения материалов.
Налогообложение и учет затрат
С точки зрения налогообложения, важно понимать, когда и как можно учесть стоимость расходных материалов в составе затрат, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.
В общем случае, расходы признаются в налоговом учете только при наличии:
- обоснованности — есть связь с деятельностью компании;
- документального подтверждения — все расходы оформлены и подтверждены первичкой;
- своевременности — материал был использован в отчетном периоде.
Для материалов, используемых в производстве, момент признания затрат — это дата списания в производство (например, через счет 20). Для прочих нужд — дата списания напрямую на счета административных расходов.
Особое внимание стоит уделить налогу на добавленную стоимость (НДС). Компания имеет право на вычет НДС по приобретенным материалам только после принятия их на учет и наличия счета-фактуры от поставщика. Ошибки в этих документах ведут к доначислениям — это одна из самых частых претензий налоговых органов при проверках.
Также необходимо различать налоговый и бухгалтерский учет. В бухучете списание происходит по правилам учета затрат, а в налоговом — по принципу надлежащего экономического обоснования. Если обе системы ведутся отдельно — нужно регулярно проводить сверку.
Вопросы и ответы
Что такое расходные материалы в бухгалтерском учете?
Чем расходные материалы отличаются от основных средств?
Какие счета используются для учета расходных материалов?
Когда расходные материалы списываются на затраты?
Какие примеры расходных материалов наиболее типичны?
Как классифицируются расходные материалы в медицине?
Как учитывать материалы в строительной отрасли?
Чем сопровождается списание расходных материалов?
Какие типичные ошибки бывают при учете расходных материалов?
Можно ли учесть НДС по расходным материалам?
Что помогает оптимизировать учет в офисе?
Как подтвердить обоснованность расходов для налога на прибыль?
Количество показов: 13
