Книга учета расходных материалов: правила ведения и образец

• Что такое книга учета и зачем она нужна
• Варианты форм ведения
• Пошаговая инструкция по заполнению
• Шаблоны и примеры
• Вопросы и ответы

Что такое книга учета и зачем она нужна

Книга учета расходных материалов — это рабочий инструмент, который помогает системно отслеживать движение канцелярских принадлежностей, офисной техники, средств гигиены, упаковки и других ТМЦ, используемых внутри компании. Особенно актуально ведение этой книги для бухгалтерии, офиса снабжения или администрации, где важно учитывать затраты и контролировать остатки.

Простыми словами, книга позволяет видеть, какие материалы были закуплены, когда и в каком объеме выданы, кому именно они переданы, и сколько реально осталось в запасе. Это сокращает риск потерь, облегчает планирование закупок и упрощает внутренний контроль.

Место в документообороте

Хотя книга учета не является строго обязательной по закону для всех организаций, на практике ее ведение — это элемент корректной внутренней отчетности. Она входит в систему документооборота компании на одном уровне с накладными, приходными ордерами и актами списания.

Вот как это обычно работает:

• Склад или ответственный сотрудник оформляет приход расходных материалов с помощью учетного документа.
• При выдаче материалов получателю фиксируются дата, наименование, количество и ФИО получателя в книге учета.
• По итогам месяца или квартала бухгалтерия делает сверку по данным книги и фактическому остатку на складе.

Таким образом, книга становится связующим звеном между первичными документами и бухгалтерским учетом. Подробности по отражению канцелярских товаров на счетах можно найти в специальной статье.

Требования к оформлению

Существуют базовые правила оформления книги учета, которые позволяют сделать ее понятной и пригодной к проверке:

• Форма может быть бумажной или электронной, но структура таблицы должна оставаться одинаковой.
• Обязательные реквизиты: дата, наименование материалов, единица измерения, количество, ФИО получателя и подпись.
• Нумерация страниц — сквозная, без пропусков. При бумажном формате желательно прошить и пронумеровать книгу, заверив печатью организации.

Не стоит делать книгу излишне формальной. Главное — удобство использования и прозрачность для внутреннего контроля. В компаниях, которые используют учетную систему или ПО для автоматизации, шаблон может быть встроен в интерфейс программы.

Какие данные необходимы

Чтобы книга учета действительно содержала полезную информацию, она должна отражать ключевые характеристики переданных материалов. Ниже приведен пример структуры записи:

Также могут добавляться дополнительные поля: подразделение, ответственный за выдачу, склад и прочие. Главное, чтобы структура была стабильной и позволяла отслеживать движение материалов с минимальными усилиями.

Итог: книга учета — это не просто формальность, а живой регламент, который помогает избежать излишних расходов, повысить прозрачность и ускорить внутренние процессы в компании.

Варианты форм ведения

Бумажный журнал

Классический способ учета расходных материалов — бумажный журнал. Он по-прежнему применяется в офисах, небольших мастерских и организациях с небольшим документооборотом. Простой в использовании, требует лишь ручки, линейки и внимательности. Однако, несмотря на наглядность, у такого формата есть свои минусы.

Бумажный журнал подходит, если количество списываемых материалов невелико, а процессы внутри компании достаточно упорядочены. Например, в небольшом отделе на 5–7 сотрудников журнальный способ учета позволяет быстро зафиксировать дату списания, ФИО получающего, остатки по складу. Но при этом сложно анализировать тенденции, находить несоответствия или быстро формировать отчеты.

Основные трудности при использовании бумажного журнала:

• Нет возможности автоматизированного анализа данных
• Ошибки из-за человеческого фактора: пропуски, неразборчивый почерк
• Сложность в восстановлении информации при потере документа

Excel-таблица

Excel стал логичным промежуточным решением между бумажным и цифровым учетом. Он предоставляет гибкость и удобство в ведении, а при правильной настройке может ускорить списания и контроль остатков. Особенно полезно, если в компании нет специализированного софта, но нужда в прозрачности учета уже назрела.

В Excel можно наглядно оформлять таблицы с цветовым форматированием, фильтрами по датам, сотрудникам, отделам. Пример структуры таблицы:

Но важно помнить, что Excel — это лишь инструмент. Необходимо регулярно делать резервные копии, ограничивать доступ, использовать проверку значений, чтобы избежать искажения информации. Также Excel не фиксирует действия пользователей, что ограничивает контроль со стороны руководства.

Программные решения

Если ваша компания активно использует канцтовары и расходные материалы, и особенно — если есть требования по отчетности, целесообразно применить полноценные программные решения. Это могут быть как модули в CRM и ERP-системах, так и специализированные решения для складского учета и логистики.

Современные программы позволяют наладить автоматическое списание, вести учёт с учетом партий и серий, учитывать остатки на складе в режиме реального времени и формировать отчеты за любой период. Помимо этого, можно настроить роли пользователей, автоматические уведомления при достижении минимального остатка, загрузку приходных накладных и многое другое.

Например, через систему можно связать заявки отделов на канцтовары с внутренним учетом склада и остатками. Это исключает двойное списание и облегчает аудит. Такие подходы особенно полезны при наличии нескольких складов, филиалов или ответственных.

Дополнительно автоматизация позволяет учитывать не только расход, но и причины списания. О причинах списания канцтоваров подробнее рассказывается в отдельной статье, в том числе с примерами формулировок.

Преимущества автоматизированных решений:

• Многопользовательский режим с разграничением доступа
• Интеграция с бухгалтерским и складским учетом
• Хранение истории изменений и действий
• Быстрая подготовка отчетности для внутреннего и внешнего аудита

Готовые решения для всех направлений

Склады

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Магазины

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Маркировка

Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Узнать больше

Онлайн-торговля

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Учреждения

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Производство

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

ЕГАИС

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Стать партнером

Получение статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.

Узнать больше

Сертификация для партнеров

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Задачи.Решения

Узнать больше

Инвентаризация

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Продукт для решений

Узнать больше

уровни лицензий продукта для решений

Узнать больше

Показать все решения по автоматизации

Пошаговая инструкция по заполнению

Заполнение граф

Книга учёта расходных материалов — это не просто формальность, а инструмент для контроля за движением ресурсов на предприятии. Правильное заполнение книги позволяет отслеживать остатки, планировать закупки и анализировать объемы потребления. Главное правило: всё фиксируется сразу и без пропусков.

Каждая строка вносится только после фактической выдачи материалов. Причём указывается точная дата, наименование и единица измерения. Вот какие графы обычно содержит книга:

Важно: на практике многие компании дополняют книгу дополнительными столбцами, например, номером склада или кодом материала. Это особенно актуально при большом объеме учёта.

Также стоит учитывать особенности учёта материалов в производстве, где важно учитывать нормы расхода, чтобы исключить перерасход.

Хранение книги

Физическая или электронная форма книги — выбор каждого предприятия. Главное, чтобы был соблюдён доступ к информации и надёжность хранения. В случае бумажного варианта книгу нужно сшить, подписать, пронумеровать страницы и скрепить печатью организации.

Вот базовые требования к хранению:

• Срок хранения — не менее 5 лет, независимо от формы ведения.
• Закрытая книга с подписями и печатью — обязательное условие для бумажной версии.
• Ограничение доступа. Ответственные лица и только они могут вносить записи.

Ответственные сотрудники

Назначение ответственных за ведение книги — это важный шаг. Обычно этим занимаются сотрудники отдела снабжения, кладовщики или специалисты по МТО. Главное — чётко закрепить ответственность в должностной инструкции или внутренними распоряжениями.

Лучше всего, если в учёте участвуют два уровня ответственности:

• Оформление и занесение данных: кладовщик или логист.
• Контроль и проверка корректности заполнения: начальник подразделения или бухгалтер.

Это минимизирует ошибки при оформлении и повышает прозрачность расходования материалов.

Если ваша компания использует специализированные системы учёта, то роль ответственного часто сводится к контролю за выгрузкой и правильным отражением данных в базе. Тем не менее, книга всё ещё остаётся базой для проверок и внутреннего аудита.

Шаблоны и примеры

Скачать образец книги учета

Чтобы упростить ведение книги учета расходных материалов, можно воспользоваться готовым шаблоном. Такой образец уже содержит все необходимые графы и структуру, соответствующую требованиям, и помогает избежать ошибок при оформлении.

В типовом шаблоне, как правило, предусмотрены следующие разделы:

• Дата записи
• Наименование материала
• Единицы измерения
• Количество (приход и расход)
• ФИО ответственного лица
• Основание списания (акты, наряды, заявки)
• Подпись получателя и отпустившего

Можно вести такую книгу в бумажном или электронном виде. Главное — обеспечить наличие необходимой информации и возможность восстановить цепочку движения материалов при необходимости.

Актуальные формы 2025 года

На 2025 год каких-либо обязательных унифицированных форм книги учета расходных материалов законодательство не предъявляет. Однако внутренние регламенты компаний, действующие стандарты бухучета и принципы документооборота диктуют базовые требования к таким документам.

На практике чаще всего используются следующие формы:

Какую форму выбрать — зависит от объема учета, количества участников процесса и наличия ИТ-ресурсов. Для юридической силы стоит утвердить выбранную форму приказом по организации.

Проверка и утверждение руководством

Любая книга учета расходных материалов, вне зависимости от формы, должна быть утверждена руководителем организации или уполномоченным им лицом. Это не просто формальность: утверждение формы – важный шаг, без которого документ не будет обладать официальным статусом.

На практике утверждение выглядит следующим образом:

1. Разрабатывается шаблон или выбирается форма учета.
2. Подготавливается приказ об утверждении формы (с реквизитами документа).
3. Приказ подписывается руководителем, документ регистрируется и вступает в действие с указанной даты.

Также важно назначить ответственного за ведение книги. Это может быть заведующий складом, кладовщик, либо иное лицо, в зависимости от структуры предприятия. Его обязанности должны быть отражены в должностной инструкции или в отдельном приказе.

Регулярная проверка заполнения книги учета позволяет своевременно выявлять отклонения, контролировать остатки и защищать компанию от рисков при налоговых проверках или внутренних аудитах.

Вопросы и ответы