Пошаговая инструкция по проведению инвентаризации основных средств в 2026 году
Обновлено:
В статье представлена подробная пошаговая инструкция проведения инвентаризации основных средств в 2026 году в соответствии с ФСБУ 28/2023. Описаны подготовительный этап, формирование комиссии, методы фото‑ и видеофиксации, сверка данных и отражение результатов в бухгалтерском учете.
Нормативно‑правовая база и ключевые изменения в 2026 году
Основные нормативные акты
В 2026 году центральным документом, регламентирующим проведение инвентаризации в коммерческих организациях, остаётся ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Он обязателен для всех юридических лиц, использующих российскую бухгалтерскую отчётность, и определяет порядок составления инвентаризационных описей, требования к подтверждающим документам и сроки их оформления.
Для бюджетных учреждений применяется Приказ Минфина № 61н, который устанавливает форму 0510463 и правила электронного документооборота. При этом ФСБУ 28/2023 к госсектору не применяется.
С 1 апреля 2026 года полностью утрачивает силу Приказ Минфина № 49н, поэтому все процедуры, ранее регулирувшиеся этим приказом, необходимо переводить в соответствие с действующими нормативами (ФСБУ 28/2023 и Приказ № 61н).
Кворум и организация комиссии
Для проведения инвентаризации в коммерческих организациях формируется комиссия. По новому регламенту кворум комиссии составляет не менее 80 % от её состава, что означает, что отсутствие более 1/5 членов комиссии недопустимо.
Создание комиссии может быть необязательно, если выполнено одно из условий:
- в организации только один директор;
- учёт ведёт внешний аудитор;
- действует постоянная ревизионная служба.
В случае необходимости проведения комиссии допускаются дистанционные методы фиксации: фото‑ и видеосъёмка, терминалы сбора данных (ТСД), штрих‑коды, RFID‑метки, а также использование беспилотных летательных аппаратов для охвата больших площадей складов и производственных территорий.
Расширенные случаи и новые методы инвентаризации
С 2026 года перечень ситуаций, требующих обязательной инвентаризации, расширяется. К ним относятся:
- Смена материально‑ответственного лица (МОЛ) – необходимо подтвердить, что передающиеся активы находятся в полном учёте;
- Подготовка годовой финансовой отчётности – инвентаризация обеспечивает достоверность балансовой стоимости активов;
- Продажа или аренда основных средств – подтверждение наличия и состояния передаваемых объектов;
- Выявление порчи, хищения или утраты – документальное фиксирование потерь.
Для проведения инвентаризации допускаются современные технологии: сканирование штрих‑кодов и RFID‑меток ускоряет процесс учёта, а беспилотники позволяют быстро собрать данные о расположении и состоянии крупногабаритных активов на открытых площадках.
Оценка излишков и ограничения на списание
При обнаружении избыточных или неиспользуемых активов новые правила предусматривают несколько способов их оценки:
- Рыночная стоимость – ориентир на текущие цены аналогичных товаров на открытом рынке;
- Справедливая стоимость в соответствии с МСФО 13 – оценка, учитывающая ожидаемую цену продажи в условиях обычного рынка;
- Чистая стоимость продажи – выручка от реализации за вычетом прямых расходов;
- Балансовая стоимость аналогичных активов – используется, если рыночные данные недоступны.
Кроме того, Минфин вводит запрет на списание основных средств без предварительной инвентаризации и оформления инвентаризационной описи. Это требование направлено на исключение необоснованных списаний и обеспечивает документальную базу для последующего контроля.
Подготовительный этап и проведение инвентаризации
1. Издание и регистрация приказа
Для начала инвентаризации руководитель издаёт приказ (обычно форма ИНВ‑22, но допускается и собственный шаблон). В приказе указываются:
- Причина проверки (например, плановая инвентаризация, изменение учетной политики);
- Сроки – даты начала, окончания и сдачи результатов в бухгалтерию;
- Перечень основных средств, включающий арендованные объекты и имущество, находящееся на хранении;
- Состав комиссии.
После подписания приказ регистрируется в журнале контроля (форма ИНВ‑23). Одновременно собираются расписки от материально‑ответственных лиц (МОЛ) о передаче первичных документов, что фиксирует готовность к проверке.
2. Формирование комиссии и подготовка документов
Комиссия обычно состоит из:
- Председателя – чаще всего главный бухгалтер;
- Членов комиссии – представители администрации, бухгалтерии и непосредственно МОЛ.
Если проверка может быть проведена без комиссии (например, при небольшом объёме ОС), в приказе оформляется отказ от её создания и указывается обоснование.
Перед выездом на объект комиссия проверяет бухгалтерские регистры:
- Актуальность инвентарных карточек;
- Наличие технических паспортов;
- Документы, подтверждающие аренду, лизинг или хранение.
Отсутствие любого из перечисленных документов требует уточнения у МОЛ до начала физической проверки.
3. Физический осмотр (натуральная проверка)
Осмотр проводится в присутствии МОЛ, что обеспечивает достоверность данных и позволяет сразу устранять замечания. Для признания кворума необходимо участие не менее 80 % членов комиссии.
Во время осмотра фиксируются все объекты с помощью современных средств:
- Терминалы сбора данных (ТСД) – вводятся коды и комментарии в реальном времени;
- Сканирование штрих‑кодов и RFID‑меток – ускоряют идентификацию и уменьшают риск ошибок;
- Удалённая фото‑ и видеофиксация – создаёт визуальный архив состояния ОС;
- При необходимости привлекаются беспилотные аппараты для проверки трудно доступных объектов (крыши, высотные установки).
Выбор метода зависит от типа актива, его расположения и наличия технических средств.
4. Оформление результатов
Все сведения заносятся в Инвентаризационную опись (форма ИНВ‑1 или собственный шаблон). При этом формируется отдельная опись для непригодных к эксплуатации основных средств, где указываются причины вывода из эксплуатации и предложения по их утилизации или списанию.
В описи фиксируются:
- Инвентарный номер и наименование ОС;
- Фактическое местонахождение;
- Состояние (рабочее, требующее ремонта, непригодное);
- Сопоставление с данными бухгалтерского учета (различия фиксируются в примечаниях).
Сроки проведения инвентаризации, указанные в приказе, фиксируются в журнале контроля: даты начала, окончания и сдачи документов в бухгалтерию. После сдачи описи бухгалтерия вносит корректировки в учетные регистры и формирует акт завершения инвентаризации.
Сверка, оценка и бухгалтерское отражение результатов
Сверка инвентаризационных данных с учетными остатками
На этапе инвентаризации проводится сопоставление данных, зафиксированных в инвентаризационной описи, с остатками, отражёнными на балансовых счетах 01 (основные средства), 03 (запасы) и на соответствующих забалансовых счетах. При обнаружении расхождений формируется Сличительная ведомость (форма ИНВ‑19), в которой указываются конкретные позиции и величина отклонения. Ответственному за объект (МОЛ) направляется запрос на предоставление письменных объяснений. После получения всех пояснений результаты сверки консолидируются в Итоговую ведомость (форма ИНВ‑26), где фиксируются как подтверждённые остатки, так и выявленные отклонения.
Оценка излишков и недостач
Для каждой выявленной избыточной позиции необходимо определить её стоимость. Возможные подходы:
- рыночная стоимость;
- справедливая (fair) стоимость;
- чистая стоимость продажи;
- балансовая стоимость аналогов.
Выбор метода зависит от характера актива и наличия рыночных данных.
Недостачи оцениваются по остаточной стоимости, то есть стоимости, оставшейся после учёта износа и амортизации. При наличии подтверждённого виновного лица (например, сотрудника, допустившего утрату) расходы могут быть возмещены от него; в противном случае недостача учитывается как прочие расходы организации.
Бухгалтерские проводки при корректировках
Излишки
- При признании избыточного актива в эксплуатацию:
Дт 01 (08) — Кт 91.1— оприходование. - При вводе актива в эксплуатацию без изменения его стоимости:
Дт 01 — Кт 08.
Недостачи
- Списание по остаточной стоимости:
Дт 91.2 — Кт 94. - Если виновное лицо установлено:
Дт 73.2 — Кт 94— взыскание ущерба.
Пересортица (исключительные случаи)
Разрешается только при совпадении периода, МОЛ, наименования и количества. При различии стоимости применяются две проводки:
Дт 94 — Кт 41— коррекция превышения;Дт 41 — Кт 91.1— отражение дохода от пересортицы.
Обесценение повреждённых или устаревших активов
- Запасы: согласно ФСБУ 5/2019 –
Дт 91.2 — Кт 14(создание резерва). - Основные средства: согласно ФСБУ 6/2020 –
Дт 91.2 — Кт 02(списание обесценения).
Эти проводки фиксируют снижение стоимости активов и обеспечивают корректное отражение в финансовой отчётности.
Особенности контроля и ограничения
Списание активов без предварительной инвентаризации запрещено. Такое требование усиливает внутренний контроль, исключает произвольные корректировки и гарантирует, что любые изменения в учётных остатках подкреплены документально подтверждёнными результатами инвентаризации. Это, в свою очередь, повышает достоверность бухгалтерской информации и снижает риск финансовых потерь.
Контроль, отчетность и практические рекомендации
Формирование итогового пакета документов
По завершении инвентаризации необходимо собрать три основных документа:
- Акт о результатах (по форме, аналогичной ИНВ‑26). В нём фиксируются итоговые данные описи, выявленные излишки, недостачи и обесценения.
- Протокол заседания комиссии, где отражаются ход совещания, принятые решения и подписи всех членов комиссии.
- Объяснительные записки материально‑ответственного лица (МОЛ), в которых указываются причины выявленных отклонений и предлагаемые меры по их устранению.
Эти документы образуют единый пакет, который подаётся на утверждение.
Сроки утверждения и отражение в бухгалтерском учете
- Утверждение итогового пакета должно произойти не позже даты формирования годовой отчётности. Для годовой инвентаризации крайний срок – 31 декабря отчётного года.
- Результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете в том же отчётном периоде, в котором завершена проверка. Это обеспечивает согласованность данных финансовой отчётности и инвентарных результатов.
- В пояснительной записке к балансу раскрываются только крупные излишки, недостачи или обесценения, которые способны существенно влиять на финансовое положение организации. Малые отклонения фиксируются в примечаниях к бухгалтерским проводкам.
Внутренний контроль и ответственность
Эффективный внутренний контроль включает несколько обязательных пунктов:
- Проверка кворума комиссии и наличие подписей всех её членов в протоколе.
- Контроль сохранности электронных логов терминалов сбора данных (ТСД) и сопутствующих фото/видео‑фиксаций, которые подтверждают проведённые операции.
- При обнаружении нарушений предусмотрена административная и налоговая ответственность:
- Штрафы до 20 000 руб по КоАП ст. 15.11 за нарушение процедур контроля.
- Налоговые штрафы 10 000–30 000 руб или 20 % от недоуплаченного налога за несоблюдение требований ФСБУ 28/2023.
- Возможный отказ налоговой службы в признании расходов, если инвентаризация проведена с нарушениями, что приводит к корректировке налоговой базы.
Практические рекомендации
Для упрощения процесса и снижения риска ошибок рекомендуется внедрить следующие инструменты:
- Шаблон приказа ИНВ‑22 – стандартный документ, упрощающий оформление приказа о проведении инвентаризации.
- Чек‑лист для МОЛ – перечень обязательных действий (проверка наличия ТСД, подтверждение подписей, подготовка объяснительных записок).
- Автоматизация описи с помощью мобильных ТСД или специализированного модуля в 1С. Это ускоряет сбор данных, уменьшает количество ошибок ввода и обеспечивает автоматическое формирование акта.
- Электронный документооборот с электронной подписью (ЭЦП) – позволяет быстро передавать и хранить все документы, обеспечивая их юридическую силу и контроль доступа.
- При необходимости подготовьте типовые бухгалтерские проводки для отражения излишков и недостач (например, Дт 98 «Прибыль/убыток от инвентаризации», Кт 41 «Товары» и т.п.), что ускорит процесс закрытия бухгалтерского периода.
Соблюдение указанных сроков, документальных требований и контрольных процедур позволяет обеспечить достоверность финансовой отчётности и избежать штрафных санкций.
Часто задаваемые вопросы
Какие нормативные документы регулируют инвентаризацию основных средств в 2026 году?
Инвентаризацию полностью регулирует ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Для коммерческих организаций это единственный обязательный стандарт; при этом Приказ Минфина № 49н утратил силу. Для бюджетных и казенных учреждений дополнительно применяется Приказ Минфина № 61н с обязательным использованием электронных форм (в том числе формы 0510463).
Обязательно ли формировать инвентаризационную комиссию и какие требования к её составу?
Комиссию создавать не требуется, если в организации только один директор, учет ведёт сторонний аудитор или существует постоянная ревизионная служба. В остальных случаях комиссия обязана быть оформлена приказом руководителя и включать минимум два‑три члена. Для признания результатов необходимо присутствие не менее 80 % членов комиссии (правило кворума).
Можно ли использовать фото‑ и видеофиксацию, RFID‑метки и терминалы сбора данных при проверке?
Да. ФСБУ 28/2023 официально разрешает дистанционную фиксацию: фото‑ и видеосъёмка, сканирование штрих‑кодов, RFID‑метки, терминалы сбора данных (ТСД) и даже беспилотники. Все материалы должны быть сохранены в электронном виде и подписаны членами комиссии.
Как оценивать найденные излишки основных средств?
Излишки могут быть оценены по одному из трёх вариантов, выбранных организацией:
- рыночная стоимость;
- справедливая стоимость (по МСФО 13);
- балансовая стоимость аналогичных активов, уже числящихся в учете. Оценка фиксируется в Инвентаризационной описи, а бухгалтерская проводка — Дт 01 (08) — Кт 91.1.
Можно ли списать основные средства без проведения инвентаризации?
С 2026 года Минфин запрещает списание любых основных средств (из‑за износа, поломки и т.п.) без предварительной инвентаризации и оформления соответствующей инвентаризационной описи. Нарушение влечёт административные штрафы и отказ налоговых органов признавать такие списания.
