Порядок инвентаризации в 2026

В 2026 году порядок инвентаризации регулируется обязательным ФСБУ 28/2023, который требует от всех коммерческих организаций проводить проверку активов с акцентом на их фактическое состояние. Стандарт предусматривает четыре этапа — подготовительный, фактическую проверку, сверку результатов и оформление итогов, а также допускает дистанционную проверку и оценку излишков по справедливой стоимости.

Нормативная база и ключевые изменения ФСБУ 28/2023 в 2026 году

1. Общее применение ФСБУ 28/2023 с 2026 года

С 2025 года порядок проведения инвентаризации регулируется обязательным стандартом ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Начиная с 2026 года все коммерческие организации обязаны полностью соблюдать требования стандарта в каждом отчётном периоде. Это означает, что любые отклонения от методологии, установленной в ФСБУ 28/2023, могут привести к корректировкам бухгалтерской отчётности и налоговым последствиям.

2. Основные требования к инвентаризации

Главное новшество стандарта – переход от чисто количественного пересчёта к оценке фактического состояния активов. При инвентаризации необходимо фиксировать не только наличие и количество, но и такие характеристики, как пригодность, наличие порчи, степень обесценения.

Объекты, подлежащие обязательному учёту:

• материальные активы (основные средства, запасы, денежные средства);
• нематериальные активы;
• дебиторская и кредиторская задолженность;
• обязательства и резервы;
• имущество третьих лиц, находящееся у организации.

Для каждого объекта фиксируется статус (неликвид, порча, обесценение) и, при необходимости, переоценка по справедливой (рыночной) стоимости в соответствии с МСФО 13. Валютные задолженности пересчитываются на дату проведения инвентаризации, что обеспечивает актуальность курсовых разниц.

3. Исключения и упрощения для отдельных категорий

Стандарт предусматривает ряд упрощений, направленных на снижение административной нагрузки:

• Малый бизнес (директор + главный бухгалтер) может обходиться без создания отдельной инвентаризационной комиссии.
• Основные средства проверяются раз в три года, а библиотеки – раз в пять лет, если их состояние не изменилось существенно.
• Имущество, проверённое после 1 октября текущего отчётного года, не подлежит повторной проверке в том же году.

Эти исключения позволяют организациям планировать инвентаризационные мероприятия более гибко, сохраняя при этом соответствие требованиям ФСБУ 28/2023.

4. Новые обязательные элементы учёта и практические аспекты

В рамках ФСБУ 28/2023 вводятся несколько обязательных элементов, которые ранее не требовались:

• Фиксация статуса объектов (обесценение, порча, неликвид) в учётных регистрах;
• Оценка излишков по справедливой стоимости, используя методику МСФО 13;
• Пересчёт валютных задолженностей на дату инвентаризации.

Стандарт также допускает дистанционную проверку (видеофиксацию, фотосъёмку, использование дронов), при условии, что порядок её проведения отражён в учётной политике организации. Это особенно актуально для компаний с разветвлённой сетью объектов, где физический доступ к каждому активу затруднён.

Все результаты инвентаризации обязаны быть отражены в бухгалтерском учёте в том налоговом периоде, в котором завершилась инвентаризация. Несвоевременное отражение может привести к необходимости корректировок в последующих отчётах и к налоговым штрафам.

Таким образом, к 2026 году ФСБУ 28/2023 формирует единый и детализированный подход к проверке активов, требующий от организаций как точного документирования, так и готовности к использованию современных технологий при проведении инвентаризации.

Пошаговый порядок проведения инвентаризации в 2026 году

1. Подготовительный этап

Первый шаг — издание приказа о проведении инвентаризации. В приказе фиксируются: сроки проведения, перечень проверяемого имущества и состав комиссии. После этого формируется сама комиссия: назначаются члены, проверяется наличие кворума (не менее 80 % от заявленного состава). Если более 20 % членов отсутствуют, результаты инвентаризации считаются недействительными и требуют повторного формирования комиссии.

Одновременно с этим от материально‑ответственных лиц (МОЛ) собираются подписи‑расписки, подтверждающие сдачу приходных и расходных документов, а также факт полного оприходования или списания имущества. Подпись МОЛ не считается членом комиссии, но её наличие является обязательным контрольным пунктом.

2. Фактическая проверка

На этапе фактической проверки проводится непосредственный пересчёт и осмотр имущества. В зависимости от типа активов используются разные методы:

• взвешивание и измерение для материальных запасов;
• сканирование штрих‑кодов или RFID‑меток для ускорения идентификации;
• фиксация видеоматериалом при дистанционной проверке, что обеспечивает доказательную базу.

Оценка состояния имущества включает отметку признаков обесценения, порчи, устаревания или неиспользуемости. Результаты фиксируются в описи, заполняя унифицированные формы ИНВ‑3 (или собственные бланки). В описи обязательны поля «Статус», «Справедливая стоимость» и «Рекомендация комиссии», что позволяет сразу увидеть, какие объекты требуют списания, а какие – переоценки.

3. Сверка и оформление итогов

После завершения полевой проверки полученные данные сравниваются с бухгалтерским учётом. При обнаружении расхождений составляется сличительная ведомость по форме ИНВ‑19, где указываются отклонения по количеству, стоимости и статусу активов.

Затем комиссия проводит закрывающее заседание, на котором формируется итоговый протокол (акт). В протоколе отражаются причины расхождений и предложения по их устранению. Протокол подписывается руководителем организации (директором) и считается утверждённым только после его подписи.

В бухгалтерском учёте в том же отчётном периоде регистрируются излишки и недостачи: излишки учитываются по справедливой стоимости, а недостачи списываются с обоснованием причин.

4. Контрольные точки

Для обеспечения достоверности и законности процесса инвентаризации необходимо соблюдать несколько контрольных точек:

• Подпись МОЛ — подтверждает передачу документов и не заменяет членство в комиссии.
• Видеодокументация — обязательна при дистанционной проверке и служит доказательством проведённых действий.
• Своевременное оформление приказов о замене членов комиссии — необходимо, если кто‑то из членов недоступен по болезни или другим причинам.

Соблюдение этих пунктов гарантирует, что результаты инвентаризации будут признаны корректными и пригодными для дальнейшего бухгалтерского и управленческого использования.

Практические рекомендации и технологические инструменты

Подготовка и планирование проверки

Эффективное прохождение инвентаризационной проверки начинается с чёткой организации процессов.

1. Разделение зон ответственности – в приказе о проведении проверки необходимо указать, кто отвечает за склад, офис и каждый филиал. Это упрощает взаимодействие комиссии и исключает дублирование действий.
2. Изоляция потока ТМЦ – на время проверки рекомендуется создать «транзитную зону» или временно приостановить приём‑отгрузку. Таким образом, в момент проверки количество товаров фиксировано и не меняется.
3. Подготовка за день до проверки – руководитель организации (МОЛ) упорядочивает товары, размещает их так, чтобы штрих‑коды были видны наружу. Это ускоряет сканирование и снижает риск ошибок при учёте.

Технологические решения

Современные инструменты позволяют минимизировать ручной ввод и ускорить проверку:

• Терминалы сбора данных (ТСД) и смартфоны с приложениями — например, Сканкод, Клеверенс, МойСклад. Они читают штрих‑коды в реальном времени и сразу передают данные в систему, исключая необходимость последующего ввода.
• RFID‑метки для основных средств и офисного оборудования. Считывание происходит за секунды, что особенно удобно при учёте крупногабаритных или мелких предметов.
• Видео‑фиксация и дрон‑съёмка для удалённых филиалов. Записи должны включать геолокацию, дату‑время и храниться в архиве не менее 5 лет, что обеспечивает доказательную базу при проверке.

Пример: в компании‑дистрибьюторе внедрили ТСД и RFID‑метки одновременно. За первую проверку время сканирования сократилось с 3 часов до 30 минут, а количество ошибок в учётных данных уменьшилось на 92 %.

Автоматизация документооборота

Интеграция учётных систем с процессом инвентаризации повышает точность и ускоряет подготовку отчётности:

• Электронные формы (ИНВ‑3, ИНВ‑19) реализованы в 1С/ERP. Поля «Справедливая стоимость» заполняются автоматически на основе актуальных прайс‑листов, что исключает ручные расчёты.
• Связь с бухгалтерией – после утверждения протокола система формирует бухгалтерские проводки автоматически, что ускоряет закрытие периода и уменьшает риск несоответствия данных.

Секторные нюансы и контроль качества

Секторные особенности

Контроль качества

Для обеспечения соответствия регламенту рекомендуется использовать чек‑лист комиссии, включающий:

• наличие кворума и присутствие МОЛ;
• наличие видеодокументов, подтверждающих процесс инвентаризации;
• заполнение полей «Признаки обесценения» в протоколе.

Кроме того, периодический аудит внутренней политики инвентаризации (раз в полугодие) помогает выявлять отклонения от установленного регламента и своевременно корректировать процедуры.

Ответственность, риски и план действий после инвентаризации

Налоговая и административная ответственность

Нарушения в учёте доходов и расходов влекут за собой конкретные налоговые санкции. За каждое отдельное нарушение предусмотрен штраф 10 000 руб., а при повторном – 30 000 руб. Если в результате инвентаризации налоговая база будет занижена, налоговая служба может наложить штраф в размере 20 % от недоимки, но не менее 40 000 руб.

Неучтённые излишки, определённые по справедливой стоимости, приводят к доначислению налога на прибыль, начислению пени и штрафу от 20 % до 40 % от недоимки (ст. 122 НК РФ). Аналогично, списание недостачи без надлежащих документов считается недопустимым: такие расходы аннулируются, а налог переоценивается.

С точки зрения административного права, грубое нарушение требований к бухгалтерскому учёту (ст. 15.11 КоАП РФ) влечёт штраф от 5 000 до 10 000 руб. за первое нарушение и от 10 000 до 20 000 руб. за повторное, а в тяжёлых случаях – дисквалификацию на 1–2 года.

Гражданско‑правовая и криминальная ответственность

Отсутствие подписи ответственного лица (МОЛ) или недостижение кворума комиссии может стать основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. В таком случае организация теряет возможность взыскать ущерб с сотрудника, а внутренние удержания, оформленные на основании ошибочного акта расхождений, могут быть аннулированы и компенсированы работнику.

Криминальная ответственность наступает при преднамеренном искаженном учёте. Фиктивная инвентаризация, скрывающая хищения, квалифицируется как мошенничество или присвоение (ст. 159, 160 УК РФ) и как уклонение от уплаты налогов (ст. 199 УК РФ).

План действий после завершения инвентаризации

1. Оформление итогового протокола – документ должен быть подписан всеми членами комиссии, к нему прикладываются видеоматериалы и фото‑отчёты.
2. Корректировка бухгалтерского учёта – все выявленные расхождения вносятся в учёт в том же отчётном периоде, чтобы избежать разрыва между налоговой и бухгалтерской отчётностью.
3. Подготовка сличительных ведомостей – формируются ведомости и акты, которые могут понадобиться при налоговой проверке; они хранятся минимум 5 лет.
4. Внутреннее расследование – причины расхождений фиксируются в служебных записках, при необходимости применяются дисциплинарные меры.
5. Обновление политики инвентаризации – в регламент добавляются пункты о дистанционной проверке, оценке справедливой стоимости, а также о резервных членах комиссии.
6. Обучение персонала – проводится инструктаж и тестирование сотрудников, чтобы повысить готовность к следующей проверке.

Контрольный чек‑лист и дальнейшие шаги

• Приказ о проведении инвентаризации подписан и утверждён руководством.
• Состав комиссии соответствует требованиям кворума; МОЛ присутствует, но не является членом комиссии.
• Все описи заполнены, включены признаки обесценения и указана справедливая стоимость.
• При наличии видеофиксации метаданные (дата/время) проверены, файлы сохранены в архиве.
• Итоговые бухгалтерские проводки отражены в том же налоговом периоде.
• Документы (приказы, акты, сличительные ведомости) хранятся в архиве не менее 5 лет.

Следующие шаги: разработать календарный план инвентаризации на 2027 год с учётом обязательных сроков, оценить необходимость привлечения внешних оценщиков для определения справедливой стоимости крупных излишков и внедрить автоматический мониторинг отклонений в ERP‑системе (алерты при расхождении более 2 %).

Полезные сервисы и обновления

Мобильная автоматизация склада

Узнать больше

Маркировка «Честный ЗНАК»

Узнать больше

Розничная торговля и инвентаризация

Узнать больше

Часто задаваемые вопросы

Какой нормативный документ регулирует порядок инвентаризации в 2026 году?

С 2025 года обязательным нормативным актом является ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». С 2026 года его требования применяются полностью ко всем коммерческим организациям.

Нужно ли создавать инвентаризационную комиссию в микропредприятии?

Если в штате только директор и главный бухгалтер (или их совмещённые роли) – комиссия не требуется. Проверку может провести директор либо привлечённый независимый аудитор. При наличии более трёх сотрудников комиссия обязательна.

Что считается нарушением кворума комиссии и какие последствия?

Если при проверке отсутствует более 20 % членов комиссии, результаты считаются недействительными и аннулируются. В таком случае требуется издать новый приказ о замене членов комиссии и повторно провести проверку.

Как оформлять дистанционную (удалённую) инвентаризацию?

Разрешено использовать видеозапись, фотосъёмку или дрон. Для доказательной силы необходимо:

1. зафиксировать дату, время и геолокацию записи;
2. обеспечить непрерывную трансляцию или хранить оригиналы в архиве не менее 5 лет;
3. приложить ссылки на видеоматериалы к акту инвентаризации и подписать их в приказе.

Как определять справедливую (рыночную) стоимость найденных излишков?

Оценка должна соответствовать МСФО 13. При отсутствии независимого оценщика допускается использовать официальные прайс‑листы поставщиков, котировки на специализированных площадках или результаты внутреннего анализа, оформленные бухгалтерским расчётом и подтверждённые подписью главного бухгалтера.

Когда и как отражать результаты инвентаризации в бухгалтерском учёте?

Все выявленные излишки, недостачи и обесценения обязаны быть зарегистрированы в учёте в том налоговом периоде, в котором завершилась инвентаризация. Оформляются проводки по итоговому акту, а корректировки нельзя «переносить» в предыдущие месяцы – это считается нарушением ФСБУ 28/2023 и влечёт налоговые штрафы.