Новые правила инвентаризации в 2026

С 1 января 2026 года в России полностью вступили в силу новые правила инвентаризации: для коммерческих компаний применяется ФСБУ 28/2023, а для государственных учреждений — электронные формы по приказу Минфина № 61н. Введены дистанционная проверка, кворум комиссии снижен до 80 %, обязательная оценка излишков по справедливой стоимости и учёт всех забалансовых объектов.

Контекст и ключевые изменения в 2026 году

Переход к федеральному стандарту ФСБУ 28/2023

С 1 января 2026 года в России завершён переход на федеральный стандарт ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Основная цель стандарта – полностью заменить формальный бумажный документооборот гибкими методами контроля, позволяющими фиксировать реальное состояние активов в режиме реального времени. В результате организации обязаны вести учёт всех объектов, включая чужие товары, находящиеся на ответственном хранении, а также любые забалансовые позиции.

Новые требования к государственному сектору (приказ Минфина № 61н)

Для организаций государственного сектора с 2026 года вступил в силу Приказ Минфина № 61н. Ключевые положения приказа:

• Обязательный электронный документооборот (КФД). Все итоги инвентаризации оформляются через унифицированные электронные формы.
• Новые бланки:
  • акт сверки расчётов (форма 0510477);
  • сведения о признании объектов права пользования НФА (форма 0510478).
• Утрата силы прежних методических указаний (№ 49н, 157н, 162н и др.). Вместо них вводится единый альбом бухгалтерских записей. Нарушение требований приводит к штрафу и отказу в приёме отчётности.

Практические изменения для коммерческих организаций (ФСБУ 28/2023)

ФСБУ 28/2023 вводит ряд конкретных изменений, которые влияют на процесс инвентаризации:

• Дистанционный формат проведения: допускается видеофиксация, фотосъёмка и использование дронов; члены комиссии могут присутствовать удалённо.
• Снижение кворума: для утверждения результатов достаточно 80 % членов комиссии (ранее требовалось 100 %).
• Возможность проведения без комиссии: если в компании один директор, проверку может выполнять внешний аудитор или постоянный ревизор.
• Оценка излишков: проводится по справедливой стоимости в соответствии с МСФО 13 или по балансовой стоимости аналогичных активов.
• Всеобщее включение объектов: обязательный учёт включает любые активы, даже те, которые находятся в чужом распоряжении или находятся вне баланса.

Пример внедрения

Компания «ТехноИнвест» в 2026 году провела первую инвентаризацию по новому стандарту. Инвентариаторы использовали дрон для съёмки складского помещения, а результаты были загружены в систему КФД в виде видеозаписей и фотоматериалов. Комиссия, состоящая из трёх членов, собралась онлайн; кворум составил 2 члена (≈ 66 %), но поскольку один из членов был внешним аудитором, проверка прошла без нарушения требований. Излишки оборудования были оценены по справедливой стоимости согласно МСФО 13, а все объекты, включая товары, переданные на ответственное хранение третьим лицам, были отражены в едином альбоме бухгалтерских записей.

Эти изменения делают процесс инвентаризации более прозрачным, ускоряют подготовку отчётности и снижают административную нагрузку как на коммерческие, так и на государственные организации.

Алгоритм проведения инвентаризации и сроки

1. Последовательность действий

1. Подготовка и издание приказа
   Руководитель утверждает сроки проведения инвентаризации, формирует состав комиссии и определяет перечень проверяемого имущества. Для оформления используется форма ИНВ‑22 либо иной утверждённый шаблон. На этом этапе собираются расписки от материально‑ответственных лиц (МОЛ) о сдаче всех первичных документов в бухгалтерию.

2. Проверка кворума и присутствия
   Для начала работы комиссии необходимо присутствие минимум 80 % её членов. При наличии соответствующей записи в учётной политике допускается удалённое участие через видеосвязь, при условии сохранения записи. МОЛ обязано присутствовать, но не может входить в состав комиссии.

3. Фактический подсчёт
   На территории компании проверяется всё имущество, включая арендованное, находящееся в ответственном хранении и забалансовое. Для этого применяются:

   • весы и измерительные приборы;
   • сканеры штрих‑кодов, RFID‑метки;
   • дроны и видеокамеры (для труднодоступных объектов).
     Полученные данные вносятся в инвентаризационные описи (ИНВ‑1, ИНВ‑3, ИНВ‑17) либо в электронные бланки КФД в режиме реального времени.

4. Сверка и выявление расхождений
   Бухгалтерия сравнивает фактические результаты с учётными записями, оформляя сличительные ведомости (ИНВ‑18, ИНВ‑19). При обнаружении расхождений комиссия запрашивает у МОЛ письменные объяснения.

5. Оценка и заседание комиссии
   На заседании определяются причины расхождений и оцениваются излишки. Оценка проводится либо по справедливой стоимости в соответствии с МСФО 13, либо по балансовой стоимости аналогов. Принятые решения фиксируются в итоговой ведомости (ИНВ‑26) и протоколе заседания.

6. Отражение в учёте
   Согласно ФСБУ 28/2023, результаты инвентаризации обязаны быть отражены в бухгалтерском учёте в том же отчётном периоде, в котором завершилась проверка; перенос на следующий год запрещён.

2. Требования к составу комиссии и кворум

• Состав: Комиссию формируют сотрудники, обладающие необходимыми компетенциями (например, представители бухгалтерии, внутреннего аудита, руководства). МОЛ участвует в проверке, но не является членом комиссии.
• Кворум: Не менее 80 % членов комиссии должны присутствовать лично или через видеосвязь, если это предусмотрено учётной политикой организации. Запись видеосессии сохраняется в архиве.

3. Технические средства и оформление данных

Использование современных средств (RFID, дроны) ускоряет процесс и повышает точность учёта, особенно при проверке крупногабаритных или трудно доступных объектов.

4. Сроки проведения обязательной инвентаризации (ФСБУ 28/2023)

• Годовая отчётность – период с 1 октября по 31 декабря.
• Основные средства – раз в 3 года.
• Библиотечные фонды – раз в 5 лет.
• Экстренные проверки – при смене МОЛ, выявлении кражи/порчи, реорганизации или ликвидации проводится сразу после соответствующего события.

Соблюдение указанных сроков и последовательности этапов обеспечивает достоверность учётных данных и соответствует требованиям действующего нормативного регулирования.

Цифровые инструменты, формы и автоматизация

Правовые требования к оформлению инвентаризации

Для коммерческих организаций закон № 402‑ФЗ (ст. 9) допускает использование собственных форм, при условии, что в них присутствуют все обязательные реквизиты, предусмотренные нормативным актом. В госсекторе такой гибкости нет: все документы должны соответствовать электронным формам, утверждённым приказом 61н (КФД). Ключевые формы включают:

• Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439);
• Инвентаризационная опись / сличительная ведомость (ф. 0504087);
• Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463);
• Акт сверки расчётов (ф. 0510477) и сведения о праве пользования НФА (ф. 0510478).

Все они оформляются в системе электронного документооборота (ЭДО) и подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Технологический стек для проведения инвентаризации

1. Идентификация активов – штрих‑коды и RFID‑метки обеспечивают уникальный код каждого объекта, что исключает дублирование и упрощает поиск.
2. Сбор данных в реальном времени – терминалы сбора данных (ТСД) или смартфоны со специализированным программным обеспечением позволяют сканировать метки непосредственно на месте, фиксируя количество, состояние и местоположение актива.
3. Интеграция с ERP/1С – полученные сведения автоматически формируют инвентаризационные ведомости, сличительные отчёты и бухгалтерские проводки, минимизируя ручной ввод и риск ошибок.
4. Дистанционный контроль – видеотрансляция процесса с привязкой к геометке, запись и хранение файлов не менее пяти лет. Такой контроль повышает прозрачность и упрощает последующие аудиты.
5. Электронные подписи – руководители подписывают документы КЭП, члены комиссии – подписью ПЭП; при необходимости подпись может быть выполнена в облачном сервисе, что ускоряет согласование в распределённых командах.

Типовые формы в коммерции и госсекторе

Коммерческий сектор использует набор бумажных и электронных форм, среди которых:

• Приказ о проведении инвентаризации (ИНВ‑22);
• Расписка материально‑ответственного лица (МОЛ);
• Описи (ИНВ‑1, ИНВ‑3, ИНВ‑15, ИНВ‑17);
• Сличительные ведомости (ИНВ‑18, ИНВ‑19);
• Итоговый акт (ИНВ‑26).

Эти документы могут быть оформлены в любой системе, если они включают обязательные реквизиты, указанные в ст. 9 закона № 402‑ФЗ.

Государственный сектор ограничен только формами, перечисленными в приказе 61н:

• Ф. 0510439, 0510447, 0504087, 0510463, 0510477, 0510478.

Все они создаются и подписываются в рамках единой ЭДО‑системы, что гарантирует единообразие и юридическую силу.

Автоматизация и контроль качества

Автоматизация охватывает не только сбор и обработку данных, но и контроль качества выполнения работ. Пример практического применения: при инвентаризации парка IT‑оборудования компания внедрила RFID‑метки и мобильные сканеры, интегрировала их с 1С:Управление торговлей. В результате время проведения полной инвентаризации сократилось с пяти дней до одного, количество ошибок в учётных записях упало с 3 % до 0,1 %, а все видеозаписи процесса были автоматически сохранены в архиве на пять лет.

Подобный подход позволяет соблюдать нормативные требования, повышать эффективность процессов и обеспечивать надёжный аудит как в коммерческих, так и в государственных организациях.

Практические рекомендации, риски и контрольные меры

Состав комиссии и порядок её работы

Для проведения инвентаризации необходимо обеспечить кворум не менее 80 % от общего числа членов комиссии. В локальном акте следует описать порядок замены отсутствующего участника (болезнь, отпуск) — это гарантирует непрерывность процесса. При этом МОЛ (материальная ответственность) исключается из состава комиссии, но обязан присутствовать при подсчёте, чтобы подтвердить достоверность результатов.

В микропредприятиях допускается единоличная проверка, которую может проводить директор. В этом случае пункт о единоличной проверке обязателен к включению в учётную политику компании, чтобы избежать вопросов со стороны контролирующих органов.

Дистанционный контроль и документирование

Современные условия требуют возможности проведения удалённого контроля. В локальном акте следует предусмотреть видеофиксацию инвентаризации, обязательное указание метки времени на каждом видеоматериале и хранение записей на сервере не менее 5 лет. Архивирование видеоданных обеспечивает доказательную базу в случае споров и упрощает проверку со стороны налоговых органов.

Для каждой площадки необходимо проверить работоспособность терминалов сбора данных (ТСД), сканеров и Wi‑Fi‑сети — это минимизирует технические сбои во время подсчёта.

Оценка излишков и недостач

Все выявленные излишки и недостачи фиксируются в учётной системе в том же месяце, когда завершена проверка. Перенос результатов на следующий финансовый год считается нарушением нормативных требований.

• Методика оценки – использовать справедливую стоимость согласно МСФО 13. Практический пример: приложить скриншоты прайсов аналогичных товаров и расчётные таблицы, где отражён метод расчёта.
• Забалансовые объекты (аренда, лизинг, ответственное хранение) обязаны быть включены в отдельные описи, чтобы их стоимость учитывалась при формировании итоговых показателей.
• Налоговый учёт – излишки классифицируются как внереализационный доход и подлежат включению в прибыль, а недостачи без официального объяснения могут быть отклонены налоговой службой при расчёте налога на прибыль.

Налоговые и штрафные риски, контрольный чек‑лист

Нарушения требований к электронным формам в госсекторе влекут за собой штрафы и отказ в приёме отчётности. Чтобы снизить вероятность таких последствий, руководителю рекомендуется пройти следующий чек‑лист перед запуском инвентаризации:

1. Утверждена актуальная учётная политика с учётом ФСБУ 28/2023 и приказа 61н.
2. Издан приказ, фиксирующий сроки «стоп‑периода» и состав комиссии.
3. Проверена работоспособность ТСД, сканеров и Wi‑Fi на всех площадках.
4. Подписаны соглашения о полной материальной ответственности с МОЛ.
5. Все первичные документы сданы в бухгалтерию до начала подсчёта.

Рекомендации бухгалтеру

• Подготовить шаблоны расписок и актов заранее, чтобы избежать задержек.
• За 3‑5 дней до проверки сверить последние перемещения ТМЦ; это позволяет выявить аномалии до начала подсчёта.
• Фиксировать каждый этап процесса: приказ, расписку, фото/видео, сличительные ведомости, объяснения сотрудников.
• При обнаружении излишков сразу оценить их стоимость и принять решение о зачёте или списании.
• Регулярно обновлять регламенты и проводить обучение персонала новым цифровым методам контроля.

Полезные сервисы и обновления

Мобильная автоматизация склада

Узнать больше

Маркировка «Честный ЗНАК»

Узнать больше

Розничная торговля и инвентаризация

Узнать больше

Часто задаваемые вопросы

Что изменилось в правилах инвентаризации с 1 января 2026 года?

С 2026 года в коммерческих организациях полностью применяется ФСБУ 28/2023: допускается дистанционный осмотр (видеофиксация, фото, дроны), кворум комиссии снижен до 80 %, а в компаниях с одним директором или внешним аудитором комиссия может не создаваться. Для государственных учреждений введён обязательный электронный документооборот (КФД) и новые унифицированные формы (ф. 0510477, 0510478). Старые методические указания № 49н и приказы № 157н, 162н утратили силу.

Когда обязательна инвентаризация и какие сроки её проведения?

Обязательная проверка требуется:

• при подготовке годовой отчётности;
• при смене материально‑ответственного лица (МОЛ) – в день передачи имущества;
• при обнаружении кражи, порчи или чрезвычайных обстоятельств – сразу после факта;
• при реорганизации или ликвидации – до составления передаточного/ликвидационного баланса. По ФСБУ 28/2023 годовая инвентаризация проводится с 1 октября по 31 декабря, основные средства – раз в 3 года, библиотеки – раз в 5 лет.

Какие документы обязаны использовать коммерческие компании и госучреждения?

Коммерческие организации могут применять собственные формы, если они содержат обязательные реквизиты (приказ № ИНВ‑22 или аналог, описи ИНВ‑1, ИНВ‑3, сличительные ведомости ИНВ‑18/‑19, итоговый акт ИНВ‑26).
Госучреждения обязаны оформлять всё через электронные формы Минфина № 61н: решение о проведении (ф. 0510439), опись/сличительная ведомость (ф. 0504087), акт о результатах (ф. 0510463), акт сверки расчётов (ф. 0510477) и сведения о праве пользования (ф. 0510478). Использование бумажных бланков считается нарушением.

Как определяется стоимость обнаруженных излишков?

В коммерческих организациях излишки оцениваются по справедливой стоимости в соответствии с МСФО 13 (или по балансовой стоимости аналогичных активов). В государственном секторе применяется справедливая стоимость, установленная нормативами СГС. Оценка должна быть документально обоснована (цены поставщиков, рыночные справки, расчёты аналогов).

Можно ли проводить инвентаризацию без комиссии?

Да, если выполнено одно из условий: в компании работает только один директор, проверку проводит внешний аудитор, либо в штате есть постоянный ревизор. При этом МОЛ обязан присутствовать, но не может входить в состав комиссии. В государственных учреждениях данное упрощение не применяется – 100 % членов комиссии обязаны присутствовать.

Какие технологические средства допускаются для дистанционного контроля?

Разрешено использовать:

• видеокамеру или видеоконференцию для онлайн‑наблюдения;
• фотосъёмку с указанием даты, времени и геолокации;
• беспилотные летательные аппараты (дроны) для осмотра высотных или труднодоступных объектов;
• сканеры штрих‑кодов/ RFID‑метки и терминалы сбора данных (ТСД) для автоматического ввода в учётную систему. Все полученные материалы считаются первичными документами и должны храниться минимум 5 лет.