Что нужно знать об изменениях в инвентаризации по ФСБУ 28 с 1 апреля 2025 года

С 1 апреля 2025 года Федеральный стандарт бухгалтерского учёта ФСБУ 28/2023 стал обязательным для всех коммерческих организаций, включая МСП. Стандарт вводит дистанционную проверку, упрощённый состав комиссии, расширенный перечень проверяемых объектов и новые правила оценки излишков и недостач.

Обязательность и общие цели нового стандарта ФСБУ 28/2023

Обязательная применимость с 2025 года

С 1 апреля 2025 года ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» становится строго обязательным для всех коммерческих организаций, включая малые и средние предприятия (МСП). При этом прежние Методические указания № 49 полностью утрачивают юридическую силу и более не могут использоваться в качестве нормативного документа.

Основные цели стандарта

Главная задача ФСБУ 28/2023 – согласовать российскую систему учёта с международными стандартами финансовой отчётности (МСФО) и одновременно сократить административную нагрузку на бизнес. Стандарт направлен на:

• унификацию подходов к подтверждению наличия и состояния активов, обязательств и иных объектов (например, находящихся в ответственном хранении, аренде, переработке);
• повышение достоверности финансовой информации за счёт более строгих процедур инвентаризации;
• уменьшение объёма бумажной документации за счёт внедрения чётко регламентированных форм учёта.

Ключевые требования к процессу инвентаризации

ФСБУ 28/2023 определяет порядок проведения инвентаризации и фиксирования её результатов. В частности, организации обязаны:

1. Определить объекты инвентаризации – активы, обязательства и иные ресурсы, находящиеся в особом режиме (хранение, аренда, переработка и т.п.).
2. Провести проверку наличия и состояния – использовать документально подтверждённые методы (осмотр, измерения, сравнение с учётными данными).
3. Сформировать протоколы – оформить результаты в виде отчётов, отражающих выявленные отклонения и причины их возникновения.
4. Обеспечить хранение документов – протоколы и сопутствующие материалы должны быть доступны для последующего контроля и аудита.

Влияние на учётную политику и внутренние регламенты

Для соответствия новому стандарту каждая организация должна внести изменения в свою учётную политику и внутренние регламенты:

• Учётная политика должна включать положения о периодичности и методах проведения инвентаризации, а также о порядке обработки выявленных несоответствий.
• Внутренний регламент обязан описывать конкретные шаги сотрудников, ответственных за подготовку, проведение и документирование инвентаризации, а также процедуры согласования результатов с руководством.

Только после интеграции этих изменений в корпоративные документы предприятие сможет обеспечить полное соответствие ФСБУ 28/2023 и избежать потенциальных штрафов или корректировок со стороны контролирующих органов.

Ключевые изменения в правилах инвентаризации

1. Дистанционная проверка и новые технологии

В новых правилах допускается проведение инвентаризации без физического присутствия проверяющих. Фиксацию состояния активов можно выполнять с помощью фото‑ и видеосъёмки, а также в режиме реального времени через видеосвязь. Кроме того, разрешено использовать дроны для обзора складских площадей и лазерное сканирование для точного измерения объёмов и размеров. Такие инструменты позволяют ускорить процесс, снизить затраты на командировки и обеспечить более объективную документальную базу.

2. Послабления при формировании комиссии

Ранее инвентаризация требовала обязательного создания комиссии из нескольких членов. Сейчас правила предусматривают два упрощения:

• Комиссию можно не создавать, если в организации работает только директор (или директор + главный бухгалтер). Аналогично, если проверку проводит независимый аудитор, формирование комиссии не требуется.
• При наличии комиссии её решение считается действительным, если присутствует не менее 80 % её членов. То есть отсутствие до 20 % участников не влечёт аннулирование результатов.

Эти изменения упрощают организацию проверки, особенно в малых предприятиях, где формировать полноценную комиссию часто затруднительно.

3. Расширенный перечень объектов инвентаризации

Новый нормативный список охватывает гораздо более широкий спектр имущества и обязательств:

• Основные и оборотные активы, включая финансовые обязательства и источники их финансирования;
• Все забалансовые объекты, такие как гарантии, обязательства по аренде и прочие условные обязательства;
• Имущество, находящееся в ответном хранении у третьих лиц;
• Объекты аренды, переработки и иные формы использования чужого имущества;
• Имущественные права, уже раскрытые в бухгалтерской отчётности (например, патенты, лицензии).

Таким образом, инвентаризация теперь охватывает практически все элементы, влияющие на финансовое состояние организации, что повышает полноту и достоверность учёта.

4. Сроки признания, переоценка и обязательные случаи проведения

Сроки отражения результатов Разницы, выявленные в ходе проверки, фиксируются в бухгалтерском учёте в том же месяце, когда проверка завершена. Исключение составляет годовая инвентаризация: её результаты обязаны попасть в баланс не позднее 31 декабря отчётного года.

Оценка излишков и недостач

• Излишки оцениваются по справедливой стоимости в соответствии с МСФО 13, либо по балансовой стоимости аналогичных активов, либо по затратам на их восстановление.
• Недостачи учитываются по балансовой стоимости на дату их обнаружения.

Обязательные случаи проведения инвентаризации Инвентаризацию необходимо проводить в следующих ситуациях:

• При смене материально‑ответственного лица (МОЛ) или руководителя организации;
• При обнаружении порчи, хищения, злоупотреблений с имуществом;
• При передаче активов в аренду, выкуп или продажу;
• При наступлении форс‑мажорных обстоятельств, реорганизации или ликвидации юридического лица.

Эти требования позволяют своевременно фиксировать изменения в составе и стоимости активов, а также обеспечить прозрачность управления имуществом в критических ситуациях.

Практическая реализация: процесс, документы и технологические инструменты

Этап 1 – подготовка

Первый шаг — оформление правовой базы. Руководитель издаёт приказ о проведении инвентаризации, в котором указываются перечень объектов, сроки проведения, состав комиссии и выбранный способ фиксации результатов (видеосвязь, фотосъёмка, дроны). Параллельно обновляется учётная политика: в ней прописываются правила дистанционного пересчёта, условия отказа от участия комиссии, а также периодичность проверок (основные средства — раз в 3 года, библиотечные фонды — раз в 5 лет). Такой документальный фундамент позволяет избежать споров о полномочиях и сроках уже на этапе планирования.

Этап 2 – проведение пересчёта

В зависимости от доступности объектов выбирается классический или дистанционный метод. При дистанционном пересчёте используется видеосвязь и фото‑фиксация с геометками, что обеспечивает доказательство факта осмотра. По результатам формируются инвентаризационные описания в установленных формах (ИНВ‑1, ИНВ‑3, ИНВ‑17) и сохраняются технические носители — видеозаписи, фотографии. Пример: при проверке складского помещения сотрудники фиксируют каждый объект камерой, автоматически добавляя координаты и время съёмки в метаданные файла.

Этап 3 – сверка и выявление расхождений

После завершения пересчёта составляются сличительные ведомости (ИНВ‑18, ИНВ‑19), в которых сравниваются данные учётных регистров и полученные результаты инвентаризации. При обнаружении расхождений комиссия запрашивает у материально‑ответственного лица (МОЛ) письменные объяснения по каждому пункту. Такой подход позволяет документировать причины отклонений (например, списание без оформления или ошибка ввода) и подготовить обоснованные рекомендации по их устранению.

Этап 4 – оформление итогов и отражение в учёте

Итоги фиксируются в протоколе заседания комиссии; если комиссия не созывалась, оформляется заключение акта. На основании протокола руководитель издаёт приказ об утверждении результатов. Далее бухгалтерия подготавливает справку‑расчёт справедливой стоимости излишков и формирует бухгалтерские проводки по недостачам, учитывая их балансовую стоимость. Это обеспечивает полное соответствие финансовой отчётности фактическому состоянию активов.

Технологический аспект

Для автоматизации процесса в 1С добавляется поле «справедливая стоимость», реализуется автоматическое подтягивание балансовой стоимости и интеграция с системой электронного документооборота (ЭДО). Видеоматериалы хранятся в архиве не менее 5 лет; каждому файлу присваиваются неизменяемые метаданные (время создания, геолокация), что гарантирует их юридическую значимость. Все акты и сличительные ведомости подписываются электронными подписями (Госключ, КЭДО), что ускоряет согласование и обеспечивает юридическую силу документов без бумажных копий.

Риски, типичные ошибки и рекомендации по подготовке к 2026 году

1. Типичные ошибки при инвентаризации и их последствия

При подготовке годовой инвентаризации компании часто совершают повторяющиеся ошибки, которые могут привести к налоговым доначислениям, штрафам и управленическим проблемам.

1. Оценка излишков «на глаз» – без применения метода справедливой стоимости. При такой оценке налоговая база по налогу на прибыль и УСН может быть занижена, что в дальнейшем приводит к доначислению налога и штрафам.
2. Проведение инвентаризации после 31 декабря с датированием её декабрем. Такая практика делает отчётность недостоверной, что считается нарушением ст. 15.11 КоАП РФ.
3. Игнорирование забалансового и чужого имущества (аренда, лизинг, ответхранение). Отсутствие их учёта делает инвентаризацию недействительной и часто становится причиной судебных споров с арендодателями и лизингодателями.
4. Неправильное оформление дистанционного пересчёта – отсутствие указания в приказе о проведении дистанционной проверки и отсутствие метаданных (видеозаписей, протоколов). В результате проверка может быть признана фиктивной, а результаты – недействительными.
5. Отсутствие письменных объяснений от материально‑ответственного лица (МОЛ). Без таких объяснений невозможно взыскать ущерб и получить согласие на списание недостач, что повышает риск отказа налоговых органов в признании списания.

2. Налоговые и управленческие риски 2026 года

• Налоговые риски: неверно оценённые излишки приводят к недооценке активов, что влечёт доначисление НДС и налога на прибыль. При расхождениях более 10 % в балансе возможны штрафы за искажение финансовой отчётности.
• Управленческий риск: искажённые остатки влияют на планирование закупок и отгрузок. Например, завышенный остаток может вызвать избыточные закупки, а заниженный – привести к нехватке продукции и срыву сроков поставки.

3. Практические рекомендации для снижения рисков

1. Актуализировать учетную политику и регламент комиссии. Включить в регламент технологию фиксации результатов, установить кворум комиссии не менее 5–6 человек.
2. Доработать ИТ‑систему: добавить поле «справедливая стоимость», настроить автоматическое формирование сличительных ведомостей и обеспечить интеграцию с системой электронного документооборота (ЭДО).
3. Разработать инструкцию по оценке излишков. В качестве источников использовать актуальные прайс‑листы, сайты‑агрегаторы и заключения независимых оценщиков. Приложить шаблон справки‑расчёта, который будет заполняться при каждой оценке.
4. Подготовить отдельные описи для всех забалансовых счетов (аренда, лизинг, ответхранение). Запросить у контрагентов акты сверки, чтобы подтвердить наличие и состояние имущества.
5. Обучить персонал работе с видеосвязью. Провести тестирование качества связи, установить процедуры хранения и архивации видеоматериалов, чтобы они могли служить доказательной базой при дистанционном пересчёте.
6. Сформировать календарный план проверок до 31 декабря 2026 года и закрепить его приказом. План должен включать даты инвентаризации, сроки подготовки документов и контрольные точки для проверки готовности ИТ‑систем.

4. План действий и контроль готовности

• Внутренний аудит готовности: проверить наличие обновлённой учетной политики, корректных шаблонов, настроек 1С (или иной ERP‑системы) и готовности к дистанционному пересчёту.
• Привлечение внешних консультантов при выявлении пробелов. Консультанты могут помочь в подготовке к проверкам налоговых органов, провести независимую оценку излишков и проверить соответствие регламентов требованиям законодательства.
• Регулярный мониторинг: после внедрения изменений проводить ежеквартальный контроль выполнения регламента комиссии, актуальности данных о справедливой стоимости и полноты описи забалансовых счетов.

Соблюдение перечисленных рекомендаций позволит минимизировать налоговые и управленческие риски, обеспечить достоверность финансовой отчётности и подготовиться к проверкам в 2026 году без штрафных последствий.

Полезные сервисы и обновления

Мобильная автоматизация склада

Узнать больше

Маркировка «Честный ЗНАК»

Узнать больше

Розничная торговля и инвентаризация

Узнать больше

Часто задаваемые вопросы

Когда ФСБУ 28/2023 становится обязательным для всех коммерческих организаций?

С 1 апреля 2025 года применение ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» обязано для всех юридических лиц, ведущих бухгалтерский учет по федеральным стандартам, включая субъекты МСП. До этой даты использование стандарта было добровольным.

Какие новые технологии допускаются для фиксации наличия имущества?

Стандарт разрешает использовать фото‑ и видеофиксацию, а также системы дистанционной видеосвязи в реальном времени. При невозможности классического пересчёта (труднодоступные места, экономическая нецелесообразность) факт наличия может быть подтверждён видеозаписью, фотографией с геометкой или другими цифровыми средствами, если они зафиксированы в локальном регламенте.

Как изменились требования к составу и кворуму инвентаризационной комиссии?

Комиссию можно не создавать, если в штате только директор (или директор + главный бухгалтер). При наличии комиссии результаты признаются действительными, если присутствует более 80 % её членов; отсутствие до 20 % допускается. Если проверку проводит независимый аудитор или действует постоянно действующая ревизионная комиссия, формальная комиссия также не требуется.

Как определяется дата отражения разниц и какие методы оценки применяются к излишкам и недостачам?

Разницы фиксируются в бухгалтерском учёте в том месяце, когда завершена проверка и составлена сличительная ведомость (исключение — годовая инвентаризация, результаты которой должны попасть в отчётный год не позже 31 декабря). Излишки приходятся по справедливой стоимости (по МСФО 13), либо по балансовой стоимости аналогичных активов, либо по сумме затрат на их восстановление. Недостачи оцениваются по балансовой стоимости активов на дату обнаружения.

Какие объекты теперь обязаны включаться в инвентаризацию?

Объекты расширены: помимо запасов и основных средств проверяются финансовые обязательства, источники финансирования, все забалансовые активы (аренда, лизинг, имущество на ответственном хранении, в переработке) и любые имущественные права, раскрываемые в бухгалтерской отчётности. Игнорирование забалансового имущества считается нарушением и может привести к признанию инвентаризации недействительной.