Излишки при инвентаризации: что это такое, причины, как правильно оприходовать и оформить

Излишки при инвентаризации – это фактическое наличие имущества, превышающее данные бухгалтерского учета. В 2026 году их оценка и оформление регулируются ФСБУ 28/2023, допускающими справедливую, балансовую стоимость или стоимость аналогов, а также упрощённые формы документов и цифровой контроль. Правильное оприходование требует актов, приказов, объяснительных записок и бухгалтерских проводок, отражающих прочие доходы.

Излишки при инвентаризации: причины и понятие

Что такое излишки

Излишки — это фактическое наличие имущества, которое превышает данные бухгалтерского учёта. При сопоставлении результатов физической инвентаризации с учетными остатками фиксируется разница в виде положительного отклонения, которое и называется излишком. Такой отклонение требует документального оформления и последующего анализа, поскольку отражает недочёты в системе учёта или физическом контроле активов.

Основные причины возникновения

Излишки появляются в результате нескольких типовых ошибок:

• Ошибки учёта – пропуск приходных документов, двойное списание или неверное отражение операций в учётных регистрах.
  Пример: товар поступил на склад, но приходный акт не был зарегистрирован; в учётной системе он отсутствует, хотя физически находится на складе.
• Пересортица – приемка или выдача товаров схожего наименования без точного разграничения.
  Пример: два вида резиновых уплотнителей с одинаковыми артикулом, но разным размером, перепутаны при выдаче, в результате чего в учётном остатке оказывается меньше реального количества.
• Естественный прирост – изменение веса или объёма продукции под воздействием внешних факторов (влажность, температура).
  Пример: древесина набирает влагу, её масса увеличивается, но в учётных документах фиксируется исходный сухой вес.
• Ошибки замеров – неточные расчёты массы, объёма или количества при проведении инвентаризации.
  Пример: при измерении крупногабаритных изделий использованы неверные коэффициенты пересчёта, что привело к завышению остатка.

Каждая из перечисленных причин требует отдельного расследования, поскольку их устранение повышает точность учёта и снижает риск финансовых потерь.

Регулирование и документирование до 2026 года

До 2026 года процесс учёта излишков регулировался методическими указаниями, в частности Приказом Минфина № 49н. Для оформления результатов инвентаризации использовались стандартные формы ИНВ‑19 (инвентаризационная опись) и ИНВ‑26 (акт о выявленных излишках и недостачах). Эти документы фиксировали:

Методика требовала подписи ответственных лиц и последующего согласования с финансовым отделом, однако не предусматривала единого подхода к оценке стоимости излишков.

Новые требования с 2026 года

С 2026 года в России полностью введён Федеральный стандарт бухгалтерского учёта (ФСБУ) 28/2023 «Инвентаризация». Он изменил как методологию оценки, так и порядок документирования излишков:

• Оценка стоимости теперь производится по текущей рыночной цене или по себестоимости, если рыночные данные недоступны. Это исключает прежние практики, когда излишки часто оставались без оценки.
• Документирование переходит на электронные формы, интегрированные с ERP‑системами. В новых формах обязательны поля для указания конкретных причин возникновения излишка, а также планов по их устранению.
• Контроль и аудит усиливается: каждый зафиксированный излишек подлежит проверке внутреннего аудитора в течение 30 дней, после чего формируется рекомендация по корректировке учётных регистров.

Внедрение ФСБУ 28/2023 направлено на повышение прозрачности инвентаризационных процессов, снижение количества необоснованных излишков и улучшение качества финансовой отчётности. Для компаний это означает необходимость пересмотра внутренних процедур, обучения персонала и адаптации программного обеспечения к новым требованиям.

Новые правила оформления и оценки излишков по ФСБУ 28/2023 (2026 год)

1. Отмена унифицированных форм ИНВ‑19 и ИНВ‑26

С 2026 года обязательные унифицированные формы ИНВ‑19 и ИНВ‑26 более не требуются. Организации могут разрабатывать собственные акты инвентаризации и сличительные ведомости, однако в них обязаны сохранять реквизиты, предусмотренные ФСБУ 27/2021 (наименование актива, его идентификационный номер, дата и результат проверки и т.п.). Это даёт возможность адаптировать документы под внутренние бизнес‑процессы, не нарушая требований нормативных актов.

2. Электронные формы для бюджетных учреждений

Для всех бюджетных организаций, начиная с 1 января 2026 г., вводится обязательное использование электронных форм инвентаризации в соответствии с Приказом Минфина № 144н. Электронные формы обеспечивают автоматическое заполнение обязательных реквизитов, упрощают передачу данных в бухгалтерскую систему и позволяют быстро формировать отчётность. При этом требуется обеспечить сохранность электронных подписей и соответствие требованиям к защите информации.

3. Оценка излишков: три допустимых подхода

Выбор метода оценки излишков фиксируется в учётной политике организации на 2026 год. Возможны три варианта:

• Справедливая стоимость – определяется по МСФО 13 и подтверждается независимыми источниками (оценочные компании, рыночные сделки). Подходит, когда активы имеют активный рынок или доступны надёжные сравнительные данные.
• Балансовая стоимость самого объекта – используется, если справедливая стоимость недоступна или её определение экономически нецелесообразно.
• Балансовая стоимость аналогичных активов – применяется, когда объект излишка схож с другими активами, уже числящимися в учёте, и их балансовая стоимость может служить основанием для оценки.

Каждый из методов требует документального обоснования в учётной политике и последующего отражения в бухгалтерском учёте.

4. Технологические новшества и порядок проведения инвентаризации

Для повышения точности и ускорения процесса допускаются современные средства фиксации:

• Видео‑ и фотофиксация – позволяют документировать состояние и расположение активов в реальном времени.
• Дроны – применяются для обследования труднодоступных складских площадей и больших территорий.
• Лазерное сканирование – обеспечивает точные измерения объёмов и размещения крупногабаритных объектов.

Инвентаризацию можно проводить без участия комиссии, если её заменяет независимый внешний аудитор или в организации уже действует постоянная ревизионная комиссия. В таком случае результаты инвентаризации подписываются аудитором (или членами комиссии) и включаются в акт инвентаризации, что упрощает процесс и снижает административную нагрузку.

Этапы проведения инвентаризации и процедуры оприходования излишков

1. Подготовительный этап

Прежде чем приступить к фактическому подсчёту, необходимо оформить документальное основание инвентаризации. Обычно издаётся приказ о её проведении — форма приказа может быть разработана внутри организации и утверждена в учётной политике. На этом этапе формируется инвентаризационная комиссия: в неё могут входить представители бухгалтерии, отдела материального обеспечения и, при необходимости, внешний аудитор.

Для исключения искажения данных комиссия блокирует все операции, связанные с движением товаров на складе, и получает от материально‑ответственного лица (МОЛ) расписку о передаче ответственности в бухгалтерию. Такой контроль гарантирует, что в период подсчёта не будет приходов, расходов или переоценок, которые могли бы исказить результаты.

2. Технологический этап

На практике инвентаризация представляет собой физический подсчёт, взвешивание и измерение каждой единицы имущества. В зависимости от типа склада и объёма товаров могут применяться современные ИТ‑инструменты: видеозапись процесса, фотодокументация, а в случае больших открытых площадок — дроны с гео‑маркировкой.

Все полученные данные вносятся в описи. Описи могут быть оформлены в традиционной бумажной форме, в электронных таблицах или в специализированных программах учёта. Главное требование — полнота и достоверность записей, чтобы последующая сверка была возможна без дополнительных уточнений.

3. Сличительный этап

После завершения технологической части результаты описи сравниваются с данными бухгалтерского учёта. Формируются сличительные ведомости, в которых отмечаются как недостачи, так и излишки. При обнаружении расхождений от МОЛ запрашиваются объяснительные записки, в которых указывается причина отклонения (например, погрешность при отгрузке или неверный ввод данных).

Если одновременно фиксируются недостача и излишек, их можно зачесть друг против друга (пересортица), но только при совпадении периода, ответственного МОЛ и группы товаров. Такой зачет упрощает дальнейшее оформление документов и снижает налоговую нагрузку.

4. Оценочно‑финальный этап

Последний этап включает оценку выявленных излишков. Выбор метода оценки зависит от политики организации: может использоваться справедливая стоимость, балансовая стоимость объекта или стоимость аналогичных товаров.

На основании проведённой оценки составляется протокол (акт) комиссии, после чего руководитель издаёт приказ об утверждении результатов инвентаризации. В бухгалтерском учёте оформляются проводки: Дебет счетов 10/41/01/50 — Кредит 91.1 «Прочие доходы». Такие проводки должны быть выполнены в день завершения инвентаризации, но не позднее 31 декабря текущего года.

Сумма излишков включается в внереализационный доход и используется при расчёте налога на прибыль (или налога на упрощённую систему налогообложения). Таким образом, корректное завершение всех четырёх этапов обеспечивает как точность учётных данных, так и соблюдение налогового законодательства.

Налоговый и аудиторский учёт излишков: налоги, аудит и практические рекомендации

Налоговый учёт излишков

Излишки, обнаруженные в результате инвентаризации, относятся к внереализационным доходам в соответствии со ст. 250 НК РФ. С 2025 года на такие доходы применяется ставка налога на прибыль 25 %. Оценка стоимости излишков для налога должна базироваться на их рыночной стоимости на дату завершения инвентаризации. Рыночная стоимость подтверждается документально: актуальными прайс‑листами, независимыми оценками или аналогичными справочными данными.

Если в бухгалтерском учёте применяется балансовая стоимость, возникает временная разница, регулируемая ПБУ 18/02. При дальнейшем использовании излишков (например, их продаже или передаче в производство) их стоимость может быть списана как расход, что уменьшит налоговую базу по прибыли. При оприходовании излишков НДС не начисляется, поскольку они не являются объектом налогообложения НДС.

Пример: компания выявила излишек сырья стоимостью 2 млн руб. по рыночным ценам. При признании внереализационного дохода налог на прибыль составит 500 тыс. руб. (25 %). Если часть этого сырья будет использована в производстве, её стоимость может быть списана как себестоимость, и налоговая база уменьшится на соответствующую сумму.

Аудиторский контроль и обязательность аудита

ФСБУ 28/2023 определяет порядок аудиторского контроля за учётом излишков. Аудитор проверяет:

• Метод оценки – справедливая стоимость по МСФО 13 или балансовая стоимость аналогов. Выбор метода должен быть обоснован и задокументирован.
• Классификацию активов – излишки могут относиться к основным средствам (ФСБУ 6/2020) или к запасам (ФСБУ 5/2019). Неправильная классификация приводит к искажению финансовой отчётности.
• ИТ‑контроль – наличие надёжных средств фиксации (дроны, видеокамеры), защита файлов и их целостность.
• Согласованность дат – дата признания дохода в бухгалтерском учёте должна совпадать с датой, используемой в налоговом учёте.

Аудит обязателен в следующих случаях:

• Компания подпадает под обязательный аудит по закону № 307‑ФЗ (выручка > 800 млн руб., активы > 400 млн руб.).
• При замене внутренней комиссии внешним аудитором, что допускается ФСБУ 28/2023.
• По инициативе учредителей, например, при смене генерального директора или ответственного за материальные объекты (МОЛ).

Практические рекомендации

1. Утверждение методики оценки – зафиксировать выбранный метод (рыночная стоимость, справедливая стоимость или балансовая) в учётной политике за 2026 год. Это упростит последующий аудит и снизит риск разногласий с налоговыми органами.
2. Документальное подтверждение – сохранять все видеоматериалы инвентаризации, протоколы, прайс‑листы и оценки в защищённом виде (шифрование, ограниченный доступ).
3. Зачёт пересортицы – при одновременном наличии недостачи и излишка рассмотреть возможность взаимного зачёта. Это позволяет избежать налогообложения излишка, поскольку он компенсирует недостачу.
4. Оформление оприходования – подготовить объяснительные записки МОЛ, оформить приказ об оприходовании излишков в соответствии с ФСБУ 28/2023 и обеспечить подпись всех ответственных лиц.
5. Подготовка к внешнему аудиту – предоставить аудиторам доступ к системе 1С, видеоматериалам и электронным формам контроля. Раннее согласование формата доступа ускорит процесс проверки и уменьшит вероятность дополнительных запросов.

Соблюдение указанных рекомендаций позволяет корректно отразить излишки в финансовой и налоговой отчётности, минимизировать налоговые обязательства и обеспечить прозрачность перед аудиторами.

Полезные сервисы и обновления

Мобильная автоматизация склада

Узнать больше

Маркировка «Честный ЗНАК»

Узнать больше

Розничная торговля и инвентаризация

Узнать больше

Часто задаваемые вопросы

Что считается излишком при инвентаризации и какие типичные причины его появления?

Излишком — это фактическое наличие имущества, превышающее остатки, отражённые в бухгалтерском учёте. Чаще всего он возникает из‑за ошибок учёта (пропуск приходных документов, двойное списание), пересортицы товаров схожего наименования, естественного прироста (изменение веса/объёма) и неточных замеров.

Как оценить излишки согласно ФСБУ 28/2023 (2026 год)?

Стандарт допускает три метода оценки:

1. Справедливая стоимость — рынковая цена, подтверждённая независимыми источниками (МСФО 13).
2. Балансовая стоимость самого объекта.
3. Балансовая стоимость аналогичных активов, уже числящихся в учёте. Выбранный метод фиксируется в учетной политике организации.

Какие документы обязательны при оформлении излишков?

1. Акт (или протокол) инвентаризации с указанием причин расхождения.
2. Сличительная ведомость (можно использовать собственную форму, но она должна содержать реквизиты, требуемые ФСБУ 27/2021).
3. Объяснительная записка материально ответственного лица.
4. Приказ руководителя об утверждении результатов и оприходовании излишков.

Как правильно отразить излишки в бухгалтерском учёте?

Излишки признаются прочими доходами. Типовая проводка (на дату завершения инвентаризации):

Дебет 10 (01, 41, 43, 50)   Кредит 91.1 «Прочие доходы»

Если используется иной счет учёта (например, 41 — товары), дебет указывается соответственно.

Какие налоговые последствия возникают при оприходовании излишков?

• Налог на прибыль (или УСН) – рыночная (справедливая) стоимость излишков включается в внереализационный доход и облагается по ставке 25 % (для ОСН) либо учитывается в базе УСН.
• НДС – при оприходовании излишков НДС не начисляется.
• При дальнейшем использовании (продажа, передача в производство) стоимость излишков может быть списана как расход, уменьшая налоговую базу.

Когда обязательна внешняя аудиторская проверка инвентаризации?

Аудит требуется, если компания подпадает под обязательный аудит по закону № 307‑ФЗ (выручка > 800 млн руб., активы > 400 млн руб. или определённая организационно‑правовая форма), если заменяется внутренняя комиссия внешним аудитором в соответствии с ФСБУ 28/2023, либо по инициативе учредителей при смене генерального директора или материально‑ответственных лиц.