Проверка сроков годности: методы и средства для контроля

Санитарные нормы, регламентирующие порядок ведения розничной торговли, исключают возможность попадания просроченной продукции на полки. Покупатели, столкнувшиеся с подобными нарушениями, вправе обратиться с жалобой в контролирующие органы. Внеплановое свидание с представителями Роспотребнадзора может обернуться не только денежным штрафом, но и более серьезными последствиями — при условии, что просрочка нанесла вред здоровью клиента. Исходя из этого, важно заранее установить правила ведения внутреннего учета, а также максимально упростить выполнение данной задачи для персонала. Как организовать регулярные проверки товара на складе и в магазине, какие методы и средства контроля за соблюдением сроков годности продуктов существуют, и что из них можно отнести к числу наиболее эффективных решений? Давайте разбираться.

Общее представление

Практически вся пищевая продукция имеет ограничения по продолжительности хранения, устанавливаемые производителем исходя из критериев безопасности употребления. Информация может быть представлена на упаковке или этикетке различными способами:

• В точной форме — «годен до 12.12.2023». Если речь идет о больших интервалах — допускается указание только месяца и года. Стоит отметить, что использование предлога «до» исключает обозначенную дату из общего периода.
• В виде временного промежутка — «срок годности — 48 часов». При этом обязательным условием является уточнение времени изготовления продукта.

Наличие просроченного товара на витрине является нарушением положений, закрепленных в пятом пункте статьи 5 главы 1 Закона о защите прав потребителей, и является основанием для применения в отношении продавца предусмотренных санкций.

Кто обязан следить за остатками

Контроль входит в обязанности каждого торгового предприятия, реализующего подобную продукцию. В качестве примеров можно привести:

• Супермаркеты и розничные магазины, ассортимент которых практически полностью состоит из товаров с ограниченными сроками.
• Заведения, оказывающие услуги общественного питания. Задача усложняется необходимостью отслеживания дат используемого сырья, заготовок и готовых блюд, а также вскрытой тары с разливным пивом, ликерами, плодовыми винами и соками.
• Торговые точки, специализирующиеся на продаже запчастей для автомобилей. Потенциально проблемные номенклатурные позиции — герметики, масла, аккумуляторные батареи и химические чистящие средства.
• Аптеки, магазины косметики и стройматериалов, бытовой химии и т. д.

Почему образуется просрочка

К числу основных факторов, обусловливающих возникновение товарных запасов с истекшими сроками, относятся:

• Ошибки, допускаемые линейным персоналом — несвоевременная ротация, приемка поставок с «подходящими датами», нарушение правил складирования и выкладки.
• Некорректное планирование менеджеров, отвечающих за закупки — оформление заявок на поставку объемов, несоответствующих реальным темпам продаж.
• Неточности в ведении учета — отсутствие полной картины по остаткам, хаотичность перемещений и игнорирование стандартов реализации.

Все вышеперечисленное — следствие управленческих проблем, и в долгосрочной перспективе может спровоцировать серьезные убытки предприятия. Решения по мобильной автоматизации, разработанные специалистами компании Клеверенс, помогают упорядочить и оптимизировать учетные бизнес-процессы, обеспечивая повышение производительности и рентабельности бизнеса.

Как контролировать сроки годности

Выбор конкретной методики зависит от объема товарооборота, финансовых возможностей и готовности к переходу на новую систему.

Ручной учет

Самый простой вариант — оформление таблицы в специальном журнале, за ведение которого отвечают кладовщики, товароведы или администраторы точки. Для каждой поступающей партии прописывается отдельная номерная строка с указанием даты, что позволяет отслеживать подходящие значения. Формат подойдет розничным магазинам с малой номенклатурой и высокой оборачиваемостью, не требует дополнительных денежных затрат, но создает рутину и отличается низкой производительностью. Кроме того, составление полноценной картины, отражающей текущее положение дел с остатками, становится весьма проблематичной задачей.

Учет контроля сроков годности с помощью Excel

Редактор, предлагаемый Microsoft — как и его различные аналоги — в случае установки ряда платных шаблонов может использоваться точно так же, как и классические журналы. При этом функционал, доступный пользователям, помогает автоматизировать базовые расчеты и оперативно вносить корректировки, что существенно экономит время. Сводные таблицы заметно удобнее для интерпретации и при необходимости могут быть отправлены сотрудникам, отвечающим за ведение операционных записей или бухгалтерских расчетов. Впрочем, в компаниях, не использующих специализированное программное обеспечение, ввод данных по-прежнему осуществляется вручную, а это значит, что сопутствующие риски, обусловленные влиянием человеческого фактора, остаются столь же актуальными.

Автоматизированный учет

Комплексная автоматизация сопряжена с определенными затратами, но вместе с тем создает оптимальные условия, позволяющие оперативно следить за истекающими сроками. Применяемые алгоритмы обрабатывают входящую информацию, которая вносится в базу при приемке и постановке товара на баланс, и заранее уведомляют сотрудников о необходимости оптимизации работы с остатками.

Современные приложения обеспечивают контроль эффективности, позволяют моментально формировать подробные аналитические отчеты, а также помогают отследить ценообразование и избежать просрочки закупаемой продукции. Дополнительные преимущества — интеграция с кассовым оборудованием, онлайн-доступ из любой точки мира, автоматическое ведение документооборота и возможность загрузки данных из различных источников. Минусы — распространение на коммерческой основе, а также издержки, связанные с обучением персонала.

Как проверять сроки годности с помощью систем автоматизированного учета

Точная последовательность действий зависит от специфики конкретного программного обеспечения, однако общий алгоритм можно представить следующим образом:

1. Выбор поставщика ПО и установка софта.
2. Оплата тарифа и получение доступа к панели администратора.
3. Загрузка номенклатуры из файлов 1С или Excel.
4. Определение категорий с ограничениями по хранению и реализации.
5. Формирование серийных списков — с указанием дат, поставщиков и иных критериев.
6. Оперативное внесение сведений по каждой новой партии.

Обязательное условие — тщательная проверка соответствия сопроводительной документации. При грамотной настройке система будет автоматически уведомлять сотрудников торговой точки о критичных позициях. Кроме того, менеджмент предприятия получит дополнительный источник аналитической информации, позволяющей лучше контролировать основные показатели операционной деятельности и финансовые результаты.

Почему важно проводить контроль сроков годности

Внедрение автоматизированной системы слежения помогает решить задачи, актуальные для любой сферы предпринимательства и торговли:

• Сведение к минимуму влияния человеческого фактора. Каждый сотрудник может допустить ошибку, перепутав даты или забыв выставить нужные SKU на первый ряд. Учетная программа напомнит о проблемных остатках, помогая своевременно принять меры для реализации, либо убрать товары с полок.
• Исключение рисков получения штрафов. Прямое следствие предыдущего пункта — чем меньше оплошностей совершает персонал, тем ниже вероятность обнаружения просрочки клиентами или проверяющими. Данный аспект особенно важен для крупных магазинов и супермаркетов, в которые регулярно наведываются покупатели, целенаправленно выбирающие подобные позиции среди общего ассортимента.

Чем грозит выявление просроченных продуктов

При наличии фотографии или видео, подтверждающего факт снятия с полок, любое физическое лицо вправе подать жалобу на рассмотрение в службу Роспотребнадзора. Пожаловаться можно и без доказательств, но реагирование на подобные обращения, как правило, не столь оперативное. Если представители контролирующих органов подтвердят факт нарушения — в отношении нарушителя будет составлен административный протокол по ст. 14.4 КоАП, предусматривающей следующие виды штрафов:

• Физлицам, включая самозанятых — до 2000 рублей. При повторном нарушении — до 5000.
• Для должностных лиц — до 10 000 (и до 15 000, с возможным отстранением от занимаемой должности сроком на один год — в случае рецидива).
• Индивидуальным предпринимателям — от 10 до 30 тысяч, с конфискацией товаров, не соответствующих требованиям безопасности.
• Организациям — от 20 до 50 000. Как и в предыдущем случае, всю просроченную продукцию, квалифицируемую в качестве предмета нарушения, могут конфисковать.

Однако самые серьезные последствия ждут предпринимателей, виновных в продаже просрочки, употребление которой нанесло вред здоровью покупателя. В данном случае законодательство предусматривает возможность привлечения к уголовной ответственности на основании положений статьи 238 УК РФ. Итоговое наказание выбирает судебный орган, рассматривающий делопроизводство, который может назначить:

• Денежный штраф до трехсот тыс. рублей либо сумму, эквивалентную общему доходу виновного сотрудника за двухлетний период.
• Принудительное принуждение к участию в исправительных работах продолжительностью до 360 часов.
• Лишение свободы на два года.

В Кодексе также предусмотрены обстоятельства, которые отягчают вину нарушителя. Речь, в частности, идет о таких фактах, как:

• Совершение предумышленного преступления.
• Предварительный сговор группы субъектов.
• Торговля продукцией, целевыми потребителями которой являются дети младше шестилетнего возраста.
• Причинение тяжкого вреда здоровью потерпевшего, а также гибели двух и свыше лиц, вызванной последствиями употребления просроченного товара.

Важный момент: своевременное выявление просрочки еще не значит, что компании удастся избежать убытков. Вполне возможно, что списывать и утилизировать придется за свой счет, поскольку действующие правила торговли ограничивают перечень позиций, не подлежащих возврату поставщикам. Речь, в частности, идет о скоропортящихся продуктах, период реализации которых не превышает 30 дней. По закону продавец вправе отказаться от обратной приемки, что обусловливает повышенные требования, которые должны предъявляться к качеству ведения учета и планирования закупок.

Как вести продажи и контролировать сроки годности

Наличие систематизированной информации о датах поставки и продолжительности хранения — безусловный плюс для любой торговой организации. Впрочем, по-настоящему эффективной она будет только в случае грамотного выбора стратегии сбыта подобных номенклатурных позиций. Рассмотрим основные варианты, применяемые на практике.

Торговля без контроля

Фактически — свободное товародвижение между складом и розничными точками, не предполагающее каких-либо условий и ограничений. В подобной системе руководители обычно ограничиваются рекомендацией ставить старые товары на передние ряды, тем самым придерживая новые партии до полной распродажи остатков от предыдущих.

Подход может показаться авантюрным, но он вполне успешно работает в тех случаях, когда показатели оборачиваемости в днях оказываются заметно меньше средних значений сроков годности. Высокая наценка компенсирует единичные случаи просрочки, так что основной проблемой становятся возможные претензии со стороны клиентов и проверяющих. Кроме того, формат актуален только для небольших магазинов с урезанной номенклатурой — любое расширение ассортиментной матрицы оборачивается заметным возрастанием рисков получения штрафа.

Продажи по складской маркировке

В данном случае все товары, поступающие с РЦ, помечаются специальными карточками, на которых указывается допустимый период реализации. Чем ближе обозначенный срок — тем быстрее должны быть проданы конкретные позиции. По сути, за корректностью товародвижения следит кладовщик, в первую очередь отпускающий по заявкам остатки с подходящими датами. Подобная практика позволяет навести порядок и сократить объемы просрочки, но при этом заметно увеличивает нагрузку на персонал, а также предъявляет особые требования к организации хранения. Кроме того, даже в отлаженной системе сохраняется вероятность совершения ошибок, обусловленных человеческим фактором.

FIFO

Принцип «First In — First Out» означает, что продукция убывает со склада в том же порядке, в каком она приходит от поставщика. Такой вариант используется многими торговыми компаниями, и обеспечивает наглядную базу для анализа эффективности построения закупочного цикла. Минусы — отсутствие автоматизации, сложная система складирования, а также необходимость более тщательного контроля за поступлениями: встречаются ситуации, когда дистрибьюторы привозят новый товар с меньшим остаточным сроком, чем тот, что был получен при предыдущей отгрузке.

FEFO

Здесь первыми в магазины отправляются позиции, у которых дата истечения ближе всего. Концепция «First End — First Out» считается наиболее практичной и продвинутой, и наилучшим образом проявляет себя при использовании автоматизированных систем учета. Сложность складирования по группам и ячейкам компенсируется приложением, которое заметно облегчает поиск нужных остатков.

Заключение

Современные методы контроля срока годности, применяемые в розничной торговле, позволяют оперативно выявлять проблемные товары и принимать меры, направленные на их ускоренную реализацию. Автоматизация учетных процессов с помощью программных решений, разработанных компанией Клеверенс, помогает сделать бизнес более эффективным и прибыльным.

Вопрос-ответ

Разрешена ли продажа продукции, на маркировке которой не указаны периоды безопасного хранения и употребления?

Если позиция относится к категории, изначально предполагающей наличие подобных сведений — торговля, как и в случае с просрочкой, запрещается законом о защите прав потребителей (ст. 5, п. 5).

Какой способ ведения учета эффективнее: вручную или с помощью специальных программ?

Выбор в пользу конкретного варианта зависит от размеров номенклатуры, типа ассортимента и оборачиваемости запасов. Практика показывает, что внедрение программной систематизации способствует значительному снижению потерь в долгосрочном периоде.

С какого момента исчисляется гарантия?

Отправной точкой считается передача товара покупателю, либо, если установить день совершения сделки не представляется возможным — дата его изготовления. Что касается контроля сроков годности продуктов — здесь следует ориентироваться на информацию, указанную производителем на упаковке.

Количество показов: 1745