• Обязательная инвентаризация 2025: требования для бюджетных учреждений
• Порядок проведения инвентаризации 2025 в казенных и бюджетных учреждениях
• Особенности учета при инвентаризации основных средств
• ФСБУ 28 и учетная политика учреждения с 2025 года
• Вопросы и ответы

Обязательная инвентаризация 2025: требования для бюджетных учреждений

Законодательная база: ПБУ, ФСБУ и постановления

В 2025 году бюджетные учреждения продолжают работу по новым правилам учета, установленным в рамках реформы бухгалтерского учета в госсекторе. Одно из ключевых изменений касается инвентаризации. С 2025 года действуют положения ФСБУ 28/2023 "Инвентаризация", которые пришли на смену устаревшим нормам ПБУ. Этот стандарт относится как к коммерческим, так и к государственным организациям, включая учреждения, финансируемые из бюджета.

Инвентаризация теперь регулируется комплексно: ФСБУ 28 определяет принципы проведения, в то время как конкретные методики закрепляются внутренними документами учреждения. Также сохраняется действие Федерального закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который требует точности данных бухгалтерского учета, основанных на фактическом наличии активов и обязательств.

Рекомендуем подробно ознакомиться с материалом по теме: ФСБУ 28: инвентаризация – применение в 2025 году по новым правилам.

Кто обязан проводить инвентаризацию в 2025 году

Регулярная инвентаризация в 2025 году обязательна для всех государственных и муниципальных бюджетных учреждений. Это касается всех видов активов: от имущества (зданий, оборудования) до денежных средств и обязательств. Обязанность проведения подтверждена нормами ФСБУ и указаниями Минфина РФ.

Инвентаризацию нужно проводить:

• в случае смены материально-ответственного лица;
• перед сдачей бухгалтерской отчетности;
• при выявлении признаков хищения или утраты имущества;
• перед реорганизацией или ликвидацией учреждения;
• по указанию вышестоящих органов или в соответствии с внутренним регламентом.

Автоматизация учета через систему ЕПБ, внедрение мобильных терминалов с товароучетным ПО и интеграция с бухгалтерскими платформами постепенно сокращают нагрузку на комиссию по инвентаризации, но не отменяют ее функции.

Сроки и периодичность инвентаризации имущества

ФСБУ 28 указывает, что инвентаризация проводится не реже одного раза в год. Однако конкретные сроки учреждение определяет самостоятельно, закрепляя их в учетной политике. На практике, большинство организаций приурочивают процедуру к окончанию отчетного периода — декабрю.

При этом есть активы, которые подлежат учету чаще. Ниже приводим таблицу с рекомендуемой периодичностью:

Ответственность за несвоевременное проведение

Ответственность за своевременное проведение инвентаризации лежит на руководителе учреждения. При выявлении нарушений в ходе проверок со стороны контрольно-счетных органов возможно наложение административных санкций. Основные риски связаны с тем, что данные отчетности могут не соответствовать действительности, а это вредит достоверности бюджетной информации.

Кроме того, несвоевременная инвентаризация увеличивает риск недостачи, порчи имущества и финансовых потерь. Недавние случаи в практике КРУ показали, что большинство замечаний связано именно с отсутствием подтверждающих актов или несоблюдением сроков сверки материальных ценностей.

Важно: в стандартной учетной политике учреждения должны быть четко прописаны случаи обязательной инвентаризации, состав комиссии и сроки проведения по каждому типу активов. Это минимизирует риски и обеспечит выполнение требований законодательства.

Порядок проведения инвентаризации 2025 в казенных и бюджетных учреждениях

Приказ на инвентаризацию 2025: образец и требования

Основанием для начала инвентаризации в бюджетном учреждении является приказ руководителя. Он не только определяет сроки и объекты, подлежащие проверке, но и назначает состав инвентаризационной комиссии. Приказ оформляется в произвольной форме, но обязательно должен включать целый ряд обязательных реквизитов.

На практике в приказ обычно включают:

• Цель проведения инвентаризации (плановая, внеплановая, перед составлением годовой отчетности и т.д.);
• Состав инвентаризационной комиссии с указанием ФИО и должностей;
• Указание сроков начала и окончания инвентаризации;
• Перечень объектов учета (основные средства, ТМЦ, денежные средства, обязательства);
• Ответственных за предоставление учетной документации.

Рекомендуется составить один приказ по всем видам активов, а в приложении привести разбивку по дням и направлениям. Это поможет организовать процесс более структурировано. Более подробно про общие требования к оформлению можно почитать в статье Инвентаризация 2025: новые правила.

Создание инвентаризационной комиссии: состав и функции

Комиссия по проведению инвентаризации — ключевой участник процесса. Ее создают до издания приказа. Минимально в состав должны входить:

• Председатель (обычно заместитель руководителя или главный бухгалтер);
• Члены комиссии (завхоз, представители отделов, материально ответственные лица);
• Технический специалист (для учета в электронной системе, если используется).

Важно, чтобы комиссию формировали из сотрудников, не заинтересованных в результатах проверки. То есть материально ответственное лицо не может быть в комиссии для инвентаризации своего участка.

Основные функции комиссии:

- проведение фактической проверки наличия имущества;
- сопоставление фактических данных с учетными;
- выявление излишков, недостач, несоответствий;
- оформление результатов в акте.

Этапы инвентаризации имущества организации

Инвентаризация делится на несколько этапов. Их четкое соблюдение повышает точность учета и снижает риски претензий со стороны проверяющих органов.

Процедура завершается отражением результатов в учете. Все расхождения необходимо документально подтвердить, а при необходимости — принять меры по взысканию или списанию.

Оформление результатов инвентаризации

Завершающая стадия — это не просто подписание описей. Комиссия готовит:

• Инвентаризационные описи по каждому виду активов (форма утверждена приказом Минфина России);
• Сличительные ведомости — по тем позициям, где выявлены расхождения;
• Акт о результатах инвентаризации.

После утверждения акта руководителем данные передаются бухгалтерии. Здесь важно правильно отразить излишки (приход) или недостачи (расход), объяснив причины — например, списание при порче или перемещение.

Если используются автоматизированные системы учета, часть документов может формироваться электронно. Но окончательное оформление все равно выполняется в печатном виде с подписями комиссии.

Стоит помнить, что правильно оформленные документы инвентаризации — это в том числе и защита учреждения при любых внешних проверках. Ошибка в одном акте может обернуться серьезными последствиями.

Особенности учета при инвентаризации основных средств

Инвентаризация активов и объектов недвижимости

При проведении инвентаризации в бюджетном учреждении особое внимание уделяется учету недвижимости и других основных средств. Важно проверить соответствие данных бухгалтерского учета фактическому наличию объектов, их техническому состоянию и правоустанавливающим документам.

Например, если здание числится в учете, но фактически используется сторонней организацией без оформленных договоров, это повод не только для отражения информации в актах инвентаризации, но и для подготовки к юридическим действиям.

Недвижимость особенно важна с точки зрения требований законодательства: наличие кадастровых данных, прав собственности или аренды должно подтверждаться документально. Для эффективного контроля рекомендуется разделять объекты по категориям:

• Административные здания и помещения
• Производственные, складские и технические строения
• Земельные участки под управлением учреждения

На практике лучше всего себя зарекомендовал подход, при котором еще до начала основной кампании по инвентаризации выполняется предпроверка объектов недвижимости.

Излишки и недостачи: действия учреждения

Одним из самых чувствительных этапов инвентаризации является выявление расхождений — излишков и недостачи. Как правило, излишки признаются доходом учреждения, а недостачи требуют установления причин и лиц, ответственных за утрату имущества.

Если в ходе проверки обнаружены излишки, они подлежат отражению в бухгалтерском учете на основании инвентаризационной описи и акта комиссии. Однако даже в случае положительного балансового эффекта излишки требуют дополнительного пояснения — важно выяснить причину их появления: ошибка прошлых периодов, неоформленная поставка, внутренняя переработка и т.д.

Что касается недостач, учреждение должно действовать по следующему алгоритму:

1. Формирование и подписание акта инвентаризации с указанием недостающих позиций.
2. Проведение служебного расследования с участием комиссии.
3. Выявление виновных лиц и принятие решения о возмещении ущерба.
4. Отражение итогов в учетной системе с соответствующими проводками.

Проводки по результатам инвентаризации

Бухгалтерские записи по результатам инвентаризации оформляются после утверждения акта инвентаризационной комиссии руководителем учреждения. В зависимости от характера выявленных отклонений применяются разные типы проводок.

Ниже приведена таблица с примерами стандартных бухгалтерских записей в зависимости от ситуации:

Полная пошаговая инструкция с примерами оформления документов доступна в специализированной статье.

Выборочная инвентаризация как инструмент оптимизации

Полная инвентаризация всех основных средств — трудоемкий и затратный процесс. В 2025 году учреждениям разрешено применять выборочную инвентаризацию в пределах установленной правилами нормы. Такой подход позволяет сфокусировать усилия на рисковых участках, сократить нагрузку на бухгалтерию и не нарушить требования регламента.

Выборочные проверки наиболее эффективны в следующих случаях:

• Оборудование и техника с высоким уровнем амортизации
• Мобильные объекты, часто перемещаемые между подразделениями
• Средства, используемые в рамках внешних контрактов или аренды

Практический опыт показывает, что регулярная выборочная инвентаризация в течение года позволяет минимизировать вероятность ошибок в учете и снижает риски при проверках.

Важно документировать критерии отбора объектов, состав комиссии и мероприятия по результатам проверки. Такой подход защищает учреждение от претензий со стороны проверяющих органов и повышает прозрачность внутренних процессов.

ФСБУ 28 и учетная политика учреждения с 2025 года

Что изменилось: применение ФСБУ 28 2023

С 2025 года применение ФСБУ 28 «Инвентаризация» становится обязательным для всех государственных и муниципальных учреждений. Это означает не просто обновление форм отчетности, а пересмотр подходов к учету активов и обязательств. Главная цель — обеспечить прозрачность, достоверность и актуальность данных бухгалтерского учета.

Одно из ключевых изменений — расширение перечня объектов, подлежащих инвентаризации. Теперь в список включены не только материальные объекты, но и обстоятельства, влияющие на финансовое положение учреждения, например, отложенные обязательства и условия договоров.

Внедрение ФСБУ 28 требует регулярной инвентаризации во всех направлениях учета. Речь идет не только о плановых проверках, но и о внеплановых — например, при смене руководителя или выявлении несоответствий. При этом важно учитывать, что документ теперь более строго регулирует оформление результатов и сроки проведения проверок.

Настройка учетной политики под новые стандарты

С учетом новых требований организации должны пересмотреть и адаптировать свою учетную политику. В первую очередь, нужно закрепить внутри учреждения, каким образом будет проводиться инвентаризация, как формируются комиссии, и как документируются результаты.

Адаптация политики включает следующие шаги:

• Определение перечня объектов инвентаризации с разбивкой по категориям;
• Фиксация периодичности и оснований для проведения внеплановых проверок;
• Регламентация оформления первичной документации и актов;
• Разработка форм приказов о проведении инвентаризации и протоколов заседаний комиссий.

Например, если учреждение осуществляет деятельность в нескольких территориально удаленных подразделениях, важно отразить в учетной политике механизм взаимодействия комиссий на местах и единой контрольной группы.

Документальное оформление инвентаризации по ФСБУ

Предъявляемые ФСБУ 28 требования к оформлению документов важны не только для внутреннего контроля, но и для проверки ревизионными органами. Акцент делается на обоснованности данных и соблюдении формальных процедур.

Особое внимание стоит уделить следующему:

Крайне важно обеспечить хранение всей документации в едином архиве, как бумажном, так и электронном, с возможностью быстрого восстановления данных в случае запросов.

Роль Минфина и актуальные приказы 49н, 61н

Минфин в новых условиях выступает как методический координатор процесса стандартизации учета. Важное значение в этом контексте приобрели приказы №49н и №61н. Они конкретизируют требования к применению ФСБУ 28 и дают учреждениям ориентиры при формировании учетной политики и проведении инвентаризации.

Приказ №49н устанавливает правила отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете. В том числе — порядок учета излишков, недостач, а также оформления объяснительных. Документ делает акцент на аналитическом учете, чтобы минимизировать риски искажения данных.

Приказ №61н касается сроков и порядка внедрения ФСБУ в учреждении. Он позволяет гибко подойти к переходу на новые правила, закрепляя основные параметры: кто принимает решения, какие документы нужно актуализировать, и в какие сроки — всё должно быть отражено в учетной политике.

Важно, что приказы дополняют друг друга и не дублируются. На основании этих норм учреждения получают целостную картину организации учета в условиях действия ФСБУ 28.

Вопросы и ответы