Пошаговая инструкция по проведению инвентаризации основных средств в 2025 году

• Инвентаризация основных средств в 2025 году: по шагам
• Новые правила и стандарты: ФСБУ 28 и Приказ 49н
• Результаты инвентаризации и их учет
• Отчетность и контроль за выполнением
• Вопросы и ответы

Инвентаризация основных средств в 2025 году: по шагам

Какие объекты инвентаризации включаются

В 2025 году инвентаризация основных средств остаётся ключевым мероприятием для подтверждения достоверности данных бухгалтерского учёта и наличия имущества. Под инвентаризацию попадают все объекты, которые определяются как основные средства согласно ПБУ 6/01 и ФСБУ 6/2020:

• здания, сооружения, помещения;
• машины и оборудование (включая вычислительную технику);
• транспортные средства;
• инструменты, производственный и хозяйственный инвентарь;
• объекты с элементами улучшения (например, капитальные вложения в арендуемое имущество);
• иное имущество, отвечающее критериям классификации «основных».

Важно включать все активы, даже если они временно не используются (на ремонте, в резерве или списании). Иначе это будет ошибкой, из-за которой могут быть замечания со стороны аудита или налоговой.

Требования к составу комиссии и документации

Для проведения инвентаризации в 2025 году создаётся приказом руководителя постоянная либо временная инвентаризационная комиссия. В её состав включаются не менее трёх человек:

• председатель (обычно – главный бухгалтер или замдиректора),
• члены комиссии (представители администрации, бухгалтерии, материально ответственные лица).

В состав комиссии не могут входить лица, непосредственно отвечающие за сохранность или эксплуатацию проверяемых объектов – чтобы избежать конфликта интересов.

Комиссия готовит акт инвентаризации, который подписывается всеми участниками и утверждается руководителем. Кроме актов, формируются описные ведомости, сличительные ведомости (при расхождениях) и итоговые справки.

Особое внимание стоит уделить корректному оформлению документов по новым требованиям. Подробности о действующих правилах представлены в сопутствующем материале.

План-график инвентаризации: как составить

Во многих компаниях составление и утверждение плана-графика инвентаризации – обязательный элемент внутреннего контроля. Он учитывает:

План подписывается руководителем и бухгалтерией, а затем доводится до всех участников процесса. При необходимости изменения (досрочное проведение, перенос сроков) оформляется служебная записка и корректировка плана.

Форма акта инвентаризации: актуальные образцы

Сейчас не существует обязательных унифицированных форм актов – организации вправе разрабатывать собственные шаблоны, если они содержат обязательные реквизиты согласно статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Однако на практике чаще используются формы, рекомендованные Росстатом или Минфином. Например:

• ИНВ-1 – инвентаризационная опись основных средств;
• ИНВ-18 – акт сверки фактического наличия с данными учета.

Наряду с формами важно сохранить структуру данных: номер объекта, наименование, инвентарный номер, местоположение, техническое состояние, остаточная стоимость. Если инвентаризация сопровождается фотофиксацией, изображения прикладываются к акту.

Электронный документооборот тоже допустим, если компания использует соответствующие системы – электронная подпись членов комиссии при этом обязательна.

Новые правила и стандарты: ФСБУ 28 и Приказ 49н

Стандарт проведения инвентаризации по новому

С 2025 года бухгалтерские службы организаций перешли на новые правила учета, утвержденные ФСБУ 28/2021 «Инвентаризация». Это не просто обновление, а серьезная трансформация подхода к проверке фактического наличия активов. Теперь инвентаризация выполняется не ради формального соответствия, а как инструмент управления активами и рисками.

Одно из ключевых новшеств — проведение инвентаризации не в определённые календарные сроки, а в соответствии с внутренней учетной политикой, согласованной с учредителями и руководством. Это придаёт процессу гибкость и позволяет более точно учитывать особенности деятельности организации.

ФСБУ 28 также акцентирует внимание на обязательности проведения инвентаризации при:

• смене материально-ответственных лиц,
• обнаружении фактов хищений или недостач,
• ликвидации, реорганизации, продаже юридического лица.

Применение Порядка 871 и его особенности

На практике ФСБУ 28 тесно связан с приказом Минфина №871, который регулирует порядок учета и контроля за основными средствами. Именно в нем прописано, какие документы стоит использовать, какие процедуры являются обязательными, а какие — рекомендательными.

Главное отличие применения Порядка 871 сейчас — акцент на реальных бизнес-процессах. Документы можно формировать в электронном виде, подписывать электронной подписью, и интегрировать процесс инвентаризации в учетные и логистические системы предприятия.

Это удобно: синхронизация с ERP-системами, мобильными терминалами учета (ТСД), автоматическая сверка данных — всё это снижает риск ошибок и увеличивает прозрачность учета.

Нормативные акты: 402-ФЗ, 61н, методические указания

Все изменения базируются на законе №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Он устанавливает основу учета, включая требования к достоверности и своевременности данных. Подзаконные акты, такие как приказ Минфина №61н и методические указания, конкретизируют действия бухгалтера и компании.

Вот краткая таблица по нормативным документам, на которые стоит опираться при проведении инвентаризации:

Инвентаризация по новому ФСБУ: что изменилось

Самое главное — инвентаризация теперь — не просто сверка цифр, а управленческий инструмент. Проводить ее нужно не «для галочки», а с целью реального контроля над активами. Новые правила усилили ответственность за подлинность данных, а также предоставили возможность компании самостоятельно определить, как и когда проводить инвентаризации.

Изменения затронули и подход к расчету расхождений. Теперь компания сама определяет, считать ли недостачу убытком сразу или временно отразить как оценочное обязательство. Это гибкость, но и вызов для бухгалтеров — необходима четко прописанная методика в учетной политике.

Кроме того, инвентаризационная комиссия теперь может быть постоянной — это упрощает составление документов и делает процесс системным.

Подробнее о своевременной подготовке к инвентаризации по новым правилам читайте в отдельной статье на нашем портале.

Готовые решения для всех направлений

Склады

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Магазины

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Маркировка

Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Узнать больше

Онлайн-торговля

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Учреждения

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Производство

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

ЕГАИС

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Стать партнером

Получение статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.

Узнать больше

Сертификация для партнеров

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Задачи.Решения

Узнать больше

Инвентаризация

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Продукт для решений

Узнать больше

уровни лицензий продукта для решений

Узнать больше

Показать все решения по автоматизации

Результаты инвентаризации и их учет

Выявленные расхождения: действия бухгалтерии

После завершения инвентаризации основные средства сверяются с бухгалтерским учетом. Если всё совпадает — отлично. Но чаще всего обнаруживаются отклонения: недостача, излишки или просто ошибки в документах. На этом этапе важно зафиксировать результаты и правильно оформить все обнаруженные несоответствия.

В первую очередь составляется акт инвентаризации, где прописываются реальные остатки, расхождения и предложения по урегулированию. Этот документ становится основанием для внесения изменений в бухгалтерский учет.

Действия бухгалтерии зависят от характера выявленных расхождений:

• Установленные излишки требуют постановки на учет ранее незарегистрированного актива.
• Недостачи нуждаются в расследовании: по какой причине исчез объект, кто виноват, можно ли взыскать ущерб.
• Ошибки в документах устраняются с учетом фактических данных, полученных в ходе проверки.

Подробности новых регламентов инвентаризации в 2025 году доступны в этой статье.

Излишки основных средств: учет и налогообложение

Если по результатам инвентаризации обнаружен излишек — объект на предприятии имеется, но в учете не числится — его необходимо учесть. Такое имущество рассматривается как безвозмездно поступившее, что влечет определенные налоговые последствия.

Излишки оформляются актом приема-передачи и ставятся на учет по рыночной стоимости. Если точно установить источник появления имущества невозможно, организация обязана признать внереализационный доход, с которого уплачивается налог на прибыль.

Пример. В отделе эксплуатации найден компрессор, не учтенный в базе. У предприятия отсутствуют документы на его приобретение. После оформления акта и оценки рыночной стоимости компрессора на сумму 120 000 рублей организация увеличивает активы и признает доход в размере той же суммы.

Недостачи и ошибки: оформление и отражение

Недостача фиксируется, когда объект числится в учете, но фактически отсутствует. Такая ситуация требует внимательной проработки: проводится служебная проверка, определяется виновное лицо (если есть), готовится комплект документов для списания.

Если вина доказана — стоимость недостающего имущества взыскивается с сотрудника. При отсутствии виновного списание осуществляется за счет убытков предприятия по решению руководителя.

Важно грамотно оформить все первичные документы и внести поправки в регистры учета. Это поможет избежать претензий со стороны налоговых органов и контролеров.

Проводки по результатам инвентаризации

На основе инвентаризационных документов бухгалтер оформляет соответствующие бухгалтерские проводки в учете. Они зависят от характера выявленного расхождения. Ниже — таблица с типовыми вариантами:

• Излишки: Дт 01 (08) / Кт 91.1 — постановка на учет найденного актива, признание дохода.
• Недостачи с установленной виновной стороной: Дт 94 / Кт 01, затем Дт 73.2 / Кт 94 — списание и отражение задолженности работника.
• Недостачи без виновного: Дт 94 / Кт 01, затем Дт 91.2 / Кт 94 — убытки за счет организации.
• Исправление ошибок: соответствующие исправительные проводки, иногда с применением счетов 91.1 или 99.

Эти операции должны быть четко задокументированы и отражены в бухгалтерском и налоговом учете. Инвентаризация — не просто формальность, а важный инструмент контроля и актуализации данных, который влияет на финансовый результат компании.

Отчетность и контроль за выполнением

Акт о результатах инвентаризации 2025

Акт об итогах инвентаризации — это официальный документ, в котором фиксируются расхождения между учетными данными и фактическим наличием основных средств (ОС). Он оформляется после завершения всех проверок и подписывается членами инвентаризационной комиссии.

В акте обязательно указываются:

• перечень выявленных излишков и недостач;
• результаты осмотра технического и физического состояния объектов;
• рекомендации по дальнейшим действиям с выявленными проблемами (списание, ремонт, уточнение учета и т.д.).

При оформлении акта важно соблюдать унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата, такие как форма ИНВ-26 или аналогичные, адаптированные под автоматизированные учетные системы, если они используются.

Документальное подтверждение инвентаризации

К каждому акту должна прилагаться подтверждающая документация. Это может быть:

• опись основных средств (ИНВ-1);
• выписки из инвентарных карточек учета ОС;
• фотографии или технические паспорта;
• копии актов о вводе в эксплуатацию, ремонтах и перемещениях;
• обоснования по выявленным расхождениям.

Важно, чтобы документы были подписаны всеми членами комиссии и соответствовали учетным данным. При наличии автоматизированных систем учета эти документы могут формироваться из системы, но всё равно требуют визуальной проверки и заверения.

Аудиторские проверки и внутренний контроль

Инвентаризация включает не только подсчет, но и участие в системе контроля. Внутренний контроль помогает снизить риск искажения данных, а внешняя аудиторская проверка может подтвердить достоверность и прозрачность процедур.

Если допущены ошибки в учете или порядок проведения инвентаризации нарушен, это может привести к административной ответственности или налоговым доначислениям. Поэтому контрольная составляющая в 2025 году имеет особенно высокую значимость.

Использование 1С для автоматизации учета

Программные решения на базе 1С позволяют существенно упростить учет основных средств и повысить точность инвентаризации. Уже на этапе подготовки они помогают формировать актуальные описи, отслеживать движение и амортизацию объектов.

Преимущества автоматизации с помощью 1С:

• автоматическое сопоставление данных учета и инвентаризации;
• быстрая генерация актов и отчетов комиссии;
• сокращение времени на оформление документов;
• возможность ведения фотофиксации и геолокации объектов ОС;
• интеграция с электронными подписями и сервисами архивного хранения.

Если предприятие уже использует 1С для бухгалтерии, подключение модуля для учета основных средств — это разумное и финансово обоснованное решение. Главное — корректно настроить начальные данные и обучить сотрудников работе в системе.

Вопросы и ответы