Учёт выдачи экипировки и товарно-материальных ценностей с помощью «Склада 15», или как компания Delivery Club автоматизировала курьерские пункты

Россия , Москва

Учёт выдачи экипировки и товарно-материальных ценностей с помощью «Склада 15», или как компания Delivery Club автоматизировала курьерские пункты

Только представьте себе, какого размера будут Excel таблицы, если в них заносить данные о товарно-материальных ценностях и инвентаризациях по 350 филиалам компании! Безразмерными и с ошибками — всё верно.

К сожалению, лидер рынка по доставке готовой еды и продуктов питания в России — компания Delivery Club — тоже с этим столкнулась. Но благодаря внедрению программного обеспечения «Клеверенс» и терминалов сбора данных Chainway C72 и Honeywell Scanpal EDA51K и полной перестройке привычных алгоритмов работы удалось не только устранить ошибки и недочёты, но и получить профит.

Подробное описание

О компании

Delivery Club — это крупнейший сервис, занимающийся доставкой готовой еды, в России. География компании насчитывает более 200 городов, а готовые блюда доставляют из более чем 40000 ресторанов. Здесь можно заказать еду и из известных заведений быстрого питания — McDonalds, KFC или Burger King, и из кондитерских и небольших кафе рядом с домом.

Учётная система

Компания Delivery Club имеет как собственную курьерскую сеть, так и делегирует часть деятельности логистическим партнёрам, которым принадлежат пункты выдачи экипировки для доставщиков. Изначально всю информацию о наличии сумок, кепок, футболок и курток для персонала, работающего на доставке, операторы заказчика фиксировали в таблицах Excel. Инвентаризации, если и проводились, были недостаточно информативны, приёмка ТМЦ от поставщиков не позволяла сразу на входе отслеживать брак, а убытки были колоссальны.

Ранее приобретённая Delivery Club «1С: Инвентаризация и управление имуществом» была не внедрена. Хотя с её помощью можно было реализовать функции ведения учёта имущества, получения отчётности на платформе «1С:Предприятие 8.3» и получить возможность мобильно выполнять складские операции при помощи терминалов сбора данных с поддержкой RFID и штрихкодирования, устанавливалась мобильная компонента только на ТСД с операционной системой Windows. Однако цена одного такого «виндового» устройства, например от компании Zebra, составляла около 300 тысяч рублей.

Задачи

В течение двух лет руководитель курьерской службы Delivery Club обращался в разные компании в поисках внедренца, кто смог бы реализовать проект на базе «1С: ИУИ», но все специалисты в один голос предлагали перейти на «1С: Управление торговлей». Однако данная конфигурация не закрывала все потребности курьерской службы. Приобретение новой системы учёта не решило бы задачу по автоматизации, поскольку функциональные разрывы могли увеличиться в разы. А так как задача по объединению учёта центрального склада и пунктов выдачи логистических партнёров стояла давно, было принято решение адаптировать «1С: ИУИ» и найти универсальную программу для терминалов сбора данных.

Руководитель департамента 1С Delivery Club решил самостоятельно внедрить технологию RFID и обратился в компанию «Первый БИТ» по вопросу приобретения меток. В процессе обсуждения сделки выяснилось, что задача намного масштабнее, но её можно реализовать на базе уже имеющейся системы учёта и терминалов на ОС Android.

Специалист отдела RFID-технологий компании «Первый БИТ» Татьяна Шехватова рассчитала 2 варианта внедрения учёта для Delivery Club: или на базе мобильного клиента «1С:Инвентаризация и управление имущества» или на базе «Клеверенс».

Второй вариант выигрывал по ряду причин:

  1. решение устанавливается на ТСД как с ОС Windows, так и с ОС Android, которая сейчас поддерживается всеми разработчиками;
  2. «Клеверенс» имеет открытый код, благодаря чему всегда можно перенастроить или создать новые процессы под управленческую базу;
  3. архитектура решения позволяет предоставлять логистическим партнёрам только необходимые данные без прямого доступа на сервер заказчика, что не нарушает политику безопасности Delivery Club;
  4. более выгодная стоимость ИТ-решения.

Главными задачами на начальном этапе было оснастить сумки, с которыми курьеры доставляют заказы покупателям, RFID метками и ускорить приёмку товарно-материальных ценностей от поставщиков и выдачу экипировки на пунктах, с возможностью идентифицировать какому сотруднику какая сумка принадлежит.

Я рассказала руководителю IT-департамента Delivery Club, что готовое решение на платформе 1С нужно будет значительно дорабатывать. И предложила внедрить в качестве мобильного клиента «Клеверенс». А из оборудования презентовала Honeywell Scanpal EDA51K.


Татьяна Шехватова, Специалист отдела RFID-технологий компании «Первый БИТ»

Решение

Оснастить 350 пунктов выдачи в различных городах не только брендированной экипировкой, сумками, но и оборудованием — не самая простая задача. Для начала нужно было вообще понять, насколько изменится и будет ли удобнее работа с ТСД: получится ли ускорить приёмку ТМЦ в целом, отслеживать брак от поставщиков и вести учёт сумок по филиалам партнёров? Все поставки товарно-материальных ценностей приходят на 3 центральных склада Delivery Club — в Питере, Москве и Омске. Здесь экипировку и сумки распределяют по количеству и отправляют в распределительные пункты.

«Деливери» было необходимо полностью перестроить алгоритм работы всех пунктов выдачи экипировки. Для этого мы со специалистами заказчика составили перечень необходимых к выполнению доработок в системе учёта и в программном продукте «Склад 15» от «Клеверенс».

В список изменений входило формирование справочников и истории экипировки, регистрация операций — заказ, поступление, выдача, возврат, списание, перемещение между складами. Нужно было также настроить контроль остатков ТМЦ на складах в режиме реального времени, реализовать использование ТСД без доступа к базе данных 1С и формирование отчётных форм и сличительных ведомостей.


Андрей Рыжиков, Технический руководитель проекта от компании «Первый БИТ»


Первые трудности

Для тестирования RFID-технологии заказали по одной опытной партии сумок у каждого из трёх поставщиков экипировки. Но в процессе работы выяснилось, что ТСД периодически не «видит» RFID-метки, так как все курьерские сумки имеют внутри металлизированное покрытие — по типу сумки-холодильника, приходят в сложенном виде — порядка 10 тысяч единиц за одну поставку, и уложены друг на друге.

И даже при условии расположения меток на боковой стороне сумки, внутреннее покрытие мешало передаче сигнала. Поэтому от использования этой технологии пришлось отказаться и вернуть производителям сумки, чтобы их перешили.

В связи с этим, самым оптимальным вариантом, если не единственным, оставалось использование штрихкодов. Но и тут не всё сразу прошло гладко: на читабельность ШК влиял оттенок зелёного цвета бренда Delivery Club, который менялся несколько раз от более тёмного к более светлому. А так как сам штрихкод был серый, то способность ТСД считывать ШК снижалась.

Руководитель IT-департамента Delivery Club основательно подошёл к решению вопроса сканирования штрихкодов: приобрёл 4 разных терминала сбора данных от различных производителей, включая предложенный мной — чтобы выбрать один, который будет сканировать серый штрихкод на зелёном фоне лучше других. Лидером по результатам тестирования оказался Honeywell Scanpal EDA51K.


Татьяна Шехватова, Специалист отдела RFID-технологий компании «Первый БИТ»


Учёт по-новому

Для того чтобы иметь возможность отслеживать производственный брак, приняли решение генерировать уникальные ID-коды для каждого поставщика с отличительными префиксами в штрихкодах для сумок — «11», «22» и «33». Для этого внесли некоторые изменения в функционал. Сейчас сотрудники Delivery Club сначала генерируют ШК с соответствующим префиксом, затем только высылают производителю для нанесения на внешнюю сторону сумок при производстве.

Информация по следующим параметрам привязана к объекту учёта с ШК: тип экипировки, производитель, инвентарный номер, склад, город, физлицо, состояние, статус, причина поломки, новизна, срок эксплуатации.

Сканирование штрихкодов экипировки и сумок с ID производителя при приёмке на центральный склад позволяет на входе проверить читабельность ШК, отследить весь брак и при необходимости оформить возврат поставщику.

После того, как вся экипировка принята, её распределяют по логистическим партнёрам, которые работают только в мобильном приложении «Клеверенс» на терминалах сбора данных — у них нет доступа к «1С: ИУИ» или к серверам. Все пункты выдачи заказчик обеспечил ТСД. А так как от использования RFID-технологии в итоге пришлось отказаться, выбрали версию «Склад 15» для считывания штрихкодов.


Татьяна Шехватова, Специалист отдела RFID-технологий компании «Первый БИТ»

При поступлении партии экипировки на склад логистического партнёра, сотрудники открывают на ТСД документ приёмки сканируют все ШК по факту. Затем завершают документ приёмки на терминале, и данные попадают в систему учёта центрального склада Delivery Club, где оператор может проконтролировать что доехало, что не доехало.

Инвентаризации логистические пункты проводят по тому же принципу: на ТСД «падает» задание, сотрудники партнёра сканируют штрихкоды всех ТМЦ, которые у него есть, и отправляют данные в 1С.

Списание экипировки нельзя произвести без описания причины. Есть курьеры, которые работают полноценный рабочий день 8-10 часов и срок службы их сумки или куртки будет намного меньше, чем у того, кто работает по 2 часа в день. Если при сдаче ТМЦ возникают спорные моменты, можно сделать фото на телефон или на ТСД и отправить через 1С на центральный склад, где будет принято дальнейшее решение.

Причин списания ТМЦ может быть несколько: «увольнение», «порча», «замена», «потеря». К документу списания обязательно прикладывают фото сумки. Так как бывают случаи, что сотрудник устроился на работу, но не работал по каким-то своим причинам, и сумка новая. И если состояние отличное, сумку можно вернуть в работу и выдать другому курьеру.


Андрей Рыжиков, Технический руководитель проекта от компании «Первый БИТ»


Особенности выдачи экипировки в Delivery Club

После оформления курьера на работу его данные заносят в учётную базу, где для каждого нового сотрудника формируют собственный уникальный идентификационный QR-код. Его формат был разработан на основании консультаций с Андреем Рыжиковым специалистами заказчика.

В момент выдачи экипировки оператор логистического центра сначала сканирует ID-номер курьера, затем фотографирует его на камеру терминала, далее привязывает штрихкод конкретной сумки к ID курьера путём сканирования обоих кодов. Тот же алгоритм с выдачей всей остальной экипировки: кепок, футболок и так далее.

После завершения документа выдачи сотрудник, получивший экипировку, расписывается прямо на сенсорном экране ТСД в получении ТМЦ. Через некоторое время в личном кабинете мобильного приложения для курьеров ему приходит уведомление с номером выданной сумки и примерных сроках её замены на новую. Этот функционал реализовали для того, чтобы можно было своевременно менять сотрудникам экипировку на новую.


Татьяна Шехватова, Специалист отдела RFID-технологий компании «Первый БИТ»

Так как в «Клеверенс» возможна привязка штрихкода сумки к ID конкретного курьера, сдать сумку другого человека вместо своей нельзя. Все действия, которые производят логистические партнёры с экипировкой, проходят через ТСД и автоматически попадают в «1С: ИУИ» на центральном складе.

Результаты

Крупные компании закладывают немалый бюджет на приобретение товарно-материальных ценностей. А их учёт регламентируется бухгалтерскими нормативно-правовыми актами. Но если вести оперативный учёт на бумаге или в Excel таблице, стоит быть готовым к тому, что рано или поздно придётся столкнуться с ошибками и потерями.

Благодаря внедрению «Склада 15» и терминалов сбора данных Delivery Club удалось сократить время приёмки экипировки и ускорить проведение инвентаризаций более чем в 6 раз, выдачу ТМЦ ускорили в 3 раза и свели к минимуму бумажный документооборот.

Теперь есть возможность на входе отбраковывать нечитаемые штрихкоды на сумках и своевременно осуществлять возврат поставщику, так как качество сумок проверяют сразу при поступлении и постоянно контролируют причины списания экипировки.

Все данные по остаткам на 350 складах объединили в единую систему, что позволило существенно сократить ошибки при проведении инвентаризаций контролировать актуальность остатков для своевременного дозаказа заканчивающихся на складе ТМЦ. А информацию по операциям перемещения, списания и выдачи операторы центрального склада заказчика видят в режиме реального времени.


Татьяна Шехватова, Специалист отдела RFID-технологий компании «Первый БИТ»



Сервис доставки Delivery Club перешел в собственность «Яндекса»

Партнер

Первый БИТ

"Первый Бит - международный интегратор эффективных ИТ-решений. Филиальная сеть компании объединяет более 100 офисов в 10 странах мира: Россия, Казахстан, Узбекистан, Беларусь, ОАЭ, Турция, Чехия, Андорра, Испания, Канада.

Компания «Первый Бит» более 20 лет занимается автоматизацией и цифровизацией бизнеса: от поставки IT-оборудования клиентам до работы с данными и изменения их бизнес-модели."

Посмотреть все проекты партнёра

Клиент

Delivery Club

Лидер рынка по доставке готовой еды и продуктов питания в России — компания Delivery Club

Примененное оборудование и программное обеспечение