Учёт весовой продукции и мясных полуфабрикатов с «Клеверенс»: компания «Крымсырьё» делится опытом
Учёт весовой продукции и мясных полуфабрикатов с «Клеверенс»: компания «Крымсырьё» делится опытом
Россия , Ставрополь
Если работа с весовым товаром не автоматизирована, задач и обязанностей у линейного персонала значительно прибавляется: перевзвесить продукцию при приёмке в магазин или на склад, внести данные в систему учёта вручную и не ошибиться при этом, не забыть уменьшить остатки на количество проданного — провести ревизию в конце смены. Всё это при условии, что единицы измерения при поступлении и реализации будут одинаковыми. Один сотрудник с этим явно не справится.
С помощью программного обеспечения «Клеверенс» и терминала сбора данных Newland MT65 Beluga IV собственник компании «Крымсырьё» смог наладить учёт весовой продукции и мясных полуфабрикатов, в несколько раз ускорить приёмку и отгрузку товара и полностью исключить ошибки при комплектации заказов покупателей. Реализацией проекта занимались специалисты компании «Информационные технологии в бизнесе».
Подробное описание
Без свежего мяса и полуфабрикатов не может обойтись ни одна хозяйка — капустой муж сыт не будет. Да и куриные крылышки на гриле — наверное самое любимое блюдо у посетителей фаст-фуд кафе. Именно поэтому популярность оптово-розничных компаний, поставляющих мясную продукцию, так высока: широкий ассортимент товара, скидки постоянным покупателям, комплексный подход к заказам и доставка — всё это в одном месте.
ООО «Крымсырьё» более двух лет обеспечивает жителей города Ставрополь самым свежим мясом — свинина, говядина, птица, субпродуктами и полуфабрикатами. Перечень товаров не превышает 150 наименований, при этом оптовые партии продукции, которые отгружают покупателям, всегда объёмные.
Все данные по заказам «Крымсырьё» всегда вносили в «1С: Управление торговлей 11.4»: клиент приезжал на склад, менеджер оформлял заказ и отдавал список товаров кладовщику, который бежал на склад и набирал товар. Такой алгоритм работы неудобен тем, что в случае ошибки в заказе всегда искали крайнего. Компания теряла прибыль на возмещении ущерба, на задержках с отгрузками.
Постепенно собственник пришёл к тому, что нужно автоматизировать работу линейного персонала и обратился к интегратору на аутсорсе за помощью с выбором и установкой софта и внедрением мобильных компьютеров.
Александр Тарасов,Генеральный директор компании «Информационные технологии в бизнесе»
Задачи
Той самой «трубой», в которую постоянно «улетают» деньги компании, может оказаться неправильно организованный складской учёт. Или даже большие времязатраты на выполнение складских операций — ведь вместо обработки 10 заказов сотрудники за то же время успеют собрать только один или два. Автоматизация помогает ускорить работу линейного персонала и сократить количество ошибок.
Предыдущий интегратор просто помог выбрать и купить ТСД и софт от «Клеверенса», но не делал каких-либо настроек. И полноценно работать с терминалом кладовщик не мог. Заказчик пытался самостоятельно разобраться с проблемой сканирования штрихкодов весового товара: ТСД неправильно распознавал вес продукции.
После нескольких неудачных попыток системный администратор клиента пришёл ко мне за советом по настройке. Так как проще было сделать всё «под ключ», чем объяснять никогда не имевшему дела с автоматизацией человеку, я взялся реализовать проект.
Дополнительно нужно было:
автоматизировать складской учёт — приёмку, отгрузку, инвентаризации — с помощью ТСД,
настроить ШК весового товара в «1С: УТ 11.4»,
подготовить инструкции по работе с терминалом сбора данных для сотрудников компании «Крымсырьё».
Александр Тарасов,Генеральный директор компании «Информационные технологии в бизнесе»
Решение
Сегодня вручную ведут учёт товаров компании, которые либо только вышли на рынок, либо имеют небольшое количество сделок на единицу времени — 2-3 заказа в день. Оптовикам такой принцип ведения бизнеса не подходит по нескольким причинам:
слишком высоко влияние человеческого фактора и практически невозможно перепроверить расхождения в моменте,
непрозрачность склада увеличивает численность складского персонала и, как следствие, порождает незаменимых сотрудников,
временные затраты — то, что кладовщик будет считать половину рабочей смены, мобильный компьютер сделает за считанные секунды.
Когда мы приступили к анализу текущей ситуации с «Клеверенсом», выяснилось, что софт подключен, номенклатура выгружена и все-все операции активны. Поэтому первым делом мы выполнили настройку «Склада 15» — отключили лишние операции, чтобы кладовщики не путались. Оставили только приёмку, отгрузку и инвентаризацию.
Затем привели в порядок всю базу весового товара и расписали, как должна выглядеть его структура. Объяснили заказчику, как правильно заштрихкодировать все товарные позиции. Этот процесс у «Крымсырьё» изначально был построен неверно: ШК начинался не с двойки, а на 28. И у всего товара — от разных поставщиков — была разная структура штрихкодов с различными префиксами.
Александр Тарасов,Генеральный директор компании «Информационные технологии в бизнесе»
Сейчас основные используемые операции выглядят следующим образом:
Приёмка — по факту поступления товара кладовщик на ТСД создаёт документ «Приём на склад» и сканирует всю продукцию, затем завершает документ, и в системе учёта автоматически создаётся «Поступление товаров и услуг» с комментарием, что документ сформирован на ТСД.
Отгрузка — заказ покупателя переводится в «1С: УТ 11.4» в состояние к отгрузке (отгрузить) и становится доступен на ТСД. Кладовщик берёт на выполнение заказ и сканирует товар на складе. После этого завершает документ, и в 1С создаётся «Реализация товаров и услуг».
Инвентаризация — бывает двух видов.
В системе учёта создаётся документ «Пересчёт товаров», и он же отображается на ТСД. Кладовщик выполняет сканирование согласно перечню позиций документа. После завершения документ инвентаризации обновляется фактическими данными в 1С.
Также сотрудник может сам создать на ТСД документ «Инвентаризация», выполнить сканирование товара и завершить документ. На его основании в системе учёта автоматически сформируется «Пересчёт товаров».
Мы разработали подробные инструкции для склада и ответственного менеджера компании «Крымсырьё» со скриншотами из 1С заказчика. Сейчас одного ТСД достаточно, чтобы кладовщик своевременно и без задержек успевал закрыть все отгрузки за день. Пока расширение парка терминалов не планируют, но если объёмы заказов будут расти, скорее всего приобретут ещё один терминал.
Александр Тарасов,Генеральный директор компании «Информационные технологии в бизнесе»
Результаты
Автоматизация — сложный термин с простым значением: она нужна, чтобы оптимизировать работу склада или магазина и свести к минимуму участие человека в рабочем процессе. Специализированное программное обеспечение сделает всё за вас: проконтролирует остатки, отследит весь путь товара, проконтролирует KPI сотрудников, позволит одновременно работать с несколькими торговыми объектами и даже выгрузит за вас данные в документ. Список преимуществ и возможностей можно продолжать ещё долго.
Сейчас заказы автоматически сортируются по дате отгрузки. И кладовщик берёт заказы по очереди, комплектует в той же последовательности. И когда заказчик приезжает, ему не нужно ждать, как раньше, пока соберут его товар — всё уже готово. Приёмку делают по факту: машина пришла, создали документ, отсканировали, провели. А уже дальше бухгалтерия проставляет суммы и завершает окончательно документ.
Основной результат, который получила компания «Крымсырьё», — ускорили отбор по заказам покупателя. На инвентаризации теперь уходит в 3 раза меньше времени. А благодаря тому, что мы отключили лишние операции, не создаются прецеденты, когда из-за неправильно нажатой кнопки зависает программа и работа склада останавливается на неопределённое время.
Александр Тарасов,Генеральный директор компании «Информационные технологии в бизнесе»
Партнер
Информационные технологии в бизнесе — разработка, внедрение и сопровождение программ 1С, T-FLEX и Mobile SMARTS для бизнеса.
Основные направления компании:
- автоматизация деятельности на базе программ «1С»;
- разработка решений на базе «1С»;
- интеграция различных систем с программами «1С»;
- автоматизация складского и производственного учета с использованием ТСД;
- проектирование и автоматизация бизнес-процессов;
- внедрение систем управления проектами;
- консалтинг в области управления и учета;
- продажа программных продуктов;
- внедрение, доработка и сопровождение комплекса программ T-FLEX.
