«Клеверенс» для ресторанной хореки, или как компания «Титан Сервис» автоматизировала склад

Россия , Москва

Организации, относящиеся к сегменту HoReCa, нуждаются не только в поставках качественных продуктов питания, но и в стабильно работающем оборудовании. Запчасти и комплектующие к которому в обычном магазине не купишь. Чтобы поставщик мог своевременно обеспечивать своих клиентов всем необходимым, на складе должен быть порядок, кладовщики — не допускать ошибок, а остатки — совпадать с фактическим наличием.

Программное обеспечение «Клеверенс» и терминалы сбора данных, внедрённые на складе компании «Титан Сервис», позволили собственнику автоматизировать складские процессы, оптимизировать работу персонала, организовать комфортный процесс отгрузки по разноплановым расходным ордерам и выстроить чёткую и понятную систему учёта комплектующих и пищевого оборудования для ресторанной «хореки». Реализацией проекта занимались специалисты компании Universal Systems Studio.

Подробное описание

Инвентаризация и выдача товара по списку номенклатуры и бумажным накладным — страшный сон кладовщиков. Особенно, если продукции на складе несколько тысяч. Конечно, люди адаптируются, привыкают работать в таком режиме. Но постоянно находятся в напряжении: ничего не пропустить, всё посчитать, верно отгрузить товар. Однако при таком алгоритме работы человеческий фактор и ошибки — постоянные спутники.

Компания «Титан Сервис» имеет многолетний опыт работы в сфере оптовой и розничной продажи всего необходимого для кухонного и ресторанного бизнеса. Ассортимент склада постоянно пополняется и насчитывает более 20 тысяч единиц товара, как крупногабаритного — тепловое, холодильное, хлебопекарное, барное и другое оборудование, так и запчастей различной направленности. А также осуществляет поставки комплектующих для заводов-изготовителей.

Учёт продукции мы раньше вели в «1С: УТ 11.4» с использованием бумажных носителей. Это затрудняло выдачу, потому что сначала все документы нужно было сформировать в системе учёта, затем распечатать, принести на склад в зону выдачи. Отдать клиенту накладную на отгрузку. И уже только после этого покупатель мог пойти на склад за товаром.

Инвентаризации тоже проводили по сформированному в 1С и распечатанному списку номенклатуры. Каждую позицию сверяли, отмечали количество. При наших объёмах получался очень длительный процесс.

Епихин Владимир Юрьевич, Собственник компании «Титан Сервис»

Задачи

Доставка предполагает не просто передачу товара из рук в руки покупателю, но является одной из важнейших частей клиентского сервиса. И чем лучше организован этот процесс, тем больше плюсов получит компания: увеличит лояльность клиентов, привлечёт новых, поднимет уровень продаж.

Всю работу кладовщики выполняли через компьютер. Сначала нужно было зайти в 1С, найти конкретный расходный ордер, поменять его статус на «К отгрузке». А после выдачи товара клиенту — на «Отгружено». Довольно часто забывали выполнять эти действия. Соответственно, остатки плясали: в базе числилось, что товар есть в наличии в количестве 300 штук и всё зарезервировано под клиентов, а по факту уже ничего не было на складе. Просто потому, что расходные ордера не закрывали.

Основными задачами, требующими оперативного решения, были порядок на складе и в документах и сокращение случаев пересорта и недостач. Для этого нужно было, чтобы на экране терминала сбора данных кладовщики видели каждый созданный менеджером расходный ордер с определённым статусом. Например, «Подготовлено» — это означало бы, что доставка будет осуществляться нашим водителем. А «Проверен» — это самовывоз товара клиентом.

Епихин Владимир Юрьевич, Собственник компании «Титан Сервис»

Чтобы не тратить много времени на поиск оптимального программного решения, собственник компании «Титан Сервис» обратился за рекомендацией к специалистам 1С, обслуживавшим систему учёта по договору техподдержки. Они посоветовали приобрести софт «Клеверенс». Но с внедрением не заладилось: два подрядчика не закончили интеграцию и не выполнили необходимые доработки.

Решение

Можно было бы самостоятельно заняться установкой программного обеспечения, ведь и софт и ТСД уже закупили. Но в ввиду необходимости выполнения сложных доработок, Владимир Юрьевич обратился за помощью к разработчику ПО. Менеджеры отдела продаж «Клеверенс» дали контакты партнёра-интегратора, который смог завершить внедрение.

Эти ситуации — клиент приезжает за товаром, в 1С показывает, что всё есть в наличии, но по факту ничего нет — сильно били по репутации компании. У нас, наверное как и у многих других ритейлеров, есть внешне похожая продукция от разных заводов-изготовителей, которая отличается по стоимости. Например визуально одинаковые ручки приходят на склад из Китая, Германии, из Турции. И вот такие позиции кладовщики часто выдавали просто на наименованию.

Сейчас мы полностью перестроили алгоритм выдачи: для каждой единицы товара своё место, наклеен штрихкод. Клиенты получают свой заказ в заявленной комплектации. Планируем также внедрить адресное хранение. Пока этот вопрос на обсуждении, так как на складе хранятся товары редкого спроса, например, с 2018 года. При адресном хранении они будут занимать ячейку, а то и не одну. Это очень неудобно при наших объёмах.

Епихин Владимир Юрьевич, Собственник компании «Титан Сервис»

Со «Складом 15» процесс сбора заказов покупателей выглядит следующим образом: кладовщик получает на ТСД список расходных ордеров. Открывает каждый и сканирует товар по штрихкодам с помощью мобильного компьютера. Когда все позиции из заказа отсканированы, сотрудник завершает документ, а его статус автоматически меняется на «К отгрузке».

Мы доработали «Клеверенс» в соответствии с пожеланиями заказчика. Все документы имеют ШК. И ни кладовщику, ни экспедитору не нужно запускать 1С, чтобы проставить отметку об отгрузке. Достаточно отсканировать штрихкод документа ТСД, и расходный ордер будет закрыт, а его статус изменится на «Отгружен». Соответственно в системе учёта отразится, что на остатках данной продукции больше нет.

Ещё один способ работы с накладными — по номеру расходного номера. Эту возможность реализовали для покупателей, с которыми «Титан Сервис» работает по ЭДО. Чтобы закрыть документ, нужно в разделе «Отгрузка товара» на терминале ввести номер расходного ордера, на экране появится уведомление «Товар отгружен?». Кладовщик отмечает «да», и товар переходит в статус «Отгружено» и списывается с остатков.

Афанасьев Олег, Архитектор информационных систем компании Universal Systems Studio

Сейчас в работе сотрудники «Титан Сервиса» используют 2 мобильных компьютера и принтер этикеток TSC DA200. Обмен между 1С и оборудованием настроили по Wi-Fi. Приёмку и перемещения кладовщики выполняют без терминалов, так как в системе учёта оформлено несколько виртуальных складов — «Выставка», «Брак», «Оборудование», «Основной», «Недостачи», и работать с ними проще вручную.

На данный момент со «Складом 15» мы выполняем только реализацию товара. «Клеверенс» настроен полностью, но регулярных инвентаризаций не проводим, так как штрихкодируем товар постепенно — в момент отгрузки. Плюс кладовщики пока не привыкли к новому режиму работы, пытаются работать по старинке.

Основная сложность работы в том, что при завершении документа на ТСД, мобильное приложение выкидывает пользователя в основное меню со списком операций, вместо того, чтобы оставить в том же разделе с перечнем расходных ордеров. И если кладовщик уже начал собирать заказы для одного юридического лица, количество которых может достигать 20 и более штук, ему приходится вновь возвращаться в нужный раздел и вручную заново перелистывать все расходные ордеры. Это очень неудобно. 5-10 секунд на один документ — это немного, но когда целый день работаешь в таком режиме, набегает по 30-40 минут лишнего потраченного времени.

Епихин Владимир Юрьевич, Собственник компании «Титан Сервис»

Результаты

Регламент разгрузки и погрузки транспорта на складе, приёмка покупателей в строго обозначенное время, закреплённые за клиентами сотрудники — это, конечно, хорошо. Но только в том случае, если компания готова нести дополнительные расходы на организацию этих процессов в таком режиме. Намного проще автоматизировать складское хозяйство и знать, что даже два сотрудника с мобильными компьютерами в руках справятся с увеличением нагрузки.

Я доволен внедрением «Склада 15». Многие клиенты видят, как мы работаем, и восхищаются, что мы смогли это реализовать. Даже признаются, что они тоже пытались автоматизировать работу, но у них не получилось. Кладовщики пока ещё тратят много времени на сборку заказов с ТСД, потому что в процессе приходится распечатывать и наносить штрихкоды на непромаркированную GTIN продукцию. И иногда, чтобы покупателю не приходилось долго ждать, документы оформляют вручную через 1С.

Но «Клеверенс» и терминалы позволили нам полностью исключить ошибки, которых раньше было очень много. И хотя процесс внедрения затянулся, интегратор доработал «Склад 15» так, как нам было нужно. Это радует.