Ускоряем работу линейного персонала с помощью софта и 13 терминалов сбора данных
Ускоряем работу линейного персонала с помощью софта и 13 терминалов сбора данных
Казахстан , Алматы
Вопросами «Как справиться с потоком покупателей?» и «Как избежать больших очередей на кассе и недовольства клиентов?» неоднократно задавались сотрудники «Центральной аптеки» города Алматы. Даже с учётом наличия тринадцати касс работа линейного персонала с товаром выполнялась медленно. Так как ведение записей о продажах в «тетради» значительно замедляло процесс реализации медицинских товаров.
Внедрение программного обеспечения «Клеверенс» и 13 терминалов сбора данных Honeywell ScanPal EDA51 и Honeywell ScanPal EDA50 позволило «Центральной аптеке» сократить время на проведение инвентаризаций, снизить ошибки и влияние человеческого фактора, в целом ускорить работу линейного персонала и получить дополнительнительный инструмент для осуществления продаж не через кассу. Реализацией проекта занимались специалисты компании «Ристарт Технологии».
Подробное описание
Всем известен стандартный ассортимент аптек: лекарственные препараты, БАДы, медицинское оборудование, крема, лечебные шампуни и аскорбиновая кислота. Не в каждой аптеке можно приобрести изготовленные по рецепту врача лекарства и мази. А уж про декоративную косметику или развивающие игрушки для ребёнка и говорить нечего. За такими товарами мы привыкли ходить в специализированные магазины.
«Центральная аптека» — это 13 касс в торговом зале и более 5 тысяч товаров различной направленности В 5 отделах — готовых лекарственных форм, рецептурно-производственный, лечебно-декоративной косметики, санитарии и гигиены и матери и ребёнка — можно приобрести всё от влажных салфеток до медицинских аппаратов. А в справочно-информационном центре аптеки покупатели всегда могут уточнить сведения о наличии лекарственных средств и товаров медицинского назначения.
Учёт количественных товарных остатков ведут в «1С: Управление торговлей 3.4 для Казахстана» и в «1С: Аптека для Казахстана». Несмотря на наличие 13 касс в одном торговом зале, оптовые и розничные продажи фиксировали «в тетради», записывая наименование и количество проданного товара. Инвентаризации проводили по распечатанному списку номенклатуры вручную, что занимало много времени, отвлекало сотрудников от работы с покупателями и сопровождалось множественными ошибками.
Чтобы разгрузить персонал и в связи с увеличением наплыва покупателей, автоматизировали процесс инвентаризации и приёмки продукции от поставщиков при помощи ТСД и софта «Драйвер терминала сбора данных» от компании «Клеверенс».
Задачи
Пересчитать товар от поставщика, сверить наименование и количество с накладной, распределить продукцию на складе, внести данные в систему учёта — обычный алгоритм приёмки. Но гарантии, что ошибок при таком способе оприходования товара не будет, нет. Ведь достаточно пару раз нажать не ту кнопку или пропустить цифру — и получится либо недостача, либо излишек.
Обычная приёмка товара затягивалась у заказчика на несколько часов: пока принесут накладные, пока «забьют» в базу наименования, пока создадут новые документы. Поступления товара ежедневные и по несколько раз отвлекали от работы с покупателями в том числе и кассиров. А полностью «ручные» инвентаризации попросту не показывали актуальных остатков.
Понятно, что руководство «Центральной аптеки» это не устраивало. Собственник хотел видеть сколько какого товара сейчас в наличии, что уже продали, что нужно заказать. Поэтому первоначально требовалось снизить влияние человеческого фактора и, как следствие, ошибки, уйти от записей проданного товара в «тетради», а также сократить время на выполнение ежедневных операций. Терминалы сбора данных сразу планировали использовать ещё и как дополнительное кассовое место, осуществляя продажи напрямую с ТСД.
Нуртдинова Розалия,Руководитель проектов компании «Ристарт Технологии»
Решение
В Казахстане обязательная маркировка лекарств ещё не введена — находится на стадии эксперимента. Но подготовиться заранее — всегда лучше: к моменту, когда продажа лекарств по Data Matrix кодам станет обязательной, вы уже пройдёте все подготовительные этапы, наладите процессы и исправите возможные ошибки.
Так как мы уже ранее работали с заказчиком в плане интернет-магазина с «Битриксом», мониторили обмен и давали небольшие рекомендации по бухгалтерии, предложили автоматизацию на базе «1С: Бухгалтерии». Это было связано ещё и с тем, что не все пользователи хорошо были знакомы с работой 1С.
Нуртдинова Розалия,Руководитель проектов компании «Ристарт Технологии»
Для полноценной работы ТСД настроили несколько баз: «1С: УТ для Казахстана 3.4» — для приёмки товара и реализации оптовых продаж, и «1С: Аптека для Казахстана» — для розницы. В основном сотрудники «Центральной аптеки» используют «1С: УТ». Если возникают перебои в системе — отключение электричества, наплыв покупателей, перегруженность кас — переключаются на другую базу и проводят продажи через ТСД.
У нас не было готового списка задач, пожелания заказчика выполняли по мере их поступления. Сначала обновили лицензии «Драйвер терминала сбора данных» до «Магазина 15». Далее провели поэтапную автоматизацию: запустили ТСД для инвентаризаций, затем для приёмки, после этого для продаж. И реализовали возможность просматривать информацию о товаре по штрихкоду.
Такое поэтапное внедрение — сначала 2 ТСД, затем 3 и так далее — привело к тому, что на всех мобильных компьютерах стояли разные версии релизов «Клеверенс».
Нуртдинова Розалия,Руководитель проектов компании «Ристарт Технологии»
Именно из-за различных конфигураций «Магазина 15» и возникли в последующем перебои в работе и с выгрузкой документов и обработки: на одних ТСД закончился срок подписки и софт не обновили, на других продлили подписку на обновление только один раз. Планируем обновить все лицензии до последнего релиза в ближайшее время, чтобы и софт, и терминалы работали корректно.
Отаров Нурсултан,Cтарший специалист компании «Ристарт Технологии»
При помощи терминалов сбора данных сотрудники «Центральной аптеки» выполняют приёмку лекарственных препаратов, косметики, БАДов, проводят инвентаризации и осуществляют продажи. Всего в торговом зале и на складе задействовано 13 ТСД. Из дополнительного оборудования используют термотрансферный принтер штрих-кодов Honeywell PC42t.
Глобальные инвентаризации заказчик проводит 2 раза в год с полным анализом остатков, оприходованием излишков и списанием недостач. Для того, чтобы пополнить товарный запас достаточно ревизии по отделам по товарным группам. Это позволяет не закрывать аптеку на время пересчёта товара: рабочий день торгового зала до 24:00, успевают в течение рабочего дня.
Нуртдинова Розалия,Руководитель проектов компании «Ристарт Технологии»
Чтобы сотрудникам «Центральной аптеки было проще адаптироваться к новому режиму работы, мы использовали типовой функционал «Магазина 15», так как он максимально прост. По запросу заказчика дописали немного бизнес-процессы каждого отдела: теперь под каждого пользователя проставляются реквизиты — название отдела, склад, ФИО исполнителя и другие.
Сбор заказов, поступающих с сайта, пока ещё выполняют по бумажным носителям через 1С, но планируют автоматизировать и это направление.
Специалисты техподдержки «Клеверенс» помогли решить проблему с созданными на ТСД документами «Поступление товара», которые не отражались в системе учёта после выгрузки — посоветовали обновить конфигурацию ПО до последнего релиза.
Отаров Нурсултан,Cтарший специалист компании «Ристарт Технологии»
Результаты
Представьте себе картину: «взмыленный» комплектовщик или кладовщик бегает по складу от стеллажа к стеллажу, стараясь как можно скорее собрать объёмный оптовый заказ, отмечая «галочками» в накладной, что сложил в коробку, а что ещё нет. При таком формате работы ошибки, рекламации и другие проблемы неизбежны. Оптимизация процесса сборки заказов покупателям позволяет не только сократить время на выполнение операций и трудозатраты, но и в целом упростить работу линейного персонала.
С «Магазином 15» и терминалами сбора данных в «Центральной аптеке» в 2 раза ускорились все процессы. Пока принимают товар, сразу на ТСД формируют документ Не нужно сначала считать все товары, а затем сидеть за компьютером, вносить в систему учёта наименования и количество.
Отгрузка по оптовым продажам стала намного проще. Раньше большие заказы собирали с кипой накладных в руках: нужно было пройти по 3 отделам и ещё на склад сходить. Сейчас с этим справляется один сотрудник с терминалом на складе — все документы есть на ТСД, не нужно никуда ходить.
Для проверки поступления формируют 1 документ, выгружают в 1С и просто сверяют с данными от поставщика. Если большая загруженность касс, сотрудники проводить продажи напрямую с терминала. Внедрение «Клеверенса» и ТСД позволило экономить время и исключить человеческий фактор.
Нуртдинова Розалия,Руководитель проектов компании «Ристарт Технологии»
Партнер
Компания ""Ристарт Технологии"" на рынке автоматизации бизнеса с 2013г.
За это время мы помогли тысячам клиентам повысить эффективность своего бизнеса, изучали и внедряли сотни программных продуктов и сервисов, обучили и открывали новые возможности десяткам специалистов.
Этот опыт помогает нам находить индивидуальный подход к каждой задачи для бизнеса наших клиентов.
Мы не перестаем расти и узнавать новое в сфере информационных технологий.
Основные компетенции компании ""Ристарт Технологии"":
- автоматизация розничной, оптовой и интернет торговли
- внедрение CRM систем
- внедрение, доработка и сопровождение продуктов ""1С""
В нашей компании работают сертифицированные специалисты, которые постоянно совершенствуют свои знания и навыки. Мы ведем активный образ жизни, участвуем в конференциях, учимся на тренингах, читаем книги, проводим время на природе или за занятием спортом, изучаем новые технологии.
Наша команда поможет качественно и оперативно решить задачи по автоматизации управления и учета на Вашем предприятии, ведь мы по-настоящему любим свою профессию.
«Центральная аптека» — это 13 касс в торговом зале и более 5 тысяч товаров различной направленности В 5 отделах — готовых лекарственных форм, рецептурно-производственный, лечебно-декоративной косметики, санитарии и гигиены и матери и ребёнка — можно приобрести всё от влажных салфеток до медицинских аппаратов. А в справочно-информационном центре аптеки покупатели всегда могут уточнить сведения о наличии лекарственных средств и товаров медицинского назначения.
Примененное оборудование и программное обеспечение
