Как проводить инвентаризации и не закрывать при этом магазины?

Россия , Уфа

Как проводить инвентаризации и не закрывать при этом магазины?

Собственники бизнеса и сотрудники магазинов точно знают, что невозможно обойтись без инвентаризаций — остатки «пляшут», точной информации о количестве товара на полках нет, какая сумма денег хранится в товаре и нужно ли вкладывать ещё — не понятно.

А любая инвентаризация — это время. Иногда для того, чтобы пересчитать весь товар по списку на бумажном носителе вручную, нужно закрыть магазины. И, как следствие, потерять выручку. Выбрав программное обеспечение «Клеверенс» и терминалы сбора данных iData i3 и Smart Lite, сеть магазинов «Калинка» вдвое сократила время на приёмку товаров и проведение инвентаризаций. За помощью с внедрением обратились к специалистам компании «Ай-ти Проект».

Подробное описание

Продукты питания и товары первой необходимости, табачная и алкогольная продукция — стандартный ассортимент небольших магазинов. Чем больше номенклатурный список, тем больше времени тратится на проведение инвентаризаций и приёмку товаров.

Сеть магазинов «Калинка» проводила ревизии каждого из четырёх магазинов либо в утренние часы — до открытия торговой точки, либо в вечерние — после закрытия, либо перекрывали какую-то часть торгового зала и пересчитывали товар в течение дня. Ревизии по времени занимали примерно 4-5 часов, а номенклатурный список включал в себя около 1500 позиций.

Инвентаризации по бумажным носителям доставляли неудобство именно тем, что рабочий день продавцов и товароведа увеличивался прямо пропорционально времени, затрачиваемому на учёт. Все данные после подсчёта товарных остатков так же вручную вносили в систему учёта «Щтрих-М: Торговое предприятие 7».

Приёмку товаров выполняли по накладным, путём прямого перечёта. Для этого весь маркированный товар сначала переносили в кабинет заведующего, сканировали DataMatrix коды стационарным сканером, отчитывались в «Честный ЗНАК» и только после этого переносили продукцию на склад магазина.

Задачи

Розничные торговые точки всё чаще сталкиваются с обязательной маркировкой для различных групп товаров. Принимать такую продукцию в ручном режиме стало сложнее. Взаимодействие с «Честным ЗНАКОМ» происходит по определённому регламенту, и намного выгоднее автоматизировать складские процессы, чем увеличивать рабочий день сотрудников, для того, чтобы провести ревизию.

Сеть магазинов «Калинка» искала решение, которое позволило бы сократить время на приёмку товаров и инвентаризации и дало бы возможность не перетаскивать весь маркированный товар в кабинет заведующего для приёмки при помощи стационарного сканера.

Решение

Обязательная маркировка охватывает всё больше товаров. Сейчас DataMatrix коды наносят уже на алкогольную, табачную и молочную продукцию, впереди маркировка бутилированной воды.

До того, как установили «Клеверенс» у них было так: приезжала газель — образно — с алкоголем, и продавцы побутылочно всё перетаскивали сначала в кабинет товароведа — чтобы принять и отчитаться в «Честный ЗНАК», а потом только выставляли в зал или на складе. Сканировали всё стационарным сканером. Попросту говоря, были привязаны проводом к компьютеру. Когда я у них спросил, не замучились ли они сигареты таскать, они сказали, что устали и нужно что-то с этим делать. Вот так и пришли к работе с ТСД.

Они 2,5 года не работали с маркировкой на терминалах сбора данных. Почему? Ну, потому что предыдущий внедренец им не сказал, что можно так делать. В самом начале мы никак не могли отладить работу с алкоголем в тестовой версии «Магазина 15», сложности с системой учёта периодически какие-то возникали, и руководство «Калинки» ушло к другому внедренцу. Но через год примерно вернулись к нам. Потому что им установили базовую версию лицензии, а её нельзя дорабатывать.

Ренат Тимерханов, Директор компании «Ай-и Проект»

Так как необходимо было перенастроить некоторые бизнес-процессы, сначала сделали апгрейд лицензии до «Магазин 15 ПРОДУКТОВЫЙ» и настроили обмен между учётной системой и терминалами сбора данных по Wi-Fi.

С ТСД-шками немного помучились: при создании документа инвентаризации в «Штрих-М» и после выгрузки его на Smart Lite, не загорался сканер на терминале. Специалисты техподдержки «Клеверенс» сказали, что нужно менять прошивку. Мы перепрошили ТСД, перезалили софт, всё заработало. После этого взяли четвёртый терминал этой модели.

Ренат Тимерханов, Директор компании «Ай-и Проект»

Сейчас в работе сотрудники сети магазинов «Калинка» используют 8 мобильных устройств: 4 терминала iData i3 и четыре Smart Lite — по 2 разных в каждом магазине. Алгоритм проведения инвентаризаций остался прежним — до открытия магазина, после закрытия или в течение рабочего дня. Но времени на выполнение операций уходит вдвое меньше, так как не нужно считать товар руками и вносить вручную в систему учёта. Одним из существенных плюсов является дополнительная идентификация товара по штрихкоду.

Результаты

Не терять прибыль — это то, к чему стремятся все собственники бизнеса. А проводить ревизии только в рабочее время — то, чего хотят все продавцы. Руководству сети магазинов «Калинка» удалось прийти к компромиссу.

Теперь они магазины не будут закрывать полностью — чтобы не терять выручку. Алкоголь считают в «дни запрета» — в Башкирии запрещено продавать спиртное не только после 23:00 часов, но и в течение дня. Так что не составит труда пересчитать несколько раз. Товар так же считают по группам: сначала табачную продукцию, потом молочку, напитки и так далее. Эта система у них давно отлажена.

В плане приёмки стало намного проще: приходит машина от поставщика, продавец достаёт товар по одному, сканирует при помощи терминала и отмечает в бумажной накладной. За счёт этого сократилось время. Теперь не нужно таскать всё в кабинет товароведа, принимают на месте.

Мы установили «Магазин 15 ПРОДУКТОВЫЙ» ещё и потому, что у них есть собственное производство. И если введут маркировку на готовую продукцию, нужен будет ещё один терминал. Тогда софт можно будет отладить уже под производственные процессы.

Ренат Тимерханов, Директор компании «Ай-и Проект»

Партнер

Ай-Ти Проект

Компания «Ай-ти проект» предлагает более десятка проверенных программных продуктов для автоматизации учета, готовых к использованию как в небольших магазинах, так и крупных торговых центрах.

Автоматизация торговли на любом уровне от «островка» до целой торговой сети!

Посмотреть все проекты партнёра

Клиент

Калинка

Магазин «Калинка» — это место с уникальной атмосферой и широким ассортиментом товара.
В магазине «Калинка» вы найдёте широкий ассортимент продуктов питания, готовых блюд из рыбы, фирменных пельменей и вареников.

Примененное оборудование и программное обеспечение