Как не сливать время и деньги в трубу: инвентаризации быстро и без ошибок

Беларусь , Минск

Как не сливать время и деньги в трубу: инвентаризации быстро и без ошибок

Контроль ценников в торговом зале - задача, на выполнение которой тратится ежедневно по 3–4 часа времени, если выполнять её вручную. Современные способы ведения учёта позволяют сократить времязатраты и являются более эффективными.

Компания «Чистый Берег» искала способ, который позволил бы проводить контроль ценников ежедневно на постоянной основе. Кроме того, необходимо было сократить время на проведение инвентаризаций и снизить человеческий фактор. Для решения поставленных задач выбрали программное обеспечение «Клеверенс» и терминалы сбора данных Newland MT65 Beluga IV.

Подробное описание

Насколько удобно проводить инвентаризации в ручном режиме? Сколько времени занимает внесение конечных данных по остаткам после пересчёта в базу 1С? Сколько сотрудников придётся оторвать от выполнения основных обязанностей, чтобы посчитать товар? Ответы на эти вопросы знакомы продавцам и собственникам розничных магазинов.

Одно из направлений деятельности нашей компании – это продажа сантехники для профессионалов через сеть магазинов в различных городах: Полоцк, Гродно, Пинск, Витебск, Могилев, Брест, Гомель, Бобруйск и 4 магазинов в г. Минске. Ассортимент товаров насчитывает более 30 тысяч наименований сантехнической продукции, оборудования для комплектации инженерных систем и электротехнической продукции. 

Товары в основном идут с заводскими штрихкодами, но инвентаризации проводили вручную. Всё по классике: список распечатывали огромный, сравнивали наименование и артикул с тем, что в списке, затем вручную вносили в систему учёта. Мы учёт ведём в «1С УТ 8.3», но сильно переработали её под нужды компании.

Валерий Алексашин, Начальник службы IT ЗАО «Чистый берег»

Задачи

Руководство компании «Чистый берег» ставило две основные задачи:

  1. Автоматизировать проведение инвентаризаций – чтобы сократить время, снизить количество ошибок и свести к минимуму человеческий фактор. 
  2. Обеспечить регулярный контроль ценников товара в торговом зале.

Решение

Когда нужно решить задачу, мы всегда ищем несколько подходящих путей. Чтобы иметь возможность получить наилучший вариант решения. Компания «Чистый берег» рассматривала не одно программное решение. 

Насколько мне известно, при анализе различных вариантов, функционал софта “Магазин 15” полностью соответствовал поставленным задачам. Была установлена демо версия программного решения, и она полностью удовлетворила нас. Используем стандартный функционал, поэтому никаких дополнительных доработок не потребовалось. 

Установка не сложная: поставили приложение Retail 15 на компьютер – интеграция через ole/com, скопировали файлы лицензий. На ТСД установили файл apk. – Mobile SMARTS. Для удобства настроили автоматический запуск приложения «Магазин 15» на терминалах при первоначальной загрузке. И всё - рабочее место готово. Далее выполняется выгрузка данных, подготовленных в 1С, на ТСД, и можно приступать к работе.

Валерий Алексашин, Начальник службы IT ЗАО «Чистый берег»

Из сложностей в процессе внедрения, как рассказал начальник службы IT-отдела компании «Чистый берег», столкнулись с тем, что не все терминалы корректно отображали ID. Первые терминалы, приобретённые заказчиком, были старой модификации и интеграция прошла без проблем. Последующее закупленное оборудование уже имело новую модификацию, и установить лицензию не получилось. 

Это потребовало доработки со стороны разработчиков «Клеверенс» в «теле» самого приложения «Магазин 15»: специально разрабатывался модуль, который устанавливается на ТСД. Сотрудники IT-отдела компании «Чистый берег» своими силами выполнили доработки в 1С, чтобы данные и отчеты в системе учёта максимально удовлетворяли пожелания подразделения розничной торговли.

По результатам тестирования демо версии ПО, закупили по одному терминалу  Newland MT65 Beluga IV на каждый магазин. Обмен с 1С настроили по USB. Просто делаем выгрузку из 1С, а затем результаты загружаем на терминал.

Из операций на терминале, помимо инвентаризаций, используем подбор товара по штрихкодам: с помощью программы консультант набирает товар, сканирует коды, и потом это всё загружается в 1С и формируется счет. Либо терминал выдаём прямо покупателю, он сам “напикивает” товар, который ему нужен. 

Когда проводим глобальные инвентаризации, передаем терминалы из магазина в магазин. Это делается для того, чтобы быстрее провести ревизию на торговой точке при помощи 3-4 ТСД одновременно - используем коллективную работу.

Валерий Алексашин, Начальник службы IT ЗАО «Чистый берег»

К обучению персонала работе с ТСД подошли основательно: выпустили инструкцию, в которой было описано, как использовать терминалы в работе. Сотрудники службы IT установили программное обеспечение на компьютеры пользователей в торговых точках и на мобильное оборудование. 

По результатам эксплуатации появилось еще две идеи по использованию ТСД:

  1. Подбор товара в торговых объектах покупателями. Специфика компании «Чистый берег» заключается в том, что ориентир направлен на профессиональных монтажников сантехнического оборудования, которые закупают сразу большое количество товара. Использование ТСД при подборе сократит время оформления заказа. Это уже начали реализовывать.
  2. Прием поставок в торговых объектах. Задача схожая с задачей по инвентаризации: сканирование штрихкода и ввод количества единиц товара.

Результаты

Потраченное время и никому ненужные ошибки - то, чего хочется избежать любой ценой. Когда инвентаризация проводится в ручном режиме, человеческий фактор – её постоянный спутник.

Компании «Чистый берег» удалось в 2 раза сократить время, затрачиваемое на инвентаризации, уменьшить количество ошибок и исключить человеческий фактор. Благодаря программному решению «Клеверенс» складские процессы стали менее трудоёмкими.

До внедрения софта «Магазин 15» проведение контроля ценников было затруднительным, и контроль выполнялся нерегулярно, только по отдельным позициям. С внедрением ТСД процесс упростился и сотрудники выполняют его на регулярной основе.

Клиент

Чистый берег

Компания «Чистый берег» – крупнейший поставщиком трубопроводной арматуры, труб, электротехнической продукции и сантехнического оборудования в Республике Беларусь. На сегодняшний день товарный ассортимент насчитывает более 30 000 наименований сантехнической продукции, оборудования для комплектации инженерных систем.
https://www.bereg.by/

Примененное оборудование и программное обеспечение