Как оформлять РКО и ПКО без ошибок: пошаговая инструкция

Как оформлять РКО и ПКО без ошибок: пошаговая инструкция - читайте интересные статьи в блоге на сайте компании Клеверенс.

Правильное оформление кассовых документов предприятия — обязательный этап работы бухгалтерии. Особенно это касается приходного и расходного кассовых ордеров, которые подтверждают движение денежных средств. Ниже рассмотрим, как грамотно оформить ПКО и РКО от лица компании.

Правила заполнения ПКО и РКО для бухгалтерии

Приходный кассовый ордер (ПКО) используется для подтверждения факта поступления денежных средств в кассу организации. Расходный кассовый ордер (РКО) оформляется при выдаче денег из кассы. Оба документа являются обязательными при ведении кассовой дисциплины в соответствии с указаниями Банка России и положениями о порядке ведения кассовых операций.

Основные правила заполнения РКО и ПКО следующие:

• Формат документов — форма КО-1 (ПКО) и КО-2 (РКО), утвержденные Постановлением Госкомстата РФ №88.
• Все поля должны быть заполнены без исправлений синей или черной ручкой, либо с помощью автоматизированной бухгалтерской программы.
• Обязательно должны присутствовать подписи кассира и главного бухгалтера (либо иного уполномоченного лица), а также плательщика/получателя при выдаче денежных средств.
• Каждому ордеру присваивается уникальный номер и дата регистрации.
• Бухгалтерия обязательно сохраняет корешки выданных бланков и регистрацию в журнале кассовых операций.

Без соблюдения этих условий документы могут быть признаны недействительными при налоговых проверках.

Готовые решения для всех направлений

Склады

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Магазины

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Маркировка

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Узнать больше

Онлайн-торговля

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Учреждения

Повысьте точность учёта имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учёт снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Производство

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счёт внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

Пошаговое оформление кассовых ордеров: РКО и ПКО

Чтобы исключить ошибки, приводим пошаговую инструкцию по оформлению РКО и ПКО.

Пошаговое оформление ПКО (Приходного кассового ордера)

1. Укажите дату и номер документа.
2. Заполните данные плательщика (наименование организации или ФИО).
3. Укажите основание для поступления денежных средств (например, погашение задолженности, оплата поставки и т.п.).
4. Отразите сумму цифрами и прописью.
5. Подпишите документ бухгалтером и кассиром, проверьте наличие печати (если используется).
6. Выдайте квитанцию плательщику.

Пошаговое оформление РКО (Расходного кассового ордера)

1. Проставьте дату и номер РКО.
2. Введите ФИО или организацию, получающую денежные средства.
3. Опишите основание выплаты (зарплата, подотчет, возврат средств и т.д.).
4. Укажите сумму цифровым способом и прописью.
5. Получатель должен расписаться в получении денежных средств, а также ставятся подписи бухгалтера и кассира.
6. Проверьте правильность заполнения перед регистрацией документа в кассовом журнале.

Как оформить ПКО без ошибок: образец и рекомендации

Оформить ПКО без ошибок можно, следуя нескольким рекомендациям. Прежде всего, важно не путать графы Получено от и Основание. Например, если деньги получены от контрагента за поставку, укажите в первом поле его название, а во втором — Оплата по договору №.

Образец приходного кассового ордера:

В связи с переходом многих организаций на цифровую документацию, ПКО может оформляться в электронном виде с электронной подписью, о чём подробнее можно прочитать в этой статье.

Типовые ошибки при оформлении ПКО и РКО

Несмотря на кажущуюся простоту кассовых ордеров, бухгалтеры часто совершают ошибки при их заполнении. Вот самые распространенные:

• Неверные основания (не указаны договоры или точное назначение платежа).
• Неуказанная или некорректная сумма прописью (важна точная формулировка).
• Отсутствие подписей ответственных лиц.
• Исправления и зачёркивания в оригинале документа.
• Несовпадение данных в ПКО/РКО с информацией в журнале кассовых операций.

Особое внимание уделяйте оформлению ПКО и РКО при оплате наличными: документы должны подшиваться в ежедневный кассовый отчет и храниться в архиве не менее 5 лет.

Документальное оформление РКО и ПКО на предприятии

Правильная организация кассовой дисциплины начинается с внедрения документов. ПКО и РКО входят в состав кассовой книги и журналов кассира-операциониста, где фиксируются все операции.

Для финансовой прозрачности нужно обеспечить:

1. Хранение нумерованных бланков строго в сейфе.
2. Журнал регистрации кассовых ордеров (отдельно ПКО и РКО).
3. Ежедневный кассовый отчет, к которому подшиваются все ПКО и РКО.
4. Контроль за соблюдением лимита остатка кассы.
5. Периодические внутренние проверки соответствия кассовых документов бухгалтерским данным.

Использование автоматизированных программ (например, 1С) облегчает оформление и хранение электронных ордеров с ЭЦП, снижая риск ошибок.

Часто задаваемые вопросы

Что такое ПКО и РКО?

ПКО — это документ, фиксирующий поступление наличных в кассу, а РКО — расход наличных из кассы. Оба документа обязательны для оформления кассовых операций организации.

Обязательно ли печатать ПКО и РКО на бумаге?

Нет, при наличии системы электронного документооборота и применения усиленной квалифицированной подписи, ПКО и РКО можно оформлять в электронном виде.

Можно ли делать исправления в кассовых ордерах?

Запрещены любые исправления: кассовые документы недействительны при наличии зачеркнутых слов, исправлений и корректировок от руки.

Нужно ли оформлять РКО при переводе денег с кассы в банк?

Да, необходим РКО с указанием основания Сдача выручки в банк, сумма также указывается и в платёжном документе.

Каков срок хранения кассовых ордеров?

Срок хранения оригиналов ПКО и РКО составляет не менее 5 лет в соответствии с законодательством РФ о бухгалтерском учете и налогах.

Оформление ПКО и РКО — ключевой элемент финансовой прозрачности компании. Соблюдение пошаговой инструкции, учет типичных ошибок и внедрение автоматизации документации помогает избежать претензий со стороны налоговых и сократить затраты на внутренний контроль.