Что такое электронный документооборот в организации: расшифровка понятия ЭДО, определение, правильное ведение документов

Ниже вы узнаете все про электронный документооборот (ЭДО), что это такое в организации, и как эффективно наладить работу системы. Это относительно новое явление для нашей страны, но перспективы его развития колоссальны. Динамика, с которой современный бизнес внедряет такой софт поистине впечатляет. А ведь еще совсем недавно подобное программное обеспечение было доступно лишь немногим компаниям, которые имели возможность самостоятельно создать ПО под свои требования. Из-за узкой направленности платформы, её изменение и адаптация под вновь возникающие нужды были просто невозможны, а стоимость реализации проекта была непомерно высока. На сегодняшний день ситуация на российском рынке кардинально изменилась. Большую роль в этих позитивных изменениях сыграли продукты Cleverence.

что такое электронный документооборот в организации

ЭДО это: расшифровка

Суть технологии — перевод бумаг в цифровую форму, и автоматизация процессов по их движению между структурами, фирмами-партнерами и госучреждениями. В нашей стране первые эксперименты с внедрением таких приложений стали проводиться в 90-х. годах прошлого века. С тех пор прогресс шагнул далеко вперед, и эффективность программ возросла многократно: происходит оптимизация и ускорение бизнес-процессов, снижение нагрузки, сокращение финансовых затрат, повышение продуктивности всех структур, и многие другие приятные бонусы.

Для чего нужен

Ведение документооборота в электронном виде дает следующие преимущества.

  1. Ускорение процессов по перемещению документации. Это значительно повышает эффективность.
  2. Контроль за исполнением каждой операции. Можно установить ответственного и проверить время, затраченное на выполнение. Эти отчеты доступны на любом этапе.
  3. Регистрация документов происходит однократно, что исключает появление дубликатов.
  4. Быстрый поиск при наличии минимальной информации.
  5. Значительное сокращение финансовых издержек на создание, обработку, пересылку, и хранение обычных деловых бумаг.

Решения для бизнеса

  • магазины
    одежда, обувь, продукты,
    игрушки, косметика, техника

    Подробнее
  • склады
    материальные, внутрипроизводственные,
    сбытовые и транспортных организаций

    Подробнее
  • маркировка
    табак, обувь, легпром,
    лекарства

    Подробнее
  • производство
    мясное, заготовительное, механообрабатывающее,
    сборочно-монтажное

    Подробнее
  • rfid
    радиочастотная идентификация
    товарно-материальных ценностей

    Подробнее
  • егаис
    автоматизация учётных операций
    с алкогольной продукцией

    Подробнее
  • Функции и эффективность

    Перечень функционала конкретного софта определяется исходя из целей компании. Использование электронного документооборота в большинстве фирм включает в себя:

    1. Оцифровка входящей документации.
    2. Внесение цифровой версии в базу.
    3. Обработка массивов данных по специально разработанным алгоритмам, что упрощает структурирование данных.
    4. Поиск файлов по определенным параметрам.
    5. Автоматическое перенаправление уполномоченному лицу.
    6. Создание списка по перемещениям и изменению документов, с фиксацией ответственных людей и времени.
    7. Реализация напоминаний и уведомлений о необходимости произвести действия по той или иной задаче.

    Применение электронного документооборота может дать как количественный, так и качественный эффект. В первом случае мы представляем сокращение временных затрат на создание и обработку всех бумаг, а также уменьшение затратной части на работу с классическими бумажными носителями. Во втором случае речь идет о сокращении количества ошибок.

    Что такое автоматизация ЭДО

    Фирма, которая не занимается вопросами по оптимизации бизнес-процессов, в современном мире не может рассчитывать на продолжительное существование. Развитие вычислительной техники открывает невероятные возможности для тех, кто желает вывести эффективность на другой уровень. Электронный документооборот включает в себя многие компоненты, которые позволяют реализовывать высокоэффективную автоматизированную обработку документации. Рационализация начинается с собирания воедино специального ПО «Клеверенс», почты или мессенджеров, локальной внутренней сети предприятия, а также доступа к интернету. Каждый элемент довольно прост сам по себе, но при грамотной настройке их совместного функционирования можно добиться потрясающего эффекта синергии.

    электронный документооборот включает в себя

    Плюсы и минусы

    Как вы уже поняли, у ЭДО очень много преимуществ:

    1. Порядок в нумерации всех бумаг. Нет риска дублирования одного и того же документа под разными номерами.
    2. Мониторинг за состоянием объекта. В любое время можно узнать ответственного, который работал с файлом.
    3. Увеличение скорости обмена информацией между подразделениями и контрагентами.
    4. Сохранение каждой правки. При желании можно восстановить исходную версию.
    5. Более простая аналитика эффективности и результатов. Данные структурируются и упорядочиваются за доли секунды.
    6. Оперативный поиск требуемой бумаги.
    7. Более продуктивное планирование трудового времени за счет наглядного представления о реальном положении дел.

    Электронный документооборот внутри организации имеет не так много недостатков. Одними из основных можно назвать высокую стоимость перехода, а также необходимость обучить персонал новым методам ведения работы. Но с развитием технологий цена вопроса значительно уменьшается с каждым годом. В компании «Клеверенс» есть предложения, которые позволят уложиться в довольно скромный бюджет.

    Что нужно для перехода

    Если дело только что создано, то изначальное решение о подключении ЭДО не вызовет серьезных трудностей. Но если в фирме уже существует устоявшаяся модель труда, то переход на цифровые методы может столкнуться с некоторым сопротивлением. Чтобы все прошло легко — начинайте модернизацию постепенно. Каждый отдел и функционал требует своего количества времени на обновление. Мы говорим не только о технических вопросах, но и о психологическом сопротивлении отдельных людей. Что касается программного обеспечения, то здесь однозначно рекомендуется сотрудничать с одним поставщиком, чтобы избежать несовместимости компонентов и сбоев.

    Требования следующие:

    1. Компьютерная техника присутствует и находится в рабочем состоянии для установки требуемого ПО.
    2. Персонал умеет работать с компьютером на уровне пользователя.
    3. Организован обмен информации посредством email или мессенджеров.
    4. На цели по внедрению следует назначить нескольких спецов (желательно создать целый отдел из профессионалов в этой области), либо нанять специалистов на аутсорсинг.

    Если выполнить все условия, то останется лишь провести подготовку и разъяснение для сотрудников, которым предстоит выполнять свои обязанности по-новому.

    Как работает электронный документооборот: требования

    внутренний электронный документооборот организации

    СЭД — это ПО, которое позволяет участникам обмениваться документацией. Условно подразделяется на несколько типов:

    1. С функциями маршрутизации, цель которых это доставка файлов между участниками.
    2. С архивированием информации, и управлением деятельностью.
    3. С совместным доступом к информационной базе.
    4. Полноценные CRM-системы, которые основаны на принципах ЭДО-функционала.

    В большинстве случаев набор опций определяется исходя из задач каждого конкретного заказчика. Стоит отметить важность выбора ответственного подрядчика, который сделает акцент лишь на необходимых в вашем случае опциях. В «Клеверенс» профессиональный персонал, который поможет достигнуть целей, не переплачивая за навязанные услуги.

    Разновидности

    Разграничение, которое мы опишем ниже, довольно условно. Любой электронный документооборот использует в себе элементы из разных подвидов. Это обусловлено гибкими решениями, которые подстраиваются под нужды бизнеса.

    Архивы

    Ориентируются на сбор и хранение информации. Благодаря структурированию массивов данных в таком ПО очень удобно производить поиск.

    Со средствами workflow (WF)

    Здесь во главе угла уже не документ, а поставленная задача. К заданиям в такой ЭДО-системе крепятся накладные, договоры. Целью workflow является организация деятельности по определенному направлению.

    С ориентацией на управление и накопление базы знаний

    В этом случае нередко происходит слияние с функциональностью двух предыдущих вариантов. От рода занятий фирмы будет зависеть ориентация на файлы/задания, но неизменным будет жесткая модель маршрутизации. Часто такой вариант выбирают органы государственной власти.

    Collaboration (коллаборация)

    Здесь нет жестких рамок по структуре выполнения процессов. Главная функция — совместный просмотр и редактирование файлов рабочей группой, а также мониторинг результатов такой деятельности. Подходит для компаний, персонал которых находятся на значительном удалении друг от друга.

    С развитыми дополнительными сервисами

    Наверняка многим знакомо понятие Customer relation management (CRM). Это набор различного ПО, направленного на рост эффективности работы всех подразделений. Сюда входят такие услуги, как автоматизация связей с клиентами, прием платежей, отслеживание воронки продаж, назначение задач и контроль их выполнения, а также многие другие опции.

    электронный документооборот внутри организации

    В государственных закупках

    Электронный оборот документов допускается в сфере госзакупок. Для этого необходима цифровая подпись, которую можно получить в аккредитованных государством органах. Также определенные требования предъявляются к безопасности используемого ПО, поэтому следует обращаться к проверенным разработчикам, зарекомендовавшим себя в этой сфере, например Cleverence.

    Можно ли совмещать с обычной документацией

    Да, ведь не каждый контрагент использует такую систему, да и переход может быть осуществлен далеко не сразу. Однако есть некоторые оговорки. Это касается того, что для сохранения структуры, каждый входящий документ необходимо оцифровывать и заносить в архив.

    Как организовать хранение

    Есть законодательные акты, которые четко регламентируют порядок:

    1. Необходимо выделить номенклатуру дел конкретной компании. В зависимости от сферы деятельности, определяются сроки необходимого хранения тех или иных файлов.
    2. Исходя из ценности документов нужно сформировать дела, которые будут храниться в течение определенного срока. Налоговые, например, 4 года, а остальная бухгалтерия 5 лет.
    3. Графики учета рабочего времени и т.п. следует обозначить как архивируемые в цифровом виде.
    4. Нужно перенести архив в компьютер. И вместе с текущей документацией защитить от изменений и поместить на носитель в установленном формате.
    5. В завершение составьте опись всех имеющихся задач.

    Когда срок хранения подходит к концу — стоит уничтожить информацию, согласно регламентам, установленным действующим законодательством. Если вам интересно узнать подробнее про внутренний электронный документооборот, что это такое и как работает в организации, то рекомендуем получить подробную консультацию у специалистов «Клеверенс».

    Как выбрать подходящий продукт

    Вы сможете выбрать СЭД, которая подойдет именно Вам, если будете соблюдать несколько важных рекомендаций:

    1. Выбирайте ПО, которое зарекомендовало себя на рынке. Важным фактором является наличие большого количества положительных отзывов.
    2. Важно обращать внимание на обновления и на то, есть ли техническая поддержка.
    3. ПО должно соответствовать отрасли.
    4. Гибкость и расширение функционала при необходимости масштабирования.
    5. Безопасность должна быть подтверждена авторитетными поставщиками оборудования и разработчиками сопутствующего софта (например, 1С и.т.п.).

    Перед принятием окончательного решения советуем провести сравнительный анализ нескольких аналогичных продуктов по указанным выше параметрам. Также рекомендуем соотнести набор характеристик с ценой софта, чтобы использование конкретного ПО было экономически обоснованным.

    Электронный документооборот в компании: определение сложностей при внедрении

    что такое эдо электронный документооборот

    Недостаточно просто выбрать подходящий софт, и установить его на компьютер. Задача не такая простая, и требует довольно серьезных усилий при запуске обновлений. Мы выделяем несколько аспектов, благодаря которым можно рассчитывать на быстрое достижение поставленных целей:

    1. Непосредственное участие в организационных вопросах высшего руководства. Это не позволит человеческому фактору (сопротивлению переменам) повлиять на внедрение новых методов.
    2. Важно соблюдать очередность этапов. Каждый шаг требует определенного времени на выполнение.
    3. Следует предварительно обсудить нюансы с ключевыми сотрудниками, чтобы учесть их пожелания.
    4. Нужно составить грамотное техническое задание для исполнителей. При отсутствии четко сформулированных требований на выходе может получиться результат, на который вы не рассчитываете.
    5. Не нужно менять все внутренние распорядки под нововведения так же, как и переделывать весь софт под имеющиеся стандарты. В этом деле стоит найти золотую середину.

    При учете всех вышеперечисленных рекомендаций запуск проекта будет проходить очень просто.

    Решения для бизнеса

  • магазины
    одежда, обувь, продукты,
    игрушки, косметика, техника

    Подробнее
  • склады
    материальные, внутрипроизводственные,
    сбытовые и транспортных организаций

    Подробнее
  • маркировка
    табак, обувь, легпром,
    лекарства

    Подробнее
  • производство
    мясное, заготовительное, механообрабатывающее,
    сборочно-монтажное

    Подробнее
  • rfid
    радиочастотная идентификация
    товарно-материальных ценностей

    Подробнее
  • егаис
    автоматизация учётных операций
    с алкогольной продукцией

    Подробнее
  • Проблемы внедрения

    Что такое ЭДО (электронный документооборот) мы подробно разобрали выше. Однако лучше еще раз сфокусироваться на проблемах при его интеграции в систему. Это довольно радикальные изменения в консервативные способы выполнения задач. В короткий срок требуется перевести весь персонал на цифровую платформу, а это может вызвать сопротивление. Также не забывайте о том, что человеку требуются навыки работы с компьютером, чтобы чувствовать себя комфортно в новой среде. А это значит, что некоторым может потребоваться обучение. Для решения этих трудностей приготовьте регламенты с подробным описанием процессов. Это позволит упростить акклиматизацию людей в новых реалиях. На начальном этапе в шаговой доступности должен находиться специалист, который сможет подсказать решение возникающих затруднений.

    Работа с ЭДО что это: какие существуют программы (таблица)

    Наименование

    Описание

    Примерная стоимость

    Дело

    Вероятно, самое распространенное ПО на нашем рынке. Довольно удобная в использовании. Гибкая настройка.

    Одно рабочее место стоит в среднем 12 тысяч рублей.

    Логика

    Подойдет как для крупного, так и для небольшого предприятия. Очень легко настраивается под нужды каждой конкретной организации.

    Около 5т.р. один оператор.

    Евфрат

    Пожалуй, самый технологически продвинутый вариант.

    5000/10000 р. за место. Размещение на сервере разработчика/заказчика.

    1С:Архив

    Главное преимущество в полной совместимости с популярными продуктами от 1С.

    12 т.р - 57 т.р.

    DIRECTUM

    Для небольших фирм это оптимальный вариант. Можно совмещать с обычными способами обмена документацией.

    Лицензия стоит от 7 т.р. до 2 млн. рублей.

    OPTIMA-WorkFlow

    Новый софт, который не так давно вышел на рынок. Имеет несколько эксклюзивных фишек.

    55-75 т.р.

    ЭДО от Taxcom

    Подойдет тем, кто проводит кадровые работы с удаленными сотрудниками.

    от 1000 р.

    Взаимодействие с другими приложениями

    Отсутствие сбоев и проблем обуславливается в первую очередь совместимостью софта с популярными программами (1С, Парус, Oracle и пр.). Важно обратить внимание на отзывы и рекомендации этих разработчиков о программе, которую вы планируете выбрать. Решения от компании Cleverence оптимизированы для стабильного функционирования в связке с самыми распространенными продуктами. Вы можете быть уверены в том, что сложностей в настройке не будет. Из статьи вы узнали, что такое система ЭДО и как это работает, а чтобы получить более подробную информацию о специальных продуктах для вашего бизнеса — просто свяжитесь с нами.

    Видео


    Количество показов: 125

    Статьи по схожей тематике