В этой статье разберем, что представляет собой товарная накладная (ТН) по форме ТОРГ-12 и как ее правильно заполнять.

Практически любая компания так или иначе сталкивается с закупкой сырья, материалов или реализацией товаров. Такие операции сопровождаются соответствующей документацией, подтверждающей факт передачи продукции между сторонами. Эти бумаги служат основанием для отражения данных в бухгалтерском учете. Именно поэтому особенно важно, чтобы информация в них была указана корректно. Ошибки могут повлечь за собой претензии от налоговых органов или деловых партнеров, что нередко оборачивается финансовыми рисками.

Автоматизируйте складские операции с 1С и ТСД: ускорьте подбор заказов и отгрузку, минимизируйте ошибки и упростите учет. Подбор заказа на складе с ТСД и 1С: инструкция.
Инструкция по отгрузке товаров со склада в 1С.

Что такое товарная накладная ТОРГ-12 для физических лиц и компаний

Это документ, подтверждающий факт продажи продавцом покупателю товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Обычно её используют юрлица и индивидуальные предприниматели. Продавая продукцию физлицам, вместо ТН, как правило, выдают кассовый чек.

Данная унифицированная учетная документация утверждена Постановлением Госкомстата №132 от 25.12.1998. При этом организации имеют право адаптировать бланк под свои нужды, при условии, что все обязательные требования законодательства в нем будут сохранены.

Документ на отгрузку продукции оформляет продавец в двух экземплярах — как в бумажном, так и в электронном виде. Оба варианта имеют равную юридическую силу.

Познакомиться с формой ТОРГ-12, посмотреть образец заполнения, а также скачать, чтобы распечатать накладную на товар можно на различных онлайн-ресурсах.

Отслеживайте все операции с товаром и корректно отражайте сведения о их наличии в бухгалтерской отчетности Узнать подробнее >>

Кому и зачем необходим сопроводительный бланк

В стандартной ситуации ТН оформляется в двух экземплярах: один предназначен для оптового поставщика, другой — для розничного покупателя. Продавец фиксирует в документе выбытие позиции со склада и его списание с баланса, а грузополучатель — отражает поступление ТМЦ на склад. Заполняет бланк бухгалтер отправляющей стороны, а получатель на его основании принимает и учитывает поступившие позиции. Подпись при приемке подтверждает, что условия поставки выполнены, контрагенты не имеют взаимных претензий, и сделка считается завершенной.

Одним из ключевых значений товарной накладной является то, что она включена в перечень бухгалтерской документации, подлежащих проверке со стороны ФНС. На её основании рассчитываются суммы налогов к уплате, а также определяется входной НДС, подлежащий вычету. Иными словами, ТН имеет значение как для бухучета, так и для налогового контроля. Помимо неё, внимание проверяющих органов также направлено на сертификаты, паспорта продукции и пр.

Узнайте, как правильно оформлять приемку и продажу маркированного товара в 1С, чтобы соблюдать требования законодательства и автоматизировать учет. Приемка маркированного товара в 1С.
Продажа маркированного товара в 1С.

Какие сведения содержит унифицированная форма ТОРГ-12

ТН должна содержать полную и достоверную информацию. Отсутствие даже одного обязательного реквизита делает её недействительной. В этом случае ФНС может отказать в принятии документа и потребовать пояснения по выявленным нарушениям. Чтобы избежать подобных ситуаций, необходимо корректно указать данные о грузоотправителе и грузополучателе, поставщике и плательщике, наименование продукции, её количество, цену, общую стоимость с НДС и без него, а также сведения о лицах, осуществляющих отправку и приемку ТМЦ. Форма ТОРГ-12 включает шесть основных разделов – далее рассмотрим образец заполнения товарной накладной.

Верхняя часть бланка (шапка)

Здесь указывается вся информация, связанная с участниками сделки — в частности, с теми, кто обозначен как «грузоотправитель» и «грузополучатель». Кроме того, тут же отражаются данные о продавце и покупателе. Далее разберем подробнее, какие именно графы следует заполнить:

• Грузоотправитель. В эту строку следует внести все банковские реквизиты, адрес и контакты компании перевозчика. Если груз перевозит продавец самостоятельно, то нет смысла дублирования информации, и эту графу не нужно заполнять. Когда грузоотправителем является сторонняя организация, то вносятся ее данные.
• Грузополучатель. Также, как в случае с грузоотправителем, необходимо вписать название ООО или ИП, ИНН, КПП, почтовый адрес, номер телефона, реквизиты банка и код ОКПО получателя.
• Поставщик. В этой строке продавец вносит свои полные данные.
• Плательщик. В графе отражаются все сведения покупателя.
• Основание. В этом разделе указывают документ-основание, на базе которого проводится передача товара. Это может быть договор, заказ-наряд или реквизиты счета, выставленного для оплаты.
• Информация о ТН. Здесь следует обозначить дату ее составления. Что касается порядкового номера, то, согласно разъяснению ФНС, его прописывать не обязательно. Однако его наличие помогает систематизировать документы и упростить ведение бухгалтерского учета.

Табличная часть формы

Сюда вносятся все необходимые данные об отгруженных товарно-материальных ценностях:

• Наименование товара (гр. 2). Здесь указывается точное название товарной единицы в соответствии с договором или приложенной к нему спецификацией.
• Код (гр. 3). Заполнение этой строки необязательно. Однако при необходимости сюда можно внести артикул, внутренний код номенклатуры или обозначение ТМЦ, относящихся к продукции с пониженной ставкой НДС или освобожденных от налогообложения. Например, при отгрузке медицинских изделий можно использовать коды из классификатора ОКПД 2.
• Единица измерения (гр. 4). Указывается форма учета товара — масса, объем, длина, площадь и т. п. Примеры: «шт.» (штуки), «кг» (килограммы), «л» (литры).
• Единицы измерения по ОКЕИ (гр. 5). Здесь вписывается цифровой код (112 — литры, 166 — килограммы, 796 — штуки).
• Тип упаковки (гр. 6). Прописывается, в какой таре поставляется продукция (коробки, пакеты, ящики, бочки и т. д).
• Количество. На основании выбранной единицы измерения в графах 7 и 8 отражают вместимость в одном грузоместе и общее число грузовых мест. В 9 и 10 строках, по возможности, указывается масса – сначала нетто (обязательно), затем брутто (по желанию).
• Стоимость, НДС и итоговая сумма. Налог отображается в %, а остальные значения — в рублях и копейках. Сначала нужно прописать стоимость единицы продукции (гр.11). Затем пишется общая сумма за все количество без налога (гр.12). В 13 графе отображается ставка НДС (0, 10 или 20), в 14 — ее размер, а в 15 — итог, включающий налоговую составляющую. Если товар освобожден от него, то в соответствующих строках проставляются прочерки.

В завершение таблицы подводится итог — построчно суммируются значения по всем позициям.

Нижняя часть

Заключительная часть ТН содержит сводную информацию о товарно-материальных ценностях, сопровождающей документации и ответственных лицах, участвующих в оформлении формы ТОРГ-12. Рассмотрим подробнее, какие сведения вносятся на этом этапе:

• Приложение. Здесь указывается количество листов, составляющих накладную, включая все дополнительные документы.
• Содержит. В этом поле прописывается общее число товарных позиций.
• Всего мест и масса. Сюда переносятся данные из графы 8 (общее число грузовых мест), а также масса товаров – без упаковки (нетто — из гр. 10) и с тарой (брутто — из гр. 9). Все значения указываются прописью.
• Сопроводительная документация (паспорта, сертификаты и др.). В этой строке отражается количество листов дополнительных бумаг, сопровождающих груз.
• Всего отпущено на сумму. Переносится итоговая сумма из гр. 15 — сначала общая стоимость продукции добавляется прописью, а копейки — цифрами.
• Ответственные лица. В последнем разделе проставляются должности, фамилии, подписи и расшифровки тех, кто отвечает за отпуск и прием товара — как со стороны отправителя, так и получателя. Если продукция передается или принимается доверенным лицом, необходимо указать реквизиты доверенности (её номер, дату выдачи, кем и кому она выдана).
• Печать. Ее проставление не является обязательным. Однако при использовании печати организация должна проставить оттиск в соответствующем месте.

Пример заполнения товарной накладной ТОРГ-12

Как уже отмечалось ранее, все графы ТН должны быть заполнены полностью и достоверно. При оформлении унифицированного бланка необходимо соблюдать ряд правил:

• Можно использовать как бумажный носитель, так и электронный формат.
• Если ТН оформляется на бумаге, требуется распечатать два экземпляра — по одному для каждой стороны сделки.
• При создании в цифровом виде бланк должен быть подписан ЭЦП.
• Для целей бухгалтерского и налогового учета принимается только оригинал.

Какие ошибки могут допускаться при заполнении накладных ТОРГ-12 и как их избежать

Первичные документы фиксируют факты хозяйственной деятельности компании и служат подтверждением доходов или расходов. ТН, как часть этой документации, напрямую влияют на формирование финансовых показателей. Неточности в их оформлении могут привести к искажению данных бухгалтерской и налоговой отчетности. Поэтому для выстраивания корректного документооборота важно уделять особое внимание внесению информации в форму ТОРГ12. Ниже рассмотрим распространенные ошибки, которые чаще всего допускаются при её оформлении.

Несоответствие в датах

Датировка — обязательное требование к любому первичному учетному документу. В ТН число проставляется в трёх местах:

• рядом с её порядковым номером;
• в нижнем левом углу — под подписью ответственного за отгрузку;
• внизу бланка с правой стороны под росписью грузополучателя.

Без этих сведений невозможно установить момент совершения сделки и время перехода права собственности на товарно-материальные ценности. Особое внимание следует уделить согласованности дат: ТН не может быть датирована ранее момента заключения договора, иначе сделка будет признана спорной налоговыми органами.

Если продукцию получает представитель по доверенности, необходимо убедиться, что она оформлена не позже времени отгрузки.

ТН выписывается в день отправки груза. Однако, если доставка занимает несколько дней, дата фактической приемки может отличаться. Расхождение между сведениями, указанными в товарной и транспортной накладных, часто вызывает вопросы о достоверности поставки.

Неточности в датировке документов создают налоговые риски для обеих сторон сделки. Для поставщика ошибка в дате может сорвать зачет НДС: получив аванс, компания начисляет налог, а после отгрузки обязана уплатить его в бюджет и заявить вычет с предоплаты. Однако при расхождении в периодах инспекция вправе отказать в принятии документов, что приведет к двойному налогообложению — начисленный с аванса НДС не удастся восстановить. Покупатель, в свою очередь, не сможет учесть расходы и заявить налоговые вычеты. Чтобы избежать подобных ситуаций, необходимо тщательно проверять бланк перед подписанием.

Ошибки в данных продавца и покупателя

Как уже отмечалось ранее, в форму ТОРГ-12 включаются реквизиты всех участников товарной операции. Часто эти роли выполняют не одни и те же организации, поэтому при внесении названий компаний нередко допускаются ошибки. Если в накладной, составленной поставщиком, обнаружены неточности в этих данных, подписывать её не следует. Такой экземпляр не позволит подтвердить расходы и заявить вычет по НДС.

Если организация сменила название, а контрагенты продолжают указывать прежнее, ТН необходимо переоформить — иначе возникает риск, что налогоплательщика невозможно будет однозначно идентифицировать.

В случае когда ошибка не мешает однозначно распознать налогового агента, исправлять весь документ не обязательно. Допустимо внести недостающие данные вручную, но изменения должны быть полностью идентичными в обоих экземплярах. При наличии серьезных нарушений лучше оформить новый бланк.

Ошибки в информации о товарной единице в заполненной накладной

Если наименование товара в счёте-фактуре и в ТН отличается хотя бы одной буквой или цифрой, ФНС вправе отказать в вычете НДС. В таком случае подтвердить факт сделки можно только через суд. При этом если в бланке указано наименование продукции, которая фактически не поставлялась, налоговый инспектор может признать расходы недостоверными, а саму операцию — фиктивной.

Как себя защитить

Чтобы избежать последствий, связанных с ошибками в сведениях о ТМЦ, при их приемке необходимо внимательно сверять данные, указанные в товарной накладной, с сопроводительной документацией. При выявлении несоответствий их следует немедленно устранить либо заранее подготовить косвенные доказательства, подтверждающие факт реального выполнения сделки.

Отсутствие подписей или печатей

Налоговая инспекция может снять расходы, если в форме отсутствуют фамилии и инициалы визирующего документ сотрудника. Без подписи продавец лишится возможности учесть затраты по НДС, а покупателю будет отказано в его вычете.

Чтобы себя защитить, необходимо попросить у контрагента дополнить бланк. Если поставщик не ставит печать, то у него нужно получить копию устава или письмо с информацией о том, что он вправе это делать.

Как исправить ТОРГ-12

Корректировочная ТН составляется в тех случаях, когда требуется внести изменения в уже оформленный бланк.

Исправление бумажной формы товарных накладных

В соответствии с требованиями Федерального стандарта бухгалтерского учёта (ФСБУ), при внесении правок в бумажный экземпляр допускается зачеркивание ошибочной записи с обязательной пометкой «Исправлено» над ней. Также необходимо указать дату внесения изменений, должность, фамилию и инициалы (либо другие идентификационные данные) лица, оформившего документ. При этом зачеркнутая информация должна оставаться читаемой. Применение подчисток, исправлений с помощью замазки или стирания строго запрещено.

Исправление цифровой формы

Согласно бухгалтерскому стандарту, исправление ТН, составленной в электронном виде, производится путём создания нового экземпляра, который заменяет исходный. В обновлённой версии обязательно должно быть указано, что она составлена взамен первоначальной, с указанием даты внесения изменений. Также требуется наличие ЭЦП с расшифровкой имени, фамилии и должности ответственных лиц. При этом на исходном экземпляре должны быть нанесены отметки, исключающие возможность его дальнейшего использования.

Итоги

В этой статье мы рассказали, что такое товарная накладная ТОРГ12, показали, как выглядит образец документа, рассмотрели примеры ошибок, которые возможны при заполнении формы и как правильно его подписать при приеме товара. Чтобы исключить ошибочные действия, рекомендуется использовать автоматизированные сервисы. С помощью софта компании Клеверенс ведение документооборота можно значительно облегчить. Наиболее эффективное решение для корректного и оперативного формирования ТН — использование специализированного ПО предприятия.

Вопросы-ответы

В каких случаях ТОРГ12 обязательна?

Например, когда груз сопровождается обычной ТН. Когда поставщик оформляет ТТН, в котором содержатся сведения о перевозке и товаре, то такой бланк не нужен.

Кто должен заполнять ТОРГ-12 и за что именно отвечает человек при оформлении этого документа?

Заполнением формы занимается продавец или уполномоченное лицо, тем самым он берет ответственность за достоверность данных о продукции, соответствие отгрузке и подписание формуляра обеими сторонами. Бланк подтверждает передачу ТМЦ и служит основанием для бухгалтерского учета.

Можно ли вносить исправления в уже оформленную ТН ТОРГ12?

Вносить правки допускается при соблюдении строгих правил: все корректировки должны быть внесены в оба экземпляра, иначе он утрачивает юридическую силу. Каждое исправление требует указания надписи «Исправлено», даты, подписей ответственных лиц с расшифровкой, а также сохранения читаемости зачеркнутого текста. Запрещено использовать стирание или замазывание — только аккуратное зачеркивание с обязательным заверением.

Количество показов: 115657