Диадок: что это за программа электронного документооборота

20 июля 2023 9 минут на прочтение 9240
Почепский Олег
Автор статьи
Почепский Олег
Бизнес-аналитик направления маркировки

Система, разработанная «СКБ Контур», предназначена для обмена цифровыми версиями документов между организациями и их контрагентами. Функциональные возможности программного обеспечения позволяют формировать и отправлять любые виды документации, с юридической точки зрения имеющей точно такой же статус, как и бумажные экземпляры, подписанные уполномоченными сотрудниками предприятия вручную. Алгоритм максимально прост: пользователи создают нужные акты через личный кабинет, используют для заверения цифровую подпись и направляют готовый пакет адресату, подключенному к любому соответствующему сервису. В этом обзоре мы расскажем, как работает система электронного документооборота «Диадок», что это за платформа, и чем преимущества программы ЭДО с точки зрения бизнеса.

интеграция

Общее представление

Возможность обмениваться юридически значимой документацией в режиме онлайн заметно ускоряет выполнение рутинных бизнес-процессов, реализуемых в большинстве компаний. Традиционный подход к ведению бумажного делопроизводства отнимает у сотрудников немалое количество времени, которое уходит на составление, проверку, согласование и подписание оригиналов. Кроме того, нужно отправить их получателю через курьера, дождаться возврата с подписью второй стороны, а если контрагент составляет протокол разногласий, пройти весь цикл еще раз, внося необходимые исправления. Переход на цифровой документооборот экономит время и деньги предприятия, позволяя выполнить все вышеперечисленные всего за несколько минут.

Бух отчетность в 3.0.jpg

Оператор Диадок: описание системы ЭДО

Функционал сервиса, предлагаемого «СКБ Контур», рассчитан на оптимизацию самых распространенных задач. С его помощью можно обмениваться накладными и счет-фактурами, отправлять акты и УПД, а также уведомления и отчеты в судебные и контролирующие органы, обходясь без дублирования документации в бумажной форме. Платформа гарантирует получение отправлений адресатами, автоматически фиксируя в базе каждый созданный файл. Стоимость исходящего трафика рассчитывается в соответствии с выбранным тарифом, тогда как за входящие документы плата не взимается.

бизнес-процессы

Плюсы системы Диадок

В числе положительных аспектов, отмечаемых специалистами, стоит выделить:

  • Прозрачность ведения документооборота. При необходимости пользователи всегда могут проверить текущий статус и ознакомиться с протоколом последних действий.
  • Безопасность. Методы шифрования, применяемые при передаче данных по защищенным каналам, исключают вероятность получения информации третьими лицами.
  • Надежность. Избежать потерь при теоретически возможных сбоях позволяет дублирование файлов на нескольких серверах.
  • Удобная навигация. Фильтры, предназначенные для работы с электронным архивом, помогают быстро найти документацию по клиентам, поставщикам или проверяющим органам.

Модуль для 1С

Еще один аспект, важный для организаций, использующих отечественную учетную систему, — возможность установки на рабочий ПК специализированного софта, объединяющего функционал двух сервисов. С его помощью можно создавать записи о новых контрагентах или необходимые акты гораздо быстрее.

Техническое сопровождение

Комплексная поддержка помогает решать возникающие вопросы еще до того, как они станут проблемой для предприятия. Квалифицированные специалисты всегда готовы подсказать правильное решение, указать местонахождение потерянных файлов или исправить возникшие системные ошибки.

автоматизированное согласование

Основные преимущества электронного документооборота

Помимо общих плюсов, перечень факторов, обусловливающих итоговый выбор в пользу ЭДО, для каждой категории сотрудников будет связан с непосредственной спецификой выполняемой работы.

Для руководителей

Так, директора и управляющие в большинстве своем решают задачи, которые делятся на две условные группы: принятие решений и контроль за их исполнением. В первом случае основой правильного выбора является своевременный сбор и качественный анализ информации, однако времени на это обычно не хватает. Встроенная классификация и поиск в сервисе «Диадок» — это то, что позволяет быстро получить нужные сведения. Что касается контрольной функции, то благодаря электронному документообороту, отслеживать своевременность выполнения поручения также становится заметно проще. Система автоматически напоминает о подходящих сроках, направляет извещения и формирует отчеты об уровне дисциплины в разрезе назначенных исполнителей.

директор

Для бухгалтерии

Современные СЭД чаще всего используются в сочетании с управленческим софтом, применяемым для ведения учета по хозяйственным и финансовым операциям. Применение различных методов обработки помогает упорядочить совокупность показателей и файлов, структурировать базу и разделить информационные потоки на основании определенных критериев. Учитывая, что для реализации конкретных бизнес-процессов возможно понадобятся как структурированные, так и неструктурированные данные, работа с первыми может осуществляться при помощи ERP, тогда как вторые будут извлекаться системой электронного документооборота и управления корпоративным контентом — ECM.

Для юристов

Разнообразие задач, возникающих в работе юридического отдела, в первую очередь обусловливается регулярными изменениями законодательных требований и стандартов, устанавливаемых контролирующими органами, а также непрерывными процессами заключения контрактов и исполнения договорных обязательств. В число возможных обязанностей, помимо составления и проверки договоров, также могут входить получение лицензий и разрешений, подготовка сопроводительной документации для заявок на тендеры и т. д. Система помогает ускорить согласование, наладить оперативный контроль за сроками действия, а также сформировать базу шаблонов и образцов для своевременного обновления.

ЭДО

Основные характеристики платформы Диадок

Для большей наглядности представим функционал, предлагаемый пользователям СЭД, в виде таблицы:

Направление

Функции

Работа с документами

  • Получение и распределение.
  • Автоматическая сортировка.
  • Формирование и отправление.
  • Использование встроенного редактора.
  • Ручное и автоматизированное согласование.
  • Верификация с помощью квалифицированной подписи.
  • Встроенные фильтры поиска по базе.
  • Отправка документации в ФНС, судебные и контролирующие органы.

Взаимодействие с контрагентами

  • Приглашение подключенных пользователей.
  • Автоматическая сверка расчетов.
  • Ведение документооборота с российскими и зарубежными компаниями.

Настройка прав

  • Назначение полномочий доступа к системным ресурсам.
  • Идентификация пользователей программы.
  • Создание иерархии подразделений.

Как подключиться к системе Диадок

Для подключения к ЭДО потребуется квалифицированная электронная подпись, выданная удостоверяющим центром. При необходимости КЭП также может быть предоставлена «СКБ Контур», располагающим соответствующими техническими возможностями.

Регистрационный раздел доступен на официальном сайте сервиса, где можно ознакомиться с перечнем доступных тарифов. Получение входящей документации бесплатно, так что расчет стоимости осуществляется только исходя из объемов исходящего оборота. В перечень функций, доступных по умолчанию, входят:

  • Приемка, обработка и подписание актов и договоров.
  • Возможность обмена текстовыми сообщениями.
  • Хранение данных на серверах поставщика без ограничений по срокам.
  • Предоставление сотрудникам доступа к просмотру и согласованию.
  • Техническая поддержка, работающая в режиме 24/7.

На сегодняшний день системой пользуются уже более полутора миллионов юридических лиц и предпринимателей. С помощью встроенного модуля поиска можно проверить, кто из контрагентов уже подключился к ЭДО — достаточно ввести в поле формы ИНН интересующей Вас организации. Если партнеры по бизнесу работают с другой платформой, передача осуществляется с использованием роуминга, тарифицируемого точно так же, как и внутренний документооборот.

Подписание документов с помощью квалифицированной подписи по закону имеет юридическую силу, аналогичную статусу оригинальных экземпляров, подписанных вручную. Дублировать файлы на бумажных носителях не нужно: в случае поступления запроса от налоговых служб или судебных органов можно отправить необходимые материалы в электронном виде, что существенно экономит время и упрощает контроль за своевременностью доставки.

контрагенты

Как пользоваться системой Диадок

Для авторизации в личном кабинете проще всего использовать веб-версию, исключающую необходимость интеграции с внутренними учетными приложениями компании. В этом случае обмен напоминает работу с почтовыми ящиками. Платить нужно только за исходящую документацию: платформа автоматически регистрирует каждый отправленный документ и рассчитывает стоимость оказываемых услуг. Организации, пользующиеся 1С, также могут скачать с официального сайта и установить на рабочие ПК специальный модуль, адаптированный под характеристики наиболее популярных версий.

Взаимодействие с учетной программой

Программные решения, предлагаемые оператором, отвечают стандартам работы с устройствами на базе Windows. Система «Диадок» позволяет отправлять внешнюю и внутреннюю документацию как удаленным подразделениям предприятия, так и сторонним контрагентам, обеспечивая моментальную доставку актов с протоколированием действий, совершаемых авторизованными пользователями. Удобные настройки помогают отслеживать сроки согласования и подписания, благодаря чему заметно возрастает скорость ведения документооборота и исполнения бизнес-процессов.

оптимизация

Интеграция системы ЭДО

В процессе внедрения актуальных технологических решений можно выделить две основные стадии.

Определение учетной политики

Перед тем как перейти на новую схему, необходимо составить соответствующее положение, удостоверяющее возможность использования электронных документов. В содержании уточняется:

  • Перечень документации, в отношении которой распространяется данное правило: это могут быть накладные, счета на оплату, акты приема выполненных работ, УПД и т. д.
  • Алгоритм действий, предусматривающий привлечение оператора телекоммуникационной связи или самостоятельную обработку. Стоит отметить, что для отправки и получения счетов-фактур наличие независимого посредника является обязательным условием.
  • Тип подписи, используемой для подтверждения. В соответствии с законодательными нормами различают три разновидности: простые, неквалифицированные и квалифицированные ЭЦП. При этом юридической силой, соответствующей статусу обычного подписания, обладает только последний вариант, не требующий обязательного оформления дополнительного соглашения.
  • Перечень работников организации, наделяемых правом регистрации электронных документов. Обычно подобные полномочия предоставляются директору и главбуху.
  • Правила хранения. Для соблюдения нормативных требований целесообразно отметить срок, на протяжении которого должен сохраняться доступ к данным, хранящимся в каталогах. Так, для бухгалтерской документации минимальный период составляет пять лет.
  • Метод предоставления отчетности по запросам контролирующих органов, в первую очередь — ФНС. Подавать сведения можно как на физических носителях, так и в цифровом виде.

В рамках учетной политики предприятия определяются методы организации и ведения ЭДО, а также требования, предъявляемые к пользователям. Обязательное условие — фиксация положений, указывающих на необходимость точного и своевременного отражения хозяйственных и финансовых операций. Кроме того, при каждом обновлении целесообразно учитывать изменения, произошедшие в законодательстве за прошедший период.

Определение способа работы

Сервис «Диадок» предлагает несколько вариантов, каждый из которых обеспечивает доступ к ведению электронного документооборота:

  • Обычная версия. Позволяет использовать любой браузер, не требуя установки дополнительного софта.
  • Интеграция с действующей учетной системой. Речь может идти как о специальном модуле для «1С», так и о других продуктах, объединение с которыми осуществляется при помощи API или SAP комплекса.
  • Мобильное приложение. Предоставляет возможность отправки и получения документов через смартфон или планшет.

Стоит отметить, что все файлы, создаваемые пользователями или получаемые от внешних контрагентов, надежно защищены от стороннего посягательства. Дублирование базы на нескольких серверах исключает риск потери информации, а доступ к базе сохраняется даже после того, как истечет оплаченный период. В случае необходимости сотрудники, наделенные правами администратора, могут воспользоваться функцией двухфакторной аутентификации.

документооборот

Тарифные планы

Стоимость предлагаемых услуг определяется исходя из выбранного тарифа. Основной критерий — количество исходящих документов. На выбор доступны ежемесячные пакеты с лимитом от 250 до 3000 файлов, что позволяет подобрать оптимальный вариант с учетом потребностей организации. В перечень бесплатных функций, предусмотренных по умолчанию, помимо получения и подписания, также входят:

  • Использование серверных мощностей оператора для бессрочного хранения данных.
  • Возможность подключения пользователей без ограничений по численности.
  • Мобильное приложение, совместимое с iOS и Android.
  • Круглосуточная техническая поддержка для каждого клиента.

Оплата модуля, используемого в целях настройки маршрутов согласования, рассчитывается и производится в отдельном порядке — в зависимости от сложности конфигурации.

Заключение

Система ЭДО «Диадок» — современный сервис, обеспечивающий удобный и быстрый обмен документами. Интеграция программных решений «СКБ Контур» с комплексом «Магазин 15», разработанным компанией Клеверенс, помогает повысить эффективность бизнеса за счет сокращения времени выполнения операций и сведения к минимуму зависимости от человеческого фактора.

Вопрос-ответ

Как долго документация хранится на серверах?

Продолжительность определяется содержанием лицензионного договора. Минимальный период — пять лет с момента окончания сотрудничества.

Можно ли отозвать отправленный акт?

Если вторая сторона еще не произвела подписание, отзыв для последующей корректировки производится в одностороннем порядке. При наличии подписи реализуется специальный механизм аннулирования, требующий обоюдного согласия участников.

Как физическому лицу подключиться к ЭДО?

Процесс регистрации обычных граждан на платформе «Диадок» ничем не отличается от порядка подключения индивидуальных предпринимателей. В качестве регистрационных данных используются ФИО, ИНН и сертификат квалифицированной подписи.



Количество показов: 9240

Статьи по схожей тематике