Как вести учет расходников в малом бизнесе

• Почему учет расходников важен
• Инструменты учета
• Пошаговая инструкция: как вести учет
• Ошибки при ведении учета
• Вопросы и ответы

Почему учет расходников важен

Финансовые и управленческие причины

Расходные материалы — это не только ручки и бумага. Это все, что используется в процессе работы: от упаковки до запасных деталей. Для малого бизнеса системный учет расходников помогает не только сэкономить, но и понять, как эффективно выстроены процессы.

Во-первых, учет позволяет контролировать количество закупаемых материалов. Часто бизнес закупает «с запасом», в итоге — лежащие мертвым грузом запасы, которые не используются и оборачиваются убытками. Во-вторых, правильный учет помогает точно распределять расходы по направлениям — например, выяснить, на каком этапе производственного процесса расходуются наибольшие ресурсы.

Также ведение учета — часть управленческой отчетности, которая позволяет принимать решения: где сократить издержки, где, наоборот, усилить снабжение. Это особенно важно, если в команде несколько подразделений. Прозрачность расходов — залог эффективного взаимодействия между отделами.

Примеры потерь без учета

Бизнес, который игнорирует системный учет расходных материалов, рано или поздно сталкивается с потерями. Причем это не только прямые финансовые расходы. Ниже — самые типичные примеры:

• Необоснованные закупки — например, офис заказывает картриджи каждый месяц, не проверяя остатки. В итоге — полка, заваленная никогда неиспользуемыми расходниками.
• Хищения — если в компании нет понятной системы учета, часть расходников просто исчезает. Это может быть не злой умысел, но результат отсутствия контроля.
• Сбои в работе — закончились упаковочные материалы, а покупатель ждет отправку. Неприятная ситуация, особенно для интернет-магазина.

Даже в микробизнесе, где казалось бы «всё под контролем», без учета можно потерять больше, чем кажется. Один из ключевых моментов — правильная бухгалтерская постановка на учет. Подробнее об этом можно прочитать в статье "Учет и оприходование канцелярских товаров" — она поможет разобраться, на какие счета правильно списывать, чтобы не возникало трудностей при проверках.

Какой бизнес больше всего нуждается

Нужда в системном учете особенно остро стоит в компаниях, где оборот материалов идет ежедневно. Вот категории малого бизнеса, где учет расходников должен быть в приоритете:

Но не стоит думать, что если у вас кофейня или студия дизайна, то учет не важен. Именно в мелочах скрываются те «дыры», через которые уходит прибыль. Один недоучтённый тюбик краски или коробка стаканов — это если не деньги, то, как минимум, сбивка с ритма работы.

Ведение учета не требует сложных программ или отдельного сотрудника — достаточно четкого подхода и простых инструментов в цифровом виде, или хотя бы таблицы с регулярным обновлением.

Инструменты учета

Таблица учета расходников

Для начала самым простым и доступным инструментом учета расходных материалов будет таблица. Это может быть Excel, Google Sheets или любой другой табличный редактор. Главное — грамотно структурировать данные, чтобы ничего не терялось и было удобно анализировать.

Вот базовые столбцы, которые стоит включить в таблицу:

• Наименование расходного материала
• Дата поступления
• Количество на складе
• Единица измерения
• Дата выдачи/списания
• Ответственный сотрудник
• Причина расхода

По такому шаблону удобно отслеживать движение бумаг, картриджей, упаковки или других материалов. Важно не только фиксировать факт списания, но и указывать причину — это позволит видеть «дырки» в расходах и вовремя их закрывать.

Также стоит помнить, что списание определенных категорий материалов, например канцелярии, регулируется нормативами. Подробнее о требованиях к списанию канцелярских товаров можно узнать в отдельной статье с примерами.

Журнал учета расходных материалов

Если вам важна прозрачность и вы работаете с несколькими сотрудниками, заведите отдельный журнал — на бумаге или в электронном виде. Это устойчивая практика, особенно для производственных компаний и сервисных бизнесов, где происходит частое списание материалов.

Журнал помогает фиксировать выдачу пофамильно: кто получил, когда и сколько. Особенно это актуально, если вы работаете, например, с монтажниками, курьерами или мастерами, и расходники «уходят в поля».

Форму журнала можно немного адаптировать под ваш формат. Пример базовой таблицы журнала:

Таким образом, вы в любой момент можете проверить, кто и на что расходует ресурсы, и избежать несанкционированного использования.

Онлайн-сервисы и мобильные приложения

Когда бизнес растет, ручной учет расходных материалов начинает отставать — появляется задержка в актуальности данных и риск потерь. В этом случае оптимальное решение — использовать специализированные онлайн-сервисы или мобильные приложения.

Они позволяют автоматизировать ключевые процессы:

• учет остатков по складам и точкам
• автоматическое списание по документам (заказам, накладным и т.д.)
• отслеживание движения материалов в разрезе сотрудников
• оповещения при минимальных остатках

Большинство таких решений легко интегрируются с бухгалтерией или CRM. Для малого бизнеса особенно удобны приложения с простым интерфейсом, которые позволяют сотрудникам оперативно оформлять выдачу прямо с телефона.

Кроме того, с переходом на цифровой учет становится проще формировать отчетность. Например, за минуту можно увидеть, сколько краски было потрачено на конкретный объект или какие сотрудники чаще всего запрашивают определенные материалы.

Готовые решения для всех направлений

Склады

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Магазины

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Маркировка

Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Узнать больше

Онлайн-торговля

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Учреждения

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Производство

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

ЕГАИС

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Стать партнером

Получение статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.

Узнать больше

Сертификация для партнеров

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Задачи.Решения

Узнать больше

Инвентаризация

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Продукт для решений

Узнать больше

уровни лицензий продукта для решений

Узнать больше

Показать все решения по автоматизации

Пошаговая инструкция: как вести учет

Постановка целей и задач

Перед тем как вы начнете внедрять учет расходников, важно понять — зачем он вам нужен и каких результатов вы хотите добиться. Для одного бизнеса цель может заключаться в снижении издержек на закупку, для другого — в выстраивании прозрачной системы учета материалов на точке. Важно сформулировать эти цели в начале, чтобы под них подбирать подходящие инструменты и выстраивать процессы.

Например, если ваша цель — отслеживать списания по каждой услуге, то без детализации на уровне категорий номенклатуры не обойтись. А если вы хотите просто понимать, когда заканчиваются запасы — достаточно базового учета остатков. Не ставьте слишком абстрактные задачи вроде "контроль расходов" — они не подскажут, как именно строить систему учета.

Вот ключевые задачи, которые можно выделить на старте:

• Контроль списаний и предотвращение хищений
• Планирование закупок на основе нормативов
• Анализ затрат на расходники по направлениям, сотрудникам или услугам
• Оптимизация хранения и логистики

Выбор формы учета

Форма учета должна соответствовать масштабу вашего бизнеса и выбранным задачам. На практике чаще всего используется один из трех подходов:

1. Ручной учет — в Excel или на бумаге. Простой и ничего не стоит, но быстро теряет актуальность из-за человеческого фактора.
2. Частичная автоматизация — отдельные участки автоматизируются, например, учет на складе ведется в приложении, но списания по сотрудникам — вручную.
3. Полная автоматизация — процессы списания, движения и аналитики связаны в одной системе, синхронизированы с кассой, CRM и складами.

Если речь идет, например, о салоне красоты или барбершопе, то здесь уже стоит задуматься об автоматизации. В таком случае будет полезно ознакомиться с этим материалом, где подробно разобрана тема автоматизации расходников в индустрии услуг.

Также важно учесть схему документооборота и формат работы: списываете ли вы по нормативам, по факту или в конце месяца. Все это влияет на выбор программы или инструмента для учета.

Ниже — сравнение различных форм учета с точки зрения эффективности:

Регулярность и контроль

Даже лучшая система учета дает сбои, если нет регулярных действий и контроля. Операции по приходу и списанию расходников должны вестись ежедневно или по четкому графику. Нельзя "накопить чеки — потом разберем", это реальный путь к хаосу на складе.

Назначьте ответственных — за учет, за инвентаризации, за контроль остатков. И обязательно установите регламент: как часто списывать, в каком виде фиксировать остатки, что делать при расхождениях. Например, еженедельные мини-инвентаризации помогают быстро выявлять недостачи и понимать, где сбой — в закупках, в отпуске, или в работе персонала.

Еще один важный момент — контроль соответствия списаний фактическим объемам услуг. Даже при работе с нормативами периодически проверяйте, насколько заложенные нормы соответствуют реальности. Это поможет избежать систематических перескоков, когда "в теории хватает", а "по факту — не хватает".

Для надежной системы учета нужны не только программы, но и дисциплина: регулярные списания, периодические проверки, понятные инструкции для сотрудников. Только в этом случае учет начинает не просто фиксировать затраты, а приносить пользу — снижать издержки, повышать прозрачность и планируемость бизнеса.

Ошибки при ведении учета

Человеческий фактор

В любом бизнесе, где учет расходников ведется вручную или с минимальной автоматизацией, основная угроза — это человеческий фактор. Даже самый опытный сотрудник может ошибиться: неправильно ввести количество, забыть отметить списание материалов или просто перепутать дату. Это приводит к искаженной картине остатков, что, в свою очередь, мешает планированию и закупкам.

Например, если сотрудник случайно не зафиксировал выдачу упаковки для доставки в точке продаж, склад покажет наличие, которого по факту нет. Менеджер, основываясь на этих данных, может отказаться от пополнения именно этого ресурса, что приведет к сбоям в обслуживании клиентов. В таких ситуациях компания теряет деньги не столько из-за израсходованных материалов, сколько из-за потери контроля над процессами.

Чтобы снизить влияние человеческого фактора:

• необходимо четко регламентировать процедуры учета на каждом этапе;
• использовать понятные формы или приложения с минимальной вероятностью ошибки при вводе данных;
• внедрить «двойную проверку»: например, учет со стороны старшего смены и администратора склада.

Автоматизация не исключает ошибок вовсе, но она значительно повышает прозрачность и снижает риск отдельных неточностей.

Несвоевременное оформление документации

Ещё одна распространенная проблема — запоздалое внесение изменений в учетную систему. В условиях малых предприятий часто бывает так, что сотруднику нужно «сначала выдать, а потом оформить». В результате многие операции фиксируются спустя день или даже неделю. Это серьёзно искажает текущий остаток и не позволяет оперативно реагировать на нехватку или избыток расходников.

На практике это может выглядеть так: бариста тратит сиропы, но фиксация происходит только в конце смены. Если таких операций много — данные устаревают уже в течение рабочего дня. Это усложняет инвентаризацию, мешает закупкам и открывает дорогу для неправильных управленческих решений.

Вот почему важно закрепить норму: учет оформляется «на месте и в моменте». Для этого удобно использовать:

• мобильные версии складских программ, которые позволяют передавать информацию сразу после выдачи или списания;
• простые бланки-напоминания, если программных решений нет, с обязательной ежедневной обработкой;
• автоматические уведомления или блокировки в системе в случае задержки фиксации операций.

Правильно организованная система поможет не только избежать нарушений, но и сэкономить на излишках.

Отсутствие архивирования данных

Многие предприниматели считают, что детализация учёта — лишь «для отчета» или контроля. Поэтому хранение исторической информации организовано плохо или вообще отсутствует. Однако в действительности архивные данные создают ту самую базу, на которой можно строить аналитику. Именно по этим данным видна динамика затрат, можно отследить сезонные колебания или определить ресурсы, которые стабильно перерасходуются.

Без архива невозможно:

Фото ниже иллюстрирует простой пример ручной архивной системы для небольшого кофейного бизнеса. Хотя такой метод требует физического места, он все же предпочтительнее хаоса или полного отсутствия хранения.

В идеале, все операции должны сохраняться в облачном хранилище или хотя бы регулярно экспортироваться в Excel. Главное, чтобы руководитель всегда имел доступ к истории и мог использовать её для принятия решений.

Вопросы и ответы