Автоматизация учета расходных материалов в парикмахерской

• Особенности расходников в бьюти-индустрии
• Проблемы ручного учета
• Решения по автоматизации
• Бережливое производство в салоне красоты
• Вопросы и ответы

Особенности расходников в бьюти-индустрии

Что входит в понятие расходных материалов

В парикмахерском бизнесе к расходным материалам относятся все те товары, которые используются клиент за клиентом и не подлежат повторному применению. Это одноразовые перчатки, салфетки, шапочки, защитные накидки, ватные диски, шпатели, фольга и плёнка. Но не только «одноразка» — краска для волос, окислители, шампуни, бальзамы, маски, укладочные средства и даже дезинфекторы — тоже расходники, хотя и с большим сроком использования.

Важно понимать, что под это определение подпадают не только товары с минимальным сроком жизни, но и любые материалы, которые имеют прямое отношение к оказанию услуги и не возвращаются обратно в запасы.

В этом плане их отличают от основных средств (например, фена или стригущей машинки), которые подлежат амортизации. Заблуждение — считать, что задача вести их учет касается только крупных салонов. Даже если у вас 3 мастера и 20 клиентов в день — без учета расходников не обойтись.

Сроки использования и учета

Срок использования расходников варьируется: от нескольких минут (например, ватные палочки или шапочка для окрашивания), до нескольких месяцев (например, литровый шампунь). Однако их объединяет одно — по бухгалтерии они учитываются и списываются иначе, чем основное оборудование.

На практике часто возникают вопросы: когда списывать краску? целиком при первой распечатке или по миллилитрам? В зависимости от принятой учетной политики решения могут отличаться. Но с точки зрения налогового учета важно, чтобы была зафиксирована система: по акту, по нормам или по факту использования.

Правильно организованный учет позволяет избегать лишних затрат и обеспечивает прозрачность внутренних процессов. Более того, он тесно связан с бухгалтерским учетом всех запасов салона. О принципах учета товаров, схожих по логике с бьюти-расходниками, можно также прочитать в этой статье о канцелярских товарах.

Вот пример упрощенной таблицы классов расходных материалов и их потенциального срока использования:

Риски при отсутствии контроля

Учет расходников — это не просто формальность. От его точности зависит себестоимость услуги, а значит — прибыль бизнеса. Недоучли, не отследили реальные остатки, вовремя не закупили — и результат может быть плачевным.

• Перерасход и потери. Без понимания, сколько материала идет на каждую процедуру, невозможно сформировать обоснованную норму расхода. Один мастер может использовать в 2 раза больше средств, чем другой, но без фактов это не отследить.
• Персональная ответственность. Если ни один из сотрудников не видит связи между своими действиями и расходами, общие потери будут расти.
• Проблемы с ресурсами. Когда материалы заканчиваются неожиданно, мастер вынужден или отменить процедуру, или искать компромисс, что снижает уровень сервиса и лояльность клиентов.
• Сложности при проверках. Любое расхождение между фактическими и учетными остатками может вызвать вопросы у налоговой или проверяющих органов.

Кроме того, в 2025 году всё чаще салоны внедряют автоматизацию учета расходных материалов. Это позволяет не только следить за остатками, но и анализировать, на каком этапе образуются потери, и как можно оптимизировать работу.

Поддержание порядка в расходных материалах — это та часть бизнеса, которая напрямую влияет на рентабельность. И чем раньше вы начнете автоматизировать процессы учета, тем стабильнее будет развиваться ваш салон.

Проблемы ручного учета

Неточности и потери

Когда учет расходных материалов в парикмахерской ведется вручную — в тетрадке, Excel или просто «на глаз» — рано или поздно это приводит к ошибкам. Мастера пользуются красками, масками, ампулами без фиксации остатков, забывают списывать использованные материалы, теряются упаковки. В итоге количество на бумаге не совпадает с тем, что есть на складе или в рабочем шкафу.

Особенно часто ошибки возникают в многосменной работе: один мастер открыл новую банку краски, второй подумал, что она еще полная, а третий недоумевает, почему товар закончился. При ручном учете никто не даст оперативного ответа — где, когда и сколько было израсходовано. Это приводит к перерасходу, незапланированным закупкам и финансовым потерям.

В некоторых случаях расходные материалы могут и вовсе теряться. Одна-две упаковки лакомств, ампула или флакон — кажется мелочью. Но на годовом уровне даже такие «мелочи» могут составить десятки тысяч рублей.

Отсутствие аналитики

Без системы учета невозможно получать достоверные данные по расходу материалов: какие из них уходят быстрее всего, где перерасход, а что почти не используется. Такие данные полезны для оптимизации закупок и сокращения затрат.

Кроме того, аналитика помогает выявить неэффективных мастеров — тех, у кого по статистике идет повышенный расход на одну услугу. Возможно, это техническая ошибка, а возможно — небрежность или халатность. Автоматический учет позволяет легко увидеть такие отклонения и вовремя отреагировать.

Вот, какие данные можно получить при наличии учета:

Аналитика особенно важна при ведении отчетности и при подготовке к проверкам. Она помогает корректно и наглядно подтверждать списания, а также правильно формировать документы. Подробнее о правилах списания вы можете прочитать в этой статье, где разбираются основания и образцы списания расходных товаров.

Трудозатраты сотрудников

Обслуживать клиентов и параллельно считать, сколько миллилитров продукта израсходовано, — задача невозможная. Поэтому учет, как правило, откладывается до конца смены или вовсе переносится на администратора. Вручную ввести данные по каждому клиенту, заполнить ведомости, посчитать остатки и планировать закупки — уходит несколько часов еженедельно.

Автоматизация помогает снять часть рутины с сотрудников. При правильной настройке списание материалов может идти автоматически — по факту оказания услуги. Мастер просто отмечает сделанную процедуру, а нужное количество материала списывается с учета автоматически.

Пример функций, которые обычно отнимают время при ручном учете:

• Заполнение журналов или таблиц Excel после смены
• Подсчет остатков перед закупкой
• Проверка расхождений между заявленным и фактическим расходом
• Составление актов и ведомостей списания вручную

Решение этих задач в автоматическом режиме экономит десятки часов в месяц и снижает нагрузку на администраторов и управляющих.

Решения по автоматизации

Выбор программы учета

Первый шаг в автоматизации расходных материалов в парикмахерской — это внедрение программы учета. На сегодняшний день рынок предлагает множество решений, начиная от универсальных бухгалтерских систем и заканчивая узкоспециализированными программами для салонов красоты. Выбор зависит от масштаба бизнеса, специфики учета и уровня подготовки персонала.

Для небольшого салона с ограниченным штатом подойдет простая облачная система, где можно легко вести остатки, списания и заказы. Для более крупного бизнеса с несколькими филиалами — важна производственная аналитика, интеграция с кассами, складом и CRM.

Ключевые функции, на которые стоит обратить внимание при выборе программы:

• Возможность настроить учет по единицам измерения (граммы, миллилитры);
• Отслеживание сроков годности;
• Автоматическое списание по шаблонам оказания услуг;
• Интеграция с поставщиками и онлайн-заказами материалов;
• Гибкая система отчетности.

Пример: после внедрения программы в одном из столичных салонов удалось на 30% снизить лишние закупки — за счет точных данных о реальных остатках на складе и своевременных автоматических заявок.

Интеграция с CRM

CRM-система — это не только инструмент для работы с клиентами, но и мощный помощник в управлении расходом материалов. Интеграция учета с CRM позволяет автоматически привязывать списание материалов к конкретным услугам, мастерам и даже клиентам.

Предположим, клиент записался на окрашивание — система заранее знает, какие материалы будут использованы, в каком количестве, и может автоматически списать их со склада после оказания услуги. Это не только ускоряет процессы, но и повышает точность учета.

Самые важные преимущества интеграции CRM и склада:

1. Отслеживание эффективности мастеров по затратам;
2. Контроль отклонений от стандартного расхода;
3. Минимизация «ручного» вмешательства в списания;
4. Повышение клиентского сервиса — когда всё работает чётко и вовремя.

Процесс списания материалов должен быть прозрачным и соответствующим правилам документооборота. Подробнее о том, как оформить списание расходных материалов, можно узнать в отдельной статье.

Настройка отчетности

Автоматизация невозможна без качественной отчетности. Именно отчеты позволяют понять, сколько краски тратится на один сеанс мелирования, какие материалы быстрее всего заканчиваются, и где происходят потери.

В современных системах учёта доступна настройка аналитических и управленческих отчетов. Например, еженедельный отчет о списании по сотрудникам или сравнение планового и фактического расхода по услугам.

Такая отчетность помогает оперативно реагировать на перерасход, выявить обучение нового мастера или ошибки в классификации услуг.

Не стоит забывать про сезонные отчеты — например, летом часто возрастает потребление средств по уходу за окрашенными волосами, а осенью — процедур восстановления. Автоматизированные системы легко фильтруют и сравнивают такие периоды.

Таким образом, правильно настроенная автоматизация позволяет контролировать каждый флакон, снизить издержки и чувствовать себя уверенно в управлении быстрооборачиваемыми материалами.

Бережливое производство в салоне красоты

Снижение потерь материалов

Потери материалов в салоне красоты — скрытый враг рентабельности. Чаще всего они возникают из-за отсутствия прозрачного учета, небрежного обращения с товарами, избыточного запаса или человеческого фактора, когда мастер набирает больше продукта, чем нужно. Всё это напрямую влияет на себестоимость услуг.

Уменьшить потери можно тремя ключевыми способами:

• Дозировка и стандартизация процедур. Внедрение чек-листов и технологических карт для каждой услуги позволяет строго контролировать количество используемых материалов. Это особенно важно при окрашиваниях, где перерасход краски может составлять до 30%.
• Хранение и учет. Организованное хранение с системой FIFO (первым пришел — первым использован) и регулярная инвентаризация помогают избежать порчи или просрочки материалов.
• Обучение персонала. Вовлеченные и осведомленные сотрудники относятся к материалам бережно. Подключение автоматизированной системы делает процесс очевидным и дисциплинирует команду.

На практике внедрение автоматизированного учета позволяет на 15–20% сократить реальные потери уже в первые месяцы после старта. Всё, что не считается — теряется, и наоборот.

Оптимизация заказов

Автоматизация помогает не только учитывать, но и точно заказывать нужное количество материалов. Формирование заказа вручную часто основывается на интуиции или «как в прошлый раз». Это приводит либо к дефициту, либо к затовариванию. Правильная система формирует заказ на основе:

• фактического расхода материалов по каждой услуге,
• загруженности мастеров и актуальной записи клиентов,
• остатков и сроков годности.

Пример: если в среднем на одну процедуру осветления уходит 45 мл осветляющего порошка, а в ближайшую неделю запланировано 20 осветлений, то система автоматически предложит закупить не более 900 мл (с учетом буфера по округлению и потерь). Это исключает излишки и минимизирует залеживание товаров на складе.

Примеры экономии

Каких результатов можно достигнуть при грамотном внедрении бережливого подхода? Приведем несколько показательных примеров:

Еще один яркий пример — экономия на окрашивающих средствах. После внедрения учета по граммам и контроля через планшет, крупный салон премиум-сегмента в Москве снизил расход краски на клиента с 62 мл до 43 мл без ущерба для качества услуги.

Таким образом, бережливое производство — это не о «урезании» или экономии на качестве. Это метод построения точных, прозрачных и эффективных процессов, где каждый грамм или миллилитр находятся под контролем и работают на прибыль вашего бизнеса.

Вопросы и ответы