Чем отличается акт от УПД: полное сравнение

• Что такое акт, УПД и в чем их основа
• Функциональные отличия актов и УПД
• Ситуации, когда нужен и акт, и УПД
• Практическое применение: кейсы и рекомендации
• Вопросы и ответы

Что такое акт, УПД и в чем их основа

Общие сведения об актах выполненных работ

Акт выполненных работ — это документ, который составляется между заказчиком и исполнителем после оказания услуги или завершения определенного этапа работы. Он служит фиксацией факта, что работа действительно была выполнена и принята без замечаний (или с замечаниями). Формы актов могут быть произвольными, но обязательно должны содержать ключевые реквизиты: данные сторон, описание работ, сумму и подписи.

Как правило, акт подписывается в двух экземплярах и может быть основанием для бухгалтерского учета, расчета налогов и возбуждения претензий. Главное его назначение — подтвердить факт исполнения обязательства. Это особенно важно для сферы услуг, где нет физического товара, а значит, невозможно приложить накладную.

С актами часто сталкиваются в сфере аутсорсинга, ремонта, проектирования, IT и других B2B услугах. Также акт может использоваться при передаче продукции — подробнее об этом можно прочитать в статье о приёме-передаче товара.

Структура и статус УПД

Универсальный передаточный документ (УПД) — это не просто акт или накладная, это гибридный документ, который одновременно может выполнять функции и первичного учетного документа, и счета-фактуры. Он был введён в практику для оптимизации документооборота и стал особенно востребованным с развитием электронного документооборота в 2025 году.

Форма УПД разработана ФНС и поддерживается большинством электронных площадок. В зависимости от роли, которую он должен выполнять, в нем можно установить один из трёх формальных статусов:

• «1» — УПД используется как передаточный документ (например, накладная или акт), но не как счет-фактура
• «2» — содержит в себе все данные, необходимые для полноценного совмещения функций первичного документа и счета-фактуры
• «3» — используется только в роли счета-фактуры (редко применяется)

УПД является особенно удобным при торговле и предоставлении услуг, когда каждая минута на счету и важно сократить количество документов для подписания и хранения.

Различия по формату и применению

Несмотря на похожие цели — зафиксировать факт передачи ценностей или завершения работ — акт и УПД имеют ряд отличий:

Простой пример: если подрядчик оказал услуги по SEO-продвижению и оформил акт — заказчик подтверждает, что получил услугу. А если та же услуга оформляется в рамках УПД со статусом «2», то бухгалтеру не нужно ждать ни счета-фактуры, ни отдельного акта — всё уже в одном документе.

Какую роль играет статус УПД

Статус — ключевая настройка УПД. Он определяет, может ли документ использоваться для целей налогового учета. В 2025 году большинство организаций, у которых выстроен электронный документооборот, используют УПД со статусом «2» — это позволяет не дублировать документы, не выписывать отдельно накладные и счета-фактуры.

Однако если вы работаете с заказчиком или поставщиком, который требует традиционное оформление, УПД можно сгенерировать со статусом «1», а отдельно направить счет-фактуру. Гибкость — одно из главных преимуществ этого документа.

Помимо этого, статус важен для программ бухгалтерского учета: например, в 1С или других системах статус «2» позволяет автоматически провести документ и включить данные в книгу покупок/продаж.

Поэтому важно понимать, какой статус выставлен в УПД — от этого зависит, нужен ли дополнительный документ и как именно его принять в системе внутреннего учета.

Функциональные отличия актов и УПД

Формализация и электронный документооборот

Основное различие между актом и универсальным передаточным документом (УПД) начинается с уровня их формализации. Акт — это достаточно гибкий документ: нет строго регламентированной формы, бизнес может адаптировать структуру под свои внутренние процессы. Главное — чтобы он содержал все обязательные реквизиты: описание работ или услуг, подписи сторон, дата выполнения.

УПД же подчиняется установленному формату ФНС и применяется не как произвольный документ, а как многофункциональный шаблон, объединяющий счет-фактуру и первичный учетный документ. В отличие от простого акта, он подходит для автоматизации в электронном документообороте (ЭДО) и активно используется в 2025 году компаниями, подключенными к оператору ЭДО.

Если вы работаете через электронный документооборот, использование УПД избавляет от необходимости дублировать данные в отдельной счет-фактуре и накладной — это особенно удобно для автоматизированных систем и крупных компаний с потоковыми процессами.

Разные случаи применения документов

Акт чаще используется при оказании услуг или выполнении работ. Это может быть проектная деятельность, консультирование, ремонт, обучение и любые другие нематериальные работы. Акт подтверждает, что результат предоставлен и заказчик его принял.

УПД применяется в более широком спектре ситуаций. Он удобен как для продажи товаров, так и для услуг. Причем товарной поставке УПД может заменить известную многим ТОРГ-12 и одновременно — счет-фактуру.

Учет в бухгалтерии и налоговой отчетности

Для бухгалтерии акт — это подтверждение факта оказания услуги, но отдельно от него требуется счет-фактура, если вы на НДС. Если же услуга не облагается НДС, акт может быть единственным первичным документом. Такие документы бухгалтер хранит и включает в учет на основе общего перечня первичных форм.

УПД в этом смысле гораздо удобнее. Он полностью удовлетворяет требованиям и бухгалтерского, и налогового учета (если выбран соответствующий вид документа — с функцией счет-фактуры). Это снижает нагрузку на бухгалтера: вместо двух документов — один, и меньше шансов на расхождения при камеральной проверке.

УПД также минимизирует ошибки при ручном вводе данных и хорошо интегрируется с программами автоматизированного учета. Для многих компаний это весомый аргумент в пользу использования УПД, особенно при большом объеме операций.

Можно ли заменить один другим

На практике заменить акт на УПД возможно, если документ правильно оформлен: вид УПД выбран как "для работ (услуг)", указаны реквизиты услуги, а заказчик подписал его в бумажном или электронном виде. Это удобно, если вы хотите стандартизировать документооборот. Такое решение особенно актуально, если работаете с агентствами, ИП или по договорам подряда, где тип услуг может меняться.

Обратная замена — из УПД в акт — не всегда допустима. Акт не сможет заменить УПД при поставке товаров, поскольку у него нет достаточного набора информации для учета ТМЦ. Также акт не используется как счет-фактура, что ограничивает его в налоговом учете.

Вот краткий список, когда акт заменить УПД можно:

• Вы оказываете только услуги и не работаете с товарами.
• Контрагенты согласны принимать единый документ.
• Компания подключена к электронному документообороту.

Если же вы работаете с товарами или обязаны выставлять счет-фактуру, УПД будет самым универсальным решением. Он позволяет не думать о дублировании и упрощает работу финансовой службы на всех этапах.

Готовые решения для всех направлений

Склады

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Магазины

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Маркировка

Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Узнать больше

Онлайн-торговля

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Учреждения

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Производство

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

ЕГАИС

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Стать партнером

Получение статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.

Узнать больше

Сертификация для партнеров

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Задачи.Решения

Узнать больше

Инвентаризация

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Продукт для решений

Узнать больше

уровни лицензий продукта для решений

Узнать больше

Показать все решения по автоматизации

Ситуации, когда нужен и акт, и УПД

Когда выписываются оба документа

Хотя универсальный передаточный документ (УПД) объединяет в себе счет-фактуру и товарную накладную или акт, бывают случаи, когда одной лишь формы УПД недостаточно. Например, при оказании ряда сложных или этапных услуг, где в УПД невозможно описать все подробности выполнения работ — дополнительно оформляется акт сдачи-приемки.

Также оба документа часто используют для соблюдения специфических требований заказчика. Крупные компании или государственные структуры в тендерах по-прежнему требуют заверенный акт при наличии УПД. Это связано с внутренними регламентами и аудиторскими стандартами.

Еще одно основание — необходимость оформить исходящие документы для разных целей: например, УПД передается в бухгалтерию, а акт — в производственный отдел для подтверждения выполнения технической части работ.

Ошибки при составлении дублирующих документов

Оформляя параллельно акт и УПД, важно не дублировать данные с точностью до запятой, а грамотно разграничить, какую роль выполняет каждый из них. Часто встречающаяся ошибка — написать полностью идентичные формулировки и объемы работ, не адаптируя их под формат документов. Это вызывает вопросы у проверяющих органов и может привести к отказу в вычете НДС.

Пример некорректного оформления:

• В УПД указано «Оказание маркетинговых услуг»,
• В акте – та же формулировка, без детализации и отчета о действиях.

Правильный подход — в акте расшифровывать конкретные действия, превышающие обобщенный формат УПД. Например:

• Проведены аналитические исследования по сегменту B2B;
• Подготовлены рекламные материалы и размещены в системах контекстной рекламы;
• Предоставлен итоговый отчет по KPI.

Такой детализированный акт дополняет УПД и служит аргументом в случае налоговой проверки.

УПД в комплекте с акта сдачи-приемки

Формально законодательство не запрещает использовать два документа вместо одного: УПД — для налогового учета и документооборота, а акт — для оперативного учета внутри компании. Распространенная схема — подрядчики в строительстве: УПД прикладывается в бухгалтерию, акт — в исполнительскую документацию объекта.

Такой подход помогает отделить финансовую и операционную часть взаимодействия с контрагентом. При этом важно не забывать, какие реквизиты обязательны для УПД: дата, наименование, ИНН, предмет сделки и подписи сторон. Подробнее об этом можно прочитать в отдельной статье о подписях в УПД.

Нужен ли акт к УПД при оказании сложных услуг

В случае оказания многоэтапных, интеллектуальных или исследовательских услуг, акт не просто нужен — он обязателен для подтверждения полного исполнения обязательств. Ведь УПД обычно ограничен строкой «Услуги оказаны в полном объеме», что может не устроить заказчика или инспектора ФНС при проверке.

Особенно это актуально при работе с ИТ-услугами, консалтингом, обучением, маркетингом. Здесь акт выполняет функцию отчета: что именно сделано, в какие сроки, с каким результатом. А УПД сопровождает процедуру взаиморасчетов.

Таким образом, если УПД проще с налоговой точки зрения, то акт — это гарантия результативности, которая позволяет избежать спорных ситуаций с клиентом или заказчиком.

Практическое применение: кейсы и рекомендации

Примеры использования УПД в 1С

Переход на использование универсального передаточного документа (УПД) в 1С — это шаг, который значительно упрощает документооборот. В системе 1С предусмотрены готовые шаблоны для формирования УПД, что позволяет избежать ошибок при выставлении документов.

Например, в конфигурации «1С:Бухгалтерия» предусмотрена опция создания УПД вместо отдельного счета-фактуры и акта. При оформлении реализации товаров или услуг бухгалтер может выставить УПД всего в несколько кликов, указав соответствующие параметры:

• Признак УПД (например, «УПД с функцией счета-фактуры»);
• Данные покупателя и поставщика;
• Наименование товаров или услуг;
• Ставки НДС и общая сумма.

Это особенно удобно для организаций с большим объемом операций — меньше риск запутаться в документах, проще отслеживать закрывающие акты и автоматически выгружать данные в электронный архив.

Вот пример интерфейса формирования УПД в 1С:

Разногласия в датах УПД и актов

Один из самых частых вопросов — допустимы ли расхождения в датах между актами и УПД. Если организация продолжает использовать акты и счета-фактуры отдельно, имеет значение хронологическая точность оформления этих документов. Нарушения в датах могут привести к налоговым рискам.

В случае с УПД всё проще. Он оформляется на дату, когда фактически оказана услуга или отгружен товар. Но важно, чтобы дата УПД совпадала с датой в первичных документах — например, товарной накладной или внутреннем распоряжении на передачу товаров. Если ведётся электронный документооборот, расхождения особенно критичны: многие системы автоматически сопоставляют объекты по дате и номеру документа.

На практике лучше всегда придерживаться единых дат во всех документах, независимо от формата: бумажный или электронный.

Переход на УПД в организациях

Переход организации на УПД — это не столько вопрос выбора, сколько необходимость, если компания стремится упростить документооборот и подготовиться к полному переходу на электронные документы. Особенно в 2025 году, когда планируется укрепление требований к электронному документообороту на фоне цифровизации контролирующих органов.

Как происходит внедрение на практике? Чаще всего — поэтапно:

1. Оценка процессов. Анализируются текущие документы: как сейчас оформляются отгрузки, какие требования в договоре с контрагентом.
2. Настройка 1С или другой учетной системы.
3. Обучение персонала по новому порядку оформления УПД.
4. Уведомление контрагентов: особенно важно, если документы переходят в электронный формат через Диадок, СБИС или другую систему.

Некоторые компании начинают с одного участка — например, подписывают УПД только с ключевыми контрагентами, а затем масштабируют процесс на всех.

Рекомендации по оформлению

Чтобы УПД был оформлен корректно и принят без претензий, стоит придерживаться нескольких практических рекомендаций:

• Всегда указывайте корректный признак документа — есть УПД с функцией счета-фактуры, а есть без нее.
• Проверяйте, чтобы все суммы и ставки налога совпадали с условиями договора и спецификаций.
• Не допускайте расхождений в количестве и наименовании товаров между УПД и приложениями (например, товарными накладными).
• При обмене через ЭДО — подписывайте УПД строго в день формирования или не позже следующего рабочего дня.

Также важно помнить, что УПД заменяет несколько документов, и ошибки в нем автоматически распространяются на весь комплект: и на учет, и на отчетность, и на акты сверки. Поэтому особенно важна внимательность при заполнении реквизитов.

Вопросы и ответы