Как правильно подписывать УПД: кто должен это делать — обязательные подписи со стороны покупателя и поставщика, правильное оформление

В статье описаны правила заполнения подписей в Универсальном передаточном документе (УПД) в зависимости от его статуса и роли сторон. Указаны обязательные подписи руководства, главного бухгалтера и сотрудников, отвечающих за передачу и приемку товаров, а также требования к электронным подписям и доверенностям.

Универсальный передаточный документ (УПД): роль и изменения в 2026 году

Что заменяет УПД?

С 1 января 2026 г. Федеральная налоговая служба полностью отменила электронные формы ТОРГ‑12 и акты (приказы № 551, 552). В системах электронного документооборота (ЭДО) теперь допускается только один документ — Универсальный передаточный документ (УПД). Он совмещает функции первичного документа (накладной или акта) и счета‑фактуры, что упрощает процесс оформления и передачи данных между контрагентами.

Технические требования к электронному УПД

Для обеспечения совместимости и автоматической обработки УПД обязателен в электронном виде в формате XML‑версии 5.03 (приказ ФНС № ЕД‑7‑26/970@). Формат фиксирует структуру реквизитов, порядок их заполнения и правила кодирования. При этом в УПД «1» (см. ниже) обязательны блоки маркировки:

• Data Matrix — двумерный код, содержащий сведения о товаре;
• Коды РНПТ — регистрационные номера продукции в системе «Российская национальная платформа торговли».

В УПД «2» эти блоки могут быть опущены, что удобно для операций с немаркированными товарами или услугами.

Статусы УПД и налоговые ставки

УПД имеет два возможных статуса, определяющих его юридическую силу:

Перевод большинства операций в статус «1» повышает автоматизацию расчётов НДС, поскольку все необходимые реквизиты уже присутствуют в едином документе.

Практические аспекты применения УПД

УПД применяется ко всем видам передачи: товары, услуги, права. Это включает как обычные товары, так и маркированные, подлежащие прослеживаемости. Пример реального сценария:

1. Поставщик формирует УПД «1» в XML‑формате, указывая базовую ставку 22 % и заполняет блоки Data Matrix и коды РНПТ для маркированного продукта.
2. Получатель через свою ЭДО‑систему автоматически импортирует документ, система проверяет корректность маркировки и рассчитывает НДС.
3. ФНС получает электронный УПД в режиме реального времени, что упрощает контроль за соблюдением налоговых обязательств.

Для немаркированных услуг или поставок, где маркировка не требуется, удобно использовать УПД «2», исключив из документа блоки Data Matrix и коды РНПТ, тем самым сократив объём данных без потери юридической силы.

Таким образом, с 2026 года УПД становится единственным официальным электронным документом для передачи товаров, услуг и прав, объединяя функции первичной накладной и счета‑фактуры, а также внедряя новые налоговые ставки и обязательные реквизиты маркировки.

Структура УПД и обязательные реквизиты

Общие обязательные реквизиты (статусы 1 и 2)

Для всех универсальных передаточных документов, независимо от их статуса, обязательными являются следующие элементы:

• Наименование документа – фиксированное название «Универсальный передаточный документ».
• Дата и номер – указываются в единой строке, что упрощает поиск и идентификацию.
• Реквизиты сторон – полные данные продавца и покупателя: наименование организации, ИНН, КПП и юридический адрес.
• Содержание операции – описание передаваемого товара или услуги, указание количества (или объёма) и единиц измерения.
• Ответственные лица – фамилия, имя, отчество и должность лиц, непосредственно осуществивших передачу, а также лиц, ответственных за оформление документа.
• Подписи – в бумажной форме подписи сторон; в электронном документообороте – цифровая подпись (КЭП) и маркер цифровой подписи (МЧД).

Эти реквизиты формируют основу УПД и позволяют регистрирующим органам и контрагентам быстро проверить полноту и достоверность документа.

УПД «1» (счёт‑фактура)

Если УПД используется в качестве счёта‑фактуры (статус 1), к общим полям добавляются специальные финансовые реквизиты:

• Валюта и её код ОКВ, например RUB 643. Код обязателен для автоматической обработки в бухгалтерских системах.
• Строка 5а – полное название, номер и дата УПД. Формулировка «Тот же» считается недопустимой, поскольку нарушает требование однозначной идентификации.
• Ценовые показатели: цена без НДС, сумма без НДС, ставка НДС, сумма НДС и итоговая стоимость с НДС. Эти данные позволяют сразу рассчитать налоговые обязательства без дополнительных расчётов.
• Подписи руководителя и главного бухгалтера – размещаются в верхнем блоке документа, что соответствует требованиям налогового законодательства.

Пример строки 5а: «Универсальный передаточный документ № 2023‑045 от 15.03.2023», где указаны все три элемента без сокращений.

Специальные реквизиты для маркированных и импортных товаров

При поставке товаров, подлежащих обязательной маркировке, либо импортных товаров, в УПД необходимо включить дополнительные сведения:

• Код страны‑происхождения, номер таможенной декларации и РНПТ (регистрационный номер поставки товаров). Эти данные подтверждают легальность ввоза и позволяют отследить путь товара от производителя до конечного потребителя.
• Коды маркировки (Data Matrix) – размещаются в отдельном XML‑блоке, что обеспечивает совместимость с системами контроля маркировки и упрощает автоматическую сверку.

Включение этих реквизитов является обязательным: отсутствие кода страны‑происхождения или номера таможенной декларации приводит к отказу в приёме документа контролирующими органами.

Авансовые расчёты (строка 5б)

Если в сделке предусмотрены авансы, в УПД необходимо отразить их в строке 5б. Здесь указываются реквизиты каждого авансового счёта‑фактуры, участвующего в операции:

• номер и дата авансового счёта‑фактуры;
• сумма аванса;
• ссылка на основной УПД, к которому относится аванс.

Такой подход позволяет проследить связь между авансовыми платежами и окончательной поставкой, а также упростить бухгалтерскую сверку и налоговый контроль.

Кто и где подписывает УПД: правила для продавца и покупателя

1. Подпись в блоке «Счёт‑фактура» (только для статуса «1»)

В этом блоке оформляются реквизиты, которые подтверждают законность сделки. Подписывают:

• Руководитель организации (директор) — либо его представитель, действующий на основании доверенности или приказа.
• Главный бухгалтер — или иной уполномоченный сотрудник бухгалтерии. При отсутствии главного бухгалтера подпись директора дублирует его роль.
• ИП‑продавец — подпись сопровождается указанием реквизитов свидетельства о регистрации (ОГРНИП, ИНН).

Эти подписи фиксируют, что документ подготовлен и одобрен на уровне управления и бухгалтерии, что требуется для налоговой отчётности.

2. Подписи в строках УПД

2.1. Строка 10 «Товар (груз) передал / услуги оказал» (продавец)

Подписывает сотрудник, непосредственно осуществивший отгрузку: кладовщик, экспедитор, менеджер склада. Его подпись подтверждает факт физической передачи товара или оказания услуги.

2.2. Строка 13 «Ответственный за правильность оформления операции» (продавец)

Эту строку заполняет лицо, контролирующее корректность реквизитов УПД: бухгалтер, финансовый контролёр или руководитель. Если один человек одновременно отгрузил товар и проверил оформление, в строке 13 указывается только его должность и ФИО без повторной подписи.

2.3. Строка 15 «Товар (груз) получил / услуги принял» (покупатель)

Подписывает лицо, фактически принявшее товар: кладовщик, начальник производства, менеджер по закупкам или представитель сторонней компании, действующий по доверенности. Это подтверждает, что получатель получил товар в надлежащем состоянии.

2.4. Строка 18 «Ответственный за правильность оформления операции» (покупатель)

Заполняет руководитель, главный бухгалтер или уполномоченный менеджер покупателя, который заверяет запись в учётной системе. При совпадении функций (приём товара и контроль оформления) указывается только должность и ФИО без отдельной подписи.

3. Электронный и бумажный документооборот

3.1. Электронный документооборот (ЭДО)

• Директор подписывает УПД своей квалифицированной электронной подписью (КЭП) юридического лица, полученной в УЦ ФНС. Для директора МЧД (машиночитаемая доверенность) не требуется.
• Сотрудники используют личную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) физического лица. К файлу обязателен XML‑модуль «Машиночитаемая доверенность» с кодами полномочий (право подписи первичных документов и/или счётов‑фактур). Без действующей МЧД документ не проходит проверку оператора ЭДО.

3.2. Бумажный УПД

Подпись сопровождается указанием должности, ФИО и основания полномочий (приказ № …, доверенность № …). Печать организации не заменяет доверенность и не является обязательным элементом подписи.

4. Передача полномочий

Любой сотрудник, кроме генерального директора, может подписывать УПД только на основании:

• Приказа руководителя (внутренний приказ, фиксирующий полномочия конкретного сотрудника).
• Нотариальной или простой доверенности, выданной уполномоченным лицом.

Без соответствующего приказа или доверенности подпись считается недействительной, что может привести к отказу в приёме документа контрагентом или налоговыми проверками.

Нюансы, контроль и рекомендации по использованию УПД

Контроль подписи и требования к КЭП

Юридическая сила УПД напрямую зависит от наличия подписи уполномоченного лица. Если в документе УПД «1» отсутствует подпись руководителя или главного бухгалтера, налоговый орган может отказать в вычете НДС. При этом дата подписи (или дата получения, указанная в строке 15) фиксирует отчетный период, в котором расходы будут признаны.

Для сотрудников, которые подписывают первичные документы, обязательны личная УКЭП и многофункциональная цифровая подпись (МЧД), в которой должны быть активированы коды «право подписывать первичные документы» и/или «право подписывать счета‑фактуры». Генеральный директор, как правило, подписывает УПД только своей КЭП юридического лица; в его случае МЧД не требуется.

Проверка УПД перед отправкой

Перед передачей УПД в электронный документооборот рекомендуется пройти короткий чек‑лист:

• Актуальность ИНН/КПП контрагента. Ошибки в идентификационных данных приводят к отклонению документа в ФНС.
• Соответствие цены × количества сумме НДС. Особое внимание уделяется новым ставкам 5 %, 7 % и 22 % – любые расхождения вызывают автоматическую проверку.
• Наличие действующих приказов или МЧД у всех подписантов. Без подтверждающих документов подпись считается недействительной.
• Корректность реквизитов маркировки и РНПТ (для маркированных и прослеживаемых товаров). Ошибки в кодах маркировки могут привести к штрафам.
• Настройки формата УПД 5.03 в системе ЭДО. Если формат не включён, документ будет отклонён при загрузке.

Внедрение и автоматизация

Для безошибочного использования УПД 5.03 необходимо выполнить несколько практических шагов:

1. Обновить программное обеспечение (1С, сервисы ЭДО) до версии, поддерживающей формат 5.03.
2. Выдать сотрудникам личные УКЭП и оформить их МЧД в реестре ФНС.
3. Сформировать внутренний приказ, в котором распределяются подписи по строкам 10, 13, 15, 18 УПД. Это упрощает контроль за тем, кто имеет право подписывать конкретные реквизиты.
4. Обучить персонал работе с новыми полями: ставки НДС, коды маркировки, порядок заполнения строк с датами и подписями.
5. Внедрить автоматический контроль в 1С/ЭДО: валидация наличия МЧД, проверка соответствия ставок НДС, проверка обязательных подписей и реквизитов маркировки. Автоматизация снижает риск человеческой ошибки и ускоряет документооборот.

Итоги

Корректное оформление УПД, наличие подписи уполномоченного лица и соблюдение требований к цифровой подписи обеспечивают юридическую силу документа, возможность налогового вычета и отсутствие штрафов при проверках ФНС. Автоматизация процессов контроля и валидации не только уменьшает количество ошибок, но и значительно ускоряет обмен документами между контрагентами.

Полезные сервисы и обновления

Мобильная автоматизация склада

Узнать больше

Маркировка «Честный ЗНАК»

Узнать больше

Розничная торговля и инвентаризация

Узнать больше

Часто задаваемые вопросы

Кто обязан подписывать УПД со стороны продавца?

Для УПД со статусом «1» (счёт‑фактура + накладная) в верхней части документа обязаны подписи руководителя и главного бухгалтера (или их замещающих по доверенности/приказу). В нижней части продавца заполняются строки [10] – подпись сотрудника, физически отгрузившего товар (кладовщик, экспедитор и т.п.), и [13] – подпись ответственного за правильность оформления (бухгалтер, финансовый контролёр). Если один человек выполняет обе функции, в строке [13] указывается только должность и ФИО без повторной подписи.

Какие подписи требуются от покупателя?

Покупатель заполняет строки [15] – подпись лица, принявшего товар/услуги (кладовщик, начальник производства, менеджер по закупкам или представитель сторонней компании по доверенности), и [18] – подпись ответственного за правильность оформления операции (руководитель, главный бухгалтер или уполномоченный менеджер). При совмещении функций в одном лице подпись ставится в строке [15], а в [18] указывается только должность и ФИО.

Как оформляются подписи в электронном документообороте (ЭДО)?

• Генеральный директор подписывает УПД своей КЭП юридического лица (выданной УЦ ФНС); МЧД не требуется.
• Сотрудники (бухгалтер, кладовщик, менеджер) используют личную УКЭП физического лица и обязаны прикреплять к документу машиночитаемую доверенность (МЧД), зарегистрированную в реестре ФНС. В МЧД должны быть указаны коды полномочий: «право подписывать первичные документы» (для статуса 2) и/или «право подписывать счета‑фактуры» (для статуса 1).

Нужно ли ставить печать на УПД?

Печать не является обязательным реквизитом. Она может использоваться по внутреннему согласию сторон, но не заменяет требование наличия доверенности или приказа, подтверждающих полномочия подписанта. При отсутствии доверенности печать не спасает документ от отказа налоговой.

Чем отличается оформление подписей при статусе УПД «1» и «2»?

• Статус 1 (документ совмещает СФ и первичку) требует подписи руководства и главного бухгалтера в верхнем блоке, а также подписи в строках [10]/[13] (продавец) и [15]/[18] (покупатель).
• Статус 2 (только первичная накладная/акт) не имеет блока счёта‑фактуры; подписи требуются только в нижних строках [10]/[13] и [15]/[18]. При электронном обмене подписи сотрудников должны сопровождаться МЧД, а у директора – только КЭП.