Работа с поставщиками: взаимодействие и организация работы по закупкам

При создании собственного бизнеса возникает множество вопросов. Например, что это такое организация и порядок работы с поставщиками по закупкам, как создать грамотное взаимодействие с контрагентами, чтобы избежать проблем и убытков, предотвратить срывы поставок и другие негативные стороны. Кроме этого, важно знать, как искать компании для заказа продукции, каким образом можно проверить надежность. При этом требуется соблюдать правила ведения бухгалтерской отчетности и документооборота, чтобы госструктуры не стали причиной судебных разбирательств и колоссальных штрафов.

Виды подрядчиков

Среди приоритетных задач руководителя любого предприятия, занимающегося собственным производством с необходимостью закупки ресурсов и реализацией готовой продукции, — поиск лиц и организаций, которые будут осуществлять поставки. От взаимодействия с ними напрямую зависит:

• себестоимость, в которую закладываются затраты на сырье;
• доходность продаж при реализации;
• стабильность поставок, отсутствие задержек и обеспечение бесперебойности работы предприятия;
• минимизация возможного простоя оборудования, торговых точек, производственных линий, арендованных помещений;
• затраты на оплату труда рабочим в простаивающие дни.

Чтобы было проще определиться, существует определенная классификация, которая разделяет виды подрядчиков по функционалу участия в производстве. Сами ли они производят продукцию или оказывают посреднические услуги.

Производители

Это наиболее выгодный и эффективный вариант взаимодействия. Отличает работа с такими контрагентами и поставщиками наличие заводских площадей, осуществление цикла изготовления и обработки сырья или выпуск готовых изделий. Среди плюсов сотрудничества стоит выделить:

• низкую закупочную стоимость;
• возможность налаживания прямой логистики при крупных заказах;
• минимальные наценки;
• возможность выставить претензии по браку, несоответствию качества, потребовать организовать возврат или обмен;
• в некоторых случаях допускается прямыми реализаторами возможность образования задолженности и гибкие условия оплаты.

Среди негативных сторон организации данного типа работ с поставщиками будет необходимость покупки крупным или средним оптом. Обычно производители не горят желанием поставлять мелкие партии. Также стоит учитывать, что при расположении компании достаточно далеко от складов покупателя — будут серьезные затраты на логистические услуги.

Мелкие производители

Это мелкооптовые изготовители, могут также производить штучные товары. Обычно имеют небольшие производственные площади, часто организовывают их на дому или совсем небольших арендованных помещениях. Стараются максимально минимизировать затраты, чтобы производить товарные единицы по конкурентной цене.

Посредники

Это значительная часть рынка, представляющая компании или частных юридических и физических лиц, которые организовывают транспортировку, хранение готовых товаров от производителей для дальнейшей реализации покупателям. Могут продавать как крупными, так и мелкими партиями, включая даже штучные заказы.

Делятся на несколько больших групп:

1. Импортеры. Из названия понятно, что их профессиональная деятельность связана с импортными изделиями, которые закупаются за границей крупными партиями, транспортируются в Россию, растамаживаются и после этого реализуются оптом. В стоимость кроме наценки за посредничество будет входить цена растаможки, логистика, оформление документов и другие расходы.
2. Дилеры. Они осуществляют закупки с производств или от более крупных игроков рынка (импортеры, дистрибьюторы), а затем реализуют в розницу или небольшими партиями со своей надбавкой. Именно они чаще всего являются конечными посредниками между изготовителем и конечным потребителем. Организация закупок нежелательна из-за большого количества наценок, начиная от цены, установленной при выпуске с конвейера, затем передача в крупные оптовые поставки, а затем только дилерские услуги с наценкой.
3. Дистрибьютор. Закупаются в крупном объеме, а затем транспортируют в другие регионы, часто имеют собственные склады для обслуживания. Такое взаимодействие очень выгодно для расширения сбыта, поэтому многие изготовители работают на процентной основе, что позволяет сохранить доступную себестоимость продукции. Эта система работы с поставщиками значительно сокращает расходы на логистику, ее берет на себя дистрибьютор.

Поэтому для начала следует определиться, с каким видом будет рентабельно сотрудничать, кто находится в регионе, имеет приемлемую итоговую стоимость.

Где искать подрядчиков

У новичков появляются вопросы о том, как начать поиск нужных производителей или импортеров, чтобы сделать закупку. Есть несколько способов:

• в свободном поиске интернет;
• через сайты-агрегаторы;
• купить платную базу;
• на оптовых рынках;
• посетить специализированные мероприятия;
• просмотреть рекламу своего региона.

Можно узнать рейтинг производителей продукции или сырья и направить предложение о сотрудничестве.

Как проверить надёжность

При работе с поставщиками товаров и услуг доверять на слово, когда речь идет о многомиллионных контрактах — никто не будет. Для проверки контрагентов существует несколько способов:

• запросить учредительные документы (свидетельство регистрации, постановке на учет в ФНС, устав и др.);
• на сайте налоговой службы;
• проверить по данным юридического лица открытые судебные производства по картотеке в интернете;
• Единый реестр сведений о деятельности юр.лиц поможет узнать, не начато ли дело о банкротстве;
• банк исполнительных производств позволяет выяснить, есть ли задолженности, и были ли они вообще;
• запросить лицензию и сведения о ней;
• изучить годовую отчетность (она по закону является открытой информацией);
• проверить в черных списках недобросовестных поставщиков.

Все эти сведения есть в интернете, на проверку понадобится минимум времени, зато будет уверенность в безопасности деловых связей.

Типы отношений

Деловая практика выделяет несколько различных типовых вариаций взаимоотношений между покупателем и производителем (посредником). Они могут быть как выгодные для обеих сторон, так и дающие положительную экономическую динамику и только для одной их них. Возможно соперничество, заставляющее постоянно развиваться, искать новые способы расширения, автоматизации производства, снижение себестоимости готового продукта.

Экономически обоснованные отношения

Самая выгодная вариация, позволяющая правильно выбрать из нескольких поставщиков при организации работы. Здоровая конкуренция позволяет не завышать стоимость, следя за качеством поставок и сроками. Однако не стоит отдавать предпочтение одному единственному изготовителю или посреднику, отсутствие конкурентной борьбы заставляет расслабляться, упускать из вида сроки. Оптимальное экономически обоснованное взаимоотношение может быть одновременно с несколькими (от 2 до 4) лицами, поставляющими сырье или продукцию.

Конкуренция

В данном случае ситуация складывается аналогично, однако приоритетным критерием для отбора будет не цена, а качественные характеристики товарных единиц. Среди тех, предлагающих одинаковые изделия, отдается предпочтение тому, что поставляет высококачественные изделия. Допустимо, что стоимость будет отличаться в большую сторону. Можно привести в пример магазины элитной парфюмерии или люксовых товаров, где в ассортименте эксклюзивные, но очень дорогие продукты.

Кооперация

Еще один вид сотрудничества, но строится он не на принципе конкуренции, а наоборот, давая шанс обоим участникам сделки экономически расти. При кооперативном взаимодействии и с небольшими поставщиками есть возможность запланировать строгий график и объем поставок, а подрядчику — ориентироваться на объемы производства. Такой способ позволит дешевле закупаться у незначительных игроков рынка, при этом они могут наращивать темпы своей производственной деятельности, без необходимости закладывать для увеличения большие наценки.

Кроме того, несколько небольших компаний могут кооперироваться, чтобы делать заказы на крупные партии у контрагентов, а затем между собой делить по необходимости. Так получается снизить расходы на себестоимость сырья и логистику.

Партнерство

Строится с учетом интересов для роста и развития всех участников сделки. Часто представляет долгосрочное перспективное сотрудничество. Оба предприятия совместно работают над одним или несколькими проектами, внедряют новые технологии, инвестируют обоюдно равные части средств или оговоренную часть. Прибыль делится согласно договору. Поэтому главные принципы партнерских отношений с поставщиками — это взаимовыгодное участие компаний в проекте, совместный рост, развитие и получение прибыли.

Схема взаимодействия с контрагентами

В современной организации экономических связей есть не только классификации по подрядчикам, но и определенные варианты сотрудничества. Перед тем как предложить кооперацию или партнерство, решить нужно ли на долгосрочную перспективу налаживать связи или достаточно разовой организации доставки товаров или сырья — нужно определить план для их реализации. Если рассматривать классические варианты, то их существует три.

С собственным складом

Это самый удобный вид реализации, когда продукция находится под рукой, но имеет свои положительные и отрицательные стороны. Среди плюсов:

• не требуется дополнительная логистика, все находится в одном месте;
• возможна демонстрация или замена изделия на месте;
• повышенное доверие покупателей;
• оплата сразу, выручку можно сразу пускать снова в оборот.

Среди неприятных моментов:

• необходимость внушительных площадей для хранения;
• дополнительные затраты на аренду;
• обеспечение сохранности;
• замороженные деньги на невостребованные изделия, годами лежащие на полках;
• необходимость найма дополнительных работников и обслуживание.

Поэтому для начала работы с поставщиками потребуется хороший стартовый капитал, чтобы реализовать данную схему. Часто выбирается крупными игроками рынка, уже имеющими достаточный фонд для приобретения необходимого оборудования и аренды дополнительных площадей.

Подойдет в случае, когда точно известно, какие товарные единицы будут востребованы, иметь хороший оборот для содержания склада.

Под заказ

Этот вариант подходит для начала работы, ведь вся номенклатура будет находиться у производителя до момента заказа. Когда клиент захочет приобрести товар, магазин передает данные контрагенту, после чего подрядчик уже отправляет изделие либо напрямую на клиента (дропшиппинг), либо магазинному партнеру.

Среди преимуществ такого взаимодействия с поставщиками:

• безграничное расширение ассортимента без наличия собственных площадей или даже офиса;
• не нужны дополнительные затраты на аренду, рабочих, оборудование;
• снижение стоимости и повышение конкурентоспособности за счет отсутствия многих наценок на содержание магазина.

Минусы тоже есть, и они достаточно значительные. Например, нужной единицы нет в наличии, подрядчик может сделать ошибку и прислать другое изделие, перепутать адрес, отправить брак — все это отразится на репутации не поставляющего товар, а магазина, где был сделан заказ.

Комбинированный способ

Это наиболее удачный вариант, где востребованные популярные единицы будут в наличии в магазине, чтобы покупатели не ждали, могли посмотреть и проверить, что повысит доверие и оборотность. Изделия, которые сомнительные, нет уверенности, что они будут часто покупаться — хранятся на складах контрагента. Это позволит одновременно сэкономить на аренде больших площадей. В зависимости от вида товара может быть достаточно небольшого офиса, а также предлагать покупателям широкий ассортимент.

Регламент по работе с поставщиками

Также на предприятии должен быть строгий подход к взаимодействию с компаниями, поставляющими продукцию. Необходимо решить, какой из них будет перспективнее. Это позволит сделать выбор в пользу прямого сотрудничества, через посредников, дилеров. Определиться с расположением, допустима ли длительная логистика или требуется приближенность к точке продаж и с другими соответствующими нюансами по подбору выгодных предложений.

Единичные поставки (крупный опт)

Требуют места хранения, но помогают получить хорошую скидку за объем. Часто в больших партиях можно встретить сбыт брака у недобросовестных контрагентов. Средства, потраченные на заказ, будут долго оборачиваться, если это не хит продаж, и не раскупается сотнями в день. Возрастают издержки на длительное хранение. Минимальный документооборот, но при этом требуется строго контролировать сроки годности.

Частые поставки (мелкий опт)

Количество накладных возрастает, что требует другого подхода в бухгалтерском учете. Однако средства быстро оборачиваются, не требуется больших помещений для хранения товара. Сокращаются расходы на сохранение, но при этом не будет скидок. Негативной стороной является и то, что каждый такой заказ придется сразу оплачивать, в отличие от крупных, которые часто дают под реализацию или с отсрочкой.

Ежедневные закупки

Среди особенностей такого подхода:

• высокая цена, нет снижения стоимости за счет опта;
• много входящих документов;
• требуется одновременно несколько подрядчиков, кто мог бы экстренно заменить поставки в случае форс-мажора;
• не требуются склады.

Важно также точно просчитывать используемый за день объем, чтобы не было много остатков.

Закуп по мере необходимости

Это один из вариантов, который позволит пополнять товарный ряд только тогда, когда прошлый был реализован. Обеспечивает хороший оборот, но при этом сложные отношения, которые носят чаще всего случайный характер и требуют большой базы компаний, поставляющих аналогичные товары, чтобы была возможность заменить в случае перебоев с доставкой. Такие предприятия должны располагаться недалеко, чтобы обеспечить стабильную логистику вовремя.

Положение по работе с поставщиками

Данный документ позволит эффективно рассматривать входящие заявки по поводу сотрудничества. Лучше указать сразу:

• вид партнерства, желаемую схему;
• условия рассмотрения коммерческих предложений (пожелания к продукции, стоимости, логистике, объемам и т. д.);
• чек лист оценки экономической выгоды КП;
• ведение управленческого учета в 1С Бухгалтерии или использовании автоматизированных программ для бухучета от «Клеверенс»;
• как будут проводиться расчеты;
• формы документации, утверждение бланков;
• при каких обстоятельствах может быть пересмотр договоров.

В конце следует указать лиц, которые ответственны за принятие решений и управление на всех этапах деятельности.

Бухгалтерский учет расчетов с поставщиками

В бухучете для взаимодействия и расчета существуют два основных счета: 60 и 76. Они должны учитывать кредиторскую и дебиторскую задолженности, которые возникают в процессе сотрудничества. Кроме этого, важно вести учет:

• количества продукции на складах;
• входящей документации;
• неотфактурованные поставки (без документов);
• излишки и недостачи;
• логистику;
• страхование и иные расходы.

Чтобы сделать рутинную часть проще, лучше ввести в производство автоматизированные системы. Такие продукты предлагает компания «Клеверенс», к примеру — «Склад 15» для учета товаров в складских площадях. С ними ведение бухгалтерии станет в несколько раз проще и быстрее, что позволит увеличить эффективность расчетов. Если посмотреть наглядно — это будет выглядеть так:

Процесс	Время для бумажных носителей	Автоматизированные системы с учетом времени на принятие решений
Передача входящей корреспонденции ответственным работникам	5 ч.	3-5 минут
Доставка бумаг исполнителю	5-15 ч.	3-4 ч.
Служебная записка до конечного исполн.	10-16 ч.	4-5 ч.
Ознакомление	20 ч.	1-1,5 ч.
Создание организационно-распорядительных документов	24-28 ч.	6-8 ч.
Согласование исходящей корреспонд.	17-20 ч.	8-10 ч.

Это только то, что касается непосредственного взаимодействия между отделами закупок, не говоря про само ведение документооборота на предприятии.

Риски по работе с поставщиками и как их минимизировать

Сложно в бизнесе говорить об отсутствии форс-мажоров, которые могут привести к проблемам или убыткам. Поэтому важно предпринять все меры, чтобы свести их к минимуму. Для этого:

• при составлении договора четко прописывать даты поставок, объем, соответствие качеству, действия в случае получения брака и т. д.;
• проверять комплектацию поставок, пересчитывать входящую продукцию;
• избегайте телефонных договоренностей, лучше вести деловые переписки, используя мессенджеры, почту;
• сразу рассмотрите условия расторжения контракта в случае недобросовестного отношения;
• заключайте сделки только при наличии документов фирмы, наличия адреса, офиса и других контактов, позволяющих найти руководство фирмы;
• проверьте в черных списках, в открытых производствах по банкротству.

Финансовое состояние важно проверять не только при первом взаимодействии, но и ежегодно. Ведь за длительное время оно может измениться к худшему.

Заключение

Теперь вы знаете, какие бывают схемы и условия работы с поставщиками товаров и услуг, как можно создать автоматизированную систему учета, разработать эффективную стратегию развития без рисков. При внедрении специальных программ для упрощения рутинных процедур, административным работникам больше времени останется на эффективное планирование расширения, совершенствования предприятия, а не пустой волокиты с бумажными документами.

Количество показов: 6478