Оформление заказов покупателей в 1С: Управление торговлей - как создать заявку клиента
Обновлено:
В статье описан полный цикл работы с документом «Заказ клиента» в 1С:Управление торговлей 11.6 – от включения функции и создания заявки до резервирования, оплаты и закрытия. Учтены изменения 2026 года: новые режимы обеспечения, поддержка цифрового рубля, обязательная маркировка и усиленная интеграция с маркетплейсами.
Подготовка и включение функционала заказов в 1С: Управление торговлей 11.6
Активация модуля «Заказы клиентов»
Для того чтобы в системе появился механизм оформления заказов, необходимо открыть справочник НСИ → Администрирование → Продажи → Оптовые продажи. В открывшейся форме следует установить флажок «Заказы клиентов». После сохранения настроек в меню «Продажи» появятся новые команды, позволяющие создавать, редактировать и печатать заказы.
Выбор режима работы заказов
В 1С:УТ 11.6 предусмотрено три режима обработки заказов, каждый из которых решает определённые бизнес‑задачи:
- «Заказ как счет» – используется, когда требуется только оформить документ и распечатать его. Заказ не приводит к изменению остатков на складе и не инициирует резервирование.
- «Заказ только со склада» – при оформлении система резервирует товары из текущих складских остатков. Если требуемого количества нет, заказ отклоняется.
- «Заказ со склада и под заказ» – допускает частичное резервирование из наличных остатков и автоматически формирует потребность на недостающие позиции, что позволяет запустить закупку или производство.
Выбор режима производится в том же окне настройки «Оптовые продажи» и фиксируется после сохранения конфигурации.
Особенности версии 11.6 и переход на платформу 8.5
В 2026 году выпущена редакция 1С:Управление торговлей 11.6, полностью адаптированная под платформу 8.5. Ключевые улучшения:
- Новый пользовательский интерфейс, более интуитивный и соответствующий современным требованиям UX.
- Ускоренная работа за счёт оптимизированных запросов к базе данных.
- Поддержка мобильных рабочих мест, что упрощает работу полевых сотрудников и менеджеров.
Переход на 11.6 требует тщательной проверки совместимости всех пользовательских расширений, печатных форм и обработок, связанных с автоматическим закрытием заказов. Несовместимые объекты могут привести к ошибкам при проведении документов или к некорректному формированию отчетов.
Отключение устаревших конфигураций и соответствие законодательству
Для обеспечения соответствия новым нормативным требованиям необходимо отключить поддержку устаревших конфигураций, например, 1С:Торговля и склад 7.7. Оставление активных старых модулей приводит к конфликтам в структуре данных и может стать причиной отказа в прохождении аудита. После отключения следует выполнить проверку целостности базы и при необходимости выполнить миграцию данных в актуальную структуру 11.6.
Соблюдение перечисленных шагов гарантирует корректную работу функционала заказов, минимизирует риски при обновлении и позволяет использовать все преимущества новой версии 1С:УТ 11.6.
Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Узнать больше
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Узнать больше
Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.
Узнать больше
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Узнать больше
Повысьте точность учёта имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учёт снизит вероятность краж и естественных потерь.
Узнать больше
Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счёт внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Узнать больше
Создание и обработка заказа клиента: пошаговая инструкция
1. Создание заявки в системе
Для начала необходимо открыть модуль Продажи → Оптовые продажи → Заказы клиентов и нажать кнопку «Создать». Откроется форма заказа, разбитая на вкладки. На вкладке «Основное» заполняются обязательные реквизиты:
- Клиент – юридическое лицо, от которого поступила заявка.
- Контрагент – лицо, с которым заключён договор (может совпадать с клиентом).
- Организация – подразделение, ответственное за выполнение заказа.
- Склад – место хранения товаров, откуда будет происходить отгрузка.
- Соглашение/Договор – ссылка на документ, регулирующий условия поставки.
- Статус – изначально выбирается «На согласовании», что позволяет дальше уточнить детали заказа.
2. Формирование товарных позиций и их обеспечение
Перейдите на вкладку «Товары». Здесь формируются строки заказа:
Добавление позиций
- вручную, указав артикул и количество;
- через кнопку «Заполнить → Подобрать товары», что открывает каталог с фильтрами;
- сканированием штрих‑кода, что ускоряет ввод;
- импортом из файла (CSV/Excel) при большом объёме позиций.
Указание статуса обеспечения в колонке «Действие»:
- «Резервировать на складе» – товар уже есть в наличии и будет зарезервирован под данный заказ;
- «К обеспечению» – требуется закупка (например, товар отсутствует на складе);
- «Отгрузить» – товар будет отгружен напрямую без предварительного резервирования (прямая отгрузка от поставщика).
Пример: если клиент заказал 10 шт. модели А, а на складе их 5 шт., в строке указываем 5 шт. со статусом «Резервировать», а оставшиеся 5 шт. – со статусом «К обеспечению». Система автоматически сформирует запрос на закупку для недостающих единиц.
3. Согласование и оплата
После заполнения всех позиций меняем статус заказа на «К выполнению» (иногда используется статус «Согласован»). Это действие инициирует автоматические процессы резервирования и/или закупки, запущенные системой.
Способы оплаты
- Наличный расчёт – оформляется Приходный кассовый ордер (ПКО). ПКО фиксирует поступление наличных в кассу и привязывается к заказу.
- Безналичный расчёт – создаётся документ «Поступление безналичных ДС». В нём указывается банк‑получатель, дата и сумма.
- Цифровой рубль – также оформляется «Поступление безналичных ДС», но дополнительно указывается платёжный шлюз (например, СБП или специализированный сервис). Это позволяет вести учёт в новых формах валюты без изменения основной схемы документооборота.
4. Отгрузка и закрытие заказа
Когда все позиции обеспечены и оплата получена, переводим заказ в статус «К отгрузке». Далее нажимаем «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг». Система автоматически генерирует отгрузочный документ (Торг‑12 или УПД) и привязывает его к заказу.
Закрытие
- Полное исполнение – после отгрузки всех строк меняем статус на «Закрыт» и проводим документ. Заказ считается завершённым, и его финансовые показатели фиксируются в аналитике.
- Частичное исполнение – если часть позиций не может быть выполнена, используем функцию «Заполнить → Отменить строки», указываем причину (например, «Товар недоступен»), после чего переводим заказ в статус «Закрыт» и проводим. Система сохраняет информацию о невыполненных позициях для последующего анализа.
Автоматический помощник закрытия
В списке заказов доступна команда «Закрытие заказов». При её активации система сканирует все заявки, определяет полностью выполненные и предлагает их закрыть одним нажатием. Это ускоряет работу менеджеров и исключает человеческие ошибки при массовом закрытии.
Следуя этой последовательности, вы сможете быстро создать, согласовать, оплатить, отгрузить и закрыть заказ клиента, минимизируя ручные операции и повышая точность учёта.
Новые требования 2026 года и их влияние на процесс заказов
Переход на 1С:УТ 11.6 / платформа 8.5
С начала 2026 года в большинстве компаний внедрена версия 1С:УТ 11.6, работающая на платформе 8.5. Основные изменения касаются формы «Заказ клиента»: её внешний вид стал более лаконичным, а внутренние алгоритмы оптимизированы, что ускоряет загрузку и обработку заказов. Однако новые шаблоны печатных форм требуют адаптации: пользовательские отчёты и печатные формы, построенные на старой версии, необходимо перенастроить под новые макеты и поля, иначе они не будут корректно выводиться.
Цифровой рубль и налоговая реформа
Начиная с версии 11.5.27.93, 1С:УТ поддерживает прямой приём безналичных платежей через государственную систему «Цифровой рубль». При оформлении заказа в поле «Способ оплаты» выбирается «Цифровой рубль», после чего система автоматически формирует запись в регистре расчётов и передаёт её в банковскую подсистему.
В том же году вступила в силу налоговая реформа 2026 года: организации, использующие упрощённую систему налогообложения (УСН) и имеющие доход более 60 млн руб., обязаны начислять НДС (5 %, 7 % или 20 %). В документе «Заказ» ставка НДС должна быть указана в табличной части «Товары». Если поле оставлено пустым, система блокирует проведение заказа, требуя корректировать запись перед дальнейшей обработкой.
Обязательная маркировка и интеграция с маркетплейсами
С 01 января 2026 года в действие вступили новые категории обязательной маркировки по системе «Честный ЗНАК» — к уже существующим добавлены 19 групп, среди которых моторные масла, косметика, игрушки и другие товары широкого потребления. При формировании заказа система проверяет наличие кода маркировки для каждого позиционного товара. В колонке «Действие» пользователь обязан выбрать конкретный код (обычно сканируя Datamatrix) до выполнения операции «Реализация».
Одновременно ужесточились требования к интеграции с крупными маркетплейсами (Ozon, Wildberries, Яндекс Маркет). При выгрузке карточек номенклатуры система проверяет:
- наличие действующего сертификата качества;
- наличие разрешительных документов;
- корректность кода маркировки.
Любая несоответствующая запись приводит к блокировке статуса заказа и невозможности дальнейшей синхронизации с площадкой, что требует от компаний более тщательной подготовки данных перед публикацией.
Схемы обеспечения и автоматизация закупок
В 2026 году в 1С:УТ введены три схемы обеспечения:
- Только со склада – товар отгружается исключительно из имеющихся запасов;
- Со склада и под заказ – часть позиции берётся со склада, а недостающие количества автоматически инициируют закупочную заявку;
- Заказ как счет – заказ считается предоплатой, а поставка осуществляется после подтверждения оплаты.
Выбор схемы задаётся в настройках номенклатуры и напрямую влияет на автоматическое создание закупочных заявок при переходе заказа в статус «К обеспечению». Например, при схеме «Со склада и под заказ» система проверяет остатки, и если их недостаточно, формирует заявку в модуль закупок без необходимости ручного вмешательства.
Эти изменения требуют пересмотра бизнес‑процессов, обновления конфигураций и обучения персонала, но в итоге позволяют обеспечить более прозрачный учёт, соответствие законодательству и ускорить обработку заказов в условиях растущей цифровизации.
Контроль, отчётность и типичные ошибки при работе с заказами
Отчётность в 2026 году
В разделе Продажи → Отчёты по продажам → Заказы клиентов доступны несколько готовых аналитических блоков, которые позволяют контролировать весь цикл заказа от поступления до отгрузки.
- Состояние выполнения заказов – визуальный статус‑светофор, показывающий остатки, зарезервированные позиции и необходимость закупки.
- Причины отмены заказов – разбивка отказов по типам (срыв поставок, ошибки клиента и пр.), что упрощает поиск системных проблем.
- Задолженность клиентов по срокам – классификация долгов по диапазонам (0‑5 дн, 6‑15 дн, > 30 дн) с учётом новых платёжных средств (цифровой рубль, СБП).
- Валовая прибыль по заказам – расчёт выручки, себестоимости и НДС (5 %, 7 %, 20 %).
- Остатки товаров к отгрузке – контроль резервов до формирования накладных, что снижает риск «залипания» товаров в системе.
- Дашборд «Пульс бизнеса» – динамика новых заказов, сравнение с планом, средний чек; интерфейс адаптирован под мобильные устройства, что удобно для руководителей в полевых условиях.
Эти отчёты формируются автоматически и могут быть экспортированы в Excel или PDF для дальнейшего анализа.
Типичные ошибки и способы их устранения
Практика показывает, что большинство проблем возникает из‑за неверных настроек резервов, маркировки или оплаты. Ниже перечислены распространённые ошибки и проверенные решения.
Недостаточно товаров на складе
- Проверьте текущие резервы в модуле Обеспечение → Анализ состояния обеспечения.
- При необходимости переключите действие строки заказа на «К обеспечению» или снимите чужой резерв, чтобы освободить нужный товар.
Ошибка маркировки
- Убедитесь, что у позиции указан код маркировки.
- Сканируйте требуемый код и проверьте, что статус маркировки отображается зелёным (т.е. товар прошёл проверку).
Заказ не закрывается из‑за неотгруженных товаров
- Отмените строки, которые не планируется отгрузить, указав причину отмены.
- После этого измените статус заказа на «Закрыт».
Не выполнены условия оплаты
- Привяжите полученный платёж (Поступление безналичных ДС, ПКО, цифровой рубль) к заказу через кнопку Оплата.
- При отсутствии привязки система будет блокировать дальнейшие операции с заказом.
Не заполнена ставка НДС
- Проверьте налоговый режим организации и настройки соглашения.
- Установите нужный процент в колонке «% НДС» (5 %, 7 %, 20 %).
Эти действия можно выполнять как вручную, так и с помощью автоматических сценариев, описанных в следующем разделе.
Автоматизация процессов
Для ускорения закрытия заказов и снижения количества ручных ошибок в системе предусмотрены несколько средств автоматизации:
- Помощник закрытия заказов – позволяет массово анализировать связанные документы (накладные, платежи) и автоматически переводить статус заказа в «Закрыт», если все условия выполнены.
- Массовый анализ связанных документов – один клик собирает все поступления, отгрузки и резервы, относящиеся к выбранному заказу.
- Настройка автоматических действий при изменении статуса – например, при переходе строки в статус «К обеспечению» система автоматически создаёт закупочный документ, избавляя от необходимости вручную оформлять заявку.
Эти инструменты настраиваются в разделе Настройки → Автоматизация и могут быть адаптированы под специфические бизнес‑правила компании.
Практические рекомендации после обновления до версии 11.6
Обновление платформы вносит изменения в работу расширений и интеграций. Чтобы избежать сбоев, рекомендуется выполнить следующие шаги:
- Проверка совместимости расширений – запустите утилиту проверки в Система → Обновления, убедитесь, что все используемые модули поддерживают версию 11.6.
- Тестирование интеграции с маркетплейсами – создайте тестовую базу, проведите пробные импорт‑экспорт заказов, проверьте корректность статусов и цен.
- Настройка шаблонов печатных форм – обновите шаблоны для новых режимов оплаты (цифровой рубль, СБП) и для разных ставок НДС, чтобы документы соответствовали текущим требованиям регуляторов.
Соблюдение этих рекомендаций позволит поддерживать стабильную работу системы, минимизировать простои и обеспечить точный учёт всех бизнес‑операций.
Часто задаваемые вопросы
Как включить и настроить функцию «Заказы клиентов» в 1С: Управление торговлей 11.6?
Перейдите в НСИ и администрирование → Продажи. Разверните блок Оптовые продажи и поставьте галочку Заказы клиентов. Затем выберите один из режимов обеспечения:
- Заказ как счет – только печать, без складских движений;
- Заказ только со склада – резервировать только из текущих остатков;
- Заказ со склада и под заказ – допускает закупку недостающих товаров. Сохраните настройки.
Почему при попытке зарезервировать товар появляется ошибка «Недостаточно товаров на складе» и как её решить?
Ошибка возникает, когда в колонке Действие выбран режим Резервировать на складе (или Отгрузить), а свободный остаток меньше требуемого количества. Откройте Обеспечение → Анализ состояния обеспечения, проверьте, кто уже занял остатки, и при необходимости снимите чужие резервы или измените действие строки на К обеспечению, чтобы система создала заявку поставщику.
Как оформить оплату по заказу через цифровой рубль и отразить её в системе?
В документе Заказ клиента откройте вкладку Оплата (или кнопку Платёжный календарь) и добавьте строку с типом платежа Цифровой рубль. После получения подтверждения от банка создайте документ Поступление безналичных ДС, в табличной части выберите нужный заказ и укажите сумму в цифровом рубле. После проведения документ автоматически переведёт статус заказа в К отгрузке (при выполнении условий оплаты).
Как правильно работать с обязательной маркировкой (Честный ЗНАК) при формировании заказа?
Для товаров, подпадающих под маркировку, в колонке Действие должна стоять статус К отгрузке и значок маркировки должен быть зелёным. Нажмите Подобрать → Маркированные позиции, отсканируйте коды Datamatrix нужных упаковок. После успешного сканирования система закрепит выбранные коды за строкой заказа; без этого документ не проведётся и выдаст ошибку «Не обнаружены свободные номера упаковок».
Как закрыть частично выполненный заказ и зафиксировать причины отмены позиций?
Откройте заказ, перейдите на вкладку Товары, выделите строки, которые не будут отгружаться, и выберите Заполнить → Отменить строки. В появившемся окне укажите причину (например, «Отказ клиента», «Нет на складе»). После отмены строк измените статус заказа в шапке на Закрыт и нажмите Провести. Система снимет резерв с отменённых позиций и сохранит причины для аналитических отчетов.
