Инвентаризация в аптеках: сроки и порядок проведения, виды ревизии, оформление документов в аптечных организациях

В статье изложены актуальные требования к проведению инвентаризации в аптечных организациях в 2026 году, включая сроки проверки разных групп лекарственных средств, виды ревизий и порядок оформления документов согласно ФСБУ 28/2023 и ФЗ 402. Описан пошаговый алгоритм проведения проверки, требования к комиссии, использование системы «Честный знак» и примеры необходимых форм.

Регуляторные требования и сроки проведения инвентаризации в 2026 году

Нормативно‑правовая база

Инвентаризация в аптечной сети регулируется несколькими нормативными актами:

• Федеральный закон № 402 «О бухгалтерском учёте» (общие принципы учёта и обязательность инвентаризации);
• Федеральный стандарт бухгалтерского учёта 28/2023 «Инвентаризация» (детализирует порядок проведения, формы документов и требования к комиссии);
• Приказы Министерства здравоохранения РФ, в частности те, которые определяют порядок учёта наркотических средств (НС) и психотропных веществ (ПВ).

С 2024‑2025 гг. в силу ФСБУ 28/2023 отменены устаревшие методические указания, включая Приказ Минфина № 49н, и введена более гибкая схема формирования комиссии, позволяющая адаптировать её состав под конкретные задачи аптеки.

Сроки инвентаризации по категориям товаров

Требования к периодичности проведения инвентаризации зависят от группы товаров:

• Наркотические средства (НС) и психотропные вещества (ПВ). Инвентаризация обязательна каждый месяц, в последний рабочий (календарный) день месяца. При этом необходимо составлять баланс товарно‑материальных ценностей (ТМЦ) в соответствии с ФЗ № 3‑ФЗ.
• Препараты предметно‑количественного учёта (ПКУ). Проводятся ежемесячно одновременно с проверкой НС/ПВ, что упрощает контроль за их движением.
• Общий ассортимент (лекарства, БАДы, косметика, медицинские изделия, касса, основные средства). Минимум один раз в год, в период с 1 октября по 31 декабря, непосредственно перед подготовкой годовой бухгалтерской отчётности (требования ФСБУ 28/2023).
• Смена материально‑ответственного лица (МОЛ). Инвентаризация проводится в день приёма‑передачи дел, чтобы новый МОЛ получил актуальную информацию о наличии и стоимости активов.
• Внеплановые случаи (кража, пожар, затопление, реорганизация, ликвидация). Инвентаризацию необходимо выполнить немедленно после обнаружения события, чтобы зафиксировать потери и обеспечить корректность бухгалтерского учёта.

Учёт маркированных изделий

С 2026 годом усиливаются требования к учёту маркированных медицинских товаров:

• С 1 марта 2026 вводится обязательный по‑экземплярный учёт медицинских перчаток и изделий при недержании. Каждый такой предмет фиксируется в реестре с указанием серийного номера, даты поступления и текущего состояния.
• С 1 сентября 2026 расширяется список маркируемых изделий: в реестр включаются шприцы, маски, пробирки и другие одноразовые средства, подлежащие обязательному контролю.

Эти изменения требуют от аптек внедрения специализированных учётных программ, способных вести детальный журнал движения каждого экземпляра, а также проведения дополнительной инвентаризации при вводе новых категорий в реестр.

Формирование комиссии и переход на ФСБУ 28/2023

ФСБУ 28/2023 отменил прежние жёсткие шаблоны формирования комиссии и предлагает гибкую схему, учитывающую размер аптеки, объём товарных групп и наличие квалифицированных специалистов. При формировании комиссии рекомендуется:

• включать представителя руководства (для обеспечения ответственности);
• привлекать специалиста по бухгалтерскому учёту, знакомого с требованиями ФСБУ 28/2023;
• добавить эксперта по фармацевтическому контролю (особенно для НС/ПВ и маркированных изделий);
• при необходимости привлекать внешних аудиторов для подтверждения независимости проверки.

Гибкая структура комиссии позволяет адаптировать процесс под конкретные риски и обеспечить соответствие как законодательным, так и внутренним требованиям контроля качества.

Виды и порядок проведения инвентаризации в аптеке

Классификация инвентаризации по охвату и периодичности

Инвентаризацию в аптеке делят на четыре основные группы:

1. Полная (генеральная) – проверка всех товарно-материальных ценностей (ТМЦ), оборудования, мебели и кассовой техники. Проводится перед составлением годовой отчётности или раз в три года.
2. Частичная (выборочная) – пересчёт только определённой группы товаров, например, только холодильных препаратов или дорогостоящих лекарств.
3. Плановая – осуществляется в соответствии с утверждённым графиком учетной политики организации.
4. Внеплановая (внезапная) – вызывается форс‑мажорными обстоятельствами, подозрением на хищение, сменой материально‑ответственного лица (МОЛ) и другими непредвиденными ситуациями.

Способы проведения (с учётом ФСБУ 28/2023)

Существует два метода инвентаризации, различающихся уровнем физического участия и использованием цифровых технологий:

• Традиционная – физический пересчёт товаров комиссией, находящейся в аптеке.
• Дистанционная (цифровая) – фиксируются фотографии и видеоматериалы, проводится удалённая проверка через видеосвязь. Данный способ допускается для микро‑аптек и удалённых пунктов продаж, где присутствие комиссии затруднено.

Этапы проведения инвентаризации

Процесс инвентаризации состоит из четырёх последовательных шагов, каждый из которых имеет чётко определённые задачи:

1. Подготовительный

   • Издаётся приказ о проведении инвентаризации; формируется комиссия (в микро‑аптеке её может заменить директор, исполняющий функции МОЛ).
   • Приостанавливаются торговые и кассовые операции.
   • МОЛ сдаёт все приходные и расходные документы, связанные с проверяемым периодом.

2. Фактический пересчёт

   • Осуществляется физический подсчёт, взвешивание, сканирование упаковок.
   • Фиксируются наименование, торговая марка, дозировка, форма выпуска, серия, срок годности и код DataMatrix каждого изделия.

3. Сверительный

   • Полученные данные сравниваются с остатками в товароучётной системе (например, 1С, МДЛП).
   • При обнаружении расхождений оформляются сличительные ведомости, в которых указываются причины и величина отклонения.

4. Заключительный

   • Проводится анализ причин излишков и недостач, собираются объяснительные от МОЛ.
   • Руководитель утверждает результаты; принимается решение о взыскании ущерба или списании товаров в пределах нормы естественной убыли.

Эти этапы позволяют обеспечить прозрачность и достоверность учёта, а также своевременно выявлять и устранять причины отклонений в аптечной деятельности.

Документальное оформление и новые формы по ФСБУ 28/2023

1. Отмена обязательных форм Госкомстата и требования к собственным бланкам

С момента вступления в силу ФСБУ 28/2023 аптекам больше не требуется использовать унифицированные формы Госкомстата (ИНВ‑3, ИНВ‑19 и др.). Организация может разработать собственные бланки, однако они обязаны быть включены в учетную политику и содержать фиксированный набор реквизитов: полное наименование организации, подписи всех членов комиссии, даты составления и утверждения документа. Отсутствие любого из этих элементов делает форму недопустимой при последующей проверке.

2. Этапы документального оформления инвентаризации

2.1 Инициирующие документы

• Приказ о проведении инвентаризации (ранее ИНВ‑22). В приказе фиксируются сроки проведения, состав комиссии, а также причины, послужившие основанием для проверки.
• Журнал контроля выполнения приказов (ранее ИНВ‑23). Позволяет отслеживать выполнение требований приказа в реальном времени.
• Расписка ответственного лица (МОЛ) о сдаче всех приходных и расходных документов. Подтверждает полноту исходных данных перед началом инвентаризации.

2.2 Рабочие документы

• Инвентаризационная опись ТМЦ (ранее ИНВ‑3). В ней фиксируются все лекарственные препараты, их количество и коды маркировки. Пример: «Парацетамол 500 мг, 10 упаковок, код 1234567890123».
• Акт инвентаризации наличных (ранее ИНВ‑15). Оформляется при проверке денежных средств, находящихся в кассе.
• Акт инвентаризации неоформленных ТМЦ. Применяется, если в период закрытия инвентаризации поступили товары, которые ещё не внесены в учет.

2.3 Итоговые документы

• Сличительная ведомость (ИНВ‑19). Заполняется только при обнаружении расхождений между учетными данными и фактическими остатками.
• Акт об инвентаризации ТМЦ (отраслевая форма АП‑48). Содержит окончательные результаты, расчёт нормы естественной убыли, а также решения о списании излишков или взыскании недостач.
• Ведомость учёта результатов (ИНВ‑26). Сводный документ, предоставляемый руководству для принятия управленческих решений.
• Протокол заседания комиссии. Включает объяснительные записки МОЛ, предложения по урегулированию выявленных отклонений и план дальнейших действий.

3. Электронный документооборот и подписи

Если организация использует систему электронного документооборота (ЭДО), все подписи в перечисленных выше документах ставятся с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП). Это обеспечивает юридическую силу документов, ускоряет их обмен между участниками процесса и упрощает хранение в архиве.

4. Оценка расхождений и взаимодействие с системой «Честный ЗНАК»

• Оценка излишков. При выявлении избыточных остатков их стоимость определяется по справедливой (рыночной) цене на дату проведения инвентаризации, а не по условной внутренней цене. Это позволяет избежать завышения расходов при последующем списании.
• Маркированные товары. В случае расхождений по препаратам, подлежащим маркировке, формируется уведомление о корректировке остатков в системе «Честный ЗНАК». Уведомление направляется в автоматическом режиме и служит основанием для обновления данных о наличии маркированных товаров в реестре.

Соблюдение перечисленных требований обеспечивает прозрачность инвентаризационного процесса, снижает риск правовых конфликтов и упрощает взаимодействие с контролирующими органами.

Практический чек‑лист и рекомендации по внедрению

Подготовка учетной политики и шаблонов документов

Прежде чем приступить к инвентаризации, необходимо актуализировать учетную политику организации. В ней следует зафиксировать:

• обязательное применение ФСБУ 28/2023;
• возможность использования собственных форм (приказ, опись, акт, сличительная ведомость);
• порядок проведения дистанционной проверки.

После внесения изменений следует утвердить шаблоны всех перечисленных документов. Это упрощает их заполнение и исключает разночтения при последующей проверке.

Формирование комиссии и планирование графика

Комиссия формируется только в том случае, когда это требует внутренний регламент. Стандартный состав включает: администрацию, главного бухгалтера и профильного фармацевта. В микро‑аптеке комиссия может не создаваться – ответственность за проверку полностью переходит на директора.

График проверок делится на несколько уровней:

• Ежемесячно – контроль наличия нормативных средств (НС), проверка первичных входных документов (ПВ) и проверка корректности планов контроля учёта (ПКУ).
• Раз в год (октябрь‑декабрь) – полная инвентаризация всего ассортимента.
• При смене МОЛ – проверка проводится в день передачи дел.
• При форс‑мажоре – инвентаризация запускается немедленно.

Такой план позволяет своевременно выявлять отклонения и минимизировать риск накопления ошибок.

Техническая подготовка и порядок проведения проверки

Техническая готовность – ключевой фактор успешной инвентаризации. Необходимо:

• обеспечить работу сканеров DataMatrix и терминалов сбора данных (ТСД);
• настроить интеграцию с МДЛП «Честный ЗНАК» для онлайн‑проверки кодов;
• при удалённой проверке подготовить фото‑/видеотехнику и гарантировать стабильный канал связи.

Ход проверки следует проводить по следующей последовательности:

1. Приостановить кассовые операции и, по возможности, закрыть магазин для посетителей, чтобы исключить движение товаров.
2. МОЛ сдаёт все приходные и расходные документы, оформляя расписку о получении.
3. Каждый объект физически пересчитывается, взвешивается и сканируется; полученные данные вносятся в опись.
4. Сверка результатов с данными 1С и МДЛП. При обнаружении расхождений оформляются сличительные ведомости.
5. Проводится анализ причин отклонений, собираются объяснительные записки, а результаты утверждаются руководителем.

Такой пошаговый подход позволяет фиксировать каждое действие и избежать пропусков.

Последствия инвентаризации и рекомендации по дальнейшему развитию

После завершения проверки необходимо:

• внести корректировки в МДЛП (перемаркировка, списание, корректировка остатков);
• оформить акт АП‑48, протокол комиссии и запись в журнал приказов;
• при обнаружении излишков оценить их рыночную стоимость и оформить документ о взыскании или списании.

Рекомендации для поддержания эффективности процесса:

• Регулярно обучать персонал работе с системой «Честный ЗНАК» и новым формам документов.
• Проводить минимум раз в квартал сверку фактических остатков с виртуальным балансом, особенно для критически важных позиций.
• Вести журнал изменений учетной политики, фиксируя даты внедрения новых процедур.
• При необходимости привлекать внешних аудиторов для независимой оценки эффективности инвентаризационного процесса.

Соблюдение этих рекомендаций обеспечивает прозрачность учёта, снижает риск финансовых потерь и повышает доверие к системе контроля внутри организации.

Полезные сервисы и обновления

Мобильная автоматизация склада

Узнать больше

Маркировка «Честный ЗНАК»

Узнать больше

Розничная торговля и инвентаризация

Узнать больше

Часто задаваемые вопросы

Как часто и в какие сроки обязана проводиться инвентаризация разных групп лекарственных средств?

• Наркотические и психотропные вещества (НС, ПВ) — ежемесячно в последний рабочий (календарный) день месяца.
• Препараты предметно‑количественного учёта (ПКУ) — также ежемесячно, совместно с НС/ПВ.
• Общий ассортимент (ТМЦ, БАД, косметика) — не реже одного раза в год, в период с 1 октября по 31 декабря, перед годовой бухгалтерской отчётностью.
• При смене материально‑ответственного лица, форс‑мажоре (пожар, затопление, кража) — инвентаризация проводится незамедлительно (в тот же день или в день передачи дел).

Какие виды инвентаризации предусмотрены ФСБУ 28/2023 и когда их следует применять?

1. Полная (генеральная) – пересчёт всех ТМЦ, оборудования, основных средств и кассы; проводится раз в 3 года или перед годовым отчётом.
2. Частичная (выборочная) – проверка отдельной группы товаров, зоны или оборудования; используется при плановых проверках или при подозрении на недостачу.
3. Плановая – согласно утверждённому графику учётной политики (например, ежегодная проверка).
4. Внеплановая (внезапная) – инициируется при форс‑мажоре, подозрении на хищение или смене МОЛ.
5. Дистанционная – разрешена с 2026 года; фиксируется фото‑/видеозаписью и подтверждается удалённо.

Какие документы обязательны для начала и завершения инвентаризации в аптеке?

• Приказ о проведении инвентаризации (ранее форма ИНВ‑22) – фиксирует даты, цель, состав комиссии.
• Журнал контроля выполнения приказов (ИНВ‑23) – регистрирует все внутренние распоряжения.
• Расписка материально‑ответственных лиц – подтверждает сдачу всех приходных/расходных документов.
• Инвентаризационная опись ТМЦ (ИНВ‑3) – основной рабочий лист с наименованием, серией, сроком годности, кодом маркировки.
• Акт инвентаризации наличных (ИНВ‑15) – сверка кассовых остатков.
• Сличительная ведомость (ИНВ‑19) – заполняется только при обнаружении расхождений.
• Акт об инвентаризации ТМЦ (форма АП‑48) – итоговый документ, утверждаемый руководителем.

Как изменились требования к работе с системой «Честный знак» после 1 марта 2026 года?

• Введён обязательный поэкземплярный учёт для медицинских перчаток, изделий при недержании и, с 1 сентября 2026 г., для шприцов, масок и пробирок. Каждый предмет сканируется индивидуально.
• При продаже касса автоматически проверяет код DataMatrix в режиме разрешительного доступа; при несоответствии продажа блокируется.
• Добавлена функция перемаркировки – позволяет заменить утерянный или испорченный код без нарушения учёта.
• Любые расхождения, выявленные в ходе инвентаризации, должны быть сразу корректированы в МДЛП через личный кабинет «Честный знак» с указанием причины (недостача, уничтожение, перемаркировка).

Нужно ли формировать инвентаризационную комиссию в микропредприятии (один директор + главный бухгалтер)?

Согласно ФСБУ 28/2023 в микропредприятиях, где штат состоит только из директора и главного бухгалтера, комиссия может не создаваться. В этом случае руководитель (директор) одновременно исполняет функции председателя комиссии, а главный бухгалтер отвечает за бухгалтерскую часть проверки. При этом все действия должны быть зафиксированы в приказе и подписаны обеими сторонами.