Инвентаризация в аптеках: сроки и порядок проведения, виды ревизии, оформление документов в аптечных организациях

Важно заранее знать виды инвентаризации в аптеке и порядок ее проведения. Такой подход поможет не ошибиться в процессе и сделать все в соответствии с требованиями законодательства. Каждая организация, в том числе фармакология, должна раз в определенный промежуток времени пересчитывать все имущество. Это позволит своевременно узнавать о недоимках или излишках изделий, выявлять испорченную партию или воровство среди продавцов. В связи с введением новых систем для продажи регулярная проверка соответствия факта и плана помогает корректно управлять активами и не допускать зависания ценностей на остатках при их реальном отсутствии.

 инвентаризация в аптеке

Инвентаризация товаров в аптеке: что это, основные аспекты

Это процесс, в ходе которого изучается состояние и наличие ТМЦ, денежных средств и других активов. За последние годы порядок не изменился, он полностью описан в Методических указаниях и является общим для всех групп продовольственной и хозяйственной продукции.

Пересчету подлежит все имущество, от лекарств и финансов на счету и в кассе до кредитных обязательств и мебели.

Каждый работник участвует в проведении, так как все они являются материально ответственными лицами.

Подходить к инвентаризации нужно крайне ответственно. Важно правильно посчитать все остатки, чтобы не пришлось искать, кто виноват в потере упаковок с дорогостоящими препаратами. Особенно если потом выяснится, что эта коробка стояла в подсобке и теперь нужно заново оформлять множество бумаг, чтобы поставить на учет то, что недавно было снято.

Когда это мероприятие необходимо:

  • имущество будут передавать в аренду или продавать;
  • предприятие принадлежало государству, а станет частным;
  • каждый год перед составлением ежегодной отчетности;
  • сменятся материально ответственные лица;
  • произошел пожар или стихийное бедствие, следует подсчитать убытки;
  • установлено, что кто-то из сотрудников занимался воровством или порчей, а также злоупотреблял положением;
  • компания будет ликвидироваться или реорганизоваться;
  • иные причины, закрепленные законодательно.

Также этот процесс целесообразно организовать в момент наименьшего количества остатков. В этом случае достаточно приказа руководителя. Это оптимальный способ регулярно отслеживать изменения в структуре и объемах ЛС (лекарственных средств).

Основные цели

Пересчет не заводят просто так. Для этого нужен серьезный повод – конец года, потеря доверия к сотрудникам или продажа фирмы другим лицам.

Независимо от причин образования, есть несколько задач, которые закрывают во время каждой описи продукции, мебели и финансовых средств.

Что обязательно делают:

  • определяют фактическое наличие ТМЦ;
  • сопоставляют полученные данные с учтенными;
  • проверяют, насколько полно отражены все хозяйственные операции в документах;
  • изучают, в каких условиях содержатся ЛС, их СГ, определить непопулярные и невостребованные подвиды.

Своевременное мероприятие помогает руководству следить за реальным объемом имущества, а также своевременно выявлять недостачи, списывать их и находить виновных. Это хороший способ узнать реальное состояние дел.

Виды и сроки проведения инвентаризации ТМЦ в аптеке

Условно выделяют 3 разновидности пересчета:

  • Полный. Проводят не чаще, чем раз в три года. В этом случае обязательно учитывают все товарно-материальные ценности, основные средства и активы, сверяют кассу и сейф, а также всю мебель и помещения, находящиеся в собственности или аренде.
  • Годовой. Логично, что его выполняют каждые 12 месяцев, в ноябре, перед ежегодным отчетом. Ее необходимо проводить, чтобы корректно заполнить декабрьскую документацию и закрыть год. В этом подвиде достаточно выполнить опись продукции и наличности.
  • Промежуточный. Это самый важный тип. Помогает руководству владеть реальной информацией, а не «бумажными» вариантами, ведь часто то, что происходит на самом деле, отличается от фактических данных.

Также инвентаризационная опись в аптеке проводится в день увольнения сотрудника и трудоустройства нового члена коллектива, если передаются товарно-материальные ценности. Человек за них отвечает до последнего дня работы, поэтому обязан их сдать в целости и сохранности пришедшему на его место работнику.

Также они проводятся, если выявили порчу продукции, хищения, халатное отношение к службе. В этом случае необходимо произвести пересчет, чтобы выявить размеры потерь и объем ущерба. Кроме того, стоит сразу определить, сколько было вынесено и испорчено, чтобы потом наказать виновного. Это лучше, чем ждать очередную опись через несколько месяцев. За это время ситуация может серьезно ухудшиться, а виртуальные остатки будут мешать эффективно трудиться.

А теперь предлагаем изучить отдельные виды немного подробнее.

инвентаризация товарно материальных ценностей в аптеке

Обязательная или инициативная

В первом случае это процесс, который проходит в соответствии с одним из оснований по Методическим указаниям. Во втором – потому что так предписал директор.

Она проводится после приказа руководителя или следственного органа, который должен выявить отклонения и правонарушения.

Спланированная или внеплановая

В законодательстве нет таких понятий, но их активно применяют в организациях. Разделить их легко, порядок тоже ничем не отличается.

Запланированная проходит по заранее составленному графику, с которым ознакомят всех сотрудников. Например, перед составлением годовой отчетности или подошел день пересчета основных средств.

Незапланированная эта та, которую организовали в короткие сроки по серьезной причине – из-за паводка, землетрясения, хищений или выявлении больших недоимок.

Полная или частичная

Первая подразумевает перепись всего, что есть в организации – денег, мебели, помещений, лекарств, бланков, даже кредитных обязательств.

Частичная обычно зависит от причины ее создания. Например, выявили излишки определенного товара, тогда сначала пересчитывать всю группу. Если в ней не был обнаружен пересорт, то считают все ЛС в компании.

Нормативная база

Сроки, в которые должна проводиться инвентаризация, записаны во внутренней документации каждого отдельного пункта. Законодательно прописаны только основания для начала мероприятия.

Также допускается заказать проведение в сторонней организации, которая специализируется на подобных услугах. Такой вид помогает не только установить факт обмана и хищения сотрудниками, но и сэкономит время и силы людей.

Регулируется такими актами:

  • 25 глава НК;
  • Приказ Минфина №49;
  • ФЗ №129;
  • внутренние распоряжения руководства.

Особенности пересчета лекарственных средств

У этого процесса есть свои нюансы. Описывать все препараты необходимо по:

  • дозировкам;
  • формам;
  • наименованиям;
  • фасовкам.

Все лекарства, которые включаются в ведомость, учитываются в денежном выражении, а затем разделяются по группам. Все ЛС подлежат количественному учету.

порядок проведения инвентаризации в аптеке

Приказ, говорящий о проведении инвентаризации в аптеке

Это основной документ, который требуется, чтобы инициировать перепись ТМЦ. В нем прописывается, что подлежит описи, в какие сроки. Созывается комиссия, которая будет этим заниматься. Ее председатель расписывается в бумагах и контролирует качество выполнения.

Обязательно вписывают:

  • форму по ОКУД и ОКПО;
  • наименование полностью;
  • Ф. И. О. и должности членов комиссионной команды, их председателя;
  • даты начала и конца;
  • причина – без этого нельзя считаться;
  • обязательство сдать материалы в бухгалтерию не позднее первого рабочего дня после окончания описи.

Готовые решения для всех направлений

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Узнать больше

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Узнать больше
Показать все решения по автоматизации

Образец

Инвентаризация товарно-материальных ценностей в аптеке, аптечных организациях проводится на основании документа с такими полями (сверху вниз, слева направо):

  • коды по ОКУД и ОКПО;
  • полное наименование с формой ответственности (ООО, АО и другие);
  • структура – полная или в каком-то определенном отделе;
  • наименование бумаги – приказ;
  • порядковый номер, затем буквенное обозначение (инв.);
  • дата, когда составляется распоряжение.

После шапки пишется, что для проведения процедуры начинает работу специальная комиссия. В первом же предложении перечисляется, в каких подразделениях будет произведен пересчет.

Ниже указывается председатель, его должность и ФИО. Под ним – аналогично расписываются все члены команды, которая будет трудиться.

Затем вписывается, что подлежит инвентаризации – например, активы, денежные обязательства, ТМЦ и так далее.

Ниже – сроки. Обязательна дата начала и предполагаемая – окончания процедуры. Важно уложиться в эти рамки, не выходить за них.

Также необходима причина. Довольно часто указывается как «обеспечение достоверности данных бухучета». Это может быть перед составлением отчетности или если планируется сдача в аренду, а также продажа имущества.

Следующим абзацем расписывают, когда официально сдают материалы бухгалтеру. Как мы уже говорили выше – обычно это следующий рабочий день после завершения мероприятия.

Последняя строка – ФИО и должность директора/руководителя конкретного пункта.


Основной порядок

Инвентаризацию товаров в аптечной организации рекомендуется проводить в определенной последовательности. Его нельзя нарушать. Необходимо все делать по правилам и в соответствии с указанным ниже перечнем, чтобы избежать проблем с налоговой, которая в любой момент может попросить предоставить документы. Пересчет – отличный способ снять виртуальные остатки, учесть реальные излишки и законно убрать пересорт.

Алгоритм

Порядковый номер действия

Что выполняется в этот момент

1

Создается комиссия или собирается постоянно действующая

2

Оформляется соответствующий приказ

3

Вписываются данные в ведомости учета контроля за выполнением

4

Команде выдаются все приходные и расходные бумаги, а также отчетность по движению ТМЦ

5

МОЛ пишут расписки, что вся необходимая документация была своевременно сдана

6

Проверяется, есть ли фактически все, что числится на остатках, путем пересчета, взвешивания, сверки размера

7

Все выявленное опытным путем фиксируется в ведомости, составляется 2 экземпляра, один отдается МОЛ, второй – в бухгалтерию

8

Документация подписывается всеми участниками

9

МОЛ пишут расписку, что все было пересчитано в их присутствии и что они не имеют претензий

10

Сравниваются фактические данные с теми, которые есть в бухучете, оформляются сличительные ведомости

11

Оформятся акты с результатами по ф. №АП-48 в 2 экземплярах

12

В журнал учета и контроля вписывают приказы

13

Принимаются соответствующие меры по результатам

Еще до начала первого действия необходимо прекратить все кассовые операции и посчитать денежные средства.

Когда проверяют сроки годности препаратов

По истечении указанной даты реализовывать и хранить лекарства запрещено, так как он считается непригодным и опасным для потребителей. Ревизия – отличный момент для сверки СГ.

Дата должна быть читаемой и дублироваться в товароучетной программе. Если однозначно определить число или месяц невозможно, то такой продукт подлежит списанию, изъятию и уничтожению. Продавать его нельзя.

Если проставлено конкретное число, то с продажи снимается за день до этого. Если четкой даты нет, то подразумеваются последние сутки месяца.

В случаях, когда производство и выпуск произошли, например, 30.05.2020 года, а СГ составляет 12 мес., то уничтожать их нужно будет 29.05.2021. Когда изготавливают и выпускают в продажу в разные дни, то СГ считается от числа, когда товар был создан.

Наркосодержащие и психотропные вещества

Это отдельный пункт ревизии. Их учет ведет специальная комиссия, которая утверждается отдельно от основной или же все процедуры будет вести только одна команда – все зависит от руководителя.

Проводят пересчет обязательно каждый месяц, в последний день. Регулируется это мероприятие Письмом от Минздрава, созданным 27.02.2018 года.

Необходимо, чтобы в аптечном пункте был специальный журнал регистрации операций, связанных с этими лекарствами, а также бланки строгой отчетности и рецепты, в соответствии с которыми осуществлялись продажи.

Как пересчитывают сильнодействующие и ядовитые вещества

По ним также ведется предметно-количественный учет. Все препараты, которые подлежат особому контролю, указаны в перечне из приказа Минздрава.

Считают их также в последний день месяца, в рабочие часы персонала. Важно установить фактические остатки и разобраться во всех причинах отклонений. В случае если выявится отсутствие некоторых упаковок, с виновных МОЛ берется объяснительная и применяются дисциплинарные меры вплоть до уголовной ответственности.

Ключевые правила инвентаризации ЛС

Несколько указаний, которые следует всегда соблюдать:

  • ТМЦ подготавливаются и сортируются по названиям, формам, сериям, цене, чтобы их было удобно подсчитывать;
  • наличие любого изделия проверяется по факту;
  • запрещено вносить количество любого средства без проверки его реального нахождения в стенах заведения или со слов МОЛ;
  • рекомендуется взвешивать, обмерять, проверять другими методами каждую коробочку и штуку;
  • если упаковка от поставщика не была повреждена, то можно оценивать его число на основе маркировки и документации от него;
  • следует выборочно проверить даже запакованные наименования;
  • не допускается беспорядочный подсчет, бессвязный переход между группами;
  • после того как все будет посчитано, помещение пломбируется до момента, когда бухгалтерия внесет все данные, а группа проверяющих переходит в другую комнату для продолжения счета;
  • пломбир хранится у председателя комиссии.

инвентаризация товарно материальных ценностей в аптечных организациях

Документы, всегда оформляемые во время любого вида инвентаризации в аптеке

Обязательно заполняются такие формы:

  • ИНВ-22 – приказ, с которого все начинается.
  • ИНВ-23 – журнал для учета.
  • ИНВ-3 – названия всех ценностей, которые необходимо учесть.
  • ИНВ-18,19 – специальные сличительные ведомости.
  • Акт по форме АП-48 – заполняется по результатам.

Если вы находитесь в поисках товароучетного программного обеспечения или интересуетесь работой «Честного знака» — обращайтесь в «Клеверенс». Наши сотрудники подробно расскажут, какие сервисы оптимизируют и автоматизируют рутинную часть работы. Они объяснят, что подойдет для использования в аптеке и подберут лучшее ПО.

Готовые решения для всех направлений

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Узнать больше

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Узнать больше
Показать все решения по автоматизации

Нормы естественной убыли: нюансы, связанные с лекарствами

Эти показатели разработаны, чтобы возместить потери в пределах допустимых значений. Но при условии, что все недоимки и излишки будут зачтены в момент пересчета. Списание при отсутствии потерь не допускается.

Производить это допустимо только по тем наименованиям, формам и количествам ЛС, по которым были предоставлены подобные возможности.

Как списать просроченные вещества

Все медицинские препараты имеют ограниченные сроки годности, после которых их нельзя продавать и применять, поэтому их списывают и уничтожают. Иногда это количество выходит на внушительные суммы, но избежать этого нельзя.

Собственник или директор обязан передать все такие ЛС в компанию, которая имеет лицензию на ликвидацию. Обычно такие процедуры проходят на договорной основе.

За реализацию этого требования законодательства несут ответственность в равной степени ИП, ООО и АО, поэтому важно иметь в аптечном пункте бумаги, подтверждающие своевременную отправку испорченных коробок.

виды инвентаризации в аптеке

Списание просроченных лекарств и налог на прибыль

Сначала составляется инвентаризационная опись и акт об уничтожении, которые подписываются всеми членами комиссии и их председателем.

Для того чтобы учесть затраты, необходимо доказать их обоснованность и документальное подтверждение. В главе 25 НК прямо не предусмотрено такое содержание учтенных расходов, но по мнению большинства налоговых органов и работников бухгалтерских отделов, организация имеет на это право в полном объеме.

Установленные сроки для ревизии и основания

Как часто нужно пересчитываться:

  • ОС – каждые 1-3 года;
  • товары и тара – раз в полгода;
  • деньги, бланки строгой отчетности – раз в месяц;
  • операции с банком – ежемесячно;
  • расчеты с дебиторами и кредиторами – каждые 6 месяцев;
  • медикаменты, которые проходят предметно-количественный учет – ежемесячно.

Об основаниях мы говорили в начале статьи. Это приказ от руководителя или проверяющего органа, в отдельных случаях – от полиции или службы контроля реализации наркотических средств.

Схема работы с Честным знаком

Этот процесс начался еще в 2019 году, а с 1.07 он обязателен для всех групп лекарств. Все препараты необходимо промаркировать в соответствии с требованиями нормативных документов.

Компания регистрируется в качестве «Аптеки», затем создает усиленную ЭЦП на имя своего руководителя, если это ИП, то на имя владельца. Сделать такой сертификат можно в любом из аккредитованных центров.

Затем устанавливается специальное ПО, которое будет отслеживать путь каждой пачки от производителя до конечного потребителя. Также приобретается ПО, которое позволит взаимодействовать с ЭЦП.

Покупается:

  • сканер 2D;
  • ТСД, если предполагается работа с большими объемами;
  • соответствующая прошивка кассы.

На каждой пачке любого препарата ставится индивидуальный знак Data Matrix. Его сканируют в момент продажи конечному потребителю или списания. Данные будут передаваться в систему.

Мы разобрались, как проводится инвентаризация основных средств (ревизия) аптеки, в каком порядке ее требуется выполнять и какие документы для этого нужны. Изучили, что делать с ревизией наркотических и психотропных ЛС, как провести списание и что для этого потребуется. Чтобы оптимизировать большую часть процессов и соответствовать требованиям «Честного знака», следует иметь последнее ПО и подходящую прошивку кассы. Обращайтесь в «Клеверенс», мы поможем подобрать необходимое программное обеспечение.



Количество показов: 8319

Статьи по схожей тематике