Автоматизация бизнес-процессов: что это такое, этапы, цели и задачи, как автоматизировать предприятие

автоматизация бизнес процессов

Что такое автоматизация бизнес-процессов предприятия – это возможность освобождать ресурсы, своевременно реагировать на изменения рынка, быстро принимать решение и распланировать дальнейшие действия. Это важно для любой организации, которая собирается расти и развиваться в современных условиях жесткой конкуренции и в режиме постоянной многозадачности. Это – часть успеха, без этого будет сложно достичь результатов. Осталось разобраться, как внедрение нового оборудования повлияет на улучшение показателей фирмы.

Что это такое

Часто руководство предприятия прилагает огромные усилия, чтобы двигаться к достижению цели и увеличивать эффективность коллективной работы персонала. Они осознают, как много зависит от четкого и слаженного исполнения функций каждого сотрудника в масштабах всей организации.

Попытка одного отдела выполнить свою часть задания без взаимодействия с другими подразделениями несет в себе больше вреда, чем пользы. Сотрудники, нацеленные справляться с поставленной задачей, не задумываясь над решением вопроса или достижением общей цели – в результате получают несколько разобщенных, некачественно выполненных частей одного целого.

Решения для бизнеса

  • магазины
    одежда, обувь, продукты,
    игрушки, косметика, техника

    Подробнее
  • склады
    материальные, внутрипроизводственные,
    сбытовые и транспортных организаций

    Подробнее
  • маркировка
    табак, обувь, легпром,
    лекарства

    Подробнее
  • производство
    мясное, заготовительное, механообрабатывающее,
    сборочно-монтажное

    Подробнее
  • rfid
    радиочастотная идентификация
    товарно-материальных ценностей

    Подробнее
  • егаис
    автоматизация учётных операций
    с алкогольной продукцией

    Подробнее
  • Автоматизированные бизнес-процессы позволяют работникам визуализировать собственную роль в создании конечного продукта. Это приносит положительную динамику, ведь люди наглядно видят, что получится в итоге, если они будут действовать сообща.

    Применять автоматизацию можно в любой области деятельности организации. Наравне с постановкой цели это HR, продажи, маркетинг, подготовка единицы продукции, даже объединение с небольшой компанией.

    Чтобы добиться оптимизации, нужно создать верную основу:

    • Определить, какие данные и материалы требуются для выполнения полного цикла производства единицы продукции, обеспечить их наличие.

    • Создать выверенный алгоритм без лишних элементов, по которому все время будет работать программа или человек.

    • Заранее определить результат, ради которого тратятся ресурсы времени и прикладываются усилия.

    Business management process – это концепция развития организации. Ее основная задача – внедрение автоматизации в управление и повышение эффективности бизнеса.

    Что делает ВРМ:

    • изучает, чем занимается фирма, что проходит внутри нее;

    • ищет несоответствия, затруднения, замедления в операциях, применение ручного труда там, где можно использовать механизированный или автоматический;

    • занимается поисками путей для совершенствования каждого выявленного нарушения.

    Использование системы автоматизации бизнес-процессов компании позволяет организации быть гибкой и оперативно подстраиваться под изменения окружающей бизнес-среды. С их помощью выявляют слабые и уязвимые места подразделений и подбирают способы усиления.

    Это частичный или полный перевод повторяющихся циклов и задач под контроль специального оборудования или программ. В результате высвобождается время сотрудников и финансы, повышается производительность труда, эффективность тоже становится выше.

    История создания

    Первыми этот термин использовали инженеры-механики 20х годов прошлого столетия. Изначально его применяли только применительно к этапам производства, сейчас его переосмыслили и задействовали гораздо шире.

    В 80-х годах разработали несколько иной подход к теории, подкрепили экономическими расчетами и компьютерными технологиями. В то время появились копировальные и печатные машины, а затем – ПК. Еще большего прорыва удалось достичь с развитием интернета. Сейчас их используют для разработки оригинальных подходов к автоматизации бизнес-процессов, постановки новых задач и их решения.

    В современной бизнес-среде она активно развивается, и для нее находятся необычные сферы использования. Так получается достигать оптимизации во многих подразделениях. Это возможно благодаря разделению на отдельные этапы для выполнения и внедрения разработок.

    Основные направления для развития

    автоматизация бизнеса

    Как правило, проводится в 2 одинаково важных сферах:

    • Производственные бизнес-процессы. В зависимости от деятельности компании это могут быть продажи, общение с посетителями, производство продукции. Сводится к непосредственному увеличению показателя – повышению объемов или качества, доходности предприятия в целом.

    • Поддерживающие. Не менее серьезная отрасль. Сюда входит отчетность, делопроизводство, бухгалтерия и другие. Это не влияет напрямую на увеличение прибыли, но с помощью внедрения автоматики здесь становится возможным сократить расходы часов и финансов на выполнение однообразной работы.

    Цели и задачи автоматизации бизнес-процессов

    Эта система нацелена автоматизировать все, что медленно или плохо функционирует, убрать несостыковки и тормозящие производство элементы.  Это может быть лишний заместитель с минимальным набором обязанностей, без которого бумаги попадают напрямую к директору и оперативно решаются.

    Сюда относятся побочные посредники, которые задерживают доставку до конечного потребителя и берут комиссию за хранение. Статистика показывает, что часто достаточно иметь одного проверенного перевозчика, чем много мелких необязательных фирм, которые могут подвести в неожиданный момент.

    Таким тормозящим элементом выступает старое оборудование, удаленный склад, отсутствие дополнительного обучения для новых сотрудников, даже слишком длинная лента конвейера влияет на скорость производства и создает недополученную прибыль. Это только часть действия оптимизации.

    Среди основных задач выделяют:

    • организация безопасного хранения информационных и программных элементов;

    • поддержка функционирования на высоком уровне;

    • оперативная подготовка и печать документов для поставщиков, партнеров, подрядчиков от счет-фактуры до делового предложения;

    • формирование отчета о состоянии дел фирмы за любой промежуток времени;

    • пересмотр финансовых затрат в отношении сотрудников, повышение эффективности использования часов работников за счет выведения на автоматический режим однотипных занятий;

    • улучшение качества обслуживания посетителей;

    • минимизация влияния людей на важные производственные процессы.

    Примеры и идеи 

    С помощью такой процедуры удается сохранить постоянно обновляющуюся связь между всеми подразделениями одного предприятия. Кроме того, можно налаживать ее взаимодействие с информационными сервисами, делать ее более гибкой.

    Так, становится возможным высвобождение человеческих и финансовых ресурсов, повышается производительность труда, стратегия развития действует более эффективно.

    В большинстве фирм не соблюдается четкая последовательность действий. В итоге руководители постоянно загружены, никто не знает, когда будет закончен проект и на каком он этапе сегодня, многие задачи и проверяющие сотрудники дублируются. Получается, что все заняты, а процесс идет крайне медленно.

    А действовать надо иначе. У одного менеджера должно помещаться в ежедневном планере столько проектов, сколько он реально может выполнить. Его цель – контролировать их, отслеживать исполнение, докладывать о результатах. Если на него спустить больше, то все они или некоторые будут сделаны хуже либо медленнее. Но на многих организациях одно и то же задание проверяют сразу несколько людей.

    В бизнес-процессах участвуют все сотрудники, которые любым образом взаимодействуют между собой или с производством. Поэтому часто оптимизация начинается именно с персонала.

    Иногда процедура помогает наладить даже простые, но занимающие время задачи:

    • расчет скидок;

    • ведение статистики;

    • обработка поступивших заказов;

    • систематизация любых данных.

    Существует множество успешных примеров ее применения. Если внедрить в заказы материалов или продукции для продажи, то не будет простоев и перегруженности складов однотипным товаром.

    Решения для бизнеса

  • магазины
    одежда, обувь, продукты,
    игрушки, косметика, техника

    Подробнее
  • склады
    материальные, внутрипроизводственные,
    сбытовые и транспортных организаций

    Подробнее
  • маркировка
    табак, обувь, легпром,
    лекарства

    Подробнее
  • производство
    мясное, заготовительное, механообрабатывающее,
    сборочно-монтажное

    Подробнее
  • rfid
    радиочастотная идентификация
    товарно-материальных ценностей

    Подробнее
  • егаис
    автоматизация учётных операций
    с алкогольной продукцией

    Подробнее
  • Основные преимущества

    система автоматизации бизнеса

    Для чего нужна автоматизация управления бизнес-процессами – главный смысл здесь состоит в налаживании эффективной работы, максимальной отдачи и прибыли. Здесь не ставится цель заменить или перераспределить сотрудников, выполняющих однотипные операции, на роботов. Благодаря оптимизации эти работники избавятся от ежедневных рутинных мелких отчетов и повторяющихся действий, которые только занимают рабочее время и не дают перейти к более значимым, интересным или исследовательским задачам.

    Люди лучше координируют совместную деятельность, потому что работают сообща и через одинаковые программы. Слаженность так будет выше, а результат точнее. Сейчас все больше крупных и малых организаций применяют автоматизацию по этим причинам. Основные преимущества:

    • действия сотрудников будут более согласованными;

    • уменьшится количество ошибок из-за человеческого фактора;

    • ручной рутинный труд заменится на механику или автомат и ускорится воспроизведение циклов;

    • изнутри предприятие станет прозрачнее и технологичнее;

    • вырастет качество выполняемых задач;

    • легче будет принимать решения для стандартных ситуаций;

    • большой объем станет проще обрабатывать.

    Тенденции, технологии и опыт в автоматизации бизнес-процессов

    Постепенно появляются проверенные пути, движение по которым ведет к увеличению прибыли и минимизации потерь. Одним из них стоит назвать использование специальных платформ Low-code.

    Подобные программы позволяют руководителям решать проблемы развития бизнеса довольно быстро. Для этого встроено несколько комфортных пользовательских инструментов. С их помощью можно моделировать текущую ситуацию и вносить изменения. Так, становится реальным радикально сократить сроки внедрения IT-решений, которые помогают организациям адаптироваться в постоянно обновляющейся среде.

    Какие функции могут потребоваться

    Так как все бизнес-процессы обычно заключаются в различных действиях, выполняемых разными людьми, у ПО должна быть возможность представить все пункты в графическом и наглядном виде. Так персонал понимает, что и как нужно выполнить. А руководство ищет, где можно оптимизировать.

    Всем программам необходимо интуитивное меню и простота в использовании. Важна возможность пользоваться ПО любым сотрудникам, поэтому для средних и крупных фирм часто стоят на первом месте системы из облачного хранилища. Наличие доступа здесь открывается в любую точку мира без привязки к конкретным ПК или планшетам.

    У программного обеспечения должны работать оповещения участников оптимизации и возможность рассылать уведомления о завершенном этапе. Требуется навык управления одновременно нескольких бизнес-процессов, ведущих к общей цели. Так введение скидок на группы товаров и параллельное списание остатков ведут оптимизирующей процедуре и увеличению прибыли.

    Отдельно работает контроль доступа. Не всему персоналу нужна одновременно вся аналитическая информация, поэтому к таким данным вход требуется отдельный, по ролям.

    Как автоматизировать бизнес

    автоматизация бизнес процессов это

    В первую очередь – понять, что это необходимо. Когда прибыль перестает расти, появляются частые и неприятные осложнения простых процессов – пора исправлять ситуацию. Важно не останавливаться и постоянно развиваться, чтобы конкуренты не оказались впереди. Большинство руководителей начинают процедуру с того, что занимает много часов и часто однотипно: бухгалтерский и складской учет, документооборот, маркетинг.

    Как начать:

    • Облачные технологии. Если у фирмы нет собственного сервера, то это отличный способ для малого и среднего бизнеса.

    • Маркетинг – CRM и BI. Настроенная реклама и поиск клиентов увеличивает прибыль.

    • Межмашинное взаимодействие. Опции между двумя разными станками или сложными бизнес-процессами исключает ошибки человеческой природы.

    • Инструменты для крупных объемов информации. Обычно задействованы в больших организациях для упрощения обработки баз данных.

    • Анализ в настоящий момент. Постепенно ПО развивается и становится доступным наблюдение за изменениями и отчетами, когда удобно. Это позволяет быстро принимать решения.

    Чтобы разобраться, как лучше автоматизировать свое предприятие, стоит обратиться в «Клеверенс». Компания поможет проанализировать производство и подберет лучшие способы для оптимизации затрат и увеличения доходности.

    Этапы автоматизации бизнес-процесса

    Выделяют несколько последовательных пунктов:

    • Подготовительный. Поиск и описание существующих проблем, количество сотрудников, которые будут пользоваться программами.

    • Анализ. Разработчики изучают внутренние регламенты, проводят интервью с руководителями подразделений, определяют реальную ситуацию.

    • Подготовка ТЗ. Это документ, в котором будут указаны все нюансы и функционал будущего ПО.

    • Подготовка помещений. Все места, где внедряется нововведения.

    • Установка и настройка системы. Затем все тестируется.

    • Обучение. Чтобы все было создано не зря, следует научить персонал пользоваться программным обеспечением.

    • Проверка. Здесь работники тестируют функционирование автоматизации под присмотром создателей.

    • Корректировка. Правки производится при запросе от заказчика.

    • Ввод в эксплуатацию.

    Ключевые направления и программное обеспечение

    Важно понимать, что нужно подходить к задаче комплексно и ориентироваться не на структуру фирмы, а на процессы, проходящие в ней. Такой подход сделает бизнес более гибким, сократит время реакции на внезапные сложности и ускорит создание конечного продукта. Все, что происходит внутри организации, индивидуально. Но основные подразделения всегда похожи.

    Управление

    • контроль бюджета;

    • безопасность информации и экономики;

    • менеджмент;

    • юридическая поддержка.

    Здесь можно пользоваться «1С».

    Маркетинг и продажи

    Оптимизация отношений с клиентами, рекламы. Используют «Мегаплан», «Битрикс», EFSOL.

    Производство

    Выводят на новый уровень запасы и поставки, контроль над техникой. Оптимизируется и логистика. Среди подходящих программ «Крафт» и УСУ.

    Качество

    Контроль всего, что выпускает фирма, работа с вопросами и недовольством от клиентов. Подходят: «Администратор показателей», «ФИНЭКС» и «Магистр».

    Персонал

    Подбор сотрудников, их учет, обучение и стимулирование. Программы: «1С», «Фараон», «Босс-кадровик».

    Финансы

    Все стандартные процессы любой компании – бухгалтерия, налоги, планирование, отчетность, зарплата. ПО: «1С», «Фингранд», «АудитЭксперт».

    Решения для бизнеса

  • магазины
    одежда, обувь, продукты,
    игрушки, косметика, техника

    Подробнее
  • склады
    материальные, внутрипроизводственные,
    сбытовые и транспортных организаций

    Подробнее
  • маркировка
    табак, обувь, легпром,
    лекарства

    Подробнее
  • производство
    мясное, заготовительное, механообрабатывающее,
    сборочно-монтажное

    Подробнее
  • rfid
    радиочастотная идентификация
    товарно-материальных ценностей

    Подробнее
  • егаис
    автоматизация учётных операций
    с алкогольной продукцией

    Подробнее
  • Организация работы предприятия 

    Сюда входит весь оборот регистрируемой документации. ПО: «1С», «Мастер Док».

    Как выбрать

    Подбирая правильную систему, можно остановиться на одном из двух путей:

    • воспользоваться готовым типовым продуктом;

    • заказать создание и внедрение индивидуальной разработки.

    Чтобы не допустить ошибки, стоит ответить на важные вопросы:

    • Что конкретно нужно автоматизировать?

    • Справится ли с задачами?

    • Можно ли донастраивать под нужды предприятия?

    • Реально ли быстро внести изменения в ПО без прекращения его работы?

    • Насколько будет удобно и понятно, как пользоваться?

    • Возможны ли интеграции с другими программами?

    • Будут ли установщики проводить техобслуживание, консультировать после запуска?

    • Как работатет техподдержка?

    • Стоимость комплекса.

    Самостоятельно ответить на эти вопросы часто бывает сложно, поэтому лучше сразу обратиться к специалистам. Обращайтесь в «Клеверенс». Здесь подберут то, что подойдет для компании и поможет оптимизировать фирму.

    Цена ПО и сколько стоит внедрение

    Это зависит от разных факторов:

    • какие задачи должно решать;

    • разновидность – встраиваемая/типовая;

    • сколько и каких ресурсов нужно для запуска;

    • объем подключенных рабочих мест.

    Чтобы немного разобраться в вопросе, можно посмотреть подходящие ролики. Но правильнее – обратиться за помощью к человеку, который разбирается даже в мелочах. Так получится сэкономить время и выбрать то ПО, которое действительно поможет наладить производительность и вывести ее на новый уровень.

    Какие решения предлагает компания «Клеверенс»

    Советуем обратиться в эту организацию. Совместно легче найти ответы на все вопросы касательно подбора ПО и подобрать именно те программы, которые будут максимально подходить. Комплексная автоматизация бизнес-процессов – возможность оптимизировать и минимизировать затрачиваемое время, финансы и силы на рутинные обязанности многих ваших сотрудников, увеличить эффективность и прибыль.


    Количество показов: 12834

    Статьи по схожей тематике