• Инвентаризация основных средств в 2025 году: по шагам
• Новые правила и стандарты: ФСБУ 28 и Приказ 49н
• Результаты инвентаризации и их учет
• Отчетность и контроль за выполнением
• Вопросы и ответы

Инвентаризация основных средств в 2025 году: по шагам

Какие объекты инвентаризации включаются

В 2025 году инвентаризация основных средств остаётся ключевым мероприятием для подтверждения достоверности данных бухгалтерского учёта и наличия имущества. Под инвентаризацию попадают все объекты, которые определяются как основные средства согласно ПБУ 6/01 и ФСБУ 6/2020:

• здания, сооружения, помещения;
• машины и оборудование (включая вычислительную технику);
• транспортные средства;
• инструменты, производственный и хозяйственный инвентарь;
• объекты с элементами улучшения (например, капитальные вложения в арендуемое имущество);
• иное имущество, отвечающее критериям классификации «основных».

Важно включать все активы, даже если они временно не используются (на ремонте, в резерве или списании). Иначе это будет ошибкой, из-за которой могут быть замечания со стороны аудита или налоговой.

Требования к составу комиссии и документации

Для проведения инвентаризации в 2025 году создаётся приказом руководителя постоянная либо временная инвентаризационная комиссия. В её состав включаются не менее трёх человек:

• председатель (обычно – главный бухгалтер или замдиректора),
• члены комиссии (представители администрации, бухгалтерии, материально ответственные лица).

В состав комиссии не могут входить лица, непосредственно отвечающие за сохранность или эксплуатацию проверяемых объектов – чтобы избежать конфликта интересов.

Комиссия готовит акт инвентаризации, который подписывается всеми участниками и утверждается руководителем. Кроме актов, формируются описные ведомости, сличительные ведомости (при расхождениях) и итоговые справки.

Особое внимание стоит уделить корректному оформлению документов по новым требованиям. Подробности о действующих правилах представлены в сопутствующем материале.

План-график инвентаризации: как составить

Во многих компаниях составление и утверждение плана-графика инвентаризации – обязательный элемент внутреннего контроля. Он учитывает:

План подписывается руководителем и бухгалтерией, а затем доводится до всех участников процесса. При необходимости изменения (досрочное проведение, перенос сроков) оформляется служебная записка и корректировка плана.

Форма акта инвентаризации: актуальные образцы

Сейчас не существует обязательных унифицированных форм актов – организации вправе разрабатывать собственные шаблоны, если они содержат обязательные реквизиты согласно статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Однако на практике чаще используются формы, рекомендованные Росстатом или Минфином. Например:

• ИНВ-1 – инвентаризационная опись основных средств;
• ИНВ-18 – акт сверки фактического наличия с данными учета.

Наряду с формами важно сохранить структуру данных: номер объекта, наименование, инвентарный номер, местоположение, техническое состояние, остаточная стоимость. Если инвентаризация сопровождается фотофиксацией, изображения прикладываются к акту.

Электронный документооборот тоже допустим, если компания использует соответствующие системы – электронная подпись членов комиссии при этом обязательна.

Новые правила и стандарты: ФСБУ 28 и Приказ 49н

Стандарт проведения инвентаризации по новому

С 2025 года бухгалтерские службы организаций перешли на новые правила учета, утвержденные ФСБУ 28/2021 «Инвентаризация». Это не просто обновление, а серьезная трансформация подхода к проверке фактического наличия активов. Теперь инвентаризация выполняется не ради формального соответствия, а как инструмент управления активами и рисками.

Одно из ключевых новшеств — проведение инвентаризации не в определённые календарные сроки, а в соответствии с внутренней учетной политикой, согласованной с учредителями и руководством. Это придаёт процессу гибкость и позволяет более точно учитывать особенности деятельности организации.

ФСБУ 28 также акцентирует внимание на обязательности проведения инвентаризации при:

• смене материально-ответственных лиц,
• обнаружении фактов хищений или недостач,
• ликвидации, реорганизации, продаже юридического лица.

Применение Порядка 871 и его особенности

На практике ФСБУ 28 тесно связан с приказом Минфина №871, который регулирует порядок учета и контроля за основными средствами. Именно в нем прописано, какие документы стоит использовать, какие процедуры являются обязательными, а какие — рекомендательными.

Главное отличие применения Порядка 871 сейчас — акцент на реальных бизнес-процессах. Документы можно формировать в электронном виде, подписывать электронной подписью, и интегрировать процесс инвентаризации в учетные и логистические системы предприятия.

Это удобно: синхронизация с ERP-системами, мобильными терминалами учета (ТСД), автоматическая сверка данных — всё это снижает риск ошибок и увеличивает прозрачность учета.

Нормативные акты: 402-ФЗ, 61н, методические указания

Все изменения базируются на законе №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Он устанавливает основу учета, включая требования к достоверности и своевременности данных. Подзаконные акты, такие как приказ Минфина №61н и методические указания, конкретизируют действия бухгалтера и компании.

Вот краткая таблица по нормативным документам, на которые стоит опираться при проведении инвентаризации:

Инвентаризация по новому ФСБУ: что изменилось

Самое главное — инвентаризация теперь — не просто сверка цифр, а управленческий инструмент. Проводить ее нужно не «для галочки», а с целью реального контроля над активами. Новые правила усилили ответственность за подлинность данных, а также предоставили возможность компании самостоятельно определить, как и когда проводить инвентаризации.

Изменения затронули и подход к расчету расхождений. Теперь компания сама определяет, считать ли недостачу убытком сразу или временно отразить как оценочное обязательство. Это гибкость, но и вызов для бухгалтеров — необходима четко прописанная методика в учетной политике.

Кроме того, инвентаризационная комиссия теперь может быть постоянной — это упрощает составление документов и делает процесс системным.

Подробнее о своевременной подготовке к инвентаризации по новым правилам читайте в отдельной статье на нашем портале.

Результаты инвентаризации и их учет

Выявленные расхождения: действия бухгалтерии

После завершения инвентаризации основные средства сверяются с бухгалтерским учетом. Если всё совпадает — отлично. Но чаще всего обнаруживаются отклонения: недостача, излишки или просто ошибки в документах. На этом этапе важно зафиксировать результаты и правильно оформить все обнаруженные несоответствия.

В первую очередь составляется акт инвентаризации, где прописываются реальные остатки, расхождения и предложения по урегулированию. Этот документ становится основанием для внесения изменений в бухгалтерский учет.

Действия бухгалтерии зависят от характера выявленных расхождений:

• Установленные излишки требуют постановки на учет ранее незарегистрированного актива.
• Недостачи нуждаются в расследовании: по какой причине исчез объект, кто виноват, можно ли взыскать ущерб.
• Ошибки в документах устраняются с учетом фактических данных, полученных в ходе проверки.

Подробности новых регламентов инвентаризации в 2025 году доступны в этой статье.

Излишки основных средств: учет и налогообложение

Если по результатам инвентаризации обнаружен излишек — объект на предприятии имеется, но в учете не числится — его необходимо учесть. Такое имущество рассматривается как безвозмездно поступившее, что влечет определенные налоговые последствия.

Излишки оформляются актом приема-передачи и ставятся на учет по рыночной стоимости. Если точно установить источник появления имущества невозможно, организация обязана признать внереализационный доход, с которого уплачивается налог на прибыль.

Пример. В отделе эксплуатации найден компрессор, не учтенный в базе. У предприятия отсутствуют документы на его приобретение. После оформления акта и оценки рыночной стоимости компрессора на сумму 120 000 рублей организация увеличивает активы и признает доход в размере той же суммы.

Недостачи и ошибки: оформление и отражение

Недостача фиксируется, когда объект числится в учете, но фактически отсутствует. Такая ситуация требует внимательной проработки: проводится служебная проверка, определяется виновное лицо (если есть), готовится комплект документов для списания.

Если вина доказана — стоимость недостающего имущества взыскивается с сотрудника. При отсутствии виновного списание осуществляется за счет убытков предприятия по решению руководителя.

Важно грамотно оформить все первичные документы и внести поправки в регистры учета. Это поможет избежать претензий со стороны налоговых органов и контролеров.

Проводки по результатам инвентаризации

На основе инвентаризационных документов бухгалтер оформляет соответствующие бухгалтерские проводки в учете. Они зависят от характера выявленного расхождения. Ниже — таблица с типовыми вариантами:

• Излишки: Дт 01 (08) / Кт 91.1 — постановка на учет найденного актива, признание дохода.
• Недостачи с установленной виновной стороной: Дт 94 / Кт 01, затем Дт 73.2 / Кт 94 — списание и отражение задолженности работника.
• Недостачи без виновного: Дт 94 / Кт 01, затем Дт 91.2 / Кт 94 — убытки за счет организации.
• Исправление ошибок: соответствующие исправительные проводки, иногда с применением счетов 91.1 или 99.

Эти операции должны быть четко задокументированы и отражены в бухгалтерском и налоговом учете. Инвентаризация — не просто формальность, а важный инструмент контроля и актуализации данных, который влияет на финансовый результат компании.

Отчетность и контроль за выполнением

Акт о результатах инвентаризации 2025

Акт об итогах инвентаризации — это официальный документ, в котором фиксируются расхождения между учетными данными и фактическим наличием основных средств (ОС). Он оформляется после завершения всех проверок и подписывается членами инвентаризационной комиссии.

В акте обязательно указываются:

• перечень выявленных излишков и недостач;
• результаты осмотра технического и физического состояния объектов;
• рекомендации по дальнейшим действиям с выявленными проблемами (списание, ремонт, уточнение учета и т.д.).

При оформлении акта важно соблюдать унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата, такие как форма ИНВ-26 или аналогичные, адаптированные под автоматизированные учетные системы, если они используются.

Документальное подтверждение инвентаризации

К каждому акту должна прилагаться подтверждающая документация. Это может быть:

• опись основных средств (ИНВ-1);
• выписки из инвентарных карточек учета ОС;
• фотографии или технические паспорта;
• копии актов о вводе в эксплуатацию, ремонтах и перемещениях;
• обоснования по выявленным расхождениям.

Важно, чтобы документы были подписаны всеми членами комиссии и соответствовали учетным данным. При наличии автоматизированных систем учета эти документы могут формироваться из системы, но всё равно требуют визуальной проверки и заверения.

Аудиторские проверки и внутренний контроль

Инвентаризация включает не только подсчет, но и участие в системе контроля. Внутренний контроль помогает снизить риск искажения данных, а внешняя аудиторская проверка может подтвердить достоверность и прозрачность процедур.

Если допущены ошибки в учете или порядок проведения инвентаризации нарушен, это может привести к административной ответственности или налоговым доначислениям. Поэтому контрольная составляющая в 2025 году имеет особенно высокую значимость.

Использование 1С для автоматизации учета

Программные решения на базе 1С позволяют существенно упростить учет основных средств и повысить точность инвентаризации. Уже на этапе подготовки они помогают формировать актуальные описи, отслеживать движение и амортизацию объектов.

Преимущества автоматизации с помощью 1С:

• автоматическое сопоставление данных учета и инвентаризации;
• быстрая генерация актов и отчетов комиссии;
• сокращение времени на оформление документов;
• возможность ведения фотофиксации и геолокации объектов ОС;
• интеграция с электронными подписями и сервисами архивного хранения.

Если предприятие уже использует 1С для бухгалтерии, подключение модуля для учета основных средств — это разумное и финансово обоснованное решение. Главное — корректно настроить начальные данные и обучить сотрудников работе в системе.

Вопросы и ответы