Инвентаризации основных средств: упростить и ускорить
Благодаря использованию «Клеверенс: Учёт имущества» и ТСД нам удалось значительно сократить объём ручного труда при проведении инвентаризаций: никаких больше записей в ведомостях — все данных сохраняются в документе на терминале. Соответственно, сократили влияние человеческого фактора и ошибки.
Софт полностью оправдал ожидания заказчика, уже обсуждали масштабирование на другие филиалы.
Группа компаний «Горка» оказывает услуги по разработке и оформлению строительной документации, реализации инвестиционных проектов, обследованию зданий и других работ проектно-строительного направления.
Успешно выполняет заказы по инфраструктурному проектированию городских объектов, искусственных сооружений, инженерных сетей, лечебно-профилактических и административных учреждений, строительству и ремонту автодорог.
https://gk-gorka.ru/
Внедрение программного обеспечения «Клеверенс», ручных RFID считывателей Chainway C72 и принтеров этикеток SATO CL4NX Plus позволило Группе компаний «Горка» автоматизировать процесс проведения инвентаризации ОС и товарно-материальных ценностей, уменьшить объём ручного труда и сократить время и трудозатраты на пересчёт ТМЦ и основных средств. Реализацию проекта и интеграцию необходимого оборудования выполнили специалисты компании «Первый БИТ».
Подробное описание
О деятельности заказчика
Проектирование и строительство путепроводов, автодорог, развязок, детских образовательных учреждений и многопрофильной клиники, проектно-изыскательские работы, реконструкция и реставрация парков и павильонов, проектирование и адаптация концепций для музейных и театрально-образовательных комплексов — это лишь малая часть из более чем 150 реализованных проектов Группы компаний «Горка».
Также организация выполняет широкий спектр работ по разработке и оформлению строительной документации, реализует инвестиционные проекты и заказы по инфраструктурному проектированию городских объектов, искусственных сооружений, инженерных сетей, оказывает услуги техзаказчика-застройщика, обследования зданий и другие проектно-строительные работы.
Система и сложности учёта
Все филиалы «Горки» в разных городах России ведут учёт товарно-материальных ценностей и основных средств в «1С: Бухгалтерия предприятия».
Активная номенклатура, которую приходилось регулярно пересчитывать, составляет более 15 тысяч единиц. Инвентаризации ОС всегда проводили одним из самых трудозатратных способов — вручную на бумажных носителях. На поиск неучтённых ТМЦ уходило от нескольких дней до недели по разным причинам: затёрся инвентарный номер, отклеился скотч с записанным на бумажном квадрате ИН от корпуса монитора и т. д.
Задачи
Регламент проведения инвентаризации имущества организации прописан в Методических указаниях, утверждённых Минфином России, где чёрным по белому прописано, какие документы оформлять и в каком количестве, какой должен быть состав инвентаризационной комиссии, когда считать, что считать, вручную или с использованием средств вычислительной или оргтехники. Но никто не скажет компании силами скольки человек и в течение какого времени сверять инвентарные номера на мебели, телефонах, компьютерах и других товарно-материальных ценностях — эти показатели можно замерить только опытным путём.
Группе компаний «Горка» необходимо было упростить и ускорить процесс проведения инвентаризаций и учёта основных средств и ТМЦ. Так как имеющаяся у заказчика «1С: Управление имуществом компании» не закрывала должным образом потребности в учёте и не давала возможности использовать терминал сбора данных, специалисты компании «Первый БИТ» предложили адаптировать систему штрихкодирования, оклеить всё имущество ШК и RFID-метками и внедрить «Клеверенс».
Любой компании известно «сказание о потерянном оборудовании»: Иваныч брал, забыли на объекте, не вернул подрядчик. Карточки и записи в журнале выдачи неинформативны — сказался человеческий фактор, просто забыли отметить кто и когда получил ТМЦ. И вот с этого самого момента начинается путаница, которую не всегда выявляют даже при инвентаризации.
Софт и оборудование
Продемонстрированный специалистами компании «Первый БИТ» вариант автоматизации с применением мобильных компьютеров понравился заказчику, и было принято решение переходить к обследованию и внедрению.
Выбранное программное обеспечение — «Клеверенс: Учет имущества» — представляет собой систему автоматизации управленческого учёта имущества в организациях и учреждениях, как таковую самостоятельную конфигурацию для «1С:Предприятия». Софт позволяет вести учёт по штрихкодам и RFID, в сжатые сроки проводить инвентаризацию ОС, осуществлять выдачу, возврат и внутренние перемещения ТМЦ.
Среди широкого перечня подходящего для реализации проекта оборудования выбрали компактный терминал сбора данных Chainway C72 в количестве 3 штук, так как ТСД уже имел готовую интеграцию с программными продуктами «Клеверенс». Мобильный компьютер оснащён 4-ядерным процессором, аккумулятором на 8000 мАч и RFID модулем. Антенна линейной или круговой поляризации позволяет считывать метки на длинной дистанции. В дальнейшем Группа компаний «Горка» планирует расширить парк терминалов для всех филиалов.
На внедрение и написание обмена с «1С: Бухгалтерия предприятия», интеграцию с RFID-принтерами, составление инструкций и обучение сотрудников заказчика ушло около полугода. Первым мы автоматизировали филиал в Москве. В процессе установки сложностей не возникло — IT-специалисты заказчика своевременно и оперативно предоставляли все необходимые доступы к серверам и рабочим местам сотрудников.
С ТСД работают 5 человек: 2 из IT-отдела и 3 из АХО. Использование «КУИ» упрощает работу сотрудников двух перечисленных отделов, которые ежедневно выдают в эксплуатацию оборудование, перемещают товарно-материальные ценности между помещениями и раз в год проводят инвентаризацию. Все эти операции выполняют на терминале сбора данных.
Этапы внедрения
Первым этапом стало обсуждение с заказчиком правил обмена между конфигурациями на платформе «1С:Предприятие» — «Клеверенс: Учет имущества» и «1С: Бухгалтерия предприятия», а именно: счетов учёта для переноса начальных данных и остатков и дальнейшее получение информации по переданному в эксплуатацию имуществу и принятым к учёту ОС. После этого настроили обмен между подключаемым оборудованием и системой учёта в режиме оффлайн через Wi-Fi.
Далее специалисты компании «Первый БИТ» обсудили с заказчиком и выполнили необходимые доработки, провели интеграцию софта с ТСД и RFID-принтерами, комплексно протестировали программное обеспечение, написали инструкции и провели обучение персонала Группы компаний «Горка».
Совместно с Владиславом мы доработали бизнес-процессы перемещения, списания и выдачи ТМЦ, реализовали печатные формы по требованию заказчика, реализовали учёт и контроль уникальности серийных номеров по запросу IT-отдела.
Возникли небольшие сложности
Основной сложностью в процессе внедрения стала интеграция с RFID принтером, так как заказанное ранее оборудование задержали на таможне. Нам пришлось экстренно искать замену. К сожалению, отсутствие типовой интеграции для нового принтера увеличило время проекта.
Мы обратились за помощью к C# программисту «Клеверенс» Дмитрию Кидяеву. Он выполнил интеграцию Wonderfid Label с принтером Sato CL4NX Plus, после чего нам удалось в течение недели завершить все работы по проекту.
Пройдите короткий опрос и за 3 шага узнайте стоимость автоматизации в вашей компании!
Результаты опроса помогут рассчитать стоимость готового решения точнее
Рассчитать условияРезультаты
Активы компании — мебель, компьютеры, стационарные телефоны, спецодежда, техническое оборудование — должны быть учтены и внесены на баланс предприятия. Достаточно часто ТМЦ теряются либо обнаруживаются уже после инвентаризации не на своём месте, а их уже успели списать — привет, человеческий фактор и ошибки! Да и для того, чтобы посмотреть инвентарный номер, например, компьютерной мыши или клавиатуры, нужно отвлечь от работы коллегу или же вообще приостановить работу целого отдела.
адаптировали систему штрихкодирования
ускорили процесс проведения инвентаризаций
внедрили «Клеверенс»
Благодаря использованию «Клеверенс: Учёт имущества» и ТСД нам удалось значительно сократить объём ручного труда при проведении инвентаризаций: никаких больше записей в ведомостях — все данных сохраняются в документе на терминале. Соответственно, сократили влияние человеческого фактора и ошибки.
Софт полностью оправдал ожидания заказчика, уже обсуждали масштабирование на другие филиалы.
В компании на регулярной основе проводится учёт имущества. Использовавшееся ранее программное решение не позволяло настроить обмен с базой бухгалтерии, что приводило к необходимости вносить информацию обо всех ТМЦ вручную.
На этапе внедрения нового решения от «Клеверенс» возник ряд технических и программных проблем, что привело к затягиванию процесса внедрения. При этом отмечу, что специалисты компании «Первый БИТ» в итоге успешно справились с возникшими трудностями.
На настоящий момент по факту нескольких месяцев использования ПО мы можем сказать, что в целом довольны возможностями программного комплекса, т.к. он решает задачу по учёту и инвентаризации имущества, а также автоматизирует процесс нашего взаимодействия с бухгалтерией.
Программное решение ускорило существовавшие ранее механические рутинные процессы. Учёт и маркировка ТМЦ теперь четко выстроены в соответствии с потребностями подразделений (будь то АХО или ИТ).
Партнер
Компания «Первый Бит» более 20 лет занимается автоматизацией и цифровизацией бизнеса: от поставки IT-оборудования клиентам до работы с данными и изменения их бизнес-модели.
Если у вас остались вопросы, вы можете скачать PDF-руководство по автоматизации магазина или задать его специалисту
Скачайте PDF-руководство и узнайте ввсю необходимую информацию по автоматизации магазина
Скачать руководствоПримененное оборудование и программное обеспечение
У вас остались вопросы?
Наши эксперты готовы ответить на любые вопросы — спрашивайте