Инвентаризации основных средств: упростить и ускорить

Россия , Москва

Инвентаризации основных средств: упростить и ускорить

С ростом компании множится и её имущество. И для отражения цифр в балансовой ведомости предприятия принято пересчитывать товарно-материальные ценности и основные средства, необходимые для осуществления хозяйственной деятельности: земельные участки, машины, оборудование, сырьё, полуфабрикаты, готовую продукцию, вычислительную технику, офисную мебель, спецодежду и другие. И каким образом это делать — вручную по списку или автоматизированно — каждая организация выбирает сама.

Внедрение программного обеспечения «Клеверенс», ручных RFID считывателей Chainway C72 и принтеров этикеток SATO CL4NX Plus позволило Группе компаний «Горка» автоматизировать процесс проведения инвентаризации ОС и товарно-материальных ценностей, уменьшить объём ручного труда и сократить время и трудозатраты на пересчёт ТМЦ и основных средств. Реализацию проекта и интеграцию необходимого оборудования выполнили специалисты компании «Первый БИТ».

Подробное описание

О деятельности заказчика

Проектирование и строительство путепроводов, автодорог, развязок, детских образовательных учреждений и многопрофильной клиники, проектно-изыскательские работы, реконструкция и реставрация парков и павильонов, проектирование и адаптация концепций для музейных и театрально-образовательных комплексов — это лишь малая часть из более чем 150 реализованных проектов Группы компаний «Горка».

Также организация выполняет широкий спектр работ по разработке и оформлению строительной документации, реализует инвестиционные проекты и заказы по инфраструктурному проектированию городских объектов, искусственных сооружений, инженерных сетей, оказывает услуги техзаказчика-застройщика, обследования зданий и другие проектно-строительные работы.

Система и сложности учёта

Все филиалы «Горки» в разных городах России ведут учёт товарно-материальных ценностей и основных средств в «1С: Бухгалтерия предприятия».

Активная номенклатура, которую приходилось регулярно пересчитывать, составляет более 15 тысяч единиц. Инвентаризации ОС всегда проводили одним из самых трудозатратных способов — вручную на бумажных носителях. На поиск неучтённых ТМЦ уходило от нескольких дней до недели по разным причинам: затёрся инвентарный номер, отклеился скотч с записанным на бумажном квадрате ИН от корпуса монитора и т. д.

Задачи

Регламент проведения инвентаризации имущества организации прописан в Методических указаниях, утверждённых Минфином России, где чёрным по белому прописано, какие документы оформлять и в каком количестве, какой должен быть состав инвентаризационной комиссии, когда считать, что считать, вручную или с использованием средств вычислительной или оргтехники. Но никто не скажет компании силами скольки человек и в течение какого времени сверять инвентарные номера на мебели, телефонах, компьютерах и других товарно-материальных ценностях — эти показатели можно замерить только опытным путём.

Группе компаний «Горка» необходимо было упростить и ускорить процесс проведения инвентаризаций и учёта основных средств и ТМЦ. Так как имеющаяся у заказчика «1С: Управление имуществом компании» не закрывала должным образом потребности в учёте и не давала возможности использовать терминал сбора данных, специалисты компании «Первый БИТ» предложили адаптировать систему штрихкодирования, оклеить всё имущество ШК и RFID-метками и внедрить «Клеверенс».


Решение

Любой компании известно «сказание о потерянном оборудовании»: Иваныч брал, забыли на объекте, не вернул подрядчик. Карточки и записи в журнале выдачи неинформативны — сказался человеческий фактор, просто забыли отметить кто и когда получил ТМЦ. И вот с этого самого момента начинается путаница, которую не всегда выявляют даже при инвентаризации.


Софт и оборудование

Продемонстрированный специалистами компании «Первый БИТ» вариант автоматизации с применением мобильных компьютеров понравился заказчику, и было принято решение переходить к обследованию и внедрению.

Выбранное программное обеспечение — «Клеверенс: Учет имущества» — представляет собой систему автоматизации управленческого учёта имущества в организациях и учреждениях, как таковую самостоятельную конфигурацию для «1С:Предприятия». Софт позволяет вести учёт по штрихкодам и RFID, в сжатые сроки проводить инвентаризацию ОС, осуществлять выдачу, возврат и внутренние перемещения ТМЦ.

Среди широкого перечня подходящего для реализации проекта оборудования выбрали компактный терминал сбора данных Chainway C72 в количестве 3 штук, так как ТСД уже имел готовую интеграцию с программными продуктами «Клеверенс». Мобильный компьютер оснащён 4-ядерным процессором, аккумулятором на 8000 мАч и RFID модулем. Антенна линейной или круговой поляризации позволяет считывать метки на длинной дистанции. В дальнейшем Группа компаний «Горка» планирует расширить парк терминалов для всех филиалов.

На внедрение и написание обмена с «1С: Бухгалтерия предприятия», интеграцию с RFID-принтерами, составление инструкций и обучение сотрудников заказчика ушло около полугода. Первым мы автоматизировали филиал в Москве. В процессе установки сложностей не возникло — IT-специалисты заказчика своевременно и оперативно предоставляли все необходимые доступы к серверам и рабочим местам сотрудников.

С ТСД работают 5 человек: 2 из IT-отдела и 3 из АХО. Использование «КУИ» упрощает работу сотрудников двух перечисленных отделов, которые ежедневно выдают в эксплуатацию оборудование, перемещают товарно-материальные ценности между помещениями и раз в год проводят инвентаризацию. Все эти операции выполняют на терминале сбора данных.


Владислав Беседин, Специалист отдела внедрения компании «Первый БИТ»


Этапы внедрения

Первым этапом стало обсуждение с заказчиком правил обмена между конфигурациями на платформе «1С:Предприятие» — «Клеверенс: Учет имущества» и «1С: Бухгалтерия предприятия», а именно: счетов учёта для переноса начальных данных и остатков и дальнейшее получение информации по переданному в эксплуатацию имуществу и принятым к учёту ОС. После этого настроили обмен между подключаемым оборудованием и системой учёта в режиме оффлайн через Wi-Fi.


Владислав Беседин, Специалист отдела внедрения компании «Первый БИТ»

Далее специалисты компании «Первый БИТ» обсудили с заказчиком и выполнили необходимые доработки, провели интеграцию софта с ТСД и RFID-принтерами, комплексно протестировали программное обеспечение, написали инструкции и провели обучение персонала Группы компаний «Горка».

Совместно с Владиславом мы доработали бизнес-процессы перемещения, списания и выдачи ТМЦ, реализовали печатные формы по требованию заказчика, реализовали учёт и контроль уникальности серийных номеров по запросу IT-отдела.


Вячеслав Кривозубов, Программист компании «Первый БИТ»


Возникли небольшие сложности

Основной сложностью в процессе внедрения стала интеграция с RFID принтером, так как заказанное ранее оборудование задержали на таможне. Нам пришлось экстренно искать замену. К сожалению, отсутствие типовой интеграции для нового принтера увеличило время проекта.

Мы обратились за помощью к C# программисту «Клеверенс» Дмитрию Кидяеву. Он выполнил интеграцию Wonderfid Label с принтером Sato CL4NX Plus, после чего нам удалось в течение недели завершить все работы по проекту.


Владислав Беседин, Специалист отдела внедрения компании «Первый БИТ»


Результаты

Активы компании — мебель, компьютеры, стационарные телефоны, спецодежда, техническое оборудование — должны быть учтены и внесены на баланс предприятия. Достаточно часто ТМЦ теряются либо обнаруживаются уже после инвентаризации не на своём месте, а их уже успели списать — привет, человеческий фактор и ошибки! Да и для того, чтобы посмотреть инвентарный номер, например, компьютерной мыши или клавиатуры, нужно отвлечь от работы коллегу или же вообще приостановить работу целого отдела.

Благодаря использованию «Клеверенс: Учёт имущества» и ТСД нам удалось значительно сократить объём ручного труда при проведении инвентаризаций: никаких больше записей в ведомостях — все данных сохраняются в документе на терминале. Соответственно, сократили влияние человеческого фактора и ошибки.

Софт полностью оправдал ожидания заказчика, уже обсуждали масштабирование на другие филиалы.


Владислав Беседин, Специалист отдела внедрения компании «Первый БИТ»

В компании на регулярной основе проводится учёт имущества. Использовавшееся ранее программное решение не позволяло настроить обмен с базой бухгалтерии, что приводило к необходимости вносить информацию обо всех ТМЦ вручную.

На этапе внедрения нового решения от «Клеверенс» возник ряд технических и программных проблем, что привело к затягиванию процесса внедрения. При этом отмечу, что специалисты компании «Первый БИТ» в итоге успешно справились с возникшими трудностями.

На настоящий момент по факту нескольких месяцев использования ПО мы можем сказать, что в целом довольны возможностями программного комплекса, т.к. он решает задачу по учёту и инвентаризации имущества, а также автоматизирует процесс нашего взаимодействия с бухгалтерией.

Программное решение ускорило существовавшие ранее механические рутинные процессы. Учёт и маркировка ТМЦ теперь четко выстроены в соответствии с потребностями подразделений (будь то АХО или ИТ).


Пикула Антон Олегович, Руководитель отдела сервисного обеспечения и закупок «Горка»

Партнер

Первый БИТ

"Первый Бит - международный интегратор эффективных ИТ-решений. Филиальная сеть компании объединяет более 100 офисов в 10 странах мира: Россия, Казахстан, Узбекистан, Беларусь, ОАЭ, Турция, Чехия, Андорра, Испания, Канада.

Компания «Первый Бит» более 20 лет занимается автоматизацией и цифровизацией бизнеса: от поставки IT-оборудования клиентам до работы с данными и изменения их бизнес-модели."

Посмотреть все проекты партнёра

Клиент

Горка

Группа компаний «Горка» оказывает услуги по разработке и оформлению строительной документации, реализации инвестиционных проектов, обследованию зданий и других работ проектно-строительного направления.
Успешно выполняет заказы по инфраструктурному проектированию городских объектов, искусственных сооружений, инженерных сетей, лечебно-профилактических и административных учреждений, строительству и ремонту автодорог.
https://gk-gorka.ru/

Примененное оборудование и программное обеспечение