Технология отслеживания участников конференций

Россия , Москва

Технология отслеживания участников конференций

Автоматизация регистрации и контроля за участниками на бизнес конференциях

Отрасль, занимающаяся организацией и проведением мероприятий, отличается высоким уровнем конкуренции. Участники рассчитывают на то, что конференция пройдет гладко, в противном случае они не вернутся в следующем году. 

Подробное описание

После предварительной онлайновой регистрации они ждут быстрой и легкой регистрации в месте проведения конференции. Прибыв туда, они рассчитывают на удобный доступ к презентациям, обеду и семинарам, на которые они записались.

После мероприятия докладчики, партнеры, спонсоры и будущие участники хотят располагать точными статистическими данными, например, о количестве присутствовавших, популярных семинарах и интересе, проявленном к определенным презентациям. Эти сведения также очень важны для планирования будущих мероприятий.

Задачи

Основанные на бумажных документах системы, которые «Тринити Ивентс» использовала прежде, были неточными, непрофессиональными, отнимали много времени и предоставляли весьма ограниченные данные. Сотрудники пытались пересчитывать присутствующих «по головам», применялось цветовое кодирование бэджей, участникам приходилось предъявлять различные документы, чтобы попасть в зоны с ограниченным доступом. Испытанные ранее группой «Тринити Ивентс» сканеры штрихкодов не поддерживали все необходимые функции.

Решение

Motorola Solutions, компания RRC, «Клеверенс Софт» и «Mixtum» совместно создали заказную систему для «Тринити Ивентс» и провели ее успешное испытание на форуме «Информационные технологии в розничной торговле» в сентябре 2012 года.

При регистрации сканер DS9208 используется для считывания штрихкода с отпечатанного или сохраненного в мобильном телефоне приглашения на конференцию. После этого, используя принтер GK420T от Zebra Technologies, сотрудники могут быстро напечатать уникальные бэджи со штрихкодом для каждого участника, не разыскивая фамилии в базе данных. Штрихкод содержит информацию о различных семинарах и презентациях, на которые записался каждый участник, а также заказанном им питании. Специальные штрихкоды выделены для докладчиков или VIP-персон.

Когда участники перемещаются по месту проведения конференции, заходят в разные помещения, посещают семинары и встречи, их бэджи сканируются с использованием мобильных компьютеров MC2180. Таким образом обеспечивается доступ определенных лиц на определенные мероприятия. При этом учитывается, внес ли участник предоплату за обед. Отслеживание повышает безопасность в случае возникновения пожара или экстренной ситуации. Сотрудники могут использовать устройства MC2180 для немедленного информирования центрального офиса о большом или малом количестве участников определенных обсуждений или семинаров, чтобы можно было сделать объявление через систему оповещения.

Данные, зарегистрированные мобильными компьютерами и сканерами, передаются через локальную беспроводную сеть в главную базу данных «Тринити Ивентс». Эта информация предоставляет «Тринити Ивентс» ценные точные знания об участниках конференции, например, о числе присутствующих, мероприятиях, которые они посетили, и времени, потраченном на каждое мероприятие. Эта система способна генерировать различные отчеты, например, сводки по отдельным участникам, презентациям или семинарам.

Результаты

Созданная система отслеживания участников конференций является полностью гибкой и масштабируемой. Она легко адаптируется для любого мероприятия независимо от его размера, продолжительности и места проведения. Впечатления участников конференции улучшаются, теперь они могут перемещаться по месту ее проведения быстрее и эффективнее. Сотрудники компании-организатора могут работать более эффективно, продуктивно, в реальном времени. Отзывы пользователей великолепны – сотрудники высоко оценили надежность, удобство подключения и легкость использования мобильных компьютеров и сканеров Motorola Solutions. Теперь «Тринити Ивентс» имеет доступ к точным собираемым во время конференций данным, которые существенно помогают не только анализировать уже проведенные мероприятия, но и планировать будущие мероприятия и заниматься продажами. Эта система позволяет «Тринити Ивентс» экономить деньги во время мероприятий и увеличивать объем продаж.

Нет слов, чтобы передать, как мы благодарны сотрудникам московского офиса Motorola Solutions. Вы же понимаете, Motorola - огромная, мы – маленькие, наш бизнес особенный, и нам не хватало технических знаний и понимания для реализации нашей супер-идеи. Мы построили действительно отличные партнерские отношения благодаря терпению, опыту и пониманию со стороны Motorola и нашей вере в то, что мы должны превосходить ожидания наших делегатов и отрасли, и результат не заставил себя ждать. Совместно мы создали решение для конференционного бизнеса, признанное на международном уровне.

Ирина Барская , директор по маркетингу и развитию, «Тринити Ивентс»

Клиент

Тринити Ивентс

Основным направлением деятельности является разработка и проведение крупных мероприятий для высших руководителей компаний, работающих в секторах потребительского рынка с наибольшим потенциалом роста.

Примененное оборудование и программное обеспечение

Дополнительные материалы

Кейс внедрение Тринити Ивентс.pdf

Кейс внедрение Тринити Ивентс

Версия
Размещено 11.03.2015
Размер 249.63 КБ
Скачать


Хотите открыть весь материал?!
Зарегистрируйтесь через соцсети
Войти как пользователь
Войти
или заполните форму
CAPTCHA