Подбор и отгрузка товара со склада

29 февраля 10 минут на прочтение 471
Януш Алеся
Автор статьи
Януш Алеся
Технический писатель

Что такое подбор и отгрузка товара со склада

  • Отгрузка товара — это подготовка и передача товаров, хранящихся на складе, заказчику или перевозчику для передачи заказчику. Этот процесс включает в себя несколько этапов:
  • Формирование и подтверждение заказа. Перед тем как начинать отгрузку товара, нужно убедиться, что на нее есть заказ и нужный товар присутствует в наличии на складе.
  • Подбор товара. Сотрудники склада собирают товар, указанный в заказе на отгрузку (этот процесс может включать в себя сортировку, комплектацию и упаковку товаров).
  • Контроль качества. Перед отгрузкой товары могут проходить контроль качества, для проверки их соответствия стандартам и требованиям заказчика.
  • Оформление документации. Оформляются необходимые документы, такие как накладные, счета-фактуры, транспортные и экспортные документы.
  • Загрузка на транспорт. Товар загружается на транспортные средства (грузовики, контейнеры, вагоны и т. д.) и отправляется заказчику.
  • Отслеживание и управление. Во многих случаях используются системы отслеживания для мониторинга статуса доставки товаров.
  • Доставка. Товар доставляется конечному получателю в соответствии с условиями доставки.


Таким образом получается, что подбор товара — это один из этапов отгрузки, конечная цель которой — доставка товара клиенту в нужном качестве и количестве. В данной статье для удобства будем использовать термин «отгрузка» как более собирательный, зная, что он включает в себя и подбор нужного товара.


Правильная отгрузка товара со склада очень важна для эффективности всей цепочки движения товара. Качество выполненной отгрузки может повлиять как на отношения с клиентом (ошибки в отгрузке могут привести к задержке сроков доставки, а неправильная упаковка — к повреждению товара в пути), так и с сотрудниками склада (ответственность за недостачи, выявленные в процессе будущей инвентаризации и связанные с ошибками отгрузки, могут лечь на их плечи). Кроме этого, неправильная отгрузка может влиять на финансовый учет предприятия, логистику, и даже (!) экологию (повторная транспортировака неправильно собранного заказа влечет за собой лишние выбросы углерода в атмосферу).

Поэтому отгрузка товара — неотьемлемая часть работы практически любого склада, но есть и такие, на которых данная операция проводится очень редко.

Как часто проводится отгрузка товара на складе

Нельзя сказать, что отгрузка товара с какого-либо склада не проводится в принципе. Здесь мы рассмотрим типы складов, на которых данная операция является рутинной и неотъемлемой частью функционирования склада, и в противовес им те, где не происходит активной и регулярной отгрузки товара клиентам.


Отгрузка проводится регулярно:

Отгрузка проводится редко:

  1. Распределительные склады — центры хранения и последующей переотправки товаров к конечным потребителям или розничным точкам. Подбор и отгрузка товаров здесь особенно важны для обеспечения своевременной доставки.
  2. Фулфилмент-центры — предназначены для обработки заказов электронной торговли. Эти центры оптимизированы для быстрого подбора, упаковки и отгрузки товаров непосредственно потребителям.
  3. Склады хранения и консолидации — используются для хранения больших запасов товаров, которые подбираются и отгружаются в соответствии с конкретными заказами или для консолидации товаров перед отправкой.
  4. Склады перекрестной отгрузки (cross-docking) — склады, на которых товары почти не хранятся. Они принимаются, сортируются и немедленно перенаправляются к следующему транспортному средству или пункту назначения. Подбор и отгрузка здесь должны быть максимально эффективными.
  5. Специализированные склады — например, склады холодильного типа, сельскохозяйственной продукции и др. На таких складах подбор и отгрузка товаров должны учитывать специфические условия и требования к хранению.

  1. Склады долгосрочного хранения — используются для хранения товаров, которые не требуют частой отправки (например, сезонные товары).

  2. Склады для хранения сырья — такой склад используется исключительно для хранения сырья, которое будет отправлено на производственные площадки, а не конкретным клиентам.

  3. Склады-архивы — используются для хранения документов, архивов или других неторговых материалов, которые не требуют отправки клиентам.

  4. Транзитные склады — могут использоваться исключительно для временного хранения товаров в процессе их транспортировки от поставщика к конечному пункту назначения, без необходимости отгрузки отдельных единиц клиентам.

  5. Склады для хранения опасных материалов — могут быть предназначены только для специализированного хранения опасных материалов, которые требуют особых условий хранения и транспортировки, не связанных с подбором и отгрузкой товаров.


Этапы отгрузки в зависимости от типа товаров

Ключевые этапы отгрузки мы уже рассмотрели выше, и по такому алгоритму происходит большинство отгрузок обычного товара. Но существуют еще и другие категории товара, при хранении и отгрузке которых нужно учитывать некоторые дополнительные условия. К таким товарам относятся скоропортящиеся (продукты питания, фармацевтические продукты, цветы), которые требуют к себе особого отношения в процессе всей цепочки движения товаров.


Не будем заострять внимание на том, что изначально очень важно правильно провести приемку скоропортящегося товара на склад (указать сроки годности, правильно разместить его), а впоследствии обеспечить ему необходимые условия хранения (температура, влажность, освещение), а сразу перейдем к нюансам его подбора и отгрузки.


Скоропортящийся товар отбирается со склада по принципу «первым пришел — первым отгружен» — приоритет на отбор у того товара, срок годности которого истекает раньше, чем у других. Также необходимо учитывать, что срок годности товара не должен заканчиваться до того как товар прибудет к заказчику (нужно учитывать этот момент в процессе отбора).


Процесс подбора должен быть быстрым и точным, чтобы товар долго не находился вне подходящих условий хранения. После того как товар подобран и отгружен, наступает этап его транспортировки, который также должен быть выполнен с соблюдением всех требований. Транспортные средства должны поддерживать необходимые параметры влажности и температуры, что позволит товару добраться до клиента в том же состоянии, в котором он был отгружен со склада.


Сопроводительная документация должна отражать особые условия хранения и транспортировки.

Какие данные должны поступить в учетную систему после отгрузки товара

После того как товар отгружен со склада, в учётную систему должны поступить определённые данные для того чтобы обеспечить точность учёта запасов, и обезопасить себя от безосновательных претензий клиента. К данным, которые должны быть внесены в учетную систему после отправки товара клиенту, относятся:

  • Информация о заказе — полный список отгруженных товаров, включая их количество, артикулы, наименования и размеры. Статус заказа в учетной системе должен быть обновлен (например, на «Отгружено»).
  • Инвентарные данные — нужно отобразить уменьшение количества текущих запасов на складе в соответствии с количеством отгруженных товаров. При необходимости можно переразместить товарные остатки внутри склада, и тоже внести данные об этом в учетную систему.
  • Финансовая информация — счет-фактура, выставленый клиенту, а также запись о получении оплаты от клиента.
  • Логистическая информация — данные о транспортном средстве, водителе, планируемой дате и времени доставки, трекинг-номер (опционально).
  • Документация — копии накладных, грузовых деклараций и других сопутствующих документов;таможенные декларации.
  • Данные клиента — внесение или обновление данных о клиенте, включая контактную информацию и историю заказов.
  • Аналитика — отчеты о продажах и отгрузках для последующего анализа данных.

Некоторые из этих данных не являются обязательными (например, аналитика), но могут улучшить процессы планирования и качество обслуживания клиентов. Остальные же нужны для поддержания точности учёта запасов и финансов.


И если с данными, необходимыми для внесения в учетную систему, мы разобрались, то следующим этапом рассмотрим процесс правильного сбора этих данных.

Как правильно собрать данные для учетной системы в процессе отбора и отгрузки товара

Для того чтобы обеспечить поступление правильных данных в учётную систему в процессе отгрузки товара со склада, рекомендуется придерживаться следующих шагов:

  1. Перед началом отгрузки убедитесь, что все товары, которые будут отгружаться, зарегистрированы в системе с актуальной информацией. Это включает наименование товара, артикул, количество, цену, и другие релевантные данные.
  2. Маркируйте товары штрихкодами или RFID-метками. Это позволит автоматически собирать данные при сканировании каждого товара специальным устройтсвом — терминалом сбора данных.
  3. Используйте терминалы сбора данных при подборе отгружаемого товара. Они позволяют получать данные товаров, зашитые в штрихкод и автоматически отправлять их в учетную систему.
  4. После отгрузки проводите проверку данных. Если обнаружены расхождения или ошибки, необходимо внести исправления в учетную систему.
  5. Проводите обучения и проверку усвоенных знаний среди рабочего персонала. Это необходимо для того, чтобы каждый сотрудник знал, как правильно использовать оборудование для сканирования и вносить данные в учетную систему.

Как ускорить и улучшить процесс подбора и отгрузки товара со склада

Основное направление, в котором развивается складская (и не только) деятельность, неразрывно связано с внедрением автоматизации. Автоматизация склада во многом улучшит его текущие процессы, снизит количество финансовых издержек, рабочих ошибок, а также влияние человеческого фактора на работу склада.


Для перевода склада на автоматизированное управление нужно выполнить несколько этапов, и первый из них — это выбор подходящей системы управления складом или учетной системы. Разница их в том, что у системы управления складом более широкие возможности и функционал, в то время как учетная система выполняет только учет складских операций, и не управляет технологическими процессами.

Кроме систем управления и учета на автоматизированном складе используются терминалы сбора данных (ТСД) и автоматизированные системы подбора товаров. ТСД позволяют автоматизировать все операции, которые проводятся с товаром на складе (в том числе отбор и отгрузку) за счет сканирования штрихкодов, а системы подбора могут работать с товаром без участия человека.


Также для упрощения контроля за товарами можно маркировать их радиочастотными (RFID-метками), которые позволяют автоматически отслеживать товар, а также положительно влияют на улучшение точности учета и сокращают время на подбор.


Использование перечисленных инструментов и технологий может значительно улучшить процесс отгрузки, не только повысив скорость и точность его выполнения, а также снизив затраты и вероятность ошибок, что напрямую влияет на общее качество обслуживания клиентов.


Клеверенс является одним из крупнейших разработчиков софта на российском рынке, специализируясь как раз на программном обеспечении для автоматизации складов, торговых точек и других предприятий. Главным продуктом Клеверенса, обеспечивающим автоматизацию всех складских процессов (в том числе подбор и отгрузку товара), является «Склад 15».


Отбор товара со склада и его отгрузка в «Складе 15» происходит с помощью соответствующих операций: «Подбор заказа» и «Отгрузка». Можно проводить эти операции как на основании документа из товароучетной системы, так и по факту, сканируя в созданный на ТСД документ произвольный товар.


«Склад 15» также позволяет проводить подбор и отгрузку товара на адресных складах, где нужно отбирать товар из ячеек.


Кроме перечисленных операций, «Склад 15» имеет широкий спектр других возможностей, удовлетворяющих потребности стандартного склада.



Кроме разработки программного обеспечения, Клеверенс занимается интеграцией с ним оборудования, чтобы связка «железо+софт» работала правильно и без предварительных настроек. Компания имеет большой парк интегрированного оборудования, которое полностью готово к работе с её продуктами.


Каталог оборудования


Количество показов: 471

Статьи по схожей тематике