Инвентаризация на складе и в магазине

Инвентаризация на складе и в розничном магазине — процесс сверки фактических остатков с данными учетных систем в соответствии с ФСБУ 28/2023. В статье описаны различия организации учёта, основные этапы проведения, новые возможности фото‑ и видеофиксации, а также рекомендации по автоматизации с использованием ТСД, RFID и циклических проверок.

Значение и правовые требования к инвентаризации в 2026 году

Сущность и цели инвентаризации

Инвентаризация представляет собой сверку фактического наличия товаров, материалов и оборудования с данными, отражёнными в учетной системе организации. Основная цель такой проверки — своевременное выявление недостач, излишков и пересортицы, что позволяет предотвратить финансовые потери и обеспечить достоверность бухгалтерской отчётности.

Обязательные случаи проведения (ФСБУ 28/2023)

Согласно Федеральному стандарту бухгалтерского учёта 28/2023, вступившему в силу в 2026 году, инвентаризация обязана проводиться в следующих ситуациях:

• Годовая проверка — за период с 1 октября по 31 декабрь, перед составлением годовой бухгалтерской отчётности;
• Смена материально‑ответственного лица — при передаче ответственности за имущество;
• Выявление краж, порчи, стихийных бедствий — для документального подтверждения убытков;
• Реорганизация, ликвидация, передача имущества — при изменении юридического статуса или структуры компании.

Нововведения 2026 года

В 2026 году в ФСБУ 28/2023 введены несколько существенных изменений, упрощающих процесс инвентаризации:

• Фото‑ и видеофиксация — допускается использование цифровых изображений для удалённого контроля, что снижает необходимость физического присутствия проверяющих;
• Отмена обязательных бумажных форм (ИНВ‑22, ИНВ‑3) — организации могут применять собственные формы, при условии включения всех обязательных реквизитов, указанных в стандарте;
• Оценка излишков по «справедливой стоимости» — применяется методика МСФО 13, что обеспечивает более точное отражение реальной стоимости избыточных активов;
• Отражение результатов в учёте — результаты инвентаризации должны быть внесены в бухгалтерский учёт в том же отчётном периоде, в котором завершена проверка.

Последствия несоблюдения требований

Невыполнение предписанных требований ФСБУ 28/2023 влечёт за собой серьёзные риски:

• Отказ в признании бухгалтерской отчётности налоговыми органами, что может привести к приостановке финансовой деятельности;
• Штрафные санкции — налоги и сборы могут быть начислены с учётом нарушений;
• Убытки при работе с маркетплейсами — отсутствие подтверждённой инвентаризации часто приводит к блокировке аккаунтов и потере продаж.

Соблюдение актуальных требований к инвентаризации в 2026 году является ключевым условием финансовой стабильности и правовой надёжности любой компании, работающей с товарными запасами.

Отличия инвентаризации на складе и в розничном магазине

Размещение товаров и доступ к ним

На складе продукция хранится в адресных ячейках, на паллетах или в закрытых коробках. Доступ к таким запасам ограничен — его имеют только материально‑ответственные сотрудники (кладовщики). В розничном магазине товары находятся на открытых витринах, полках, в прикассовой зоне и примерочных. Здесь к продукции могут подойти как покупатели, так и торговый персонал, что создаёт более свободный и динамичный доступ.

Режим проведения инвентаризации

Складные инвентаризации обычно требуют полной приостановки отгрузок и приёмок, поэтому их проводят в ночное время, когда поток товаров минимален. В магазине же возможна частичная проверка без полного закрытия торгового зала; часто такие проверки проводятся в рабочие часы, а некоторые позиции проверяются даже в режиме «on‑the‑fly», не останавливая продажи.

Основные риски и способы их минимизации

• Склад: основными угрозами являются пересортица, ошибки учёта и порча товара при длительном хранении. Для снижения этих рисков используют строгие процедуры приёмки и выдачи, а также контроль состояния упаковки.
• Магазин: здесь главные риски — кражи со стороны покупателей, забытый товар на витрине и возможные конфликты (бой). Применяются дополнительные меры контроля, такие как видеонаблюдение, регулярные обходы и обучение персонала правилам работы с клиентами.

Технические средства и формы отчётности

Для автоматизации процесса на складе применяются терминалы сбора данных (ТСД), сканеры штрих‑кодов, RFID‑метки и даже дроны для инспекции высотных ярусов. В магазине используют те же ТСД, но часто дополнительно смартфоны для фото‑ и видеофиксации, а также удалённый контроль через онлайн‑трансляцию, что позволяет руководству наблюдать за процессом в реальном времени.

Отчётность в обоих случаях оформляется инвентаризационными описями (форма ИНВ‑3) или их электронными аналогами. В розничных точках в документы часто добавляют поля для маркировки «Честный знак», что облегчает последующий контроль соответствия продукции требованиям законодательства.

Этапы и современные методы проведения инвентаризации

1. Подготовительный этап

Для начала инвентаризации издается приказ (по форме ИНВ‑22 или собственной), в котором фиксируются даты проведения, состав инвентаризационной комиссии и зоны, подлежащие проверке. После утверждения приказа формируется комиссия — обычно из представителей склада, бухгалтерии и IT‑подразделения. На этом этапе производится выгрузка актуальных остатков в мобильные приложения (ТСД, специализированные смартфонные решения) для дальнейшего сравнения с физическими данными.

2. Фиксация остатков в учётных системах

Чтобы исключить влияние текущих складских операций на результаты подсчёта, все приемо‑отгрузочные транзакции временно «замораживаются». Затем в выбранных учетных системах (1С, «Мой Склад», Клеверенс «Склад 15» и др.) регистрируются начальные остатки, которые станут базой для последующего сравнения.

3. Фактический пересчёт

Пересчёт может осуществляться несколькими способами, в зависимости от масштаба и технической оснащённости склада:

• Традиционный скан – штрихкоды считываются терминалами сбора данных или смартфонами.
• Фото‑ и видеофиксация – согласно ФСБУ 28/2023 допускается удалённый пересчёт с помощью снимков, что упрощает проверку в труднодоступных местах.
• Технологии автоматизации – в крупных объектах используют RFID‑ворота, дроны с 3‑D‑сканерами и умные весовые полки, позволяющие собрать данные без ручного вмешательства.
• Циклический (непрерывный) пересчёт – система автоматически формирует задания на проверку 5‑10 ячеек в день, что распределяет нагрузку и повышает точность.

4. Сверка и оформление результатов

После завершения физического подсчёта система генерирует сличительную ведомость, в которой автоматически выделяются расхождения. Оформление найденных отклонений происходит в соответствии с бухгалтерскими правилами:

• Излишки – дебет 41 — кредит 91.1 (приход по справедливой стоимости).
• Недостачи – дебет 94 — кредит 41 (списание по себестоимости) с возможным удержанием с ответственных (дебет 73.2 — кредит 94).
• Пересортица – дебет 41 (товар А) — кредит 41 (товар Б).

Работа с маркировкой «Честный знак»

Особое внимание уделяется проверке соответствия DataMatrix‑кодов. Просроченные маркированные товары подлежат списанию в течение трёх рабочих дней, после чего соответствующие документы прикрепляются к электронному акту.

Юридическое закрытие

Финальный акт подписывается электронной подписью (КЭП), к нему прикладываются сканы, фото‑ и видеоматериалы, подтверждающие проведённый пересчёт. Итоги инвентаризации вносятся в учётную систему в том же отчётном периоде, что обеспечивает своевременное отражение результатов в финансовой отчётности.

Оптимизация, типы складов и рекомендации по внедрению

Автоматизация и контроль точности данных

Полный отказ от бумажных ведомостей является базовым требованием современной логистики. Перевод учёта на терминалы сбора данных (ТСД) и специализированные системы (1С, МойСклад, Клеверенс) позволяет вести реальное время обновления остатков и исключить человеческие ошибки при вводе. Внедрение адресного хранения (ячейки, стеллажи) повышает прозрачность учёта: каждый артикул фиксируется в конкретном месте, что упрощает как обычные операции, так и проверочные процедуры.

Для поддержания точности используют два уровня проверок:

• Циклические (выборочные) проверки – пересчёт 1–2 самых дорогих или самых ходовых категорий каждую неделю без остановки бизнес‑процессов. На складах высшего класса A/A+ применяется полностью циклический подсчёт с RFID‑метками и автоматической сверкой данных.
• Независимый контроль – привлечение аутсорсинговых ревизоров исключает возможность сговора между персоналом и снижает риск скрытых потерь.

Классификация складов и технологические тренды 2026 г.

С 2026 года склады делятся на несколько типов, каждый из которых требует специфических методов инвентаризации:

Тренды 2026 года, которые уже становятся отраслевым стандартом:

• RFID‑метки заменяют штрихкоды в модных товарах, обеспечивая мгновенную идентификацию.
• Дроны с видеокамерами и нейросетевыми алгоритмами позволяют инспектировать высотные ярусы без привлечения персонала.
• Умные весовые полки в дарксторах автоматически фиксируют изменения массы и сигнализируют о необходимости пополнения.

Практические вопросы при внедрении

Перед запуском проекта необходимо собрать ответы на ключевые вопросы:

• Какая учётная программа будет использоваться (1С, МойСклад, Склад 15 и т.п.)?
• Каков объём SKU (количество артикулов) на складе и в магазине?
• Планируется ли полная остановка продаж на время инвентаризации или работа без закрытия?
• Требуется ли удалённая фото/видео‑фиксация или полностью автоматический цикл без вмешательства человека?

Ответы позволяют подобрать оптимальный набор технологий и определить масштаб работ.

Рекомендации по графику проверок

С учётом законодательных требований и бизнес‑рисков рекомендуется следующий график:

• Полная проверка – раз в год (осенью) в соответствии с требованием закона.
• Топ‑продажи – еженедельно, чтобы быстро выявлять отклонения и защищаться от краж.
• Маркированный товар – раз в месяц, контроль соответствия «Честному знаку».
• Выборочные ячейки – ежедневно, что особенно важно для точности данных на маркетплейсах.

Соблюдение этого расписания в сочетании с автоматизацией, адресным хранением и современными технологическими решениями позволяет поддерживать высокий уровень точности инвентаризации и минимизировать финансовые потери.

Полезные сервисы и обновления

Мобильная автоматизация склада

Узнать больше

Маркировка «Честный ЗНАК»

Узнать больше

Розничная торговля и инвентаризация

Узнать больше

Часто задаваемые вопросы

Как часто необходимо проводить инвентаризацию согласно ФСБУ 28/2023?

Обязательная полная инвентаризация — один раз в год (осенью, до 31 декабря) — перед составлением годовой отчётности. Кроме того, её требуется проводить при смене материально‑ответственного лица, после выявления краж/повреждений, при форс‑мажоре, реорганизации и перед ликвидацией. Для контроля убытков рекомендуется выполнять выборочные (циклические) проверки 1–2 раза в неделю для дорогих категорий и ежемесячно для маркированных товаров.

Можно ли проводить инвентаризацию без полной остановки магазина или склада?

Да. По ФСБУ 28/2023 допускаются два формата:

• Полная остановка — используется при обязательной годовой ревизии;
• Частичная/циклическая — проверка отдельных зон, категорий или ячеек без закрытия бизнеса. Современные WMS/ERP автоматически формируют задания на пересчёт, а RFID‑метки позволяют фиксировать остатки в реальном времени.

Какие цифровые методы допускает закон для подтверждения результатов инвентаризации?

Наряду со сканированием штрихкодов допускаются:

• фото‑ и видеофиксация (прямая трансляция или запись), при условии прописанного порядка архивирования в учетной политике;
• удалённый контроль через онлайн‑камеры ТСД;
• использование RFID‑сканеров и автоматических весовых полок. Все материалы прикладываются к электронному документу инвентаризации.

Что должно быть отражено в учётной системе после завершения инвентаризации?

1. Фактические остатки по каждому SKU;
2. Расхождения (излишки, недостачи, пересортица) с указанием справедливой стоимости;
3. Состояние товара (повреждения, срок годности);
4. Текущее местоположение (ячейка, полка);
5. Дата/время проведения и ответственные лица;
6. Прикреплённые документы (описи, объяснительные записки, фото/видео).
   Все данные вносятся в тот же отчётный период, в котором завершена проверка.

Как оформляются бухгалтерские проводки при обнаружении излишков и недостач?

• Излишки — оприходование по справедливой (рыночной) стоимости: Дт 41 Кт 91.1.
• Недостачи — списание по себестоимости: Дт 94 Кт 41. При превышении норм естественной убыли и наличии виновного лица применяется Дт 73.2 Кт 94 (удержание с сотрудника); если виновного нет — Дт 91.2 Кт 94 (прочие расходы).
• Пересортица — зачёт: Дт 41 (товар‑б) Кт 41 (товар‑а).