Порядок инвентаризации на складе

В статье описан порядок проведения инвентаризации склада в 2026 году в соответствии с ФСБУ 28/2023, включая подготовительный этап, технологический пересчёт и оформление результатов. Подробно раскрыты требования к составу комиссии, использованию видеофиксации, электронных описей и последующей бухгалтерской обработке.

Регуляторные требования и цели инвентаризации в 2026 году

Нормативная база и ключевые требования ФСБУ 28/2023

Федеральный стандарт бухгалтерского учёта 28/2023 «Инвентаризация» стал обязательным для всех юридических лиц, независимо от отрасли и размера бизнеса. Основные нововведения, вступившие в силу в 2026 году, направлены на повышение достоверности данных и прозрачности процесса:

• Точность измерений должна соответствовать установленным методикам, а отклонения от нормативных допусков требуют документального обоснования.
• Видеофиксация инвентаризационных операций обязательна: каждый этап (отбор образцов, подсчёт, проверка состояния) фиксируется на видеорегистраторе и сохраняется в архиве минимум 12 месяцев.
• Состав комиссии: для признания результатов действительными необходимо присутствие не менее 80 % членов комиссии. Если более 20 % состава отсутствует, протокол считается недействительным и инвентаризацию необходимо повторить.

Эти требования устраняют прежние пробелы в контроле и позволяют аудиторам проверять процесс без привлечения сторонних экспертов.

Цели инвентаризации по ФСБУ 28/2023

Стандарт формулирует три взаимосвязанные цели, которые должны быть реализованы в ходе каждой инвентаризации:

1. Подтверждение наличия, состояния и стоимости активов – проверка фактического наличия записанных в учёте ТМЦ, основных средств и нематериальных объектов, а также оценка их текущего состояния (рабочее, требующее ремонта, списанное).
2. Выявление отклонений – обнаружение излишков, недостач, пересортицы, порчи и просроченных товаров. Такие отклонения фиксируются в акте и становятся основанием для корректировок бухгалтерской отчётности.
3. Обеспечение достоверности финансовой отчётности – результаты инвентаризации служат подтверждением данных бухгалтерского учёта, что критически важно при подготовке годовых финансовых отчётов и при внешних проверках.

Пример: при проверке склада компании‑производителя было выявлено 3 % излишков в виде устаревшего сырья, которое не было отражено в учётных регистрах. После корректировки стоимости этих запасов финансовый результат квартала изменился на +0,5 млн руб., что потребовало пересмотра налоговой базы.

Объекты инвентаризации

ФСБУ 28/2023 расширяет перечень объектов, подлежащих проверке, и делит их на четыре группы:

• Собственные товарно-материальные ценности (ТМЦ) – товары для продажи, сырьё, спецодежда, брак.
• Имущество, находящееся на ответственном хранении – консигнация, арендованные ячейки, давальческое сырьё.
• Основные средства и оборудование склада – погрузчики, стеллажи, весы, системы климат‑контроля и другие технические средства, влияющие на сохранность запасов.
• Нематериальные объекты – многоразовая тара, виртуальные остатки (например, электронные лицензии на программное обеспечение, учитываемые как часть складского имущества).

Каждая группа требует отдельного подхода к оценке: для ТМЦ применяется методика «по себестоимости», для оборудования – «по остаточной стоимости», для нематериальных объектов – «по справедливой стоимости», определяемой рыночными котировками.

Практические последствия обнаружения незарегистрированных ценностей

Если в ходе инвентаризации выявляются активы, не отражённые в учётных регистрах, ФСБУ 28/2023 предписывает их считать излишком. Такие излишки подлежат обязательной оценке по текущей рыночной стоимости и последующей бухгалтерской регистрации.

• Пример: на складе обнаружена партия готовой продукции, поставленная поставщиком в рамках рекламной акции, но не задокументированная в системе. Стоимость партии определяется по актуальной рыночной цене (например, 150 000 руб.) и вносится в учёт как излишек, что повышает общую стоимость запасов и влияет на коэффициент оборачиваемости.

Отсутствие такой процедуры может привести к недооценке активов, искажениям в финансовой отчётности и потенциальным штрафам со стороны контролирующих органов. Поэтому компании рекомендуется заранее проводить пробные проверки и поддерживать актуальность реестров всех видов имущества.

Пошаговый порядок проведения инвентаризации на складе

1️⃣ Подготовительный этап

Прежде чем приступить к фактическому пересчёту, необходимо оформить приказ о проведении инвентаризации (форма ИНВ‑22 или внутренний образец). В приказе фиксируются даты проведения, перечень складов, которые будут проверяться, и состав комиссии – минимум три сотрудника, включая главного ответственного (МОЛ).

После издания приказа МОЛ сдаёт в бухгалтерию все последние приходные и расходные документы, подписывая расписки о полном оприходовании и списании. Это гарантирует, что в учётных регистрах нет «незакрытых» операций, которые могли бы исказить результаты проверки.

Затем складские помещения пломбируются и изолируются: доступ посторонних лиц прекращается, а охранные системы ставятся в режим «только для комиссии». Такой контроль исключает возможность скрытого перемещения ТМЦ во время инвентаризации.

2️⃣ Технологический этап (взвешивание и подсчёт)

Физический пересчёт товарно-материальных ценностей (ТМЦ) проводится в присутствии МОЛ. При этом допускается применение современных средств автоматизации: сканеры штрихкодов, терминалы сбора данных (ТСД), а в труднодоступных зонах – дроны или видеокамеры. Технология выбирается исходя из специфики склада и типа хранимых товаров.

Во время проверки заполняются инвентаризационные описания (форма ИНВ‑3 или её электронный аналог). Запись данных происходит непосредственно на месте, что позволяет сразу фиксировать количество, артикул, состояние и местоположение каждой позиции. При необходимости делается фотодокументация отклонений (повреждения, просрочка и т.п.).

3️⃣ Сличительный этап

После завершения физического подсчёта полученные данные сравниваются с информацией в учетных системах (1С, WMS и др.). При расхождениях формируется сличительная ведомость (форма ИНВ‑19), в которой указываются как фактические остатки, так и данные системы.

Для каждого выявленного отклонения кладовщик обязан подготовить объяснительную записку, где указывает возможные причины (ошибки ввода, пересортица, недостача и т.д.). Эти пояснения становятся основой для последующего анализа комиссии.

4️⃣ Заключительный этап (оформление результатов)

Комиссия собирается на итоговое заседание, где рассматриваются причины всех расхождений. Возможные варианты: пересортица, естественная убыль (испарение, порча), кража или системные ошибки. На основании обсуждения принимается итоговый приказ (форма ИНВ‑26), в котором официально утверждаются результаты инвентаризации.

Бухгалтерия вносит соответствующие проводки:

• Излишки оцениваются по рыночной стоимости и отражаются как Дебет 41/10 – Кредит 91.1.
• Недостачи списываются по балансовой стоимости: Дебет 94 – Кредит 41/10. При наличии виновных лиц их доля может быть распределена через Дебет 73.2 – Кредит 94; в противном случае недостача списывается на расходы (Дебет 91.2 – Кредит 94).

Таким образом, каждый этап инвентаризации документально фиксируется, а результаты интегрируются в финансовую отчётность, что обеспечивает прозрачность и контроль над складскими запасами.

Виды инвентаризации и практические инструменты автоматизации

Классификация видов инвентаризации (2026 г.)

В современной практике выделяют четыре основных типа инвентаризации, каждый из которых имеет чётко определённые сроки и цели.

• Плановая годовая – обязательна для всех юридических лиц и проводится в период с 1 октября по 31 декабря, непосредственно перед составлением годовой отчётности. Этот этап позволяет сверить бухгалтерские данные с реальными остатками и выявить системные отклонения.
• Инвентаризация при смене материально‑ответственного лица (МОЛ) – фиксируется в день приём‑передачи дел новому кладовщику. Такой пересчёт гарантирует, что новый ответственный получает точную картину складских запасов.
• Внеплановая – инициируется в ответ на экстремальные события: кражи, порчу, пожар, затопление и другие форс‑мажоры. Цель — быстро оценить масштабы ущерба и принять решения о дальнейшем использовании или списании товаров.
• Текущая (выборочная) – проводится по инициативе руководства или добровольно для контроля «ходовых» товаров. Чаще всего используется в виде выборочного пересчёта определённых групп номенклатуры, что позволяет своевременно корректировать запасы без полной остановки склада.

Каждый тип инвентаризации требует собственного подхода к организации работ, но все они подпадают под единые нормативные требования, в частности ФСБУ 28/2023.

Технологические средства, допускаемые ФСБУ 28/2023

Современные автоматизированные решения позволяют сократить трудозатраты и повысить точность подсчётов. В соответствии с ФСБУ 28/2023 к использованию допускаются следующие инструменты:

• Терминалы сбора данных (ТСД) – сканируют штрихкоды и RFID‑метки, автоматически формируют форму ИНВ‑3. Это устраняет необходимость ручного ввода цифр и минимизирует ошибки операторов.
• Видеофиксация – фото‑ и видеокамеры фиксируют процесс пересчёта, что особенно важно при проверке нижних ярусов стеллажей. Записи служат доказательной базой в случае споров и позволяют проводить пост‑аудит.
• Дроны‑инвентаризаторы – применяются на высотных мезонинах и в больших складских помещениях. Дрон сканирует паллеты с воздуха, что ускоряет работу на уровнях, недоступных обычным погрузчикам.
• Интегрированные WMS/WES‑системы – позволяют реализовать цикл‑счёт (Cycle Counting) и триггерную проверку (Zero‑crossing) без полной остановки склада. Система автоматически генерирует задания на пересчёт, фиксирует отклонения и инициирует корректирующие действия.

Эти средства не только ускоряют процесс, но и обеспечивают соответствие требованиям нормативных актов, поскольку каждый из них фиксирует данные в электронном виде, что упрощает последующее формирование отчётности.

Инвентаризация в маркетплейсах (Ozon, Wildberries, Яндекс Маркет)

Маркетплейсы предъявляют особые требования к учёту товаров, так как их логистические модели отличаются от традиционных складов.

• Динамическое адресное хранение – товары размещаются по ячейкам, а не только по SKU. Поэтому инвентаризация проводится именно по ячейкам, что позволяет точно отслеживать, где находится каждый единичный товар.

• Циклическая и триггерная инвентаризация – в WMS задаются автоматические проверки, которые срабатывают при последнем изъятии товара из ячейки. Это гарантирует, что остатки в системе всегда соответствуют реальному положению дел.

• Типичные проблемы:

  • «No‑Name» – повреждённые или нечитаемые штрихкоды, что приводит к ошибкам при сканировании;
  • Пересортица между селлерами, когда товары разных продавцов оказываются в одной ячейке;
  • Фантомные остатки, возникающие из‑за несоответствия данных в системе и фактического наличия;
  • Подмена вложений в возвратах, когда в посылке вместо оригинального товара находятся другие предметы.

• Технологические решения: полное сканирование штрихкодов и RFID‑меток, использование дронов‑инвентаризаторов для высотных зон, а также фотофиксация в зонах возвратов. Такие меры позволяют быстро выявлять и устранять перечисленные проблемы, поддерживая высокий уровень точности учёта.

Практические рекомендации по внедрению автоматизации

1. Оценка текущих процессов – проведите аудит существующих процедур инвентаризации, определите узкие места и типы ошибок, которые возникают чаще всего.
2. Выбор подходящего технологического стека – для небольших складов достаточно ТСД и видеофиксации, тогда как крупные логистические центры выигрывают от интеграции WMS/WES и использования дронов.
3. Постепенное внедрение – начните с пилотного проекта (например, цикл‑счёт на одной категории товаров), соберите метрики точности и скорости, затем масштабируйте решение на весь склад.
4. Обучение персонала – даже самая продвинутая система будет неэффективна без квалифицированных операторов. Регулярные тренинги по работе с ТСД, камерами и дронами снижают риск человеческих ошибок.
5. Контроль соответствия ФСБУ 28/2023 – убедитесь, что все используемые устройства фиксируют данные в требуемом формате и позволяют формировать форму ИНВ‑3 без дополнительных преобразований.

Системный подход к классификации видов инвентаризации и грамотное применение современных автоматизированных средств позволяют не только соблюдать нормативные требования, но и существенно повысить эффективность управления складскими запасами.

Контроль, документация и рекомендации по оптимизации процесса

Процедурный и технологический контроль

Для обеспечения достоверности результатов инвентаризации применяется правило 80/20: если более 20 % членов комиссии отсутствуют, результаты считаются аннулированными. Менеджер объекта (МОЛ) обязан присутствовать, но не может входить в состав комиссии на своём участке, что исключает конфликт интересов.

Технологический контроль начинается с обязательной проверки рабочего состояния средств автоматизации — терминалов сбора данных (ТСД), видеокамер и дронов — до начала пересчёта. После завершения пересчёта проводится выборочная проверка минимум 10 % самых дорогих позиций; результаты фиксируются в акте ИНВ‑24. Такой подход позволяет быстро выявить отклонения в стоимости и своевременно их исправить.

Внутренний аудит и анализ отклонений

Внутренний аудит включает автоматический анализ весовых аномалий: система подсвечивает отклонения от нормативных значений, что упрощает их проверку. При обнаружении пересортицы аудит проверяет её обоснованность — допускается только при совпадении периода, МОЛ и наименования товара. Это ограничение устраняет возможность скрытой переоценки запасов.

Документооборот и электронные подписи (2026 г.)

Стандартный документооборот выглядит так:

1. Приказ о проведении — ИНВ‑22
2. Инвентаризационная опись — ИНВ‑3
3. Сличительная ведомость — ИНВ‑19
4. Ведомость учёта результатов — ИНВ‑26

С 2026 года все подписи заменены квалифицированными электронными подписями (КЭП), а документы хранятся в системе электронного документооборота (ЭДО) не менее 5 лет. Это повышает контроль доступа и упрощает архивирование.

KPI, целевые показатели и практические рекомендации

• IRA (Inventory Record Accuracy) — нормативный уровень ≥ 99,5 %.
• Автоматический зачет пересортицы допускается только при выполнении четырёх условий: один период, один МОЛ, одинаковое наименование, равные количества.

Для повышения эффективности рекомендуется:

• Полностью перейти на электронные описи ИНВ‑3 через интеграцию WMS/1С, что сократит ручной ввод и уменьшит вероятность ошибок.
• Утвердить регламент списания недостач и распределения ответственности, чтобы каждый участник процесса знал свои обязательства.
• Проводить сверки запасов ежемесячно или ежеквартально, а не ограничиваться единовременной годовой инвентаризацией.
• Выделять до 15 % IT‑бюджета на кибербезопасность WMS‑систем — защита от сбоев и внешних атак критична для сохранности данных.
• При внедрении робототехники обеспечить обучение персонала и разработать резервные процедуры на случай ошибок в данных, что минимизирует простой производства.

Полезные сервисы и обновления

Мобильная автоматизация склада

Узнать больше

Маркировка «Честный ЗНАК»

Узнать больше

Розничная торговля и инвентаризация

Узнать больше

Часто задаваемые вопросы

Какие новые требования ФСБУ 28/2023 к составу инвентаризационной комиссии?

Минимум 3 члена, из которых не менее 80 % (не более 20 % отсутствующих) должны присутствовать на всем этапе пересчёта. Членами комиссии не могут быть кладовщики, отвечающие за проверяемый участок, чтобы исключить подтасовку данных.

Как правильно оформить приказ о проведении инвентаризации и какие формы обязательны?

Приказ издаётся в форме ИНВ‑22 (или внутренний образец, соответствующий требованиям ФСБУ 28/2023). В нём фиксируются сроки, перечень складов и состав комиссии. После завершения инвентаризации оформляются описи ИНВ‑3 (или электронный аналог), сличительная ведомость ИНВ‑19 и итоговый приказ ИНВ‑26.

Можно ли использовать видеофиксацию и технические средства при пересчёте?

Да. ФСБУ 28/2023 разрешает применять фото‑ и видеоконтроль, сканеры штрихкодов, RFID‑терминалы, дроны и умные весы. При этом данные фиксируются в реальном времени и подпадают под подпись КЭП членов комиссии.

Что происходит, если более 20 % членов комиссии отсутствуют?

Отсутствие более 20 % состава комиссии аннулирует результаты инвентаризации. Требуется перенести дату проверки и переиздать приказ с корректным составом комиссии.

Как бухгалтерия должна отражать излишки и недостачи после инвентаризации?

Излишки приходятся по текущей рыночной (справедливой) стоимости: Дебет 41 (или 10) – Кредит 91.1. Недостачи списываются по балансовой стоимости: Дебет 94 – Кредит 41 (или 10); при превышении норм убыли недостача может быть отнесена на виновное лицо (Дебет 73.2 – Кредит 94) или на убытки компании (Дебет 91.2 – Кредит 94).