Пошаговая инструкция по отправке приглашения в ЭДО контрагенту

• Подготовка к отправке приглашения
• Способы отправки приглашения ЭДО
• Принятие и проверка приглашения
• Дополнительные действия с приглашениями
• Вопросы и ответы

Подготовка к отправке приглашения

Где найти ID ЭДО и зачем он нужен

ID ЭДО — это уникальный идентификатор вашей учетной записи в системе электронного документооборота. Он необходим для корректного обмена документами между вами и контрагентом. Без ID невозможно сформировать и отправить приглашение, так как получатель не сможет идентифицировать ваш аккаунт.

Найти ID можно в личном кабинете вашего оператора ЭДО, как правило, в разделе «Настройки» или «Профиль организации». Если используется 1С или другая интеграция, ID может отображаться в параметрах подключения.

Храните ID в доступном, но защищённом месте: он нужен нечасто, но без него вы не начнёте процесс обмена.

Как узнать ЭДО контрагента по ИНН

Когда вы знаете ИНН контрагента, можно быстро проверить, обслуживается ли он в какой-либо системе ЭДО и у какого оператора. Для этого существуют несколько способов:

• Через интерфейс вашего оператора ЭДО — большинство систем позволяют проверить наличие ЭДО-контрагента по ИНН в несколько кликов.
• С помощью открытых справочников или сервисов Федеральной налоговой службы, если они поддерживают информацию о подключении к ЭДО.

Если контрагент зарегистрирован, система выдаст его ID ЭДО и название оператора. Если нет — уведомите его о необходимости подключения к системе ЭДО. Подробнее о том, как работает электронный документооборот, и зачем он нужен, читайте в этой статье.

Проверка учетной записи ЭДО контрагента

Перед отправкой приглашения важно убедиться, что учетная запись контрагента активна и корректно работает. Это поможет избежать возврата документов и технических ошибок.

На что стоит обратить внимание:

Если вы не уверены, лучше связаться с контрагентом напрямую и сверить данные. Это сэкономит и ваше, и его время.

Создание приглашения вручную

Если вы не используете автоматическую рассылку приглашений через ERP-систему, можно отправить его вручную через личный кабинет вашего оператора ЭДО.

Обычно это делается следующим образом:

1. Входите в личный кабинет
2. Выбираете раздел «Приглашения» или «Контрагенты»
3. Создаёте новое приглашение и указываете ИНН, КПП контрагента и его ID ЭДО (если известен)
4. Отправляете приглашение и ждете подтверждения

Интерфейсы у разных операторов отличаются, но логика одинаковая. Вот пример того, как может выглядеть раздел управления приглашениями:

Как только приглашение принято, вы можете начинать обмен документами в электронном виде: счета, акты, УПД и другие.

Способы отправки приглашения ЭДО

Как отправить приглашение в ЭДО через оператора

Один из самых распространенных способов подключения контрагента к обмену электронными документами — отправка приглашения через оператора ЭДО. Это удобно, быстро и включено в большинство тарифных планов.

Для этого необходимо войти в личный кабинет своего оператора, найти раздел, связанный с контрагентами или обменом приглашениями, и указать ИНН компании, которую вы хотите пригласить. После этого сформируйте приглашение и отправьте его. Получатель увидит его в своем интерфейсе оператора и сможет принять.

Формат и название функций могут отличаться в зависимости от провайдера. Если вы только выбираете поставщика услуг, посмотрите обзор операторов ЭДО и подберите подходящее решение для вашего бизнеса.

Отправка приглашения через ЭДО Лайт

Для небольших компаний или тех, кто только тестирует возможности электронного документооборота, подойдет формат ЭДО Лайт. Большинство операторов имеют такую опцию — это веб-интерфейс для небольшого объема документов, не требующий интеграции с учетной системой.

Процесс приглашения здесь аналогичен — указываем ИНН контрагента, выбираем организацию из справочника (если она уже подключена к оператору), и отправляем запрос на подключение. После подтверждения приглашения компании смогут обмениваться УПД и другими документами.

Важно понимать: ЭДО Лайт — хороший вариант для начала, но для автоматизации документации в перспективе все равно потребуется полноценная интеграция.

Письмо-приглашение — шаблон

Иногда контрагента нужно сначала уведомить вручную, особенно если он еще не использует ЭДО. В таких случаях используют письмо-приглашение — его можно отправить на электронную почту с указанием всех необходимых данных.

В письме желательно указать:

• реквизиты обеих организаций (именование, ИНН, КПП);
• данные об операторе ЭДО, с которым вы работаете;
• ИНН и КПП вашей организации для поиска вас в системе ЭДО;
• контактное лицо и телефон/почту для связи;
• короткие инструкции, как принять приглашение.

Такой подход особенно важен при работе с региональными компаниями или новыми поставщиками, не знакомыми с ЭДО. В шаблонах достаточно стандартная структура, и большинство бухгалтеров легко сориентируются, даже если раньше не работали по ЭДО.

Как пригласить компанию в ЭДО через Астрал

Если вы используете оператора Астрал (или платформу СБИС), то приглашение отправляется через их собственный личный кабинет. Это один из самых популярных интерфейсов среди российских операторов.

Алгоритм действий достаточно простой:

1. Войти в личный кабинет СБИС;
2. Перейти в раздел «Контрагенты»;
3. Нажать «Пригласить» и ввести ИНН нужной организации;
4. Выбрать контрагента из подсказки (если он уже работает с ЭДО);
5. Подписать приглашение и отправить.

После этого контрагент получит уведомление в своем интерфейсе и сможет автоматически начать обмен документами.

Аналогичный функционал есть в мобильной версии, что удобно для малого бизнеса и тех, кто проводит много операций вне офиса.

Для корректной работы в системе обе стороны должны быть зарегистрированы у операторов, совместимых между собой. Большинство популярных сервисов поддерживают кросс-обмен, но при нестандартных схемах лучше уточнять у служб поддержки.

Принятие и проверка приглашения

Как принять приглашение в ЭДО

Получив приглашение от контрагента в системе электронного документооборота (ЭДО), важно вовремя его принять, чтобы начать безопасный и прозрачный обмен документами. Обычно это делается через интерфейс вашего оператора ЭДО. В большинстве систем приглашение появляется в специальном разделе — «Приглашения» или «Входящие запросы на подключение».

После нахождения приглашения его нужно внимательно проверить: убедитесь, что ИНН, наименование компании и адрес ЕДО-оператора контрагента совпадают с ожиданиями. Только после этого нажимайте кнопку «Принять» или «Согласиться».

Если вы используете ЭДО через учетную систему — например, в товароучетной программе или через ERP-платформы, — убедитесь, что интеграция с ЭДО работает корректно и приглашения отображаются без задержек.

Где в ЭДО посмотреть приглашение от контрагента

Приглашения поступают в специальный раздел — обычно под названием «Приглашения» или «Запросы на подключение». Внешний вид интерфейса различается у разных операторов, но логика схожа. Вот где и как это искать:

Еще один способ — использовать уведомления. Некоторые операторы отправляют email или пуш-сообщения при поступлении приглашения. Это особенно удобно, если в компании занимается документооборотом отдельный сотрудник.

Как узнать статус отправленного приглашения

Если вы уже отправили приглашение своему контрагенту, важно отслеживать, когда он его примет. В противном случае документы не смогут передаваться, и работа остановится. В ЭДО для этого предусмотрены статусы, которые привязаны к каждому приглашению:

• Отправлено — приглашение направлено, но еще не просмотрено
• Принято — контрагент подтвердил подключение
• Отклонено — приглашение было явно отвергнуто
• Истекло — приглашение не было принято в течение установленного срока

Посмотреть статус можно в разделе «Исходящие приглашения» или «История подключений» у вашего оператора. Некоторые платформы также предоставляют информацию о времени перехода каждого статуса, что удобно при ведении переговоров с контрагентом.

Что делать, если не приходит приглашение ЭДО

Бывает, что приглашение, вроде бы отправленное, так и не появляется у получателя. Причин может быть несколько. Сначала проверьте, отправлено ли оно верно — без ошибок в ИНН или указании оператора. Далее следуйте пошагово:

1. Убедитесь, что ваша организация подключена к ЭДО и в личном кабинете отображается актуальная информация
2. Запросите у контрагента скриншот или статус отправки приглашения
3. Свяжитесь с технической поддержкой оператора или используйте форму для восстановления подключения, если была утеряна связь

В некоторых случаях помогает смена типа подключения (например, с автоматического на ручное), особенно при переходе на нового оператора или смене юрлица.

Более подробно с нестандартными ситуациями можно ознакомиться в специальной статье на портале Cleverence, где освещаются тонкости обнаружения и устранения проблем с получением приглашений в ЭДО.

Если возникли сложности, не стоит откладывать: быстрее всего вопрос решается через горячую линию оператора или внутренняя перепроверка данных в учетной системе.

Дополнительные действия с приглашениями

Как отозвать приглашение в ЭДО

Иногда возникает ситуация, когда приглашение в ЭДО нужно отозвать. Самая частая причина — отправка его не тому контрагенту или изменение внутренних бизнес-процессов.

Чтобы отозвать приглашение:

• Перейдите в раздел, где отображаются все отправленные приглашения.
• Найдите необходимое приглашение по ИНН или наименованию компании.
• Нажмите кнопку «Отозвать» или «Аннулировать». Название кнопки может отличаться в зависимости от оператора ЭДО.

После отзыва контрагент больше не сможет принять приглашение. Однако если он уже его принял, потребуется разрыв подключения — для этого необходимо согласование обеих сторон.

Как повторно отправить приглашение

Если приглашение было проигнорировано, утеряно или отклонено по ошибке, его можно отправить повторно. В большинстве систем ЭДО повторная отправка реализована в интерфейсе без необходимости создавать новое приглашение с нуля.

Как это делается:

1. Откройте журнал приглашений и найдите нужного контрагента.
2. Проверьте статус: если приглашение не принято (например, «Отклонено» или «Не доставлено»), рядом будет доступна кнопка «Отправить повторно».
3. Нажмите её и подтвердите действие.

Важно понимать, что если причина отказа связана с неверными данными, необходимо сначала их исправить, а уже потом повторно отправить приглашение. В противном случае результат будет тот же.

Отправка приглашения по ИНН

Чаще всего приглашение в ЭДО отправляется именно по ИНН — это самый надёжный способ сопоставить юридическое лицо в системе.

Пример отправки приглашения по ИНН:

После отправки важно отследить статус — если компания уже подключена к ЭДО, приглашение примут автоматически или вручную через личный кабинет организации.

Ошибки при приглашении в ЭДО и как их исправить

Иногда процесс отправки приглашения в электронный документооборот сопровождается техническими или организационными ошибками. Ниже — частые проблемы и способы их решения:

• Неверный ИНН: Проверьте ввод данных. Не используйте пробелы, не дублируйте приглашения с почти одинаковыми ИНН.
• Компания не найдена: Возможно, контрагент ещё не подключён к оператору ЭДО. Свяжитесь с ним и уточните, через какого оператора он работает.
• Системная ошибка: Обновите страницу, попробуйте позже или обратитесь в техническую поддержку (особенно, если таких ошибок несколько подряд).

Также важно перед отправкой приглашения убедиться, что у организации верно настроены электронная подпись, адрес в ЭДО и она готова работать в цифровом формате. Это избавит от лишней переписки и задержек.

Регулярная проверка статуса отправленных приглашений позволяет поддерживать деловой документооборот в актуальном состоянии и избежать технических разрывов в коммуникации с контрагентами.

Вопросы и ответы