Объемно-сортовой учет: как вести и применять в 1С и Честном знаке

Как вести объемно-сортовой учет в системах 1С и Честный Знак: от активации функций до учета жидкости, масла и товаров без индивидуального кода.

Что такое объемно-сортовой учет

Понятие и примеры применимости

Объемно-сортовой учет — это формат учета, при котором движение товара фиксируется по количеству и по характеристикам (сорт, модель, цвет, размер и т. д.), но без указания индивидуального идентификатора каждого экземпляра. В отличие от поэкземплярного учета, здесь не важно, какая конкретно единица товара уехала или поступила — важно, сколько и каких именно товаров было перемещено.

Например, магазин одежды может принять на склад 100 футболок одного артикула и цвета, указав это в накладной как общее количество по этому артикулу. Система не требует разносить каждую футболку отдельно — это и есть объемно-сортовой подход.

Основные области, где применяется такой учет:

• Одежда и обувь в рознице, где на складе хранятся сотни однотипных изделий;
• Нефасованная продукция, в том числе в категориях свежей еды;
• Склады с высокой оборачиваемостью и большим объемом одинаковых товаров.

Чем отличается от поэкземплярного

Главное отличие — в уровне детализации. При поэкземплярном учете каждая единица товара отслеживается отдельно, с уникальной маркировкой. Это может быть серийный номер, индивидуальный код DataMatrix и т.д. В системах типа 1С или при работе с Честным Знаком такой подход требует больше операций при приемке, отгрузке, возвратах и инвентаризации.

Объемно-сортовой учет упрощает обработку: меньше данных — выше скорость. Например, если вы отгружаете 50 пар обуви одинакового типа, система просто фиксирует количество и характеристики модели, не считывая каждый код.

Подход в маркировке: особенности

В рамках обязательной маркировки в Честном Знаке, объемно-сортовой учет также имеет применение. Например, при продаже в розничной точке не нужно сканировать каждый код товара на кассе — покупатель уходит с товаром, а в систему отправляется информация о том, что проданы 3 единицы товара с определёнными характеристиками.

На этапе приемки в 1С можно загрузить агрегационный код — когда вся коробка с 20, 50 или 100 единицами товара уже имеет связку кодов. Система проверяет фактическое количество и фиксирует его как одну строку документа.

Важно понимать: маркировка учитывается, но не на уровне отдельного экземпляра в обороте. И это допустимо согласно действующим правилам. Более подробно работа с нерасфасованной и массовой продукцией разобрана в статье «Учет и маркировка нерасфасованной продукции: инструкция для ритейла».

Когда выбирать объемно-сортовой формат

Использование объемно-сортового учета особенно целесообразно, когда:

• Работа с большими объемами однотипного товара;
• Каждая единица не требует персонального отслеживания;
• Важна скорость выполнения складских операций и минимум ручной работы;
• Бизнес не занимается серийным учетом или возвратами индивидуальных позиций потребителями.

Если вы продавец мерчандайзинговой продукции или оператор склада fashion-ритейла — объемно-сортовой учет позволит эффективно работать с маркировкой и выполнять требования закона без перегрузки операционных процессов.

Тем не менее, при продаже товаров с высокой индивидуальной ценностью или в случае частых возвратов, поэкземплярный учет будет безопаснее и прозрачнее с точки зрения прослеживаемости и учета кодов маркировки.

Объемно-сортовой учет в 1С

Активация функционала в УТ и УНФ

Чтобы начать использовать объемно-сортовой учет (ВСУ) в 1С, необходимо сначала активировать этот функционал в вашей конфигурации. В зависимости от того, работаете ли вы в “Управлении торговлей” (УТ) или “УНФ”, порядок действий немного отличается, но в целом логика одинаковая.

В “УТ 11” необходимо перейти в раздел НСИ и администрирование → Настройка НСИ → Запасы и установить флаг “Использовать объемно-сортовой учет”. После сохранения система позволяет указывать сорт и объем товара при поступлении, перемещении и реализации.

В УНФ ВСУ настраивается через Настройки → Все функции → Настройки учета. Также обязательно активировать поддержку характеристик номенклатуры, так как сорт и объем могут быть оформлены как отдельные характеристики.

Работа с объемами и сортами

При включенном функционале ВСУ вы сможете отслеживать не просто количество товара, а точную совокупность его характеристик — таких как сорт, объем или масса. Такой подход особенно актуален в отраслях с высокой вариативностью продукции: деревообработка, химия, металлургия, а также в аграрном секторе.

Пример: если вы ведёте учет пиломатериалов, то сорт сильно влияет на себестоимость и отпускную цену. В 1С можно завести единую номенклатуру «Брусок», но характеристики задать как:

• Сорт: I, II, III
• Объем: 0.05 м³, 0.1 м³ и т.д.

Таким образом, вы сможете точно учитывать остатки по каждому параметру и формировать корректный отчет по складу.

Обратите внимание: объем может задаваться как масса нетто или брутто, и это важно при передаче данных в систему маркировки “Честный знак”. Так, при передаче сведений о продуктах деревообработки надо точно указывать объем для корректного расчета единиц учета.

Типовые ошибки и как их избежать

Также важно учитывать, что объемно-сортовой учет всегда реализуется с учетом конкретной бизнес-модели. Ошибка многих компаний — пытаться использовать ВСУ “по минимуму”, не разработав подход к типизации характеристик. Это влечет за собой хаос в отчетности и двойной учет.

Формирование УПД с правильным учетом

При реализации товаров с объемно-сортовыми характеристиками нужно уделить внимание правильному формированию универсального передаточного документа (УПД). Документ должен содержать полный состав характеристик, участвующих в учете — иначе данные не будут соответствовать либо внутреннему балансу, либо требованиям маркировки.

В 1С формирование УПД осуществляется через документы реализации. При этом сорт и объем должны быть автоматически подставлены из выбранной характеристики номенклатуры. Убедитесь, что в печатной форме эти данные отображаются корректно, особенно если проводится сверка с клиентом или передача в ОФД.

Для автоматизации и исключения ручного ввода данные лучше настраивать в виде шаблонов — таким образом можно избежать типовых ошибок, особенно при больших объемах отгрузки.

Дополнительно стоит отметить: если вы используете мобильные терминалы сбора данных, интегрированные с 1С, стоит обратить внимание на настройку учета объема и сорта в мобильной системе. Подробнее об этом — в статье об автоматизации учёта товаров на складе.

Корректный объемно-сортовой учет обеспечивает не только точность складской информации, но и прозрачность документооборота с покупателями и контролирующими органами. Это особенно важно в условиях обязательной маркировки и совершенствования товароучетных систем в 2025 году.

Связка объемно-сортового учета и Честный Знак

Отправка сведений о партиях

Объемно-сортовой учет (ОСУ) тесно интегрируется с системой Честный Знак для контроля реализации маркированной продукции. При работе с партиями товаров без нанесения индивидуального кода требуется передавать агрегированные сведения в систему маркировки. Это позволяет обеспечить прозрачность всего товарного потока: от производителя до конечного потребителя.

Чтобы корректно оформить отправку сведений о партии, нужно настроить в 1С структуру товара: указать категорию, объем и сорт продукции. Например, для бутылок минеральной воды в 0.5 литра с разными вкусами, каждая разновидность оформляется как отдельная позиция в ОСУ. При передаче информации в Честный Знак важно точно указать количество упаковок, тип кода агрегации (например, на короб или паллету) и состав партии.

На практике это выглядит как формирование упаковочного листа или документа отгрузки, в котором каждая позиция связана с уникальным кодом группы. Такая схема позволяет системам быстро и точно идентифицировать, что именно, в каком объеме и когда было выпущено в обращение.

Вывод из оборота

Вывод товаров из оборота в ОСУ фиксируется не поштучно, а по групповой информации. Это удобно и эффективно при продаже маркированного товара без индивидуальных кодов потребителю. Подобная механика особенно актуальна для розницы, HoReCa и производства, где невозможно (или нецелесообразно) считывать каждый код.

Пример: на заправке реализуется 20 бутылок моторного масла одной марки. Маркировка нанесена на короб, но не на каждую бутылку. В этом случае оператор выводит из оборота агрегированный код, указав фактически реализованное количество. Система Честный Знак принимает такой отчет при правильной предварительной фиксации партии.

Очень важно, чтобы все данные были актуальны. Ошибки при фиксации объема могут привести к штрафам или блокировке операций в системе.

Примеры маркировки жидкости (вода, масла, соки)

Продукт с жидкой консистенцией — одна из сложных категорий для объемно-сортового учета, особенно если товар поступает и реализуется как в индивидуальной, так и в групповой упаковке. Вот как обычно маркируются такие категории:

• Вода — чаще всего в ПЭТ-балонах объемом до 5 литров. Маркируется либо каждая единица, либо короб. В ОСУ отражается объем партии и сорт (например, без газа, с газом).
• Масла — моторное, пищевое или техническое масло фасуется в канистры. Даже при фасовке в 1 литр допускается групповая маркировка.
• Соки — частый пример хранения по объемам: 0.2, 0.5, 1 и 2 литра. Учет ведется по ассортименту и фасовке без индивидуального кода.

Если товар реализуется без переклейки кода — важно настроить точное отображение количества и состава на уровне упаковки.

Требования к товарам без индивидуального кода

Не все товары входят в перечень обязательной поштучной маркировки. По закону, в 2025 для некоторых категорий (например, соки или питьевая вода) допускается учет по объему и сорту без нанесения кода на каждую единицу упаковки. Это упрощает процессы в производстве и логистике, но возлагает большее внимание к точности при оформлении документации и фиксации данных.

Среди ключевых требований к ОСУ для таких товаров:

Если вы ведете товарный учет в рознице или аптеке — с ОСУ можно удобно автоматизировать процессы. Подробный обзор о внедрении учета в аптеках — в статье автоматизация учета движения товаров в аптеке.

Учет в розничной и оптовой торговле

Как вести учет в магазине

Ведение учета в магазине – это основа контролируемой торговли. Современные правила требуют, чтобы каждая единица товара была отслеживаема по объему, количеству, серийному номеру и другим признакам. Без автоматизации здесь не справиться – учет обычно ведется в системах 1С с интеграцией в Честный Знак.

В розничной торговле основное внимание уделяется:

• Оперативному отражению продаж по кассам;
• Контролю остатков в режиме реального времени;
• Своевременной маркировке и списанию товаров;
• Проверке легальности товара через ЭДО и систему маркировки ЧЗ.

В оптовой торговле добавляются специфические задачи: точный разбор партий, контроль объемов поставки, учет по складам, корректная отгрузка. Всё это требует детальной настройки товарного справочника – от штрихкодов до единиц измерения.

Настройка объема и веса в товарах

Для объемно-сортового учета важно понимать, в какой единице измеряется движение товара. Например, напитки могут учитываться по литрам, а конфеты — по килограммам. В 1С это реализуется через настройку параметров номенклатуры.

Частая ошибка – несоответствие фасовки в документах фактическому весу/объему. Чтобы избежать этого, нужно:

• Указать в карточке товара базовую и дополнительную единицу измерения;
• Прописать коэффициент пересчета (например, 1 упаковка = 0,5 литра);
• Контролировать соответствие в накладных, иначе возможен отказ при приемке в ЕГАИС или ЧЗ.

Вот простой пример таблицы, как может выглядеть настройка веса и объема для разных товаров:

Такая детализация позволяет вести остатки в разных разрезах и правильно формировать документы в 1С и системе ЧЗ.

Примеры документации в системах ЕГАИС и ЧЗ

Приемка алкоголя или маркированных товаров требует точного оформления документов. В ЕГАИС и Честный Знак это могут быть универсальные передаточные документы (УПД), сопроводительные накладные с кодами маркировки или отчеты о розничной продаже.

Для примера: вы заказали 3 ящика пива, каждый по 20 бутылок. В УПД должны быть указаны:

• Итоговое количество в штуках и литрах;
• Данные по маркам акцизов (в ЕГАИС);
• Коды идентификации каждого изделия (в ЧЗ);
• Идентификаторы контрагента и доверенного поставщика.

Система ЧЗ автоматически сверит коды маркировки в документе с теми, что находятся в реестре. И если количество не совпадает или код уже использован, документ будет отклонен.

Поэтому рекомендуем заранее загрузить документацию в черновик, проверить данные, убедиться в корректности объемов и только потом проводить учетные операции.

Разграничение товаров при приеме

Ошибки в приеме товара стоят дорого — возможны штрафы и блокировка оборота продукции. Чтобы этого избежать, важно правильно разграничивать товары при поступлении: одинаковые на вид изделия могут иметь совсем разный статус — немаркированный, промаркированный подлежащий обязательной прослеживаемости, либо уже выбывший из оборота.

Что помогает при разграничении:

Разграничение особенно важно в переходных периодах, когда на складе одновременно присутствуют старые партии без маркировки, новые с кодами и возвращенные товары. Оператор не должен ориентироваться только на внешние признаки, все должно быть зафиксировано в учетной системе и сопровождено соответствующими данными.

Осознанный подход к приему помогает избежать проблемных ситуаций, а ясная структура учета делает бизнес прозрачным – и для магазина, и для регулирующих органов.

Вопросы и ответы

Что такое объемно-сортовой учет?

Это метод учета, при котором товары группируются по характеристикам (сорт, модель, цвет и т.д.) и учитываются по количеству, без индивидуальной идентификации каждой единицы.

В чем разница между объемно-сортовым и поэкземплярным учетом?

Поэкземплярный учет фиксирует каждую единицу товара отдельно с уникальным кодом, а объемно-сортовой работает с группами товаров по характеристикам и количеству без указания уникального кода.

Когда лучше использовать объемно-сортовой учет?

При работе с массовыми, однотипными товарами, где персональный учет каждого экземпляра нецелесообразен: одежда, продукты, пиломатериалы.

Как включить объемно-сортовой учет в 1С?

В УТ 11: «НСИ и администрирование → Настройка НСИ → Запасы»; в УНФ — через «Настройки учета» с включением характеристик номенклатуры.

Обязателен ли учет объема в ОСУ?

Да, объем является ключевой характеристикой, особенно для учета жидких и сыпучих товаров, и используется при передаче данных в Честный Знак.

Как ОСУ работает с маркировкой в Честном Знаке?

Данные по партиям с агрегированным кодом передаются в систему. Учет ведется по объему и сорту, без сканирования каждого экземпляра на кассе.

Можно ли продавать немаркированные товары с ОСУ?

Да, если товар не подлежит обязательной маркировке или если разрешен групповой (агрегированный) учет по объему и фасовке.

Какие ошибки встречаются при настройке ОСУ в 1С?

Неактивированы характеристики, не указан сорт/объем, неправильная спецификация в документах — всё это ведет к ошибкам учета и невозможности списания товаров.

Как формировать УПД с объемно-сортовыми характеристиками?

Нужно включить в документ все характеристики товара: сорт, объем, фасовку. Данные берутся из выбранной спецификации в 1С автоматически.

Как разграничивать товары при приеме в магазине?

По наличию маркировки и сопроводительных данных: маркированные, немаркированные и с ошибками оформляются по-разному. Используйте проверку кода и сверку с УПД.