Проверка ТТН ЕГАИС: как правильно проверить накладную по идентификационному номеру

Автор статьи
Бобков Олег
Менеджер отдела продаж

Установленный государством порядок регулирования алкогольного рынка предусматривает обязательную регистрацию продукции в единой учетной системе. Подтверждение легального происхождения через общий сервис призвано обеспечить законный оборот в рамках данной товарной категории, что особенно актуально на фоне роста количества фальсификата, выявляемого на территории Российской Федерации. Одним из ключевых элементов электронного документооборота выступает внесение в базу сведений о товарно-транспортных накладных и акцизных марках. Последующая проверка ТТН ЕГАИС позволяет контролирующим органам и участникам рынка отследить весь путь перемещения товаров, начиная с момента производства, и заканчивая реализацией конечному потребителю.

заполнение документации

Обеспечение условий для проведения проверочных мероприятий предусматривает соблюдение регламента производителями и поставщиками как крепкой алкогольной продукции, так и пивных напитков. Установка программного обеспечения, для оперативной выгрузки данных в общую базу является обязательным требованием. Кроме того, представители розничных структур должны проводить сверку между фактическим и заявленным объемами поставки, своевременно указывая расхождения, и оформляя сопутствующие документы.

Форма и содержание ТТН

Проверка информации из ЕГАИС по документообороту обуславливает необходимость использования унифицированной формы, которая в случае с накладными должна соответствовать установленному стандарту 1-Т. Структура сопроводительной документации предусматривает наличие двух разделов:

  • Товарный — заполняется грузоотправителем и включает в себя сведения о товаре.
  • Транспортный — сюда относится несколько подразделов, данные в которые вносятся как отправителем, так и логистом.

Стандартизованный шаблон с альбомной ориентацией позволяет уместить информацию на одном листе А4 — за счет двусторонней печати.

заполнение документации по накладной

Правила оформления

Обязанность по подготовке первичных ТТН возлагается на поставщика алкогольной продукции. Задачей выступает представление не только бумажной, но и цифровой версии, на основании которой становится возможной проверка документов ЕГАИС. При этом содержание документации может различаться, поскольку в физической копии также нередко содержатся данные о товарах, не относящихся к категории спиртосодержащих напитков. Готовые и корректно оформленные материалы являются основным элементом учета, а также позволяют составлять дальнейшие акты в будущем.

система подтверждения документации

Готовые решения для всех направлений

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Узнать больше

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Узнать больше
Показать все решения по автоматизации

Сроки подготовки и отправки ТТН

Все необходимые операции, связанные с работой в единой учетной системе, должны быть реализованы до того момента, как транспортное средство, загруженное товарной продукцией, покинет территорию компании, выступающей в качестве производителя или поставщика. На ранних этапах внедрения цифровой регистрации временные ограничения были более лояльными и отводили на выгрузку данных до трех дней. Однако действующий регламент предусматривает определенные штрафные санкции за нарушение сроков, что вынуждает контрагентов действовать более оперативно.

штрафные санкции

Приемка

Электронная версия поступает намного раньше, чем товар, что позволяет заранее подготовиться к процедуре принятия. По прибытии транспортного средства производится сопоставление бумажной и цифровой версии, а также подтверждение в личном кабинете данных по ТТН в ЕГАИС — если проверка накладной не выявила никаких нарушений, либо оформление возврата. В обоих случаях обязательным условием выступает регистрация в день поставки.

Таким образом, получатель груза формирует один из следующих документов:

  • При совпадении плановых и фактических значений — акт приемки, на основании которого продукция перемещается в учетной базе между балансами контрагентов.
  • В случае выявления отклонений между оригинальной и электронной документацией — документ о расхождении, в соответствии с которым товар частично возвращается поставщику.
  • При нежелании регистрировать поставку ввиду наличия объективных оснований — отказ от приема.

При этом в качестве отказного повода могут выступать не только погрешности в оформлении сопроводительных документов, но и иные факторы, связанные с качественными характеристиками, либо с нарушением сроков исполнения обязательств между сторонами.

нотариальное заверение документов

Проверка статуса ТТН в ЕГАИС через check1 (чек 1) fsrar ru по идентификатору накладной/транспортного пакета

Сведения, отправляемые на сервер платформы, в обязательном порядке шифруются и заверяются квалифицированной электронной подписью. При корректной реализации алгоритма выгрузки данных возникает возможность отслеживания различных типов документов и сопутствующих аспектов, связанных с конкретной партией алкогольной продукции, таких как:

  • чек (детализированная информация об изготовителе и сериях акцизных марок);
  • факт подтверждения осуществляемой закупки и получения товара конечным контрагентом, участвующим в логистической цепочке;
  • номер и статус накладной в ЕГАИС, проверка сведений из документооборота, дата отправки в универсальный транспортный модуль (УТМ) и т. д.

При этом данные отражаются с учетом специфики внутренней регистрационной политики отправителя, что исключает вероятность расхождения сведений по одной и той же отгрузке.

как правильно определяется статус документа

Как проверить ТТН

Стандартная система маркеров позволяет отслеживать изменения, происходящие с загруженным документом по мере его продвижения по стадиям электронного оборота. В соответствии с принятым регламентом каждому оформленному документу может быть присвоен один из следующих статусов:

  • Подтвержден/Отклонен — характеризует текущее состояние и определяет необходимость редактирования и повторной загрузки.
  • Выгружен/Принят в обработку — удостоверяет факт передачи сведений в УТМ и последующего взаимодействия с ними учетного модуля.

Для отправки запроса достаточно воспользоваться учетной записью, созданной в процессе регистрации. Чтобы проверить накладную в ЕГАИС ФСРАР, понадобятся идентификационный номер ТТН, а также ID получателя и отправителя. Последний можно получить как от самого поставщика, так и через систему — с помощью регистра фиксации, указанного на сопроводительных документах.

где посмотреть документы

Проверка информации из документооборота

Результатом автоматического сопоставления сведений по всей базе с исходными критериями становится появление запрошенной документации, отражающей как данные по реализованной операции, так и по сопутствующим актам, связанным с ней. Стоит отметить, что в оцифрованном архиве содержатся только оформленные надлежащим образом материалы, зарегистрированные начиная с 15 февраля 2016 года — то есть с даты плановой обязательной замены оборудования всеми компаниями, вовлеченными в цикл купли-продажи.

Как проверить статус ТТН в ЕГАИС

Для получения участниками рынка и контролирующими органами сведений, связанных с товародвижением в сегменте изготовления и продажи алкогольной продукции, был создан отдельный портал. Для проверки накладных используется сайт check 1 fsrar.ru, на котором можно найти информацию о движении транспортных пакетов в рамках универсального модуля.

Выбор методики поиска зависит от специфики характеристик, имеющихся в распоряжении отправителя заявки. Функциональные возможности сервиса предусматривают обработку запросов трех форматов:

  • По пакетному ID-номеру — автоматически присвоенному индикатору, маркирующему все перемещения элемента в рамках системы электронного документооборота.
  • По идентификатору — это позволяет получить базовые сведения о документе, такие как дата регистрации и текущий статус на сервере.

Рассмотрим каждый из вариантов подробнее.

как посмотреть документы

Поиск по транспортному пакету

Для получения необходимой информации об определенной документации понадобится уточнить уникальный ID, присваиваемый в рамках базы транспорта. Необходимые показатели извлекаются из логов УТМ, либо запрашиваются у представителя контрагента, осуществляющего отправку груза. Решение вопроса позволяет перейти к реализации простого алгоритма:

  1. Откройте сайт чек ЕГАИС ФСРАР, чтобы проверить ТТН по номеру пакетного идентификатора.
  2. Выберите вкладку «Поиск» и заполните форму, включая данные по организации-отправителю в базе РАР.
  3. Введите числовое значение в поле проверки и отправьте запрос.

Расшифровка полученного результата осуществляется следующим образом:

  • Пункты 1 и 2 содержат информацию о последовательной отправке накладной в УТМ и в основную учетную систему.
  • В разделах 3 и 5 представлены такие характеристики, как дата, время и тип документации, полученной с сервера в качестве ответа.
  • Последняя графа отражает срок поступления на модуль контрагента.

приемка документации

Поиск по Идентификатору ТТН

Для того чтобы реализовать подобный запрос, понадобится:

  • Уточнить WBRegId документа.
  • Выбрать соответствующую вкладку на сайте.

как происходит загрузка

  • Ввести ID, а также номерной код отправителя или получателя.

как происходит загрузка поэтапно

поэтапное заполнение формы

  • Пройти короткий тест CAPTCHA.

подтверждение транспортного пакета

  • Отправить заявку в систему.

переотправка накладной

определение статуса заявки

Проверка накладной из ЕГАИС-производитель

Как мы уже упоминали ранее, этот инструмент позволяет получить сведения о сопроводительной документации, зарегистрированной в базе начиная с февраля 2016 года. Алгоритм включает в себя следующие действия:

  1. Определение номера фиксации ТТН.
  2. Заполнение поисковой формы с указанием fsrar ID принимающей стороны.
  3. Отправка запроса.

Как происходит загрузка

поиск по идентификатору

Предварительное резервирование алкогольной продукции на балансе производится еще до того, как будет подтверждена оформленная на нее накладная. Факт реализации считается установленным с момента верификации получения через систему. При этом в процессе выгрузки и регистрации электронного документооборота возможно возникновение ряда технических ошибок, таких как:

  • Расхождение номера или времени, указанного в ТТН, с цифровой версией. В подобных случаях контрагентам рекомендуется согласовать и внести корректировки в бумажные экземпляры, впоследствии произведя повторный обмен.
  • Пересортица товара. Ввиду того что покупатель формирует заказ по полной номенклатуре, наличие в документах лишних позиций является основанием для отказа от накладной.
  • Расхождение себестоимости. Связано с выгрузкой стоимостных значений, и устраняется путем отклонения и повторного оформления электронного акта.

Кроме того, бывают ситуации, когда поставка фактически не была получена. В этом случае важно исключить вероятность досрочной регистрации поступления, проведенной до того, как продукция прибудет на склад получателя — иначе доказать наличие ошибки проверяющим органам будет крайне проблематично.

поиск документации по идентификатору

Особенности и сроки подтверждения

Процедура фиксации реализуется через личный кабинет пользователя. Перед загрузкой документа следует провести проверку информации о ТТН из базы транспорта, а также проверить статус накладной в ЕГАИС. Задача решается производителем при помощи следующих операций:

  • Подсчет фактического количества алкоголя и номенклатуры.
  • Сопоставление бумажной и электронной версий.

Обязанностью получателя является тщательная сверка, по итогам которой подписывается акт приемки или расхождения. Если все верно — объем и сумма отгрузки списываются с баланса отправителя, и переходят на счет розничной организации.

сверка актов

Как принять входящую ТТН

Интерфейс единого портала предлагает воспользоваться соответствующей вкладкой. В ходе проверки партии алкоголя обязательным условием является сканирование каждой акцизной марки. Отсутствие несовпадающих позиций — основание для подтверждения операции.

Кто должен подтвердить накладные

В соответствии с общепринятой практикой задача приемки возлагается на конечного получателя, проводившего сверку план/факт, и осуществляющего выгрузку в систему. При этом важно учитывать ограничения по срокам предоставления электронных документов, установленных для производителя, обязанного переслать ТТН до момента фактической отправки продукции.

сверка документации егаис

Готовые решения для всех направлений

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Узнать больше

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Узнать больше
Показать все решения по автоматизации

Где и как посмотреть данные

Для осуществления контроля используется личный кабинет на портале ЕГАИС, в котором доступна функция отслеживания текущего статуса. Чтобы получить информацию, понадобится указать ID обоих контрагентов, а также номер сопроводительной накладной.

В случае с отправленной документацией возможны следующие варианты ответов от системы:

  • «Принято» — означает, что все характеристики указаны корректным образом, и в цепочке остается незавершенным только подтверждение со стороны покупателя.
  • «Ожидает» — обуславливает необходимость оперативного обращения в службу технической поддержки.
  • «Отказ» — определяет недействительный статус документа, как правило, ввиду допущенных ошибок.

Помимо официального сервиса, для отслеживания также применяются упрощенные формы приложений, предлагаемые сторонними ресурсами. При этом важно уточнить, что сведения об отгрузке не окажутся в распоряжении третьих лиц, преследующих недобросовестные цели.

определение статуса накладной

Переотправка накладной

В ситуациях, когда при отправке ТТН произошел технический сбой, или произошло случайное удаление, допускается подача запроса на повторно. Для этого понадобится узнать у отправителя присвоенный регистрационный номер, и оформить соответствующую заявку в личном кабинете.

Ответственность за нарушение сроков

Действующие нормативные положения строго регламентируют порядок учета данных по алкогольным поставкам, и допускают применение в отношении нарушителей регламента штрафных санкций. Денежное взыскание накладывается как на организацию, так и на генерального директора, при этом неучтенная продукция подлежит конфискации. В связи с этим рекомендуется тщательно контролировать электронный оборот, исключая вероятность наступления негативных последствий.

Размер штрафов

Внедрение более жестких требований по срокам позволяет ожидать усиления интенсивности проверочных мероприятий со стороны уполномоченных ведомств. В соответствии с принятыми положениями статьи 14.19 КоАП РФ, в 2021 году за несоблюдение порядка фиксации для должностных лиц предусмотрено взыскание в размере до 15 000 рублей, для организаций — до 200 тысяч.

Заключение

Грамотное ведение документооборота и регулярная проверка ТТН через сайт fsrar (фсрар) — важные факторы, определяющие эффективность ведения коммерческой деятельности на рынке алкогольной продукции. Мобильные решения, предлагаемые компанией «Клеверенс», помогают исключить ошибки учета, и сводят к минимуму вероятность некорректного оформления операций в системе ЕГАИС:



Количество показов: 835

Статьи по схожей тематике