Учет ТМЦ на предприятии: правила, порядок и методы списания товарно-материальных ценностей в 1С

В статье описаны обязательные правила учета ТМЦ в 1С: единица учета, своевременность и документирование операций. Рассмотрены основные этапы движения запасов – поступление, хранение, перемещение, инвентаризация и списание, а также три метода списания (по себестоимости, средней стоимости и ФИФО) с учётом требований ФСБУ 5/2019 и изменений 2026 года. Кроме того, указаны настройки учетной политики и использование электронного документооборота (УПД) для автоматизации процессов.

Нормативная база и значение учета ТМЦ

Нормативные акты, регулирующие учет ТМЦ

Учет товарно‑материальных ценностей (ТМЦ) в России обязателен в соответствии с двумя основными федеральными стандартами бухгалтерского учёта: ФСБУ 5/2019 «Запасы» и ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Первый стандарт определяет правила признания, оценки и отражения в бухгалтерском учёте всех запасов – от сырья и материалов до готовой продукции и товаров в пути. Второй фиксирует порядок проведения инвентаризации, её периодичность и требования к документированию результатов. Совместное действие этих нормативов обеспечивает единую схему контроля над движением и состоянием запасов в любой организации.

Последствия несоблюдения требований

Нарушения требований ФСБУ 5/2019 и ФСБУ 28/2023 влекут за собой два основных риска:

• Финансовые санкции – налоговые органы могут наложить штрафы за неверное отражение запасов, несвоевременную инвентаризацию или неправильный расчёт стоимости списаний.
• Операционный риск – отсутствие надёжного учёта повышает вероятность внутреннего воровства, несанкционированных списаний и искажений реального уровня запасов, что в итоге ухудшает управленческие решения.

Новые требования, вступающие в 2026 году

С 2026 г. вводятся два ключевых изменения, существенно меняющих практику учёта ТМЦ:

• Обязательный электронный документооборот (ЭДО) – все операции с запасами (приём, перемещение, списание) должны фиксироваться в электронных формах, интегрированных с налоговой системой. Это упрощает проверку и ускоряет обмен данными между бухгалтерией и контролирующими органами.
• Усиленный налоговый контроль списаний – налоговая служба получит возможность автоматизированного сопоставления данных ЭДО с декларациями, что повысит точность проверки обоснованности списаний и уменьшит возможности уклонения от уплаты налогов.

Особенности для государственных и бюджетных организаций

Для государственных и бюджетных учреждений с 01.01.2026 г. действует Приказ № 117н, в котором предусмотрены два важных изменения:

1. Отмена детализации КОСГУ – упрощённый план счетов позволяет вести учёт без разбивки по отдельным кодам расходов, что снижает административную нагрузку.
2. Обязательный учёт сроков полезного использования – ТМЦ, срок эксплуатации которых превышает 12 месяцев, автоматически классифицируются как основные средства. Это требует пересмотра классификации активов, переоценки амортизации и изменения подходов к инвентаризации.

Обесценение запасов – обязательная процедура для большинства компаний

С 2026 г. обесценение запасов в соответствии с ФСБУ 5/2019 становится обязательным для всех коммерческих организаций, за исключением микропредприятий. Это означает, что каждый год необходимо проводить оценку реальной стоимости запасов, сравнивая её с балансовой стоимостью, и при необходимости признавать убытки от обесценения.

Пример: если у компании «А» на складе находятся 500 т сырья, закупленного по цене 1 000 руб./т, но из‑за изменения рыночных условий их текущая реализуемая стоимость упала до 700 руб./т, обязательная процедура обесценения потребует списать разницу (150 000 руб.) в отчёт о прибылях и убытках. Такой подход повышает достоверность финансовой отчётности и снижает риск налоговых корректировок.

Этапы и методы учета ТМЦ в 1С:Бухгалтерия 8.3

1. Основные принципы учета ТМЦ

В 1С:Бухгалтерия 8.3 учет материально‑технических средств (ТМЦ) строится на трёх обязательных правилах:

• Единица учета – каждый объект фиксируется по уникальному идентификатору (номенклатурный номер), партии или группе. Это позволяет точно проследить движение конкретных товаров.
• Своевременность отражения – операции фиксируются в системе в момент их фактического выполнения, что исключает разрывы между реальностью и бухгалтерскими данными.
• Документальное оформление – каждая операция сопровождается соответствующим документом, что обеспечивает проверяемость и соответствие требованиям законодательства.

2. Последовательность движения ТМЦ

Процесс управления ТМЦ в 1С проходит через четыре стандартных этапа, каждый из которых имеет свой тип документа:

1. Поступление – оформляется по накладным ТОРГ‑12, УПД или другим подтверждающим документам. В системе создаётся документ «Поступление (акты, накладные, УПД)».
2. Хранение и перемещение – после поступления товары размещаются на складе, за ними закрепляются ответственные лица (МОЛ) и конкретные складские ячейки. Для отражения перемещения используется документ «Перемещение товаров».
3. Инвентаризация – периодическая проверка фактических остатков. Документ «Инвентаризация товаров» автоматически сравнивает учётные данные с результатами физической проверки и фиксирует отклонения.
4. Выбытие (списание) – при реализации, утилизации или списании по другим причинам оформляется документ «Списание товаров».

Такой порядок гарантирует, что каждый товар проходит полный цикл от поступления до выбытия, а все изменения фиксируются в единой базе данных.

3. Методы списания ТМЦ

Метод списания определяется в Учетной политике организации и выбирается в зависимости от характера товаров и требований к точности расчётов. В практике наиболее часто применяются следующие подходы:

• Списание по себестоимости каждой единицы – применяется к уникальным и дорогостоящим позициям (например, ювелирные изделия, автомобили). Позволяет точно отразить стоимость каждой реализованной единицы.
• Средняя стоимость – наиболее популярный метод для массовых товаров (стройматериалы, канцелярские изделия). Стоимость списываемой позиции рассчитывается как средневзвешенная цена всех единиц, находящихся на складе.
• FIFO (first‑in, first‑out) – используется для товаров с ограниченным сроком годности (продукты питания, медикаменты). При списании сначала учитываются самые ранние поступления, что минимизирует риск просрочки.

Важно отметить, что метод LIFO (last‑in, first‑out) запрещён в бухгалтерском и налоговом учёте в Российской Федерации и не может быть реализован в 1С:Бухгалтерия 8.3.

Выбор метода списания влияет как на финансовую отчетность, так и на налоговые обязательства, поэтому его следует согласовывать с аудитором и налоговым консультантом.

Практическая настройка и операции в 1С (2026 год)

1. Базовая конфигурация и учетные параметры

Для начала необходимо включить в системе все модули, которые будут использоваться в работе с запасами:

1. Настройка функциональности – меню Главное → Настройки → Функциональность.

   • Поставьте галочки рядом с пунктами «Запасы», «Спецодежда», «Импортные товары», «Торговля» (оптовая/розничная).

2. Параметры учёта – Администрирование → Параметры учёта.

   • Включите аналитический учет по номенклатуре и складам (отображение как количества, так и стоимости).
   • Обязательно активируйте учёт по партиям – это предопределяет возможность применения метода FIFO.

3. Учетная политика – в том же разделе задайте способ оценки запасов:

   • «По средней» – подходит, когда цены закупки меняются незначительно.
   • «По FIFO» – выбирается при включённом учёте по партиям, что обеспечивает автоматическое списание старых партий первыми.

4. Справочники – создайте хотя бы один склад (тип – оптовый или розничный) и заполните справочник «Номенклатура».

   • Для каждой позиции укажите привязанные бухгалтерские счета (например, 10.01 – материалы, 41.01 – товары).

2. Операции с товарно‑материальными ценностями

Поступление ТМЦ

Документ «Поступление» формируется автоматически из УПД (электронный документ). После создания система сопоставляет номенклатуру и формирует проводки:

• Дт 10/41 – Кт 60 – отражение стоимости поступивших товаров.
• Дт 19 – Кт 60 – ввод входного НДС.

Перемещение товаров

Для перемещения между складами используется документ «Перемещение товаров». Требования к подписи: электронная подпись (ЭЦП) руководителя отдела логистики (МОЛ). Проводка выглядит так:

• Дт склад‑получатель – Кт склад‑отправитель.

Списание (расход)

Списание осуществляется через Склад → Расход материалов. При выборе цели (например, «Использование материалов») указывается счет затрат (20 – общепроизводственные, 26 – обслуживание, 44 – коммерческие). Проводка:

• Дт 20/26/44 – Кт 10/41.

3. Инвентаризация и корректировка остатков (2026)

1. Создание приказа – в системе формируется приказ на проведение инвентаризации.
2. Автоматическое заполнение остатков – программа подставляет текущие бухгалтерские остатки по каждому складу и партии.
3. Ввод фактических данных – сотрудники используют терминалы сбора данных (ТСД) для ввода реального количества.
4. Подпись ЭЦП – после завершения ввода ответственный подписывает результаты электронной подписью.

На основании разницы между бухгалтерскими и фактическими данными система автоматически генерирует:

• Документ «Оприходование» – для излишков (поступление на склад).
• Документ «Списание» – для недостач (списание со склада).

4. Электронный документооборот и регламентные операции

• ЭДО – в меню Администрирование → Обмен электронными документами подключите профиль организации. Настройте автоматическое создание документа «Поступление» из получаемых УПД, что исключает ручной ввод.

• Обесценение запасов – при падении рыночной стоимости ниже балансовой стоимости система в конце отчетного периода формирует резерв:

  • Дт 91.02 – Кт 14 (резерв по обесценению).

  Регламентные операции выполняются автоматически, но их результаты следует проверять в отчетах «Оценка запасов» и «Резервы».

Эти шаги обеспечивают полную готовность 1С к работе с товарно‑материальными ценностями в 2026 году, минимизируют ручной ввод и повышают достоверность бухгалтерского учета.

Контроль, проверка и рекомендации по дальнейшему использованию

Проверка остатков и аналитика

Для контроля текущих запасов необходимо использовать оборотно‑сальдовую ведомость по счетам 10, 41, 43 с группировкой по номенклатуре, складам и партиям. На её основе формируется отчёт «Остатки товаров», который позволяет увидеть реальное распределение ТМЦ. Дополнительно проводится анализ субконто: выделяются позиции с отрицательными или «красными» остатками, что сигнализирует о возможных ошибках ввода или несоответствиях в учётных данных. Такой подход обеспечивает своевременное выявление отклонений и их устранение до проведения инвентаризации.

Инвентаризационный процесс

Инвентаризация в 1С реализуется по чётко определённому чек‑листу:

1. Подготовка – издание приказа и создание документа «Инвентаризация».
2. Автозаполнение – система подставляет учётные остатки из оборотно‑сальдовой ведомости.
3. Фактический ввод – сотрудники фиксируют реальные данные через терминалы сбора данных (ТСД) или вручную.
4. Проведение – документ подписывается электронной подписью (ЭЦП) и считается проведённым.
5. Формирование проводок – на основании разницы между учётными и фактическими данными формируются:
   • Оприходования (излишки) с проводкой Дт 10 – Кт 91.01;
   • Списания (недостачи) с проводкой Дт 94 – Кт 10, после чего происходит распределение недостач по соответствующим аналитическим разрезам.

Пример: при обнаружении излишка 5 шт. детали «А» на складе 1, система автоматически создаёт проводку Дт 10 (деталь «А», склад 1) – Кт 91.01 (прочие доходы), что отражает возврат стоимости в прибыль.

Резервирование и налоговый контроль

В конфигурации 1С:БГУ предусмотрена функция резервирования запасов – блокировка ТМЦ на время согласования акта списания. Это исключает возможность появления отрицательных остатков и гарантирует, что списание будет выполнено только после подтверждения всех сопутствующих документов.

Для налогового контроля к каждому акту списания необходимо прикреплять:

• цель расхода;
• технологическую карту;
• нормы расхода.

Такой пакет документов позволяет доказать, что списание относится к производственным затратам, а не к управленческим расходам, которые не включаются в себестоимость ТМЦ. Это снижает риск налоговых споров и корректирует расчёт налога на прибыль.

Практические рекомендации и дальнейшие шаги

• Обновление конфигурации – регулярно (не реже одного раза в год) адаптировать 1С под требования 2026 г., включая электронный документооборот (ЭДО), правила обесценения и новые возможности резервирования.
• Плановая инвентаризация – проводить минимум раз в год и обязательно после крупных перемещений (перепланировка складов, ввод новых линий производства).
• Соответствие метода списания – проверять, что выбранный метод (по средней стоимости, FIFO и т.п.) отражает реальный характер оборота конкретных товаров; при необходимости корректировать метод в учетной политике.
• Специализированные конфигурации – при наличии требований к адресному хранению, штрихкодированию или интеграции с внешними системами рассматривать варианты УНФ, УТ, ERP.

Следующие шаги: уточнить отраслевую специфику предприятия, определить используемый метод оценки запасов в учетной политике и зафиксировать наличие особых категорий (спецодежда, топливо, брак). Эта информация позволит настроить параметры учёта и подобрать оптимальные схемы проводок под конкретные бизнес‑процессы.

Полезные сервисы и обновления

Мобильная автоматизация склада

Узнать больше

Маркировка «Честный ЗНАК»

Узнать больше

Розничная торговля и инвентаризация

Узнать больше

Часто задаваемые вопросы

Какие три главных правила необходимо соблюдать при учёте ТМЦ в 1С?

1. Единица учёта – выбирается организацией (номенклатурный номер, партия, однородная группа).
2. Своевременность – движение ценностей фиксируется в системе в момент операции или сразу после неё.
3. Документооборот – каждое действие (приход, перемещение, списание) оформляется первичным документом.

Какой метод списания ТМЦ подходит для уникальных и дорогих товаров?

Для уникальных, штучных или дорогостоящих товаров (например, ювелирные изделия, автомобили, недвижимость) применяется списание по себестоимости каждой единицы – стоимость списывается по реальной цене закупки.

Что изменилось в учёте ТМЦ с 2026 года в части электронного документооборота (ЭДО)?

• Поступления оформляются автоматически через сервис 1С‑ЭДО: накладные (ТОРГ‑12, УПД) импортируются без ручного ввода.
• Акты списания и перемещения подписываются ЭЦП материально‑ответственных лиц прямо в интерфейсе 1С или через мобильные терминалы.
• Для большинства отраслей обязательна передача электронных УПД и актов.

Как правильно настроить метод оценки запасов в 1С‑Бухгалтерии 8.3?

1. Откройте Настройки → Учетная политика.
2. В строке «Способ оценки запасов» выберите один из доступных вариантов: «По средней стоимости» или «FIFO (ПЕРВЫЙ ПРИШЁЛ – ПЕРВЫЙ УШЁЛ)».
3. Если выбираете FIFO, убедитесь, что на шаге Параметры запасов включён учет по партиям.

Какие документы используются для проведения инвентаризации ТМЦ в 2026 году?

• Инвентаризация товаров – создаётся в разделе Склад → Инвентаризация товаров.
• После проведения автоматически формируются «Оприходование излишков товаров» (для излишков) и «Списание недостач товаров» (для недостач).
• Все формы (ИНВ‑3, ИНВ‑19, ИНВ‑22) подписываются электронными подписями через модуль 1С‑ЭДО.

Как отразить транспортные и сопутствующие расходы в стоимости ТМЦ при поступлении?

В документе «Поступление (акты, накладные, УПД)» добавьте строки с транспортными услугами. При проведении программы автоматически распределит эти расходы на счёт запасов (10/41) и сформирует проводку:

• Дт 10 (или 41) – Кт 60 (стоимость ТМЦ + транспорт)
• Дт 19 – Кт 60 (входящий НДС по транспортным услугам).

Эти настройки позволяют учитывать полную себестоимость закупки и избегать недоучёта расходов.