Авансовый отчет в 1С: как провести, оформить и заполнить — примеры заполнения в программе

Грамотное оформление документов на предприятии — обязательное условие, без соблюдения которого крайне проблематично вести полноценный бухгалтерский учет. Одним из наиболее часто встречающихся типов повседневной документации является отчетность по денежным авансам, формируемая при проведении взаиморасчетов с сотрудниками и подтверждающая корректность расходования выданных ранее средств. Необходимость в подобных операциях возникает постоянно — к их числу относятся бронирование командировочных билетов, приобретение хозяйственных и строительных материалов, закупка канцелярских товаров, оплата ГСМ, и т. д. Как создать, правильно оформить и провести авансовый отчет в 1С? Давайте разбираться.

Общее представление и регламент заполнения

Действующие законодательные нормы устанавливают ряд правил, определяющих, кто именно может выступать в качестве подотчетного лица, получающего из кассы суммы в форме аванса. Актуальные нормативные положения, закрепленные в рамках Налогового кодекса, относят к данной категории:

• Фактических сотрудников организаций, то есть граждан, заключивших официальное трудовое соглашение.
• Субъектов, с которыми подписан договор гражданско-правового характера.

Во втором случае речь, как правило, идет о подрядчиках, выполняющих определенный фронт строительных, ремонтных или отделочных работ, а также о лицах, оказывающих услуги логистического характера.

Перед тем как правильно сделать, заполнить и отразить авансовый отчет в программе «1С: Бухгалтерия 8», следует уточнить, что порядок выдачи денежных средств подотчетным субъектам регламентирован Положением №373-П, утвержденным в 2011 году, и посвященным вопросам ведения кассовых операций. В этом документе, в частности, определяется, что в качестве основания для предоставления ДС рассматривается соответствующее заявление со стороны сотрудника или иного уполномоченного субъекта, согласованное и подписанное непосредственным руководителем, и содержащее сведения о сумме и сроках расходования.

Для оформления операции в учетной программе используется шаблон с аналогичным названием, доступный в разделе «Банк и касса». Создание авансового отчета в 1С предусматривает заполнение шапки типовой формы, в которой указываются дата («От») и персональные данные («Подотчетное лицо»). Кроме того, информация вносится в раздел «Получатель» — в этом случае достаточно воспользоваться справочником с физлицами, и выбрать нужного работника из списка, сформированного за весь период работы предприятия.

Вне зависимости от формы предоставления денежных средств, будь то выдача наличности из кассы организации, или оформление безналичного перевода на расчетный счет (банковскую карту), содержательная специфика хозяйственной операции остается неизменной. При заполнении авансового отчета в 1С проводки ведутся по счету дебита 71 («Расчеты с подотчетными лицами»), который корреспондирует с кредитом 50 или 51 — в зависимости от формы начисления.

Теперь давайте перейдем к рассмотрению практических примеров, которые помогут пошагово разобрать особенности отражения в той или иной ситуации.

Как занести выданные ранее суммы

Итак, допустим, 1 октября сотрудник Иванов И.И. предоставил в бухгалтерию отчетность по расходованию предоставленного ему аванса в размере 10 000 рублей. В ситуациях, когда денежные средства уже были выданы, они должны быть отражены на соответствующей вкладке — при оформлении авансового отчета в 1С единственным вариантом выступает подбор, реализуемый через кнопку добавления, и позволяющий выбрать один из следующих типов операций:

• Списание с расчетного счета — применяется при расходовании баланса корпоративной служебной карты, либо при перечислении денег на персональную карточку сотрудника.
• Выдача наличных — актуально в тех случаях, когда аванс получен в кассе организации.
• Предоставление денежной документации — используется для ситуаций, в которых приобретение условных транспортных билетов и талонов на ГСМ осуществлялось самим предприятием, после чего указанные документы были переданы работнику.

Заполнение вкладки не требуется, когда расходы на нужды компании были покрыты собственными средствами физического лица и компенсируются по согласованию в соответствии с предъявленными чеками об оплате, а также иными закрывающими квитанциями. В подобных ситуациях рекомендуется проведение авансовых отчетов в 1С с использованием счета 73.03 — «Расчеты по прочим операциям».

В соответствии с требованиями законодательства, сотрудники, которыми были получены подотчетные деньги, обязаны предоставить сведения об их расходовании в течение трех рабочих дней с момента окончания срока выдачи, указанного в документе. При отсутствии явного определения (период устанавливается общим приказом по предприятию, или же уточняется в рамках конкретного заявления на совершение отдельной операции), для исчисления временного промежутка используется дата фактического предоставления аванса.

Стоит также отметить, что выданная и израсходованная суммы совпадают не во всех случаях. Существует два варианта:

1. Перерасход, отражаемый в официальной отчетности при наличии согласования со стороны организации, обуславливает формирование сальдо по кредиту счета 71, равное разнице значений, и закрываемое путем дополнительной выдачи соответствующего объема денежных средств.
2. Образование остатка, который, в зависимости от специфики целей выдачи, может быть либо возвращен на баланс компании, либо оформлен повторно новым документом для дальнейшего использования.

Как составлять авансовый отчет в 1С при покупке материалов и товаров

Еще одна распространенная операция — закупка различного рода продукции, необходимой для обеспечения хозяйственной деятельности. В качестве примера рассмотрим вариант, в котором подотчетным лицом приобретаются канцелярские товары.

Допустим, 1 октября все тем же сотрудником Ивановым И.И. была предоставлена отчетность по расходованию аванса, дополненная чеком с выделенным налогом на добавленную стоимость, подтверждающим оплату канцтоваров в ООО «Пирамида». Для удовлетворения производственных потребностей было куплено пять пачек офисной бумаги формата А4, стоимостью 236 рублей каждая (включая НДС 20%).

В ситуациях, когда ответственный субъект предъявляет первичные закупочные документы, в которых присутствуют сведения о приобретении материально-производственных запасов, номенклатурный перечень должен быть отражен на вкладке «Товары». При этом важно учитывать, что для МПЗ не требуется дополнительно создавать акты или накладные поступления — оприходование реализуется через создание авансового отчета в 1С.

При заполнении раздела указываются наименование, количество, сумма, потраченная на закупку, а также сведения о применяемом налоговом сборе, контрагенте, выступающем в качестве поставщика, и документальных основаниях для принятия НДС к вычету. В тех случаях, когда представленная отчетность сопровождается счет-фактурой, выписанной на организацию, в программе проставляется маркер «СФ», благодаря которому система автоматически создает соответствующий документ сразу после проведения.

Наличие только первичной документации — к примеру, фискального чека, в котором указана сумма налога — исключает необходимость установки флажка. Для указания значения используется отдельная графа, в которую вносится актуальная величина выделенного контрагентом НДС. После завершения операции он списывается по статье расходов, не принимаемых к учету в структуре прибыли, подлежащей налогообложению.

Нередко возникает вопрос о том, как делать авансовый отчет в 1С, если подотчетный сотрудник уже рассчитался с поставщиком за продукцию, однако фактического поступления на склад пока еще не было. В подобных случаях, при наличии чека об оплате, рекомендуется оформить приобретение материальных ценностей с помощью актов и накладных, то есть документа «Поступление», создаваемого в момент прихода. При этом вкладка «Товары» не заполняется, а проведенные взаиморасчеты с контрагентом отражаются в разделе «Оплата».

Как проводить суточные и командировочные расходы

Для организаций, деятельность которых подразумевает регулярные выезды сотрудников за пределы домашнего региона, важным фактором выступает правильное оформление сопутствующих затрат. Рассмотрим в качестве примера образец заполнения в 1С авансового отчета по командировке.

25 сентября Иванов И.И. был отправлен в шестидневную рабочую поездку в город Санкт-Петербург. Согласно внутреннему положению предприятия, используемому как основание для начисления компенсации расходов на суточное проживание, сумма на каждый день составила 700 руб., что в совокупности равняется 4 200 руб. за весь период. 2 октября после возвращения работник представил в бухгалтерию:

• Два железнодорожных билета общей стоимостью 9 000 руб., включая НДС 20% на дополнительные сборы и сервисные услуги, составивший 250 руб., что обуславливается спецификой применения нулевой ставки на перевозку.
• Квитанцию и счет-фактуру, выписанные за проживание в гостиничном комплексе, подтверждающие оплату в размере 9940 руб. (с учетом налога).

Затраты отражаются на вкладке «Прочие». Перед тем как внести авансовый отчет в 1С, важно учесть, что в отношении суточных расходов сотрудника, превышающих действующее нормативное значение, применяется ставка НДФЛ. Подобный подход закреплен в содержании статьи 422 Налогового кодекса, которое определяет в качестве базовой нормы:

• 700 руб. в день — для рабочих поездок по территории РФ;
• 2500 руб./сутки — для зарубежных командировок.

При заполнении раздела указываются реквизиты первичной документации, специфика и величина расходов, а также сведения о контрагентах и НДС, который впоследствии может быть заявлен к вычету. В случае наличия счет-фактуры, равно как и при предоставлении документов, относящихся к категории бланков со строгой формой отчетности, в программе выставляются соответствующие маркеры «СФ» и «БСО». После проведения система автоматически формирует фактуру на сумму налога, указанную в отдельной графе.

Как пошагово оформляются услуги и прочие затраты в авансовом отчете в 1С

Любые виды операций со сторонними поставщиками требуют детального отражения в учетной бухгалтерской системе. Разберем еще одну ситуацию, при которой аванс используется для взаиморасчетов с логистической компанией, обеспечивающей доставку различного рода отправлений.

Допустим, что в качестве документального подтверждения о выполнении поставленной задачи сотрудником был предъявлен фискальный чек, подтверждающий оплату почтовых расходов на общую сумму 355 рублей (включая НДС 20%). Подобные затраты, характеризующиеся отсутствием материального выражения, вносятся в бюджет через авансовый отчет 1С — на вкладке «Прочее». В раздел вносятся первичные реквизиты, наименование расходных статей, цены, сведения о применяемой налоговой ставке и основаниях для вычета в будущем. Кроме того, для рассматриваемого примера актуальным является отражение почтовых марок, выступающих в рамках учета в качестве денежной документации.

Как и в предыдущем случае, наличие счет-фактуры, а также сопроводительного пакета, в структуру которого входят БСО, предполагает установку в программе флажков, активирующих встроенную опцию создания документа, позволяющего вычесть НДС из общего объема налогооблагаемой прибыли. Если же предоставлены только фискальные чеки, в которых указана сумма налога — ставить отметку в поле маркера не требуется. Для указания значения используется отдельная графа, в которую вносится актуальная величина выделенного контрагентом налога.

Как провести оплату услуг

Оформление отчетности по авансам, предусматривающим проведение взаиморасчетов, также реализуется через учетную систему. Для примера можно привести предоставление банковского ордера на закрытие задолженности по оказанию телекоммуникационных услуг — чтобы перечислить денежные средства, выступающие в качестве платы поставщику, или же как платеж подотчетному лицу, используется стандартная вкладка «Оплата», где указываются:

• тип расходного документа;
• номер и дата регистрации;
• наименование контрагента;
• сумма, соответствующая заявленному значению.

При этом счета расчетов проставляются программой автоматически.

Как сделать авансовый отчет в 1 С

С учетом того, что основанием для выдачи денежных средств является заявление, предоставленное работником, организация вправе отказать в принятии отчетности — в тех случаях, когда факта предоставления ДС не было, либо расходование денег оказалось нецелевым. Во всех остальных ситуациях информация о финансовых операциях вносится в систему — инструкция предусматривает ряд последовательных шагов, и не представляет особой сложности в освоении.

Для создания нового документа используется подсистема «Банк и касса», в которой находится раздел «Авансовые отчеты». При заполнении основных реквизитов указываются данные о получателе и предприятии, общая и подотчетная сумма, а также назначение операции. В ходе оформления стоит обратить внимание на следующие пункты:

• Выдано — размер полученных денежных средств.
• Расходы — совокупность затрат.
• Остаток/перерасход — показатель, демонстрирующий разницу между первым и вторым значениями. Итоговая величина может быть положительной или отрицательной — в первом случае лишние деньги возвращаются в кассу или приходуются повторно, во втором — принимается решение о компенсации затрат.

Получение и внесение в базу всех первичных документов позволяет выгрузить готовый бланк АО-1 в формате PDF. В случае закупки продукции также доступна печать Приходного ордера М-4. Электронные копии доступны для сохранения на съемные носители и отправки по e-mail.

Итак, теперь вы знаете, где в 1С 8 3 найти авансовые отчеты и как сделать все необходимое, чтобы обеспечить прозрачность контроля за движением денежных средств предприятия в программе 1C. Использование современного программного обеспечения заметно упрощает любые процессы. Так, внедрение решений по мобильной автоматизации, предлагаемых компанией «Клеверенс», позволяет исключить рутинные ручные операции, связанные с товарным учетом, и сократить не только временные, но и финансовые издержки.

Количество показов: 7249