Замена актов на УПД с 2026 года: готовимся заранее
- Новая реальность: требования ФНС на 2026
- Как перейти на УПД в компании
- Ошибки при переходе с актов на УПД
- Преимущества перехода на УПД
- Вопросы и ответы
Новая реальность: требования ФНС на 2026
Что планируется изменить
С 2026 года в работе с электронными документами произойдут серьёзные изменения — ФНС планирует сделать универсальный передаточный документ (УПД) обязательным инструментом в хозяйственной деятельности компаний. УПД постепенно вытесняет привычные накладные и акты выполненных работ, объединяя их функции в одном документе. Это укладывается в общий вектор — упрощение документооборота и автоматизация процессов через ЭДО.
Теперь при отгрузке товара или оказании услуг не потребуется формировать отдельный акт или накладную. УПД будет содержать как реквизиты первичного учёта, так и информацию для налогового, бухгалтерского и управленческого учёта. Что это даёт бизнесу? Повышение скорости документооборота, снижение количества ошибок и отказ от бумажного архива.
Какие документы будут лишними
С приходом УПД в обязательную практику теряют актуальность ряд стандартных форм. В первую очередь речь идёт о:
- накладной по форме ТОРГ-12,
- акте оказанных услуг,
- первичных актах приёмки-передачи, включая документы по внутреннему перемещению.
Это не значит, что они запрещаются, но использование традиционных бумажных форм значительно усложнит жизнь: необходимость дублирования данных, отсутствие полноценного ЭДО, риск отказа от зачёта вычетов. При этом следует учитывать и ожидания со стороны партнёров, перешедших на цифровое оформление документов.
Если вы сталкивались, например, с оформлением стандартного акта приёма-передачи, то обязательно посмотрите шаблон простого образца и рекомендации по его заполнению. В 2026 году эти знания пригодятся для правильного перехода на УПД.
Почему выбирают УПД в качестве основного
Электронный УПД становится основным документом по простой причине — он закрывает сразу все задачи, связанные с фиксацией факта поставки товара или услуги. С юридической точки зрения, он равен накладной и акту, а в учётных системах допускается использование его как универсального источника данных. Кроме того, УПД стандартизирован — это значит, что бухгалтерские программы, операторы ЭДО и контролирующие органы "говорят" на одном языке.
Основные преимущества УПД:
| Преимущество | Пояснение |
|---|---|
| Комбинированная форма | УПД заменяет сразу несколько документов: счёт-фактуру, накладную, акт |
| Сокращение документооборота | Уменьшается количество файлов и записей по одному и тому же событию |
| Повышение прозрачности | Контрагенты и налоговые органы получают единообразный документ |
| Юридическая значимость | УПД признан ФНС как полноценный подтверждающий и вычетный документ |
УПД как полноценный акт
Один из частых вопросов от бизнеса — нужно ли составлять отдельный акт при оказании услуг, если используется УПД? Ответ — нет, если УПД заполнен корректно. В полях "Событие", "Содержание операции" и "Основание" указывается суть хозяйственной операции, а подписи исполнителя и заказчика в электронном виде приравниваются к подписям на бумажном оригинале акта.
ФНС уже на уровне разъяснений подтвердила: при наличии УПД нет необходимости дублировать акт или счёт-фактуру. Однако транзакции, где участвуют несколько сторон или комплекс из нескольких услуг, следует оформлять особенно внимательно. В таких случаях важно правильно сформировать наименования и количество, чтобы не возникло разночтений в налоговой проверке.
Важно: внедрение УПД — это не просто технический шаг, а изменение в подходе к документообороту. Стоит уже сейчас обновить внутренние регламенты, провести обучение сотрудников и перейти на электронный обмен, чтобы в 2026 встретить изменения в полной готовности.
Как перейти на УПД в компании
Пошаговая инструкция
Переход на Универсальный передаточный документ — не просто формальность, а важный процесс, который затрагивает как бухгалтерию, так и ИТ-структуру компании. Чтобы избежать сбоев в документообороте и быстрого накопления ошибок, важно подходить к этому поэтапно. Вот рекомендуемая последовательность действий:
- Проведите аудит текущего документооборота. Изучите, какие документы используются (ТОРГ-12, акты, счета-фактуры), куда они передаются и как обрабатываются.
- Примите официальное решение о переходе на УПД — это может быть приказ по организации или изменение регламента.
- Настройте или обновите учетную систему (например, 1С), чтобы она поддерживала формирование и загрузку УПД в актуальном формате.
- Подготовьте шаблоны и формы, согласованные бухгалтерией и юридическим отделом.
- Протестируйте УПД на реальных, но незначимых поставках — это позволит выявить технические или процедурные ошибки без риска.
- Информируйте всех контрагентов: кто переходит на УПД, с какого момента, как он будет подписываться, в каком формате его ожидать.
Обратите внимание: ТОРГ-12 давно не соответствует нашим реалиям, особенно для электронного оборота. УПД значительно функциональнее и удобнее, так как объединяет функции накладной и счета-фактуры в одном документе.
Изменения в регламенте документооборота
Переход на УПД требует корректировки внутренних регламентов. Это касается как стандартных инструкций по оформлению поставки, так и архивирования документов, сроков подписания и сферы ответственности.
Что может измениться в документации и процессах:
- Исключение отдельных форм, таких как акты выполненных работ и товарные накладные (если они заменяются УПД).
- Объединение этапов проверки и подписания бухгалтерией.
- Переход на формат XML или электронных PDF-файлов, если работают через ЭДО.
Также может потребоваться обучение сотрудников, как оформлять УПД, где ставить отметки об отгрузке, как проверять валидность электронной подписи контрагента.
Оповещение контрагентов
Даже если вы технически готовы к работе с УПД, эффективность такого перехода будет зависеть от взаимодействия с контрагентами. По закону нельзя просто взять и заменить накладные на УПД без информирования второй стороны. Поэтому следует:
- Подготовить рассылку с описанием изменений — что такое УПД, какие реквизиты в нем обязательны, как будет осуществляться подписание, где и в каком формате можно получить документ.
- Указать дату, с которой организация начнет использовать этот формат.
- Проверить, поддерживают ли контрагенты электронный документооборот.
- Назначить сотрудника или отдел, который ответит на вопросы и примет обратную связь.
Желательно заранее согласовать с ключевыми партнерами порядок обмена, особенно если вы планируете использовать нестандартное оформление или специализированный сервис ЭДО.
Миграция в 1С
Для большинства российских компаний переход на УПД плотно связан с учетной системой — чаще всего это 1С. Приятно, что 1С уже давно поддерживает работу с УПД, но важно следить, чтобы использовалась актуальная версия конфигурации.
Типовой процесс настройки в 1С выглядит следующим образом:
| Шаг | Описание |
|---|---|
| Обновление конфигурации | Установите последнюю версию программы, чтобы формат УПД поддерживался корректно |
| Активация УПД | В настройках учета продаж включите использование универсального документа |
| Настройка печатной формы и обмена | Проверьте, как формируется печатная часть документа и подключите ЭДО через операторов (Контур, СБИС и др.) |
| Тестирование | Создайте несколько УПД вручную, проверьте работу подписи и отправки |
Не забудьте заранее загрузить актуальные поля в справочники: НДС, вид операции, договорные данные — чтобы данные подставлялись автоматически и не требовали ручной доработки.
Полноценный переход на УПД не стоит откладывать, особенно если ваша компания активно работает с электронным документооборотом. Это не просто дань формату, а оптимизация внутренних процессов, удобство для бухгалтеров и прозрачность для аудиторов.
Готовые решения для всех направлений
Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Ошибки при переходе с актов на УПД
Нарушения в датах и статусе
Одной из наиболее типичных ошибок при переходе с актов на универсальный передаточный документ становится неверное указание даты выполнения работ или отгрузки товаров. В случае с УПД эти данные критически важны для корректного отражения операций в учете по НДС, особенно при подтверждении права на вычет.
Нередко сотрудники, привыкшие работать с актами, продолжают проставлять дату подписания документа, а не фактическую дату оказания услуги или передачи товара. Это создает несовпадения в отчетности и может повлечь претензии налоговой. Лучше сразу внедрить четкий процесс, где:
- Дата фактической передачи указывается как дата оформления УПД.
- Дата подписания обеими сторонами фиксируется отдельно, если отличается от даты составления.
Другой момент — изменение статуса сделки. В актах часто можно было спокойно подписывать документ одной стороной с последующей доработкой. В УПД это может быть расценено как недействительный документ без соответствующих условий для одностороннего подписания.
Разночтения в правовом статусе
Многие организации относятся к УПД как к более сложному официальному документу, тогда как по сути он лишь объединяет функцию счета-фактуры и первичного учетного документа (акта или ТОРГ-12). Однако ошибки в понимании статуса УПД приводят либо к дублированию документов, либо к излишне строгим требованиям к подписанию.
На практике встречаются ситуации, когда бухгалтерия требует с контрагента подпись на акте и на УПД — просто «на всякий случай». Такой подход перегружает документооборот и противоречит основной идее УПД — упрощение. Чтобы не запутаться, важно установить внутреннее правило: если используется УПД, то дополнительный акт или накладка не требуются.
Больше о тонкостях подписания можно узнать в отдельной статье о подписях в УПД.
Неправильно сформированные шаблоны
Одна из технических ловушек при переходе — непроверенные или устаревшие шаблоны УПД. Даже если визуально форма выглядит корректно, в электронных системах обработки (например, при передаче через оператора ЭДО) некорректное заполнение XML-тегов может сделать документ недействительным.
На что стоит обратить внимание при формировании шаблона:
| Проблема | Последствия |
|---|---|
| Отсутствуют обязательные реквизиты (например, ИНН покупателя) | УПД не проходит проверку в ЭДО, возможен отказ в вычете НДС |
| Неверно указана последовательность строк в таблице товаров | Затрудняется автоматическая сверка данных |
| Использование устаревшего формата при передаче через ЭДО | Нарушение формата — УПД не принимается системой |
Перед началом массовой работы с УПД шаблоны стоит протестировать совместно с бухгалтерией и техподдержкой оператора ЭДО. Желательно также автоматизировать процесс формирования, чтобы сократить ручной ввод и снизить вероятность ошибок.
Несогласованность документов
Переход на УПД должен сопровождаться корректировкой всех внутренних регламентов, в том числе договоров. Многие контракты до сих пор содержат условие «сдача услуг оформляется актом» — и при переходе на УПД возникает юридическая нестыковка, которая может быть использована против компании в спорных ситуациях.
Рекомендуется пересмотреть шаблоны договоров, обязательно согласовав с юридическим отделом формулировку:
- Указать, что при наличии УПД отдельные акты не составляются.
- Указать на возможность одностороннего подписания УПД при соблюдении условий.
Еще один пример — ситуации, когда бухгалтерия работает по УПД, а закупки продолжают запрашивать акты закрытия. Это приводит к удвоению документооборота и недовольству контрагентов. Здесь помогает только выравнивание процедур между подразделениями и регулярное обучение.
Переход на УПД — это не просто вопрос шаблона, а изменение логики работы с документами всей компании. При должной настройке и внимании к деталям он помогает упростить процессы и сократить ошибки, а не создаёт их.
Преимущества перехода на УПД
Упрощение учетной политики
Универсальный передаточный документ (УПД) объединяет в себе функции и счета-фактуры, и акта выполненных работ. Благодаря этому компании сокращают количество первичных документов в учете, избавляются от дублирования и упрощают учет.
Пример: раньше бухгалтеру нужно было оформлять как минимум два документа — счет-фактуру и акт. Сейчас достаточно оформить только один УПД. Это снижает вероятность ошибок и упрощает проверку документов.
Кроме того, переход на УПД помогает стандартизировать документооборот. При автоматизированной загрузке документов в учетную систему проще встроить один формат, чем адаптироваться под разные виды документов.
Снижение налоговых рисков
УПД подготовлен с учетом требований Налогового кодекса и ФНС. Это снижает вероятность претензий со стороны налоговых органов при проверках. Все обязательные реквизиты уже предусмотрены структурой УПД, и если поставщик правильно оформляет его, риск потери вычетов по НДС или отказа в признании расходов сводится к минимуму.
Важно, что УПД может использоваться как первичный учетный документ и одновременно как документ, подтверждающий право на вычет по НДС. Таким образом, налогоплательщик получает двойную защиту — бухгалтерскую и налоговую.
| Параметр | Отдельно акт и счет-фактура | УПД |
|---|---|---|
| Риски разногласий в документах | Высокие | Минимальные |
| Вероятность потери НДС-вычета | Выше | Ниже |
| Необходимость сверки двух документов | Да | Нет |
Автоматизация процессов
УПД особенно эффективен в связке с электронным документооборотом (ЭДО). Стандартизированная структура УПД позволяет легко интегрировать его в учетные и ERP-системы. Это значит, меньше ручной работы: документы не нужно сканировать, переносить данные вручную, сверять между собой акты и счета-фактуры.
Большинство современных ЭДО-сервисов уже поддерживают работу с УПД в форматах ФНС. Компании, подключившие автоматическую обработку, сокращают время на обработку документов в 2–3 раза.
- Ускорение обработки документов;
- Снижение количества ошибок при вводе;
- Автоматическое заполнение на основании шаблонов;
- Простая интеграция с бухгалтерскими программами (1С, SAP и др.).
Повышение прозрачности работы
Использование УПД способствует более прозрачным отношениям между контрагентами. Стандартный формат, единый набор реквизитов и четкие правила оформления исключают разночтения и упрощают аудиторские проверки.
Например, при проверке достаточно запросить УПД вместо нескольких документов, сравнивать которые сложно даже при небольшом объеме операций. Кроме того, унифицированный подход к документам повышает доверие между отделами внутри компании: бухгалтерия, юристы, логистика и продажи оперируют одним и тем же документом.
Это особенно важно для групп компаний, холдингов и организаций с распределенной структурой, где единообразие в документах — не просто удобство, а необходимость для управляемости.
Вопросы и ответы
Что такое УПД и почему он становится обязательным с 2026 года?
Какие документы заменяет УПД?
Нужно ли оформлять отдельный акт, если используется УПД?
Нужно ли менять договоры при переходе на УПД?
Как правильно перейти на УПД в компании?
Что такое ошибки при работе с УПД и как их избежать?
Как УПД влияет на налоговые риски?
Можно ли использовать УПД в 1С?
Нужно ли уведомлять контрагентов о переходе на УПД?
Какие преимущества у УПД по сравнению с традиционными документами?
УПД можно использовать при частичной передаче товаров?
Количество показов:
