План закупки: что это такое, как составить — основные принципы, этапы и методы планирования закупочной деятельности

Автор статьи
Почепский Олег
Бизнес-аналитик направления маркировки

Контрактная система, лежащая в основе обеспечения потребностей государственных и муниципальных ведомств, предусматривает обязательное соблюдение базовых требований, установленных законом. Одним из таких условий, закрепленным в рамках ФЗ-44, является строгое выполнение графика взаимодействия со сторонними контрагентами. Выступая в статусе заказчика, каждый отдельно взятый субъект должен опубликовать информацию о собственных намерениях, определить сроки и правила работы, а также перечень документов, необходимых для участия и обеспечения заявок по тендерам. Составление и формирование плана закупки, который разрабатывается с учетом текущих потребностей, регламентируется положениями шестнадцатой статьи упомянутого нормативного акта — и эта норма не подлежит изменению. Давайте разберем, какие особенности, нововведения и нюансы, связанные с госзакупками, следует учитывать при ведении деятельности.

внесение изменений

Общее представление

В соответствии с определением закупочный план-график представляет собой электронный документ, размещенный в Единой информационной системе, и содержащий сведения о товарах, работах или услугах, объективная необходимость в которых имеется у заказчика. Планирование в сфере закупок осуществляется исходя из определенных показателей бюджета, посредством формирования локальных внутренних актов. Обязательное условие — внесение в план сведений о договорах, подлежащих заключению в течение предстоящего года, кроме отдельно оговоренных в законе случаев.

пример заполнения документа

Кто отвечает за реализацию процедуры

Функциональные задачи, связанные с подготовкой, не могут быть переданы на аутсорсинг — а это значит, что ответственность за данный процесс возлагается на контрактную службу, либо конкретного управляющего. В ситуациях, когда структура централизована полностью, определяется уполномоченное учреждение, либо орган, наделенный соответствующими правомочиями. Во многих организациях перед тем как составить план закупок на год, и сделать размещение графика в единой информационной системе, необходимо согласовать позиционный перечень с руководящим составом, отвечающим за распределение бюджетного финансирования.

рассмотрение условий

Готовые решения для всех направлений

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Узнать больше

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Узнать больше
Показать все решения по автоматизации

Форма для госзакупок

При составлении документа используется только цифровой формат. В случае с федеральными заказчиками применяется «Электронный бюджет», для региональных и муниципальных — ЕИС либо собственная действующая платформа. При утверждении применяется ЭЦП — электронная подпись представителя или непосредственного руководителя организации. Выгрузка плана-графика осуществляется автоматически, после прохождения контрольной стадии, и при условии соответствия представленной информации нормативным требованиям.

Бумажная версия не требуется, так что этот пункт можно убрать из перечня обязательных процедур — за исключением тех случаев, когда в отношении предмета заявки действует правило о неразглашении государственной тайны. Подобные документы включаются в отдельное приложение к плану закупок, не подлежащее публикации в системе. При заполнении формы проставляется гриф «Секретно», а также указываются реквизиты ответственного лица.

Сроки формирования

Основанием для определения продолжительности выступает период действия бюджетного закона, либо схожего по специфике муниципального акта, изданного и утвержденного представительным органом образования на очередной финансовый период. То есть, порядок предусматривает соблюдение стандартного трехлетнего цикла, утвержденного с 2020 г.: на первый год, составляется план-график, на второй и третий — разрабатываются данные по плановому отрезку.

система планирования

Сроки утверждения

На размещение, как и раньше, отводится десять рабочих дней, отсчет которых начинается с момента получения заказчиком информации о его финансах на предстоящий год. Оптимальный вариант — формирование параллельно составлению бюджетного проекта или плана финансово-хозяйственной деятельности, позволяющее утвердить документ в установленный период.

Публиковать готовый вариант в ЕИС следует сразу после завершения проверки Федерального казначейства, на которую уходит от одного до трех дней. Важно учитывать, что порядок, закрепленный в положении о планировании закупок, предусматривает административную ответственность для тех, кто нарушает сроки.

Основные правила

Заказчики вправе реализовывать только спланированные и отраженные операции, за исключением случаев, когда основной целью выступает ликвидация последствий ЧС. Регламент, установленный законодателем, и определяющий принципы заполнения плана-графика, предусматривает, что позиция включается в документ только единожды. Если продолжительность выполнения заказа оказывается выше периода утверждения — информация указывается на все время его осуществления.

Валюта формирования — рубли, отдельные позиции могут быть укрупнены, при этом кодификация по ОКПД должна быть минимум четырехзначной. Обоснование для платежей, а также начальной минимальной цены контракта не требуется.

Внесение изменений

Положения ФЗ-44 не обязывают участников формировать приказы о корректировке ранее утвержденного плана-графика, однако большинство заказчиков все же придерживаются подобной практики. Это в том числе помогает ускорить анализ эффективности планирования закупочной деятельности (закупок), отследить все этапы и сроки принятия решений.

Механизм, применяемый в случае возникновения соответствующей необходимости, достаточно прост — задача сводится к размещению в ЕИС обновленной редакции документа, с указанием фактической даты внесения изменений. К числу оснований для проведения данной процедуры относят:

  1. Обновление требований, предъявляемых к целевым товарам, услугам или видам работ, в том числе касающихся стоимости/затрат.
  2. Изменение ранее определенных бюджетных лимитов, плановых или ФХД-показателей.
  3. Необходимость реализации решения, вынесенного в рамках общественного обсуждения.
  4. Потребность в освоении сэкономленных средств, на расходование которых отводится срок до конца текущего года.
  5. Расторжение договора — в подобных ситуациях регламент процесса планирования закупок обуславливает необходимость принятия оперативного решения, позволяющего довести цикл до логического завершения.
  6. Уточнение сведений, касающихся объекта заказа — к примеру, возникновение потребности производственной модернизации и оптимизации рабочих процессов.
  7. Обязанность исполнения предписаний, вынесенных контролирующими органами, в том числе касающихся пересчета НМЦК.
  8. Возникновение иных условий и непредвиденных обстоятельств.

как планировать график

Сроки корректировки

Важно помнить, что досрочная публикация тендера, равно как и отправка приглашения на закрытую закупку, является прямым нарушением законодательных норм, влекущим за собой соответствующее наказание. В соответствии с новыми требованиями внесение изменений должно осуществляться не позднее чем за один день до указанных действий, а также до заключения контракта — в тех случаях, когда речь идет о единственном поставщике.

Контроль планирования

Законодательные нормы регламентируют не только разработку, ведение и исполнение плана-графика закупок, но и контрольную деятельность, осуществление которой возлагается на уполномоченные ведомства. В данном случае применяется иерархический принцип, по которому проверяющие и финансовые органы определяются исходя из уровня заказчика. Если тендер проводится с целью обеспечения федеральных нужд, указанный функционал реализуется:

  • Антимонопольной службой и ее территориальными подразделениями, отслеживающими соблюдение законодательных положений.
  • Казначейством и управлениями, отвечающими за расходование внебюджетных фондов, проверяющими плановые и фактические показателей обеспечения.

Субъектные и муниципальные заказы контролируются ведомствами соответствующего уровня. Говоря о том, как формируется план мероприятий по ведомственным закупкам, стоит также отметить, что аудиты ФАС проводятся не реже одного раза в полгода, тогда как финансовые структуры осуществляют контроль перед каждым размещением, ограничивая принятие документа в ЕИС при выявлении нарушений.

Готовые решения для всех направлений

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Узнать больше

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Узнать больше
Показать все решения по автоматизации

Как происходит проверка

Приоритетом выступает оценка целесообразности формирования финансовых издержек, возникающих у заказчика, и ложащихся на бюджет. Итогом может стать признание необоснованности тендера и вынесение предписания об устранении имеющихся правонарушений. Исправление недочетов позволяет отразить заказ в план-графике, но не отменяет права применения санкций в отношении ответственных сотрудников.

обсуждение возможностей

Административная ответственность

В соответствии с законодательством, несоблюдение порядка составления, формирования и размещения плана закупок является основанием для назначения следующих штрафов:

  • Обновленная редакция не была опубликована в единой информационной системе — 50 000 руб. для физических лиц, 500 000 — для юр. лиц.
  • Нарушены сроки, отведенные на утверждение, не внесены обязательные изменения, либо подано извещение о заказе, в отношении которого установлен запрет (ввиду отсутствия в графике) — до тридцати тысяч рублей для виновного сотрудника.

Что подразумевается под обоснованностью

В данном случае речь идет о различных форматах и видах закупок, планы которых соответствуют ряду критериев:

  • Правилам нормирования, определяющим как допустимые затраты, так и качественные параметры.
  • Стандартам формирования НМЦК, стоимости контрактов, заключаемых с единственным поставщиком.

Согласно действующим законодательным положениям, для участников госзакупок оформление специальных документов, подтверждающих обоснованность, не является обязательным условием. Многие эксперты отмечают, что последние обновления регламента привели общий порядок к стандартам планирования, определения и обоснования торговых закупок на предприятиях, где создание закупочного плана по сырью, товарам и услугам в первую очередь обуславливается экономической составляющей.

На что стоит обратить внимание

Избежать проблем, связанных с выявлением ошибок в ходе аудиторских проверок, достаточно просто. Требования, закрепленные в рамках статей 19 и 22 регламентирующего ФЗ-44, позволяют заказчикам самостоятельно, не дожидаясь помощи со стороны контролирующих органов, оценивать обоснованность по каждому из товаров, представленных в планируемом к передаче в единую информационную систему графике. Проще говоря, перед тем, как спланировать, рассчитать и сформировать план закупок, управление ведомства должно определиться с фактическими потребностями, и уже исходя из их реального объема — приступить к реализации поставленных задач.

Напомним еще раз, что при взаимодействии с проверяющими необходимости в предоставлении каких-либо специальных материалов нет. Не требуется обоснование в отношении способа и объекта, а также в документах, связанных с НМЦК, однако в последнем случае закупочная документация все же должна содержать данные, обуславливающие начальную максимальную цену.

внесение изменений в реестр

Как осуществляется приемка по 44-ФЗ

Базовые принципы, методы и цели планирования закупок понятны, но какие инструменты и этапы используются в процессе реализации заключенных контрактов? Процедура принятия поставки — один из ключевых этапов, поскольку от того, насколько юридически грамотно она оформлена, зависит дальнейшая правовая позиция обеих сторон. Основным поводом для возникновения юридических споров, как правило, выступает несоответствие товара характеристикам, заявленным в тендере, поэтому следует убедиться в тщательном соблюдении нормативных положений.

Порядок приемки по 44-ФЗ

Действующие требования, установленные Гражданским кодексом, определяют обязанность заказчика осуществить осмотр полученного товара в срок, определенный условиями контракта или нормативными актами. Обязательное условие — проверка соответствия количественных и качественных показателей, которые должны быть сопоставлены с заявленными в тендере значениями. Если сторона получателя выявляет недостатки, а также отличие характеристик от нормативных, необходимо направить письменное уведомление в адрес поставщика, официально зафиксировав данный факт — это пригодится на случай возникновения разбирательств.

Стандартная практика — закрепление порядка приемки товара в содержании контракта. Допускается выделение отдельного раздела, в котором прописывается место, алгоритм действий, используемая сопроводительная документация, продолжительность процедуры, перечень уполномоченных лиц и т.д. Чем подробнее составлен документ, выступающий основанием для получения поставки, тем проще сторонам реализовать заявленные намерения, не прибегая к дополнительной юридической волоките.

выбор оптимальной стратегии

Автоматизация учета поступлений

И еще один фактор, важный с точки зрения отчетности. Приемка продукции и отражение прихода в учетной системе — достаточно рутинный процесс, который, однако, не приемлет ошибок и погрешностей. Чем масштабнее ведомство, тем большее количество поставок по ФЗ-44 приходится обрабатывать, и в этом случае важно свести к минимуму влияние человеческого фактора на итоговые результаты. Использование терминалов сбора данных (ТСД), а также специального лицензированного программного обеспечения — к примеру, «Склад 15», предлагаемого компанией «Клеверенс», — позволяет автоматизировать учетные операции, работать с продукцией, маркируемой в рамках федеральной системы «Честный Знак», и повысить эффективность процессов товародвижения.

Заключение

Итак, теперь вы знаете, что это такое — план закупок, для чего он нужен, как планировать процесс и каким образом работает планирование в новом формате. Размещение в соответствии с обновленными требованиями не представляет особой сложности — достаточно соблюдать простые правила, и придерживаться установленных сроков. Своевременная публикация данных в ЕИС, детальная проработка контрактов и выполнение правил приемки и учета товаров позволяют реализовать поставленные задачи, и добиться оптимального результата, в полном объеме закрыв потребности и нужды ведомства.



Количество показов: 894

Статьи по схожей тематике