HRM-система: как выбрать оптимальную платформу для вашего бизнеса

В статье рассмотрим HRM (HR) систему: узнаем, что это такое (дадим расшифровку), в чем заключаются основные функции system и другие моменты, на которые стоит обратить внимание.

В современных условиях регулирование кадров – не просто учет, а важная составляющая в развитии бизнеса. Понимая ценность человеческого капитала, прогрессивные компании автоматизируют работу, а также инвестируют в выстраивание эффективной кадровой стратегии. Это становится возможным благодаря программным продуктам, помогающим организациям решать ведущие вопросы.

Что собой представляет

Аббревиатура в переводе с английского означает «управление человеческими ресурсами». Платформа помогает автоматизировать процессы администрирования, оптимизировать их и анализировать показатели сотрудников. Она охватывает в едином цифровом пространстве инструменты контроля и подбора персонала, аккомодацию, мотивацию, эффективность и другие особенности взаимодействия работников и предприятия с момента приема до расторжения трудового договора.

Ключевые задачи

Технология занимается следующими вопросами:

• повышение производительности труда за счет результативной работы;
• администрирование выплат зарплат, оформления страховок;
• ведение учета времени, отпусков и больничных;
• снижение текучести кадров;
• уменьшение затрат на наем и обучение новичков;
• создание регулярной обратной связи и благоприятной рабочей атмосферы;
• разработка поощрительных программ и мотивационных схем;
• контроль исполнения норм и правил трудового законодательства.

Когда возникает необходимость в HRM-системе

Внедрение целесообразно в следующих случаях:

1. Если при развитии бизнеса расширяется штат.
2. Когда в отделе кадров из-за больших объемов бумажной работы падает производительность. В этом случае автоматизация поможет снизить нагрузку, освобождая время для стратегических задач.
3. В случае недоработок по выполнению законов и норм. Цифровые программы помогут вовремя осуществлять выплату зарплат, оперативно оформлять отпуска и больничные.
4. При возникновении сомнений в правильности принятия решений. Автоматизированные процессы помогут собрать и проанализировать все важные сведения о сотрудниках. Это позволит сделать правильные выводы и принять конструктивные резолюции.

Основные функции HRM-системы управления персоналом

Рассмотрим ключевые направления:

1. Отбор и привлечение нужных кадров.
2. Подготовка новых работников к выполнению своих задач (посвящение во все обязанности, знакомство с коллективом, продукцией, регламентами, правилами корпоративной культуры).
3. Администрирование сотрудников и соблюдение трудового законодательства.
4. Разработка комплекса методов по руководству, оценке.
5. Обучение и профессиональное развитие.
6. Проведение аналитики по сбору данных и отчетности с созданием HR-метрик.
7. Формирование корпоративной культуры, подразумевающей выстраивание норм поведения и ценностей.

Роль в управлении

Автоматизация способствует подбору нужного количества хорошо мотивированных работников для решения поставленных задач и поддержанию благоприятного рабочего климата.

Цифровые платформы содержат инструментарий для взаимодействия всех участников процесса: администраторов, HR-менеджеров, сотрудников, руководителей. В соответствии с ролью пользователя меняются интерфейс и доступные инструменты.

Примеры использования HRM-системы:

1. Она помогает автоматизировать учет времени, отслеживая переработки и опоздания.
2. При регулировании отпусков можно создавать заявки, ориентируясь на календарь всей команды.
3. С помощью платформы есть возможность сделать корпоративный университет с размещением специализированных курсов по языкам программирования, тайм-менеджменту и др.

Как эффективно организовать управление человеческими ресурсами

Для качественной координации эксперты предлагают воспользоваться следующими рекомендациями:

1. Для правильной постановки задач и достижения целей надо проанализировать влияние внешней и внутренней среды, так как в соответствии с этим разрабатывается стратегия руководства.
2. Чтобы привлечь квалифицированных специалистов, нужно выстроить эффективную систему найма, а в вакансиях указывать четкие требования к соискателю.
3. Новым кадрам необходимы поддержка и помощь в развитии и образовании.
4. Для достижения поставленных целей мотивировать персонал программами вознаграждений.

Успешные кейсы

Приведем несколько примеров.

1. Крупный ритейлер в области моды «Lamoda» с численностью сотрудников более 10 тысяч ежемесячно нанимал в разные отделы по 700-1000 человек. На обработку откликов уходило до 9 часов. После внедрения платформы время сократилось до 6 секунд. За шесть месяцев было сэкономлено 2000 рабочих часов.
2. Крупная торговая сеть «АШАН Ритейл Россия» со штатом 30 000 человек столкнулась в 2022 году с проблемой большого найма. Рекрутеры не успевали общаться со всеми кандидатами и долго не могли закрыть вакансии. Надо было оптимизировать затраты на подбор персонала и вернуть уволенных ранее ценных работников. После установки программы по управлению человеческими ресурсами HRM было сэкономлено 15 млн руб.
3. Разработчик комплексных решений для автоматизации транспортных компаний «Монтранс» охватывает 22 региона, 9 филиалов и 25 тысяч обслуживающих объектов. Проблема возникла с трудностями набора людей, их учетом, коммуникацией, вовлечением. С переходом на ПО снизилась кадровая текучесть на 50-60%, время на работу с рутинными задачами сократилось на 30%, повысилась вовлеченность.

Достоинства платформы

В одной программе собраны разнообразные методы, функции, инструменты, что создает ряд преимуществ. К ним относятся:

• повышение производительности и результативности отдела;
• уменьшение числа ошибок;
• снижение риска получения штрафов за несоблюдение законодательства;
• экономия бюджета за счет сокращения затрат на поиск и обучение новых сотрудников;
• сохранение данных обо всех работниках.

Классификация HRM-систем

Специалисты выделяют три основных уровня. Далее рассмотрим каждый из них более подробно.

HRIS

Это программная инфосистема, цель которой заключается в помощи по автоматизации и управлению как персоналом, так и внутренними процессами. Поддерживает расчет зарплаты, учет времени, хранение данных, руководство льготами.

HCM

Содержит все возможности HRIS, но также обладает своими особенностями. Благодаря комплексному подходу, широкому набору практик и приложений можно привлекать, удерживать и развивать талантливых специалистов. К функциям относятся:

• ведение всех этапов взаимодействия сотрудника с компанией (с момента приема на работу и до увольнения);
• планирование и координация кадровых потребностей предприятия, оптимальное рассредоточение рабочей силы;
• контроль за выполнением заданий с соблюдением сроков.

HRMS

Это обширное ПО, которое не только объединяет структуры управления данными, но также охватывает более сложные функции руководства. Благодаря автоматизации HR-отделы из административных единиц переходят в разряд стратегических партнеров. Высвобожденное время, которое раньше уходило на рутину, направляется на урегулирование вопросов с кадрами, разработку программ, улучшение корпоративной культуры.

Как подобрать system для вашего бизнеса

Выбор зависит от требований и особенностей фирмы. Необходимо понимать, какие задачи она должна выполнять, и в соответствии с этим прописать стратегию развития. Советуем также рассмотреть предложения лучших топ платформ HRM-системы управления.

Обнаружение потребностей

Для начала нужно проанализировать вопросы, которые решает HR-отдел, и определиться с тем, что нуждается в автоматизации. Затем выявить критичные моменты (набор и отбор кадров, адаптация новичков, оценка производительности труда, обучение и т. д.). Важно учитывать размер предприятия, количество работников и масштабы прогнозируемых запросов.

Сравнение различных ПО

План действий следующий:

1. Изучите существующие на российском рынке платформы и их возможности.
2. Обратите внимание на охват процессов, которые являются ключевыми для бизнеса, так как не все системы HRM позволяют внедрять комплексное управление персоналом – некоторые из них охватывают лишь узкоспециализированные функции.
3. Оцените, насколько понятен интерфейс для всех звеньев предприятия (от руководителя до сотрудников).

Анализ стоимости и возврата инвестиций (ROI)

Для этого необходимо:

1. Учитывать стартовые расходы, приобретение лицензии, во сколько обойдутся инсталляция и обслуживание, обучение и поддержка.
2. Провести предварительные расчеты по возможной экономии от внедрения.
3. Рассчитать окупаемость ПО, и насколько результативно соотносятся затраты с улучшением процессов.

Влияние на эффективность бизнеса

Заключается в следующем:

1. HR-специалисты за счет автоматизации рутины высвобождают время на решение стратегических задач.
2. Аналитика и точность данных способствуют повышению качества найма.
3. Оптимизируются кадровые ресурсы и ускоряется их вовлеченность.

Поддержка и интеграция

Эти аспекты очень важны для усовершенствования управления персоналом. Рассмотрим их более детально.

Обучение работе с HRM-системой

Ориентировано на передачу знаний и обретение навыков, необходимых для освоения использования автоматизации. Для этого нужно:

• организовать обучающий процесс для менеджеров и других сотрудников так, чтобы они в короткие сроки изучили программные инструменты;
• убедиться в том, чтобы были охвачены все основные встроенные функции и методы взаимодействия с интерфейсом;
• предоставить все ресурсы для того, чтобы работники в дальнейшем могли обучаться самостоятельно, а актуальность информации постоянно обновлялась.

Интеграция с другими системами

Чтобы продукт интегрировался в существующую IT-инфраструктуру, надо выбирать решения, которые содержат модули, учитывающие совместимость с применяемыми ПО. Поэтому рекомендуется:

• оценить сопоставимость с FRP, CRM, финансовыми программами;
• обеспечить бесшовную передачу данных для усовершенствования аналитики и минимизации ошибок;
• разработать стратегию для улучшения руководства бизнесом.

Итог

В статье мы рассмотрели, что такое HRM (human resource management), каковы ее особенности, а также узнали, как выбрать эффективную платформу. Для правильного подбора ПО надо изучить рынок этих продуктов, проанализировать функциональные и технические возможности и сопоставить их с нуждами бизнеса.

Принимая во внимание рекомендации специалистов, вы сможете выбрать именно ту программу, которая будет соответствовать целям вашей фирмы.

Вопросы-ответы

Какие ошибки чаще всего совершают компании при выборе?

Самыми распространенными из них являются:

• непонимание реальных потребностей организации;
• экономия на стоимости ПО (что в дальнейшем может повлечь за собой дополнительные расходы);
• игнорирование перед покупкой тестирования;
• недооценивание важности обучения;
• отсутствие интегрирования с другими системами.

Какие модули являются критически важными: кадровый учет, расчет заработной платы, рекрутинг, эффективность?

Все перечисленные блоки HRM системы относятся к ключевым и считаются необходимыми для управления. Сюда же можно добавить адаптацию, оценку сотрудников и формирование резерва.

Насколько важна интеграция с другими программами?

Она имеет большое значение для выстраивания единого информационного поля, где автоматизируются все процессы без вмешательства извне. Полная картина бизнеса позволяет проводить качественную аналитику с целью принятия верных решений. Снижаются финансовые издержки и временные затраты на поиск персонала, а некоторые соединения (например, с 1С:ERP) позволяют сэкономить на обновлении компонентов.