Кто имеет право подписывать акт приема передачи: полномочия и ограничения

• Общие положения о праве подписи
• Кто может подписывать при передаче недвижимости
• Ограничения по подписанию
• Как подтвердить полномочия на подпись
• Вопросы и ответы

Общие положения о праве подписи

Кто имеет юридическое право подписывать

Подписание акта приёма-передачи — это не просто формальность. Это юридически значимое действие, которое подтверждает факт передачи товара, оборудования или иной материальной ценности. Подпись на таком документе должна принадлежать лицу, которое имеет соответствующие полномочия.

Как правило, право подписи имеют:

• Руководитель организации (директор, генеральный директор) — по должности, согласно уставу или Единому государственному реестру юридических лиц (ЕГРЮЛ).
• Уполномоченное лицо по доверенности — если полномочия на подписание переданы другому сотруднику.

Важно понимать: если акт подписан неуполномоченным лицом, в судебной практике он может быть признан недействительным, особенно при наличии спора. Поэтому заранее стоит убедиться, что подпись поставил тот, кто вправе это делать.

Разделение полномочий в организациях

Внутри компании нередко складывается структура, при которой разные сотрудники отвечают за разные процессы. Например, склад принимает товар, бухгалтерия отражает его поступление, а менеджер заключает сделки. Однако это не означает, что каждый из этих сотрудников имеет право лично подписывать акты.

Чтобы делегировать право подписи, часто оформляется внутренний приказ, распоряжение или доверенность. Такой документ может предоставлять полномочия, например, заведующему складом, логисту или сотруднику отдела продаж:

• на подписание актов приёмки товаров;
• оформление приемки оборудования при монтаже;
• оформление возвратов между отделениями.

Подобные делегирования необходимо фиксировать документально. Это убережёт компанию от потенциальных претензий и упростит контроль документации.

Действие по доверенности

Доверенность — ключевой юридический инструмент для передачи права подписи. Она может быть генеральной (на широкий круг полномочий) или разовой/специальной (на конкретное действие, например, подписание акта по одной сделке).

При составлении доверенности обязательно указываются:

Реквизит	Описание
Доверенное лицо	ФИО, должность (если сотрудник), паспортные данные
Объём полномочий	Что конкретно имеет право делать — подписывать акты, получать продукцию и т.п.
Срок действия	Обычно до 1 года, если не оговорено иначе

Пример: менеджер отдела закупок получает доверенность на подписание актов приёма товара от поставщиков. При проверке документов контрагент может затребовать копию доверенности, чтобы убедиться в законности подписи.

Подробнее о структуре и заполнении подобных актов можно почитать в статье «Акт приёма-передачи товара: простой образец заполнения».

Индивидуальные предприниматели

У ИП немного проще ситуация. Право подписи акта приёма-передачи закреплено за самим предпринимателем — как за физическим лицом, ведущим бизнес. Поэтому подпись ИП на акте полностью легитимна и не требует дополнительных подтверждений.

Тем не менее, если предприниматель передаёт эти полномочия своему сотруднику, обязательна доверенность. Особенно если речь идёт об удалённой работе или деятельности через представителей. Сотрудник не может просто заменить ИП без оформленных полномочий.

Также стоит учитывать, что ИП часто совмещают роли: как лицо, получающее товар, и как лицо, ответственное за его учёт. Это удобно, но рискованно в случае претензий от поставщика или клиента — важно чётко фиксировать факт передачи и комплектность продукции.

Процедура подписания акта на складе

Проверка товара

Как только поставка прибыла на склад, ключевой этап — это проверка товара. Здесь важно понимать: подпись в акте приема-передачи означает не просто факт получения — она подтверждает соответствие заявленным условиям. Представитель склада обязан проверить комплектность, количество и состояние продукции. Если товар приходит в упаковке, осматриваются и сами упаковочные материалы.

Рекомендуется проводить приемку письменно зафиксированной комиссией, особенно если речь идет о поставках на крупную сумму или технически сложной продукции. Это упрощает последующее оформление претензий, если будут выявлены несоответствия.

Например, при приемке бытовой техники важно зафиксировать наличие всех комплектующих: шнуров, пультов, документации. Получение «по факту» без проверки может привести к трудностям в возврате или замене.

Оформление рекламаций

Если при приемке выявляется несоответствие по количеству, повреждения упаковки или явный брак, необходимо немедленно составить акт расхождений — так называемую рекламацию. Этот документ оформляется в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами: представителем поставщика и сотрудником, ответственным за приемку на складе.

В качестве рекомендаций по оформлению рекламаций можно выделить такие моменты:

• В документе обязательно указываются точные артикулы, количество по факту и по документам, а также характер дефектов.
• Желательно фиксировать расхождения фотографиями повреждений или брака.

Это поможет как доказательная база в случае споров. Кроме того, рекламацию оперативно направляют поставщику — для подтверждения и обмена или корректировки счета. Оформление должно происходить до подписания итогового акта приема-передачи.

Подписание и обмен экземплярами

Право подписи акта приема-передачи на складе имеет лицо, официально уполномоченное на такие действия. Чаще всего это начальник склада, кладовщик или сотрудник логистики с соответствующими инструкциями или доверенностью. Без этих полномочий их подпись может быть признана недействительной.

После проверки и при отсутствии расхождений акт подписывается обеими сторонами. Один экземпляр остается у склада, второй — у поставщика. Экземпляры должны быть идентичны: ошибки, помарки и отсутствующие подписи в одном из вариантов могут создать юридические сложности.

Кстати, если одновременно оформляется накладная по форме ТОРГ-12, важно, чтобы даты и суммы в этих документах совпадали.

Влияние подписи на срок оплаты

Дата подписи акта напрямую влияет на запуск процесса оплаты. Как правило, именно с этой даты начинается отсчет установленного договором срока. Это особенно критично для компаний, работающих в рамках стандартного 30-дневного постоплатного периода.

Если акт вовремя не подписан, поставщик не может выставить счет в учётной системе или его не примет бухгалтерия покупателя. Подписание с опозданием, соответственно, сдвигает срок поступления оплаты.

Ситуация	Влияние на оплату
Акт подписан в день приемки	Оплата через установленное число дней (например, через 15 рабочих дней)
Подписан с задержкой 3 дня	Срок оплаты сдвигается на 3 дня
Акт не подписан, но продукция принята	Риск для поставщика: формально обязательство покупателя может не возникнуть

Именно поэтому важно, чтобы процесс подписания акта был четко встроен в операционные регламенты склада. Это не просто формальность, а инструмент управления оплатами и взаимоотношениями между контрагентами.

Типичные ошибки при подписании акта

Отсутствие печатей

Несмотря на то, что по законодательству наличие печати не является обязательным реквизитом для юридических лиц, многие компании до сих пор требуют её как подтверждение достоверности документа. Особенно это касается тех случаев, когда партнеры не уверены в подлинности подписей или есть внутренний регламент использования печатей.

На практике, отсутствие печати может вызвать вопросы со стороны бухгалтерии или вызвать задержки при принятии документов к учету, особенно при первичном сотрудничестве сторон.

Чтобы избежать недоразумений, лучше заранее согласовать с партнером необходимость печати. Внутри крупных компаний это часто закрепляется на уровне шаблонов, а в договорах прямо указывается: «Документ считается действительным без печати» или наоборот — «Все документы подписываются с печатью».

Неверные сведения о товарах

Частая ошибка — несоответствие фактически переданных товаров тем, что указаны в акте. Это может быть как неверное количество, так и неправильная номенклатура или характеристики (например, другая модификация, цвет, комплектация). Ошибка может быть следствием человеческого фактора при заполнении вручную или итогом неточной выгрузки из бухгалтерской системы.

Почему это критично? Поскольку акт приема-передачи — это доказательство факта поставки, именно он будет использоваться при урегулировании споров. Родилась ошибка — значит, возможно, вы приняли не тот товар, и вернуть деньги или добиться замены будет куда сложнее.

Вот типовые расхождения, которые встречаются в практике:

• Указан товар под другим артикулом, хотя физически передан верный;
• Ошибочная единица измерения (штуки вместо упаковок);
• Отсутствие части позиций, фактически переданных.

Определить, кто и в какой момент допустил ошибку, бывает сложно. Поэтому важно — сверять акт с поставкой еще до подписания и не стесняться откладывать подписание в случае сомнений.

Подпись неуполномоченным сотрудником

Еще одна распространенная ошибка — подписание акта сотрудником, который не имеет на это полномочий. Право подписи должно быть подтверждено приказом, должностной инструкцией, доверенностью или уставом компании.

Если акт подписывает, например, менеджер склада или бухгалтер без официального делегирования полномочий, документ можно признать недействительным. А в случае спора в суде — проиграть дело из-за «технической» формальности.

Чтобы понять, кто имеет право подписывать акт, можно ориентироваться на рекомендации по подписанию УПД и других первичных документов. Эти правила одинаково хорошо работают и при подписании актов.

Вот простая таблица для разных ролей в компании:

Должность	Когда может подписывать акт
Генеральный директор	Всегда, по уставу
Менеджер/специалист	Только при наличии доверенности
Главный бухгалтер	Обычно не имеет полномочий на подписание актов без доверенности

Несвоевременное оформление

Акт подписали спустя две недели после фактической передачи товара? Казалось бы, ничего страшного. Но в бухгалтерии это означает смещение дат признания доходов и расходов, что может повлиять на налогообложение компании. Кроме того, некоторые контрагенты отказываются принимать акты, оформленные "задним числом", особенно если они оформлены в другом отчетном периоде.

Другая проблема — истечение срока, предусмотренного договором для подписания акта. Если в контракте указано, что акт должен быть подписан в течение 5 рабочих дней, его подписание через 10 дней может нарушить договоренности и использоваться как аргумент в судебной тяжбе.

Чтобы исключить эту ошибку:

• Оформляйте акт в день отгрузки, передачи или завершения работ;
• Согласовывайте заранее сроки оформления с партнером;
• Используйте электронный документооборот для ускорения процесса.

Оперативность здесь — не просто пункт в регламенте, а способ избежать недоразумений и сохранить юридическую силу документа.

Как подтвердить полномочия на подпись

Доверенность: детали и сроки

Чаще всего полномочия на подписание акта приёма-передачи подтверждаются доверенностью. Это официальный документ, которым уполномоченное лицо — обычно генеральный директор или другой руководитель — передаёт право подписи другому сотруднику или внешнему представителю.

В доверенности обязательно указываются:

• ФИО и должность представителя;
• Полный перечень полномочий (например, «подписание актов приёма-передачи»);
• Срок действия доверенности;
• Подпись лица, выдавшего документ, и печать (если она используется в компании).

Обратите внимание, что бессрочные доверенности действительны только в исключительных случаях. Обычно доверенность оформляют на срок от одного месяца до одного года. Для разовой сделки можно использовать разовую доверенность с чётким указанием конкретного действия и даты.

Приказы и должностные инструкции

Иногда для подтверждения полномочий на подписание акта достаточно внутреннего приказа или записи в должностной инструкции. Это характерно, например, для главных инженеров, менеджеров проектов или сотрудников аукционного отдела, чья функция напрямую связана с передачей имущества.

Если вы полагаетесь на приказ, он должен содержать:

• Номер и дату приказа;
• ФИО и должность назначенного сотрудника;
• Прямое указание на право подписывать соответствующие документы от имени организации.

Должностная инструкция, как правило, утверждается руководителем организации. Документ может быть использован в качестве аргумента, но в случае спора суд чаще учитывает именно наличие доверенности или приказа, а не инструкцию в чистом виде.

Проверка и хранение документов

Контрагенты часто сталкиваются с ситуацией, когда в акте указано одно лицо, а подпись стоит другая. Чтобы в будущем не возникло вопросов к законности передачи, полезно проверять документы, подтверждающие полномочия подписанта. Особенно это актуально при заключении крупных контрактов или передаче дорогостоящих активов.

Вот что стоит проверить перед подписанием:

Документ	На что обратить внимание
Доверенность	Правильно указанные данные, перечень полномочий, срок действия
Приказ	Указание на право подписания актов, дата и регистрационный номер
Должностная инструкция	Обязанности, напрямую связанные с подписанием актов

Для надёжности приёмопередачных документов лучше делать копии подтверждающих бумаг и хранить их в общей папке с актом. Это упростит любые будущие проверки — внутренние, аудиторские или судебные.

Примеры судебной практики

Суды очень внимательно относятся к наличию и форме подтверждающих полномочия документов. Если акт подписан неуполномоченным лицом, он может быть признан недействительным.

В недавнем деле суд отказал в признании акта, подписанного менеджером компании, так как в доверенности отсутствовало конкретное указание на право подписания актов. В другом случае акты были подписаны помощником руководителя, но доверенности или приказа в материалах дела не оказалось — акт признали не имеющим юридической силы.

А вот пример положительной практики: организация подписала акт через главного инженера. Ответчик пытался оспорить сделку, но суд принял во внимание, что в должностной инструкции инженера были чётко прописаны полномочия по приёму-передаче имущества и это подтверждалось внутренним приказом. Акт признали действительным.

Вывод прост: даже если акт кажется формальной бумажкой, за ним стоят юридически значимые действия, и они должны быть подтверждены правильно — вовремя оформленной доверенностью, приказом или должностной инструкцией. Это не бюрократия, а способ защитить себя в будущем.

Вопросы и ответы

Количество показов: 181