Как правильно автоматизировать учет на складе? Что выбрать готовое решение или написать программу своими силами?

• Как правильно автоматизировать учет на складе в 2025 году
• Что выбрать: готовое решение или собственную разработку?
• Обзор популярных решений для автоматизации склада
• Особенности учета на складе одежды и сопряжение с маркетплейсами
• Вопросы и ответы

Как правильно автоматизировать учет на складе в 2025 году

Аудит текущих процессов и выявление слабых мест

Прежде чем переходить к автоматизации, важно провести честную инвентаризацию не только товаров, но и процессов. Многие компании сталкиваются с тем, что учет ведется в Excel, сотрудники работают по-разному, а информация в системе и на складе не совпадает. Это приводит к потере товара, срывам поставок и ошибкам при отгрузке.

На этапе аудита нужно выявить, где именно возникают частые задержки, расхождения и ручное дублирование операций. Например, если складчики тратят слишком много времени на поиск нужной коробки, возможно, отсутствует четкая система адресного хранения. Если приходится дважды вбивать данные — в первую очередь в бухгалтерию, затем еще в CRM, значит, системы не интегрированы.

Распространенная ошибка — полагаться на базовые инструменты маркетплейсов. Они подходят для небольших объемов и однотипного товара, но не учитывают нюансов логистики и ассортиментных особенностей бизнеса. Например, такие системы не позволят определить, сколько футболок размера S осталось на конкретной полке, или провести аналитику по движению товара за неделю.

Разработка системы адресного хранения и маркировки

Автоматизация склада невозможна без внедрения адресного метода хранения. Это когда каждое товарное место (стеллаж, короб, ячейка) имеет свой уникальный «адрес», который фиксируется в учетной системе. Вместе с маркировкой объектов это позволяет в реальном времени отслеживать, где находится конкретная единица товара, и минимизировать пересортицу.

Внедрение системы адресного хранения удобно совмещать с обязательной маркировкой товаров. Особенно это актуально для бизнесов, работающих с одеждой и обувью, где критична точность учета размеров, моделей и сезонности. Благодаря честной маркировке и правильно выстроенному складу можно сократить обычное время на инвентаризацию в 4–5 раз.

Стоит обратить внимание на то, как будущие изменения в законодательстве, например введение экземплярного учета в ЕГАИС, влияют на требования к маркировке и логистике. Лучше предусмотреть возможности интеграции заранее.

Подбор оборудования: ТСД, сканеры, принтеры

Аппаратная составляющая — это связующее звено между складскими процессами и учетной системой. Распространённая ошибка — выбрать бюджетное оборудование, которое не подходит по задачам, или купить избыточное «на вырост», которое в итоге не используется.

Вот основные виды оборудования для полноценной автоматизации:

• ТСД (терминал сбора данных) — незаменим для работы со штрихкодами, инвентаризацией и перемещением товаров. Удобнее всего использовать модели с сенсорным экраном и поддержкой Wi-Fi.
• Сканер штрихкодов — нужен для быстрого считывания информации с товарной упаковки или маркировки «Честный Знак».
• Принтер этикеток — позволяет изготавливать собственные наклейки с кодами, включая DataMatrix, QR и линейные штрихкоды.

Важно учитывать совместимость выбранного оборудования с учетной системой и заранее протестировать связку «программа + железо». Это сэкономит нервы и время сотрудникам склада.

Интеграция складского учета с бухгалтерией и CRM

Надежно построенный учет — это не только контроль остатков, но и своевременное отображение операций в разных отделах: логистике, продажах и финансах. Если информация вразнобой — на складе одно, в 1С — другое, а в CRM менеджеры видят устаревшие данные — это прямой путь к ошибке в заказе и потерянному клиенту.

Идеальное решение — автоматическая интеграция всех ключевых информационных систем. Например:

Система	Функция	Складской обмен
Бухгалтерия (1С, БухСофт)	Финансовый учет, реализация, НДС	Поступления, отгрузки, перемещения
CRM (Битрикс24, amoCRM)	Продажи, заказы, история клиентов	Резервирование остатков, статусы отгрузок
WMS (складская система)	Физический учет, хранение, отбор	Детализация хранения, маркировка, комплектация

Внедрение интеграции можно начинать поэтапно: сначала автоматизировать склад и вписать его в учетную систему, затем подключать CRM для синхронизации заказов.

Итог — бизнес получает единое цифровое пространство, где каждое перемещение товара фиксируется, ошибки минимизированы, а сотрудники меньше зависят от «человеческого фактора».

Что выбрать: готовое решение или собственную разработку?

Сравнение стоимости и сроков внедрения

Готовое решение — это, по сути, коробочный продукт, который можно внедрить и начать использовать за считанные дни. Многие поставщики предлагают быстрый старт: установка, базовая настройка, обучение сотрудников и всё — склад работает по новой системе. В зависимости от сложности бизнеса, полноценный запуск занимает от нескольких дней до пары недель.

Собственная разработка — это вложение не только денег, но и времени. Нужно сформулировать техзадание, найти подрядчиков или собрать команду, ожидать реализации, проходить тестирование, дорабатывать... Это месяцы, а иногда и полгода-год, прежде чем проект действительно заработает. Стоимость таких решений кратно выше за счёт разработки, тестирования и последующей поддержки.

Если бизнесу нужна быстрая автоматизация без больших вложений, разумнее обратить внимание на готовые складские решения. Особенно на старте или при ограниченном бюджете.

Гибкость доработки или структура «из коробки»

Готовые решения выигрывают за счет продуманной структуры: они уже содержат лучшие практики из отрасли. Например, работа с ячейками хранения, учёт по партиям, обработка возвратов — всё это реализовано и протестировано десятками и сотнями компаний. Но гибкость у них ограничена: если логистика или товарная матрица нестандартные, могут понадобиться доработки, и не все они возможны в рамках коробки.

Собственная разработка предлагает абсолютную гибкость. Можно учесть любые нюансы логистики, например, если у вас три разных типа распределительных центров, уникальные схемы маршрутов или товар с заметной сезонностью. Также это может быть оправдано, если склад работает с продукцией, требующей расширенного учёта SKU, маркировки и многочисленных параметров, как, например, одежда со множеством характеристик: размер, цвет, сезон и ткань. Для таких задач сами по себе не подойдут простейшие решения — либо потребуется кастомизация, либо разработка с нуля.

Поддержка, обновления и риски «человеческого фактора»

Поставщики готовых решений предоставляют службу поддержки, контролируют обновления и следят за корректной работой системы. Это минимизирует риски: если что-то идёт не так, можно быстро получить помощь от команды, у которой есть глубокая экспертиза в продукте.

При собственной разработке ответственность за поддержку ложится на бизнес. Команду разработчиков необходимо содержать, а если ключевой специалист уходит, это несёт серьёзные риски. Любые изменения и обновления займут больше времени и могут потребовать внешнего привлечения специалиста. Кроме того, часто информацию о внутренних алгоритмах знает ограниченное число людей, и любые кадровые перестановки могут обернуться остановкой системы.

Какой сценарий подходит для компаний разного масштаба

Небольшим и средним компаниям разумнее смотреть в сторону готовых решений. Такая система «живет» за счёт большого числа пользователей, зарабатывает на лицензиях и, как правило, продолжает активно развиваться. Многие решения, например, как в кейсе службы доставки суши, закрывают ключевые задачи учёта, перемещений и инвентаризации с минимальными вложениями.

Для крупного бизнеса или специфических случаев (например, оптовые склады одежды с необходимостью учитывать состав, коллекцию, размер, маркировку и сезонность) более эффективно может оказаться разработка собственного программного обеспечения либо серьёзная доработка готового продукта с поддержкой SKU и атрибутивного анализа.

Выбор зависит от потребностей. Условно, если вам нужно отказаться от бумажного учёта и быстро перейти на терминалы сбора данных, готовое решение решит эту задачу уже в 2025. Если же вы интегрируете склад с десятком сервисов, строите сложную аналитику по логистике и развиваете вертикально интегрированный b2b-процесс — собственная разработка может себя оправдать.

Параметр	Готовое решение	Своя разработка
Сроки запуска	Быстро: от нескольких дней	Долгий цикл: от месяцев
Стоимость	Низкая на старте	Высокие издержки на разработку
Гибкость	Ограниченная	Максимальная
Поддержка	От вендора, регулярно	Зависит от своей команды
Риски	Минимальные	Зависят от кадров и документации

Обзор популярных решений для автоматизации склада

МойСклад: оптимальное решение для малого бизнеса

Если вы представитель малого бизнеса и хотите быстро запустить складской учет без лишней сложности — МойСклад станет отличной отправной точкой. Это облачное решение, которое не требует вложений в серверы или штат IT-специалистов. Ключевое преимущество — простота внедрения и интуитивный интерфейс: вы буквально за пару дней можете настроить процесс учета товаров, отгрузки и приемки.

Кроме того, платформа полностью совместима с системой маркировки Честный ЗНАК. Пользователи МойСклад могут напрямую заказывать и печатать коды маркировки, вводить их в оборот — всё из интерфейса системы, без сложной интеграции с API ЦРПТ. Это особенно важно для предприятий, работающих с алкоголем, табачной продукцией или обувью. К слову, о тонкостях приемки алкоголя можно прочесть в этой статье.

1С:УТ и 1С:КА для компаний со средней нагрузкой

Для бизнеса, где складской оборот уже превышает десятки тысяч товаров в месяц, лучше подойдёт классика — решения от 1С. Программы 1С:Управление торговлей и 1С:Комплексная автоматизация предоставляют более расширенный функционал, включая интеграцию с бухгалтерией, производством, логистикой и EDI-системами.

Но стоит учитывать, что первоначальная настройка и поддержка 1С-решений требует привлечения либо собственных специалистов, либо подрядчиков. Тем не менее за это вы получаете гибкость и надёжность, доказанную тысячами компаний на рынке.

Критерий	МойСклад	1С:УТ / 1С:КА
Скорость запуска	1–3 дня	2–4 недели
Поддержка маркировки	Прямо из коробки	Требуется настройка
Масштабируемость	Ограничена	Высокая
Интеграции	Основные	Почти любые

WMS-системы (1С:WMS, AS WMS) для фулфилмента и логистики

Когда складской процесс превращается в ключевую бизнес-единицу, с десятками сотрудников, терминалами сбора данных и несколькими уровнями зон хранения, базовые учетные решения уже не справляются. Здесь уже требуются специальные WMS-системы (Warehouse Management System), такие как 1С:WMS или AS WMS.

Такие системы позволяют:

• Оптимизировать маршруты сотрудников по складу
• Работать с адресным хранением
• Поддерживать работу с зонами кросс-дока и отбора
• Интегрироваться с TMS-системами и МЕС-уровнем

Они подходят компаниям с распределительными центрами, а также маркетплейсам и крупным интернет-магазинам с собственной логистикой. Требования к внедрению выше, зато и потенциал автоматизации максимально высокий.

Как выбирать: по функционалу, стоимости, масштабируемости

Выбор системы автоматизации должен быть не спонтанным, а основанным на балансе трех главных параметров: текущий и планируемый объем работы, бюджет и требования к расширению.

Вот на что стоит ориентироваться:

• Функционал: достаточен ли он для ваших операций? Если вам нужно только контролировать остатки и оформление заказов, не стоит переплачивать за WMS.
• Стоимость: оцените совокупную стоимость владения (лицензии, внедрение, сопровождение). Облачные решения часто выгоднее на старте.
• Масштабируемость: сможете ли вы с этой системой расти? Например, добавлять новые склады, работать с разной маркировкой, интегрироваться с другими платформами.

В конечном итоге, идеальная система — это не самая дорогая или известная, а та, которая на 90% покрывает ваш бизнес сегодня и легко адаптируется под завтра.

Особенности учета на складе одежды и сопряжение с маркетплейсами

Почему CRM маркетплейсов не заменят складскую систему

Маркетплейсы, такие как Ozon или Wildberries, действительно предоставляют встроенные CRM-платформы для работы с заказами и клиентами. Однако, эти CRM не решают задачи полноценного учета на складе. Например, они не позволяют контролировать движение товара между ячейками, вести точную инвентаризацию или отслеживать остатки с учетом размерного ряда или цвета.

Кроме того, при увеличении объемов продаж логистика и управление запасами становятся критически важными. Только полноценная WMS (Warehouse Management System) или интегрированная учетная система способна обеспечить точность на каждом этапе — от поступления товара на склад до его передачи курьеру.

Автоматизация учета характеристик товара (размер, цвет)

Для одежды возможность учета характеристик товара — обязательный функционал. Такого рода автоматизация позволяет отслеживать остатки по каждой комбинации параметров: размеру, цвету, фасону.

В отличие от стандартного SKU-учета, специализированная WMS фиксирует всю матрицу вариативностей. Это позволяет видеть реальные остатки каждого артикула в разрезе всех доступных характеристик, а не только по общему названию позиции.

Пример: Если у вас есть футболка одной модели в трех цветах и пяти размерах, система должна различать 15 независимых товарных позиций. Это важно как для внутреннего учета, так и для отображения точной информации на маркетплейсах.

Подключение маркировки «Честный ЗНАК» в ready-made решениях

Система маркировки «Честный ЗНАК» с недавнего времени стала обязательной для одежды. Подключение этого механизма — один из ключевых этапов при выборе или проектировании WMS.

Современные готовые решения уже часто включают модуль интеграции с системой цифровой маркировки. Это означает, что при поступлении товара на склад, приемка может происходить с автоматической проверкой кодов маркировки, а при отгрузке — с подтверждением вывода из оборота.

Большое преимущество ready-made решений — это уже встроенные шаблоны работы с маркировкой, что позволяет избежать длительной разработки и согласования форматов.

Синхронизация остатков между складом и маркетплейсом (Ozon, WB)

Один из самых острых вопросов при автоматизации — поддержание точных остатков на всех маркетплейсах. Ошибки в остатках могут привести к отмене заказов, штрафам и ухудшению позиций в поиске. Особенно критично это в fashion-сегменте, где ассортимент постоянно обновляется и имеет множество вариаций.

Интеграция учетной системы или WMS с маркетплейсами позволяет синхронизировать информацию мгновенно. Например, когда последний товар одного размера продан на Ozon, система автоматически обновляет остаток и на WB, исключая риск повторной продажи.

Функция учета	Маркетплейс CRM	WMS/Учетная система
Отслеживание размеров и цветов	Ограничено	Полный учет матрицы
Инвентаризация на складе	Нет	Да
Работа с маркировкой	Частично	Полный цикл
Автообновление остатков на нескольких площадках	Разрозненно	Централизованно

Таким образом, подключение WMS или специализированной учетной системы — это уже не просто удобство, а необходимость для торговли на маркетплейсах. Особенно в сегменте одежды, где высока нагрузка на склад и большое количество SKU требуют точного контроля.

Вопросы и ответы

Количество показов: 362