Автоматизация ресторана и кафе: системы и программы для работы, управления, учёта

автоматизация ресторана

Сейчас система автоматизации работы ресторана, бара и кафе это не модное новшество, а необходимое условие конкурентоспособности всего бизнеса. Без специальных программ не получится организовать контроль над работой персонала, продажи не поднимутся, а издержки будут постоянно расти. Все процессы, которые происходят в заведении, нужно отслеживать. Важно соединить в одном софте деятельность кухни, зала, склада и кассы, а также учесть возможность проводить там бухгалтерию. Установка ПО сделает проще жизнь работникам и руководству.

Какие задачи решают системы автоматизации ресторанного бизнеса

Такое программное обеспечение позволяет сотрудникам управлять продажами, вносить изменения, касающиеся клиентов:

  • принимают заказ;

  • рассчитывают;

  • выдают чек о полученной услуге.

Если бар также автоматизирован, то процесс создания напитка будет размещен в программе. С помощью ПО можно управлять:

  • маркетингом – делать скидку на блюдо или чек, проводить рекламные акции;

  • логистикой – заказывать продукты, отслеживать их место;

  • бухучетом – вести весь необходимый учет удобно, когда персонал постоянно пробивает чеки и отмечает, когда определенная продукция закончилась.

Простое программное обеспечение значительно увеличивает производительность труда и качество, с которым работники обслуживают посетителей. А также делает доступным контроль над всем, что происходит на территории заведения.

Какие задачи затрагивает автоматизация

Автоматизация кафе

Реально оптимизировать каждый этап, который проходит клиент в стенах кафе или другого предприятия организации питания.


Зал

Цель персонала здесь – принять заказ и внести его в базу. Для этого есть терминал на стойке бара, но при наличии достаточного бюджета владельцы бизнеса могут выдать карманные компьютеры или планшеты. Это выгодное решение, так как минимизируется процент ошибок, а скорость передачи данных возрастет.

Все, что официант внес в карточку и сохранил, уходит на кухню или в бар в зависимости от содержания заказа. Автоматизированная система управления рестораном ускоряет процесс, исключает ошибки и человеческий фактор.


Кухня

Повар и его помощники получают заказ, начинают готовить его. Заказанное либо будет светиться на специальном дисплее, либо распечатывается и размещается на видном месте. Это позволяет исключить проблему, когда официант передал весь перечень блюд, которые хочет посетитель, но одно из них забыли приготовить.

Если список будет висеть до окончания готовки, то персонал ничего не упустит. Когда поднос уже унесли, то можно убрать бумагу или задание на дисплее с помощью клавиатуры. Закрывать его должен человек, который занимался приготовлением, ведь он уверен в окончании задания.


Бар

Все происходит по аналогии с кухней. Задача бармена – максимально быстро приготовить требуемое и передать официанту.Чтобы не допустить воровства и мошенничества на стойке, нужно вводить автоматизацию – система значительно уменьшит риски. Можно поставить на розлив контроллера, который не позволит наливать меньше положенного.


Касса

Когда все блюда и напитки посетитель выпил, ему приносят пре-чек. Это бумага, на которой фиксируется подробный перечень заказанного с указанием объемов и суммы за каждый пункт. Его предоставляют с информационной целью – уточнить, сколько он должен заплатить. Затем клиент выбирает удобный ему способ оплаты, вносит деньги. После ему отдают фискальный чек, оформленный по всем правилам.


Склад

Автоматизация учета в ресторане обязательно затрагивает все, что находится в хранилище. Поступившая продукция и сырье регистрируется в системе, как и все их передвижения внутри кафе. Вбиваются в программу в момент приемки с помощью терминала для сбора данных. С него информация попадает в общую базу.

Когда капуста, красная рыба или другой продукт потребуется повару, их передадут на кухню. После закрытия чека ингредиенты списываются с баланса в том объеме, который будет указан в карте калькуляции. Этот показатель зависит от стандартного количества составляющих с возможностью корректировки.


Бухгалтерия

Происходящее в стенах заведения передается в бек-офис, выглядит это как отчетность, которую нужно анализировать. На основе полученных данных бухгалтер начисляет зарплату. Так же он будет отправлять отчеты в налоговую службу и выполнять остальные рабочие обязанности.


Менеджмент

Необходим, чтобы проводить анализ деятельности предприятия. Позволяет отследить эффективность любого сотрудника, проконтролировать пользу, которую компания получает от его работы. Также можно проверить производительность фирмы в целом.


Клиентский сервис

Заранее продуманная идея поощрений гостей кафе. С ее помощью становится возможным проведение скидки постоянным посетителям, резервирование любимого места заранее, доставка готовой продукции по городу и пригороду. Важно продумать цепочку так, чтобы люди хотели возвращаться.


Взаимодействие с остальными системами 

Большая часть оборудования для оптимизации работы предприятия успешно интегрирует с другими приложениями и ПО. При необходимости можно настраивать программу под индивидуальное заведение.

Что потребуется для успешного обновления

система автоматизации ресторана

Наиболее популярны в нашей стране Pos-системы, которые справляются с возложенными задачами. Какое оборудование придется закупить:

  • Планшет/карманный компьютер для каждого работника – лучше, если будет несколько запасных, это поможет избежать парализации работы сотрудника в случае, если девайс упадет и выйдет из строя.

  • Терминал – в маленьких предприятиях таких стоит два, один для официантов, другой на баре.

  • Принтер, который умеет печатать на термобумаге – понадобится, чтобы напечатать пре-счет, относить список блюд для готовки на кухню.

  • Фискальный регистратор – без него отдать чек и закончить оказание услуги невозможно.

  • Терминал для сбора данных – ускоряет приемку, моментально вносит изменения в базу в случае отклонения остатков или завершения операции по пересчету.

  • Сервер, где будет храниться информация.

  • Компьютеры для бухгалтерии, руководства и менеджера.

  • Дисплей для кухни, клавиатура.

  • Денежный ящик.

Как автоматизировать ресторан: полезные программы

Оборудование заведения не может работать без соответствующего софта. Сейчас продается много разнообразного ПО, которое справится с поставленными задачами. Важно подбирать в зависимости от того, что должно выполнять программное обеспечение. Если кафе только планируется открывать или оно работает давно, но не понятно, как оптимизировать все происходящее, стоит обратиться в «Клеверенс». Мы поможем установить и настроить подходящую технику, чтобы сделать бизнес значительно эффективнее.


R-Keeper

Одна из самых старых программ, которые используют для автоматизации деятельности ресторана или бара. Первую версию создали еще в 1992 году, потом постепенно модернизировали. Сейчас ею пользуются больше 37 000 заведений.

Много модулей:

  • Delivery – управление доставкой готовой продукции;

  • TimeKeeper – контроль рабочего времени персонала;

  • StoreHouse – складские операции.

Достоинства

Недостатки

Стоимость 

Удобно, разные модули, можно переключать между собой.

Сложно привыкнуть к интерфейсу.

От 6000 рублей за один модуль и до 300 тысяч рублей.


Iiko

Удобная и обширная система автоматизация управления кухней ресторана, складом, финансами и другими объектами внутри одного софта. Можно самостоятельно конструировать программу лояльности. Допускается внедрять дополнительные модули с учетом особенностей бизнеса. Подходит самым разным предприятиям – крупным кафе, небольшим столовым общепита, модным барам, кофейням и другим. Функционирует фронт и бек-офис.

Достоинства

Недостатки

Стоимость 

Возможности удаленного управления из дома.

Тяжело освоить, не слишком комфортно пользоваться.

Ежемесячно от 3000 до 56 000 рублей.

Реально создать точную отчетность от доставки.

Операторы на телефоне, которые должны помогать, не разбираются в тонкостях.


Широкий ассортимент подпрограмм, все подключаются к серверу.

Если много модулей соединить, то их сложно администрировать и появляются сбои.



Tillypad

Помогает осуществлять автоматизацию нескольких кафе, объединяющий софт. Организует комплексное наблюдение за кадрами, бизнес-процессами, издержками. Это АСУ, которое подойдет для сетевых ресторанов и кофеен, для предприятий с колл-центром доставки.

Плюсы

Минусы

Цена 

Гибкая, с большим количеством функций, удобная.

Дорого стоит.

Пакет обойдется в 100 000 рублей, если владелец бизнеса переходит с другой системы, то 50% скидка.

Просто организуется доставка.



План зала легко меняется.




Quick Resto

Облачная, отлично подходит для установки в любом заведении. Руководитель сможет удаленно просматривать отчеты и деятельность персонала, контролировать их работу. Устанавливается на любые устройства на iOS или Android, не поддерживает Windows. Программа для автоматизации ресторана или кафе.

Достоинства

Недостатки

Цена 

Заходить в софт реально с любого устройства.

Самостоятельно настроить довольно сложно.

От 2,5 до 4,9 тысяч рублей.

Пользоваться относительно недорого.



Менеджеру удобно проверять статистику и другие данные.




Poster

Онлайн или оффлайн-система. Подходит для работы со складом, аналитической информацией, денежными средствами и онлайн-кассой. Простая в обращении – официанты оценят. С ней у персонала появляется больше времени на общение с посетителями. Программа для автоматизации бара, небольшого ресторана, но не рассчитана на эксплуатацию в условиях сетевой организации.

Положительные стороны

Отрицательные

Стоимость 

Интерфейс интуитивно понятный.

Часть функционала работает плохо и со сбоями – списание продуктов из хранилища, отчетность, остатки.

От 1100 до 4400 ежемесячно.

Быстрая и квалифицированная поддержка по телефону.



Цена невысокая.




Ivideon

Автоматическая система видеонаблюдения. Хранится в облаке, можно проверить, что происходит в кафе в любой момент. Не требуется установки сервера для анализа, следить за рестораном реально с телефона, ПК, планшета. Использовать допускается в любом заведении от небольшой кофейни до сетевого бизнеса.

Достоинства

Недостатки

Стоимость 

Организация займет немного времени и средств.

За использование своих камер придется платить дополнительно, за активацию каждой.

От 1800 до 36 тысяч рублей в год.

Простое меню.




Helpmix

Софт из Украины. Комплексное решение – сервер, сенсорный планшет, POS-принтер, считыватель карт. Сюда же относится WiFi-роутер, без которого оборудование не будет работать. Успешно функционирует в кафе и ресторанах небольшого размера.

Плюсы

Минусы

Цена 

Заранее настроенная система, легко пользоваться.

Не подходит для крупных заведений или сетевого бизнеса.

От 14 000 рублей.

В пакет входит: настройка, обучение персонала, установка, техподдержка в течение полугода.




Трактиръ

Многофункциональная программа, включает в себя целую линейку разнообразных продуктов. Автоматизирует процесс обслуживания, помогает управлять основной деятельностью, вести бухучет и руководить бизнесом. Подходит для любого типа организаций.

Достоинства

Недостатки

Стоимость 

Удобна для бухгалтерии.

Поддержка работает только в телефонном режиме.

От 10 000 рублей.

Интегрируется с 1С.



Можно отследить хищения.




YUMA

Помогает управлять персоналом, обслуживанием, аналитикой, учетом. С программой можно проконтролировать актуальность меню, принимать и обрабатывать заказы, в том числе онлайн. Клиенты могут заказывать в обход общения с колл-центром, отслеживать статус заказанной продукции. Подходит для любого бизнеса.

Плюсы

Минусы

Стоимость 

Современная, нравится официантам и посетителям.

Сложно привыкнуть.

За 1 ресторан с бек-офисом от 21 000 рублей ежегодно.

Единое онлайн-пространство, отдельное мобильное приложение и сайт для клиентов.

Дороже аналогов.

За приложение дополнительно 30 000 рублей ежегодно.



Интернет-эквайринг от 2,9%.


GBS.MARKET

Отлично справится с задачами в небольшом кафе. Простая программа, не требует особых навыков. Функций тоже немного, дополнительно можно скидывать на почту отчеты.

Достоинства

Недостатки

Стоимость 

Пользоваться просто.

Не отвечает поддержка.

120 рублей в месяц каждый ПК, 3500 безлимит.

Без сложных дополнений, редко ломается.

Нет возможности интегрировать или добавить еще один софт.



Cafe Manager

Еще один облачный сервис, помогающий контролировать работу персонала, управлять им. Доступна настройка под потребности конкретного кафе. Возможность оперативно добавлять товары в статистику, планировать дальнейшее развитие. Войти в систему можно с любого планшета, ПК или телефона с помощью логина и пароля. Подходит для любого заведения.

Плюсы

Минусы

Стоимость 

Доступен в 99% случаев.

В случае отсутствия интернета появляются сбои.

На год 8800 рублей, на три года дешевле – 17800 рублей.

Расчеты развития заведения.

Нет хранилища файлов и email-рассылки.


Можно заказать разработку функционала под требования конкретного кафе.



Какую систему выбрать

автоматизация ресторанного бизнеса

Сейчас поставщиков много – более 20 разных по функционалу и стоимости. Это же является основными критериями, по которым нужно определять подходящее ПО. Он должен максимально подходить на этапе покупки или уметь донастраиваться после приобретения под конкретное заведение.

Не все зависит от цены – существует недорогой и многофункциональный софт, даже среди отечественных производителей. А есть значительно дороже, с серьезно ограниченными возможностями. Но ломаться он будет в разы реже.

Какой подобрать – решать владельцам бизнеса. Но если нужны рекомендации, настройка или расчет, какое программное обеспечение подойдет больше – обращайтесь в «Клеверенс». Мы разбираемся в этих вопросах, подберем такое оборудование, которое будет лучше других справляться с поставленными задачами.

Почему с некоторыми системами возникают проблемы

Иногда разрабатывают подобный софт люди, которые никогда не сталкивались с вопросами общепита. Они не знают, какие кнопки важнее, без каких операций не обойтись. Программистам часто дают техническое задание, по которому они успешно пишут код.  Желательно, чтобы приобретенное ПО было реально донастроить под требования клиента.

Часто небольшая фирма приобретает максимально известную программу, на которую хватило денег. Делают они это потому, что не разбираются, что им нужно, а компания-производитель на слуху. В результате они переплачивают за продукт, который им не подходит – нет необходимых вкладок, слишком сжато меню или вообще нет важной части. Более того, чем крупнее создатель софта, тем медленнее работает его техподдержка. Сначала они едут на ремонт к крупным ресторанам и сетям, а потом только доходят до среднего и малого бизнеса. Простои могут длиться неделями, пока удастся дождаться техника.

Лучше, если же руководство предприятия питания заранее продумает, какие функции должно выполнять будущее ПО, без чего не обойтись, а потом отправиться выбирать программу. Но часто директора не разбираются в том, что продается из софта. Поэтому, чтобы не переплачивать за дорогие, но бесполезные продукты, стоит обратиться в «Клеверенс». Компания поможет проанализировать и определить, какой функционал действительно важен для кафе. А потом подберет то, что нужно для эффективной работы ресторана, без переплат за ненужные функции и знаменитый бренд.

Решения для бизнеса

  • магазины
    одежда, обувь, продукты,
    игрушки, косметика, техника

    Подробнее
  • склады
    материальные, внутрипроизводственные,
    сбытовые и транспортных организаций

    Подробнее
  • маркировка
    табак, обувь, легпром,
    лекарства

    Подробнее
  • производство
    мясное, заготовительное, механообрабатывающее,
    сборочно-монтажное

    Подробнее
  • rfid
    радиочастотная идентификация
    товарно-материальных ценностей

    Подробнее
  • егаис
    автоматизация учётных операций
    с алкогольной продукцией

    Подробнее
  • Выводы

    Рынок ресторанного бизнеса не стоит на месте. Каждому бару и другим предприятиям приходится двигаться вперед, стараясь обойти конкурентов и ускорить все процессы в стенах заведения. Использование автоматизации позволяет сократить издержки, уменьшить списания просроченного товара, увеличить прибыль и улучшить качество обслуживания посетителей. Иногда это непросто переход на новый уровень, а настоящий прорыв.


    Количество показов: 3291

    Статьи по схожей тематике