Сопроводительные документы при перевозке продуктов питания

• Обязательные документы для перевозки продуктов
• Нормативные документы: температурный режим и условия
• Требования к перевозчику при транспортировке продуктов
• Электронный документооборот: особенности в пищевой логистике
• Вопросы и ответы

Обязательные документы для перевозки продуктов

Санитарные и гигиенические сертификаты

При перевозке продуктов питания первой необходимости — молочных изделий, овощей, фруктов, мяса, — важно подтвердить их безопасность для потребления. Санитарные и гигиенические сертификаты фиксируют соответствие санитарным нормам и правилам. Без них невозможно провести продукцию через контрольные пункты, а также реализовать в торговых точках и на рынках.

Организации получают такие документы от аккредитованных лабораторий, после прохождения ряда исследований продукции. Особенно строго отслеживается наличие этих сертификатов при перевозке продукции внутри крупных сетей и на экспорт.

Типичные случаи, когда проверяющие требуют санитарные сертификаты:

• перевозка скоропортящихся продуктов;
• перемещение продовольствия через региональные границы;
• доставка в государственные учреждения (школы, больницы).

Ветеринарное свидетельство: когда необходимо

Если речь идёт о продуктах животного происхождения — мясо, молоко, яйца, рыба — необходимо оформить ветеринарное свидетельство. Этот документ подтверждает отсутствие заболеваний у животных и безопасность мяса или других продуктов для потребления. Даже при транспортировке меда по России, такой документ обязателен.

Без ветеринарного свидетельства груз может быть арестован на трассе до выяснения обстоятельств, особенно при проверках в санитарных зонах или близ границ.

Ветеринарное свидетельство оформляется в электронном виде через систему «Меркурий». Оно содержит:

• наименование и объём продукции,
• информацию о предприятии-производителе,
• ветеринарную проверку и дату оформления,
• условия хранения и транспортировки.

Товарно-транспортная накладная и счет-фактура

Товарно-транспортная накладная (ТТН) является ключевым документом при любой перевозке груза, включая продукты питания. Она подтверждает факт передачи товара от отправителя перевозчику и далее — получателю. Накладная помогает избежать претензий, а также служит основанием в бухгалтерском и налоговом учёте.

Счет-фактура, в свою очередь, необходима для подтверждения сделки и оформления НДС. Без него покупатель не сможет включить вычет в отчетность.

Важно корректно оформлять эти документы. Подробнее об этом можно прочитать в статье о заполнении ТТН — там даны рекомендации по полям и распространённым ошибкам.

Основные реквизиты ТТН при перевозке продуктов питания:

Параметр	Описание
Отправитель/Получатель	Указываются полные юридические данные обеих сторон
Наименование продуктов	Чёткий перечень наименований с единицами измерения
Транспорт и водитель	Госномер ТС, ФИО и паспорт водителя
Дата и маршрут	Откуда, куда и дата отправки

Документы для перевозки картофеля, мяса, меда

У каждого вида продуктов — своя специфика документального оформления. Например, для картофеля чаще всего требуется только ТТН и сопроводительная накладная. Однако, если речь идет о крупном опте и межрегиональных перевозках, могут попросить результаты лабораторных испытаний (например, на содержание нитратов).

Мясо и мясные продукты — более сложная категория. Для них необходим весь пакет: ветеринарное свидетельство, ТТН, сертификаты качества и, при торговле, счет-фактура. Перевозка таких грузов без холодильных установок также невозможна — и это отражается в документах.

Что касается меда, то его часто ошибочно считают продуктом растительного происхождения. Однако из-за его высокой биологической активности и склонности к загрязнению при сборе, его перемещение также регулируется ветеринарными требованиями.

Важно учитывать условия хранения и тщательно оформлять каждый этап. Нарушения в сопроводительных документах могут обернуться штрафами или полной остановкой груза на контроле.

Нормативные документы: температурный режим и условия

Температурные условия перевозки пищевых продуктов

Температурный режим — это одна из ключевых норм при транспортировке продуктов питания. Несоблюдение температурных условий становится не просто нарушением документации — это реальный риск для здоровья потребителей и убытков для бизнеса.

Согласно действующим требованиям, для каждого типа продуктов установлен свой температурный режим перевозки. Например:

• Молочная продукция — от 0 до +6°C
• Свежие овощи и фрукты — от +2 до +8°C
• Мясо и птица охлажденные — от 0 до +4°C
• Замороженная продукция — не выше -18°C

Водитель и экспедитор должны контролировать температуру в реальном времени. На складе погрузки, при передаче товара и по прибытии в пункт назначения фиксируются контрольные показатели. Если используется рефрижератор, у него должен быть действующий сертификат поверки оборудования.

Что регламентирует Роскачество и Роспотребнадзор

Ответственными за стандарты и контроль перевозки продуктов в России выступают Роспотребнадзор и Роскачество.

Роспотребнадзор следит за санитарно-эпидемиологическими требованиями. Согласно СанПиН, транспортное средство должно быть приспособлено для конкретных грузов: гигиенически чистым, с термоизоляцией и возможностью дезинфекции. Использование одного и того же транспорта под мясо и, например, выпечку — запрещено без санитарной обработки.

Роскачество контролирует соответствие продукции установленным стандартам РФ, в том числе при логистике. Если продукт пришел в магазин с нарушением температуры, он может быть снят с реализации или отправлен производителю.

Ответственность за порчу товара в пути

Вопрос, кто ответит за испортившийся товар во время перевозки, регулируется договором между заказчиком и перевозчиком. Обычно используется схема с материальной ответственностью экспедитора или компании-перевозчика.

Есть два ключевых момента:

• Фиксация повреждения или порчи: например, акт отбора проб или фотофиксация при приемке
• Наличие соответствующих документов: если у водителя не было путевого листа с отметкой о температуре или термометр не фиксировал температуру — вина перекладывается на перевозчика

Некоторые компании устанавливают в транспорт температурные регистраторы с функцией передачи данных в режиме реального времени. Данные становятся доказательством в случае спорных ситуаций.

Какой документ подтверждает соблюдение условий перевозки

Соблюдение температурного режима фиксируется документально. Основной документ — это товарно-транспортная накладная (ТТН), где указываются условия хранения, температура при погрузке, наличие термоконтейнера, данные о транспортном средстве.

Также используются путевые листы, акты приёмки и журналы контроля температуры (в электронном или бумажном виде, в зависимости от логистической схемы предприятия). Иногда отдельно оформляется акт замера температуры на складе отправления и получателя.

Подробно о правильном оформлении товарной накладной по форме ТОРГ-12, можно прочитать в этой статье — разбираются нюансы заполнения, порядок и образец оформления.

Важно, чтобы в документах фиксировалась информация не только о продукте, но и условиях его перевозки. Это аргумент в случае возврата, спора по качеству или инспекции со стороны контролирующих органов.

Документ	Назначение	Комментарий
Товарно-транспортная накладная	Фиксирует факт перевозки	Основной сопроводительный документ
Путевой лист	Учет маршрута и водителя	Может содержать данные о температуре
Акт температуры	Подтверждает соблюдение температурного режима	Оформляется при погрузке и выгрузке

Требования к перевозчику при транспортировке продуктов

Какие документы должен иметь перевозчик

Перед выездом на маршрут перевозчик обязан иметь при себе пакет документов, подтверждающих легальность и безопасность транспортировки пищевой продукции. Прежде всего, это товаросопроводительные документы: накладные, счета-фактуры, а также ветеринарные сопроводительные документы (ВСД) в системе «Меркурий». ВСД особенно важны при перевозке животноводческой продукции и должны оформляться строго в соответствии с требованиями ФГИС «Меркурий».

Транспортная компания или водитель обязаны подтвердить регистрацию в системе и готовность корректно работать в электронной среде. Подробную инструкцию по подключению и работе с системой можно найти в нашей статье «Меркурий: как работать в системе».

Также перевозчик должен иметь при себе:

• Договор перевозки или доверенность от отправителя (если транспортное средство — арендованное или привлечённое со стороны);
• Санитарные книжки водителя и экспедитора (при необходимости);
• Документы о прохождении технического осмотра и дезинфекции транспорта.

Перевозка продуктов собственным транспортом

Для многих поставщиков использование собственного автотранспорта — это способ гибко управлять логистикой и сэкономить на внешних услугах. Однако даже в этом случае на собственный транспорт распространяются те же требования, что и на специализированных перевозчиков.

Ответственность за соблюдение условий транспортировки полностью лежит на владельце. Обязательно нужно оформить в «Меркурии» ВСД самостоятельно, либо через доверенного оператора. В случае несоблюдения условий — например, отсутствия разделения по температурным зонам в кузове — возможен штраф, а продукция может быть признана непригодной к реализации.

Машина-перевозчик: требования к оборудованию

Автомобиль, предназначенный для перевозки продуктов питания, должен быть оборудован соответствующим образом. Основной критерий — обеспечение надлежащих санитарных и температурных условий. Для охлаждённых или замороженных продуктов — рефрижераторы, для скоропортящейся молочной продукции — изотермические фургоны с контролем температуры, а для хлебобулочных изделий подойдёт обычный фургон, но с чистым, продезинфицированным кузовом.

Обязательные элементы оборудования транспортного средства:

Элемент	Назначение
Холодильная установка	Поддержание необходимой температуры в кузове
Термограф или термометр	Фиксация температурного режима на протяжении всей поездки
Разделительные перегородки	Разграничение разных типов пищевой продукции
Моющийся кузов	Легкая очистка и дезинфекция после каждой доставки

Контрольные мероприятия и проверки

Контроль за соблюдением условий перевозки осуществляется как внутренними службами логистики, так и государственными органами — Роспотребнадзором и ветеринарным контролем. Плановые и внеплановые проверки могут быть проведены прямо на трассе или в пункте разгрузки. Водителя и компанию проверяют на наличие документов, исправность регистрационных сведений в «Меркурии», чистоту и техническое состояние транспорта.

Для избежания штрафов рекомендуется внедрить процедуру подготовки машины к рейсу по стандартному чек-листу. Ниже пример того, какие пункты должны быть регулярными:

• Проверка состояния кузова и оборудования транспорта;
• Промывка и дезинфекция перед загрузкой;
• Подтверждение загрузки ветсертификатами и электронными ВСД;
• Наличие у водителя всех необходимых документов;
• Проверка температуры внутри кузова перед отправкой и по прибытии в пункт назначения.

Организация перевозки продуктов — не просто логистика, а часть технологической цепочки, влияющей на качество и безопасность товара. Чем больше внимания ей уделено, тем ниже риски как для перевозчика, так и для поставщика.

Электронный документооборот: особенности в пищевой логистике

Подключение к маркировке "Честный знак"

Система "Честный знак" — обязательный элемент цифровой экосистемы, который охватывает контроль за оборотом определённых категорий товаров, включая некоторые виды продуктов питания. Подключение к этой системе — не просто вопрос соответствия закону, а инструмент контроля качества и прозрачности товаропроводящей цепи.

Чтобы начать работу с "Честным знаком", участнику необходимо зарегистрироваться в системе, получить доступ к личному кабинету и интегрировать бизнес-процессы с оператором ЭДО. Особенно стоит обратить внимание на синхронизацию данных между системой прослеживаемости и товарными остатками — ошибки могут привести к блокировке партий при транспортировке.

В логистике продуктов питания важно обеспечить, чтобы вся маркировка была актуальной до момента отгрузки. Например, при движении молочной продукции на склад торговой сети данные из "Честного знака" автоматически передаются в ЭДО через универсальный передаточный документ (УПД).

ЭДО контрагентов при перевозке продуктов

Современные торговые сети и производители уже не работают с бумажными накладными или акциями. Электронный документооборот (ЭДО) — это стандарт. Однако именно в пищевой логистике подводных камней больше: короткие сроки годности, срочные отгрузки, возвраты и перераспределение остатков.

Важно выбрать оператора ЭДО, который корректно обрабатывает все обязательные форматы: УПД, уведомления о приёмке, дополнительные соглашения. Контрагенты также должны быть технически готовы к приему электронных документов и иметь деловую практику подтверждения отгрузки или приёмки в течение часов, а не дней.

Рекомендуется согласовать с партнёрами стандартный набор электронных документов, которые сопровождают перевозку:

• Универсальный передаточный документ (УПД) с подписями отправителя и перевозчика
• Уведомление о приёме или отказе от товара (в случаях расхождений)
• Электронная товарно-транспортная накладная (э-ТТН), если работаете с перевозчиком через ЭДО

Хранение и архивирование документов

Вопрос хранения электронных документов в пищевой отрасли стоит особенно остро: фискальные органы требуют их сохранности до момента окончания сроков исковой давности, а ещё они могут понадобиться внезапно — при проверке Россельхознадзора или внутренних аудитах.

Минимальный срок хранения УПД и сопутствующих документов — не менее 4 лет, согласно требованиям налогового кодекса. Однако в пищевой логистике на практике чаще ориентируются на 5 лет, особенно для импортеров, работающих под таможенным контролем.

Тип документа	Рекомендованный срок хранения	Особенности хранения
УПД, э-ТТН	Не менее 5 лет	Цифровая подпись обязательна
Сертификаты соответствия	Обычно 3-4 года	Лучше хранить вместе с товарной партией
Уведомления о приёмке	Не менее 4 лет	Особенно важны при уточнении входящих объёмов

Интеграция с госорганами в цифровой форме

В 2025 году все основные контролирующие органы давно работают в цифровом формате, и пищевые логисты обязаны учитывать это при построении процессов. Россельхознадзор, Роспотребнадзор, ФНС — все ждут мгновенной передачи данных из систем прослеживаемости.

Например, при международной перевозке молочной продукции система «Меркурий» автоматически фиксирует перемещение, а подтверждение о приемке товара поступает через интеграцию с ЭДО. Таким образом, отсутствует необходимость передавать бумажные документы и тратить время на сканирование актов. Важно, чтобы внутренняя система учета (ERP) была синхронизирована с внешними сервисами.

Особую роль играет единая цифровая среда, в которой логистика, бухучёт, управление товарными остатками и юридическое сопровождение работают синхронно. Это позволяет оперативно отвечать по запросам от ФНС и Россельхознадзора, а также ускоряет обработку возвратов или пересорта.

Компании, внедрившие такие решения, отмечают снижение расходов на документооборот до 40% и резкое улучшение взаимодействия с сетями и проверяющими органами.

Вопросы и ответы

Количество показов: 67